Instructivo Corrección de Archivos por Pantalla

Transcripción

1 CONTENIDO Descripción de la Funcionalidad... 2 Procedimiento para Corregir Archivos Planos por Pantalla... 3 Información Importante

2 Descripción de la Funcionalidad Esta funcionalidad le permite realizar la corrección por pantalla de todos los Tipos de Error* generados a partir del cargue de un archivo plano de liquidación de aportes, sin que sea necesario modificar o actualizar los datos o valores contenidos en el archivo cargado. Tipos de Error En el proceso de validación de un archivo plano el sistema puede generar en el reporte de validación los siguientes tipos de error: Error: Inconsistencia que NO es auto- corregible por el sistema de Aportes en Línea, por esta razón debe ser corregido por pantalla o en el archivo plano. El sistema NO permite el cargue exitoso del archivo con este tipo de error hasta tanto no sea corregido. Alerta: Mensaje informativo que indica al aportante que pueden existir diferencias en el cálculo de IBC respecto al salario, entre los IBC de cada subsistema o que existe información que no debe ser reportada en el archivo plano de acuerdo a la normatividad. Sin embargo el sistema permite el cargue del archivo plano con este tipo de alertas o su modificación por pantalla. Posible Corrección: Errores de cálculo o de estructura que pueden ser autocorregidos por el sistema de acuerdo con la información reportada en el archivo. Con este tipo de error el sistema permite modificar los datos o cargar y autocorregir los valores por los mostrados como Valores Esperados. 2

3 Procedimiento para Corregir Archivos Planos por Pantalla 1. Con el Usuario de perfil Nómina, en el menú Liquidaciones seleccione la opción Cargar Archivo. 2. Busque el archivo que desea cargar. 3. Seleccione el Archivo que desea Cargar. 4. Seleccione el botón Aceptar para realizar el cargue del archivo. 5. Seleccione el botón Validar para iniciar el proceso de verificación del archivo. El sistema le mostrará la pantalla a través de la cual podrá: Visualizar y filtrar los tipos de errores. Generar y exportar el reporte de errores en 7 diferentes formatos. 3

4 Corregir por pantalla los errores de tipo: Error, Posible Corrección y Alerta. Los datos susceptibles a corregir por pantalla son los relacionados con el aportante, el pago, el cotizante, las novedades, la liquidación y los saldos y descuentos por incapacidad o licencia. A través de los siguientes botones podrá: Volver: regresar a la opción Cargar Archivo y se omitirán los cambios realizados por pantalla. Validar: realizar la validación del archivo ante los cambios que ha generado y las posibles correcciones reportadas. Autocorregir: realizar el cargue completo del archivo para generar la planilla de liquidación de aportes. NOTA: El botón de Autocorregir únicamente será visible cuando el archivo cargado no presente errores de tipo Error. Verifique y corrija por pantalla todos los tipos de error antes de hacer uso del botón Validar. 6. Para corregir haga clic en el botón, de acuerdo al origen del error visualizará las siguientes pantallas, todos los datos pueden ser modificados con excepción de los campos deshabilitados: Pantalla de corrección para errores de Información del Aportante, la Planilla y/o el Pago 4

5 Pantalla de Corrección para errores de Información del Cotizante, Novedades y Liquidación 7 5

6 7. Corrija la información del registro que reporta el error y seleccione el botón Corregir para almacenar los cambios, de lo contrario seleccione el botón Cancelar. El sistema mostrará la pantalla de reporte de validación. Como indicador, el color de fondo de la línea de error a la que ha accedido a través de la opción corregir, cambiara de color. 8. Para hacer efectivos los cambios deberá seleccionar el botón Validar. Al hacer uso de esta opción el sistema aplicará los cambios realizados y autocorregirá los errores tipo Posible Corrección. Si el sistema detecta nuevos errores de cualquier tipo (Error, Posible Corrección, Alertas) estos serán mostrados en el reporte de validación nuevamente. Si selecciona el botón Volver, el sistema lo direccionará a la opción de Cargar Archivo y el sistema no tendrá en cuenta los cambios efectuados por pantalla. 8 Si el archivo presenta errores que le impiden al sistema continuar con la validación, serán llamados Errores Críticos y se visualizará el siguiente mensaje de error en pantalla: 6

7 9. Si el archivo no presenta más errores el sistema le indicará la existencia de errores tipo Posible Corrección o Alertas. Si está de acuerdo con la información que el sistema le muestra como Valor esperado en la columna descripción, seleccione el botón Autocorregir. De lo contrario haga uso del botón Corregir Si el archivo no presenta más errores el sistema le mostrará la opción de cargue. Seleccione el botón Cargar para continuar con el proceso, de lo contrario seleccione el botón Cancelar. Recuerde que el botón Cancelar lo direccionará a la página cargar archivo y perderá los cambios efectuados por pantalla Para finalizar el proceso y generar la liquidación haga clic en el botón Terminar 7

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9 Información Importante El botón cancelar o volver direcciona a la opción Cargar Archivo y se omitirán todos los cambios realizados por pantalla. Al cerrar sesión, cerrar la ventana del explorador o dejar inactiva la sesión por más de 20 minutos el sistema omitirá los cambios realizados por pantalla. Verifique todos los tipos de error (Error, Posible Corrección, Alerta) antes de hacer uso de la opción Validar, de lo contrario el sistema tomará como aceptadas las Posibles Correcciones y no se mostrarán en el siguiente reporte. El total de errores mostrados en pantalla corresponden a los seleccionados en el filtro de tipo de error. Para que el cambio sea aplicado es necesario utilizar la opción validar. Todos los datos del registro susceptible a corregir pueden ser modificados, sin importar si estos hacen referencia el error. Si las correcciones no concuerdan con lo establecido en la ley o los parámetros de validación del sistema, se mostrará el reporte con los nuevos errores. Todos los tipos de error (Error, Posible Corrección, Alerta) son susceptibles a corrección, exceptuando los denominados como errores críticos. Si el archivo no presenta información de saldos o descuentos por incapacidades y licencias el sistema mostrará error de tipo alerta, este no tendrá la opción de corrección por pantalla ya que el sistema por defecto lo cargará con valor en ceros. Si desea ver el reporte consolidado de errores correspondiente al primer cargue, seleccione ver reporte antes de hacer uso del botón Validar. La funcionalidad de corrección por pantalla sólo aplica para las planillas tipo E (Empleados Empresas), H (Madres comunitarias), Y (Independientes Empresas) y/o A (Empleados Adicionales con ingreso en los últimos 7 días hábiles). La funcionalidad de corrección por pantalla no aplica para las planillas tipo M (Mora) y N (Corrección). La funcionalidad no aplica para modificar registros o información que no presenten ningún tipo de error. La funcionalidad no aplica para adicionar o eliminar registros contenidos en el archivo plano. 9