Instructivo Agencias de Viajes ATAM para Renovación de Garantía Solicitud Paz y Salvo

Transcripción

1 Instructivo Agencias de Viajes ATAM para Renovación de Garantía Solicitud Paz y Salvo

2 OBJETIVOS 1. Contar con una herramienta que genere de forma automática los comunicados que con dos (2) meses de anticipación dan aviso al vencimiento de las garantías, para que la Agencia de Viajes IATA pueda gestionar este trámite oportunamente. Antes de que culmine la vigencia, se enviarán recordatorios con periodicidad de un (1) mes, (15) quince días y (08) días. 2. Brindar a las Agencias de Viajes una nueva opción dentro del portal pagos al que actualmente acceden para solicitud de notas, devoluciones, etc, que además les permita autogestionar los paz y salvos por concepto de no sanción. CORREOS ENVIADOS A A AGENCIA La Agencia recibirá dos (2) meses antes del vencimiento de la garantía, el siguiente correo con PDF adjunto, donde se le informa el valor por el cual se debe gestionar la renovación y las opciones de garantía que puede constituir: Estimado(a) AGENCIA DE VIAJES Por favor abrir el archivo adjunto en este correo y Una vez constituida la Garantía debe adjuntarse AQUI, y posteriormente deben remitirse en original a la oficina principal de AN en su ciudad. Si su Agencia de Viajes se encuentra en Bogotá se solicita hacer llegar estos documentos a la Transversal 93 No Bodega 24, a nombre de Patricia Marín y/o Julio Rodriguez, antes de la fecha de vencimiento. Solicite su paz y salvo a través del link 382/Default.aspx. Si actualmente no cuenta con usuario y contraseña o requiere uno nuevo, por favor envíe un correo con el código de IATA completo y el autorizado a la dirección Mayerly.ramos@latam.com. Para que el envío de los correos sea exitoso, la Agencia debe comunicar cualquier cambio en la información de sus contactos.

3 CORREOS ENVIADOS A A AGENCIA Las siguientes son las notificaciones que se enviarán un (1) mes, (15) días y (08) días antes del vencimiento de la garantía, en caso de que la Agencia aún no la haya gestionado y/o reportado: Bogotá D.C, 28 Oct 2016 Señores: AGENCIA DE VIAJES Atn. Sr(a) Gerente Apreciados Señores: Latam Airlines Colombia informa que su garantía actual, la cual tiene fecha de vencimiento el próximo (FECHA), vence en (DÍAS) y debe ser renovada o constituida por un monto de (VALOR). Recuerde que si ya tiene garantía constituida con IATA ésta es aceptada por la Compañía, de lo contrario para facilitar el trámite se ha realizado un acuerdo con AON corredores de Seguros, mediante el cual podrá adelantar la gestión de esta garantía a una tasa más atractiva frente a las que se encuentran en el mercado, y podrá resguardar la aceptación de constitución de estos avales. Para tal efecto, deben contactarse con Jorge Gallego a la dirección de correo electrónico Jorge.gallego@aon.com, teléfonos Ext o al número celular o remitirse a las opciones descritas en el correo anterior. Una vez constituida la Garantía debe adjuntarse AQUI, y posteriormente los documentos deben remitirse en original a la oficina principal de AN en su ciudad, o si su Agencia de Viajes se encuentra en Bogotá se deben hacer llegar a la Transversal 93 No Edificio 24, a nombre de Patricia Marín y/o Julio Rodriguez, antes de la fecha de vencimiento. CARTERA ATAM AIRLINES COLOMBIA

4 CARGUE DE DOCUMENTOS En las notificaciones se encuentra un enlace (Una vez constituida la Garantía debe adjuntarse AQUÍ), que permite a la Agencia relacionar los datos de la garantía renovada. Una vez ingrese, podrá visualizar el NIT y Nombre de la Agencia. Ingrese el nombre de la Aseguradora, Banco o entidad que emitió la Garantía. De la lista desplegable, seleccione el tipo de Garantía que renovó o constituyó. Seleccione del calendario, la nueva fecha de vencimiento de la Garantía. Registre el No. de Póliza, CDT o Garantía, según corresponda De la lista desplegable seleccione el tipo de moneda del valor asegurado. Ingrese el valor asegurado, el cual debe coincidir con el monto solicitado en el primer comunicado. Si tiene más de una garantía, realice el mismo proceso en los campos que siguen en el formulario.

5 CARGUE DE DOCUMENTOS Si tiene comentarios, puede realizarlos en el campo de Observaciones. Mediante el botón Examinar, ubique los archivos que va a cargar. Haga click en el botón Adjuntar para que los archivos suban al sistema. Tenga en cuenta las recomendaciones y mensajes que arroja el sistema durante el proceso. ACEPTACIÓN DE A GARANTÍA Una vez el área de Crédito y Cobranzas reciba los documentos a través de la herramienta, se procederá a validar que la información y los soportes cumplan con las condiciones requeridas. En caso de no aceptación, llegará una notificación a la Agencia informando el motivo; por lo tanto, se debe realizar la corrección y nuevo cargue de la información, hasta recibir el correo de aprobación. Algunas de las causas por las que se puede rechazar la Garantía son: Error al seleccionar el tipo de garantía. Error u omisión del campo fecha de vencimiento. Falta actualizar valor asegurado. Información sin adjuntos o archivos incompletos. Error en la razón social y/o NIT del beneficiario.

6 Recuerde enviar la garantía a la oficina principal de AN en su ciudad, o si la Agencia de Viajes se encuentra en Bogotá se deben hacer llegar a la dirección informada en las notificación. Tan pronto se reciban los documentos físicos, el proceso finalizará. SOLICITUD PAZ Y SALVOS La herramienta se encuentra publicada en el siguiente link: s/mid/382/default.aspx. Para ingresar digite: Usuario Registrado: Correo Registrado Iata: Propio de cada Agencia Password: La Asignada por la Agencia Se recomienda utilizar el navegador Internet Explorer. Si actualmente no cuenta con usuario y contraseña o requiere uno nuevo, por favor envíe un correo con el código IATA completo y el autorizado a la dirección Mayerly.ramos@latam.com. Si es la primera vez que ingresa al portal, la herramienta lo redireccionará a la pantalla de cambio de Password, allí deberá cambiar la contraseña, la cual será enviada al correo electrónico registrado. Por favor valide su correo y vuelva a ingresar.

7 Una vez realizado el cambio de contraseña, al ingresar la pagina le mostrará la siguiente pantalla, con las diferentes opciones: Al seleccionar la opción Paz y Salvo Garantías, debe digitar el No. del NIT de la Agencia con el Dígito de Verificación y la tecla enter, que traerá el Nombre de la Agencia y el mail al cual se enviará el correo con el paz y salvo. Tiene la opción de escribir a quien va dirigido el paz y salvo. Para que el sistema genere el paz y salvo, la Agencia debe estar al día en los pagos y con garantía vigente. Valide su correo.