CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL

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1 CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN DE ENLACE ADMINISTRATIVO COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2015 Enero de

2 Í N D I C E PÁGINA INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVO GENERAL 5 PROYECTOS 6 I. DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA 6 II. DIFUSIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMATIVIDAD EN MATERIA ARCHIVÍSTICA, PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL III. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL ACERVO DOCUMENTAL IV. PLANES Y ACCIONES PREVENTIVAS PARA ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFE V. EXPURGO Y BAJA DEL ACERVO DOCUMENTAL RESGUARDADO EN EL ARCHIVO GENERAL DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL VI. CALENDARIO DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

3 I N T R O D U C C I Ó N El Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, es un órgano del Poder Judicial del Distrito Federal, encargado de la administración, vigilancia y disciplina del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, de los Juzgados y demás órganos judiciales, de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en su artículo 122 Apartado C, Base Cuarta, fracciones II y III, en relación con el artículo 100 del mismo ordenamiento y el artículo 195 de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. Este órgano se crea por las reformas constitucionales del año 1994 e inicia sus funciones en enero del año 1995, en términos de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal y el propio Reglamento Interior, está conformado por: Presidencia, 6 Ponencias, Secretaría General, Secretaría Técnica de la Comisión de Administración y Presupuesto, Secretaría Técnica de la Comisión de Disciplina Judicial, Visitaduría Judicial, Dirección de Enlace Administrativo, Oficina de Información Pública, todas del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, así como la Contraloría del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. Asimismo el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal cuenta con una Coordinación de Archivos, cuya función principal es la guarda y custodia de la diversa documentación (expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, acuerdos volantes, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro) que genera, administra o posee el Consejo de la Judicatura. Derivado de la documentación generada y recibida, el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, por Acuerdo 8-58/2008 de fecha 10 de septiembre de 2008, determinó crear los Comités Técnicos Internos de Administración de Documentos, tanto del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura, ambos de Distrito Federal, a efecto de atender las necesidades en materia de archivos que pudieran facilitar el manejo, la conservación y preservación de la - 3 -

4 documentación que se encuentra en el propio Ente. El 8 de octubre de 2008, se publicó la Ley de Archivos del Distrito Federal, la cual señala en su artículo 6 que los entes públicos están obligados a colaborar en la defensa y conservación del patrimonio documental, adoptando en el marco de lo previsto por la propia Ley de Archivos del Distrito Federal y la normatividad aplicable en la materia, cuantas medidas sean necesarias para evitar el deterioro, pérdida o destrucción de sus documentos; mientras que en su artículo 17 se contempla la figura del (COTECIAD); por lo que, para atender lo dispuesto por la citada ley, el Pleno del Consejo de la Judicatura mediante Acuerdo 33-56/2009, de fecha 13 de octubre de 2009, acordó las áreas que integrarían al Comité, trabajando adicionalmente en concordancia con lo dispuesto por el Acuerdo 41-44/2010, emitido el 19 de octubre de Por lo anterior en términos de lo dispuesto por los artículos 15, 21 fracción V, 41, 42 y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, éste Comité presenta el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2013, que contiene los proyectos, objetivos, estrategias, y actividades que se deberán desarrollar en la materia. El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico se elabora en el Consejo de la Judicatura desde el ejercicio fiscal

5 O B J E T I V O G E N E R A L Dar seguimiento a los programas establecidos en el Programa de Desarrollo Archivístico 2014, aplicando los procesos y metodología archivística que garantice la optimización del Sistema Integral de Archivos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, en cumplimiento a las obligaciones establecidas en los artículos 41 y 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y normatividad aplicable en la materia

6 P R O Y E C T O S I. DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA. Objetivos: Desarrollar la normatividad interna en materia archivística para mejorar la administración y operatividad de la Coordinación de Archivos y el Archivo General, ambos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. Estrategias: Actualizar e implementar los instrumentos y herramientas archivísticas que se contemplan en el artículo 35 de la Ley de Archivos del Distrito Federal. Principales Actividades: Actualizar y validar el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. Renovar los inventarios del archivo de trámite, concentración e histórico. Realizar los inventarios de transferencia y baja documental

7 Actualizar continuamente el sistema de control de préstamos de expedientes y estadísticas de usuarios. Elaborar mapas topográficos del acervo documental del Archivo General. Establecer controles de conservación y restauración de documentos. II. DIFUSIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMATIVIDAD EN MATERIA ARCHIVÍSTICA, PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL. Objetivos: Difundir en las áreas que integran el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, la normatividad vigente en materia archivística y sus instrumentos, con el propósito de fomentar y familiarizar a los usuarios su uso de forma cotidiana y permanente. Estrategia: Implementar el curso de Manejo de Archivos para personal del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, con el fin de que conozcan y empleen adecuadamente los instrumentos, formatos y procesos archivísticos, así como la normatividad aplicable vigente en la materia. Poner al alcance de los servidores públicos y funcionarios de la Institución, los nuevos procesos e instrumentos archivísticos autorizados para tal efecto

8 Principales Actividades: Impartir el curso denominado Manejo de Archivos a todas las áreas integrantes del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. Asesorar de forma personalizada a los servidores o área que así lo requieran, en temas sobre manejo y aplicación de instrumentos archivísticos

9 III. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL ACERVO DOCUMENTAL. Objetivo: Dar seguimiento a los procedimientos implementados para la conservación del acervo documental resguardado en el Archivo General del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. Estrategias: Implementar un sistema de digitalización documental, que permita brindar mayor seguridad y optimización en la administración, búsqueda y recuperación de la información de la serie documental Quejas, referente a las quejas Administrativas de la Comisión de Disciplina Judicial, que se encuentra bajo guarda y custodia del Archivo General del Consejo de la Judicatura. Continuar con la organización del acervo documental respetando el Principio de Procedencia y Orden Original, además de llevar a cabo los procesos de valoración, expurgo y baja documental. Continuar con los controles establecidos para medir de forma permanente la humedad relativa y temperatura de los repositorios en que se encuentra resguardada la documentación del Archivo General del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, así como de limpieza, aspirado y fumigación de los expedientes que conforman dicho acervo

10 Principales Actividades: Digitalizar un aproximado de 1, imágenes mediante el Servicio de Digitalización que lleva a cabo la Universidad Autónoma del Estado de México en una segunda etapa a través del contrato TSJDF/019/2014 el cual contempla al Archivo General del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. Medir semanalmente la humedad relativa y la temperatura de los espacios destinados al resguardo documental. Llevar a cabo el aspirado y limpieza profunda del acervo documental

11 IV. PLANES Y ACCIONES PREVENTIVAS PARA ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFE. Objetivo: Capacitar al personal adscrito al Archivo General del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, para llevar a cabo acciones preventivas con la finalidad de enfrentar alguna situación de emergencia como incendio, inundación o sismo, que se llegase a suscitar. Estrategia: Solicitar a la Dirección de Protección Civil del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, lleve a cabo la capacitación del personal adscrito al Archivo General del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, con el propósito de que cuenten con los conocimientos necesarios para el manejo adecuado de situaciones de emergencia, para salvaguardar en la medida de lo posible, la seguridad del personal y documentos que conforman el acervo documental del Consejo. Principales Actividades: Detectar las necesidades de capacitación del personal en materia de seguridad y protección civil. Capacitar al personal adscrito al Archivo General en materia de seguridad y protección civil. Implementar un programa permanente de reacción inmediata para enfrentar alguna situación de emergencia como incendio, inundación o sismo

12 V. EXPURGO Y BAJA DEL ACERVO DOCUMENTAL RESGUARDADO EN EL ARCHIVO GENERAL DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL. Objetivo: Liberar espacios ocupados por documentación sin valores documentales, de conformidad al artículo 18 del Reglamento del Sistema Institucional de Archivos y lo previsto en el Catálogo de Disposición Documental del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. Estrategia: Llevar a cabo el proceso de Baja Documental de los documentos, expedientes y carpetas que han prescrito en sus valores primarios; administrativo, legal o fiscal y que no posee valores secundarios o históricos; evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo y cuya temporalidad de transferencia, baja y guarda definitiva se establecen en el Catálogo de Disposición Documental. Principales Actividades: Aplicación de los procesos archivísticos encaminados al desahogo documental. Llevar a cabo el proceso de expurgo

13 Realizar la instrumentación correspondiente al proceso de baja documental. Llevar el procedimiento de depuración y baja del acervo documental en conjunto con las áreas generadoras, y aprobación del Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal

14 VI. CALENDARIO DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO Actividad Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic Actualizar y validar el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental ambos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. I. DESARROLLO E INSTRUMENTA-CIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA. Renovar los Inventarios del Archivo de Trámite, Concentración e Histórico. Realizar Inventarios los de

15 Transferencia y Baja Documental. Actualizar continuamente el sistema de control de préstamos de expedientes y estadísticas de usuarios. Elaborar mapas topográficos del acervo documental del Archivo General. Establecer controles conservación restauración documentos. de y de

16 II. DIFUSIÓN E IMPLEMENTACI-ÓN DE LA NORMATIVIDAD EN MATERIA ARCHIVÍSTICA, PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONA. Implementar el curso de Manejo de Archivos para personal del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, con el fin de que conozcan y empleen adecuadamente los instrumentos, formatos y procesos archivísticos, así como la normatividad aplicable vigente en la materia. Poner al alcance de los servidores públicos y funcionarios de la Institución, los

17 nuevos procesos e instrumentos archivísticos autorizados para tal efecto. III. CONSERVACIÓ-N Y PRESERVACIÓ-N DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL ACERVO DOCUMENTAL. Digitalizar un aproximado de 1, imágenes mediante el Servicio de Digitalización Medir semanalmente la humedad relativa y la temperatura de los espacios destinados al resguardo documental. Llevar a cabo el aspirado y limpieza profunda del acervo documental

18 IV. PLANES Y ACCIONES PREVENTIVAS PARA ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFE. Detectar las necesidades de capacitación del personal en materia de seguridad y protección civil. Capacitar al personal adscrito al Archivo General en materia de seguridad y protección civil. Implementar un programa permanente de reacción inmediata para enfrentar alguna situación de emergencia como incendio, inundación o sismo

19 V. EXPURGO Y BAJA DEL ACERVO DOCUMENTAL RESGUARDADO EN EL ARCHIVO GENERAL DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL. Llevar a cabo el proceso de expurgo. Realizar la instrumentación correspondiente al proceso de baja documental. Llevar el procedimiento de depuración y baja del acervo documental en conjunto con las áreas generadoras, Comité Técnico Interno de Administración de Documentos y aprobación del Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal

20 PRESIDENTE SUPLENTE L.C.P GEORGINA PÉREZ GIL RIBAS DIRECTORA DE ENLACE ADMINISTRATIVO SECRETARIA EJECUTIVA LIC. XÓCHITL BUENDÍA SÁNCHEZ DIRECTORA DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA

21 SECRETARIO TÉCNICO LIC. EDUARDO ORDUÑA FLORES COORDINADOR DE ARCHIVOS VOCAL VOCAL MTRO. ALFREDO ÁLVAREZ CÁRDENAS SECRETARIO GENERAL LIC. MARÍA DE LOS ÁNGELES CASTILLO JIMÉNEZ SECRETARIA TÉCNICA DE LA COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO

22 VOCAL VOCAL LIC. DIANA LÓPEZ HIPÓLITO SECRETARIA TÉCNICA DE LA COMISIÓN DE DISCIPLINA JUDICIAL LIC. TERESITA DE JESÚS MONTES GARZA VISITADORA GENERAL ASESOR ASESOR LIC. ENRIQUE CUAUHTÉMOC RUÍZ ACOSTA CONTRALOR GENERAL LIC. ÁNGEL VELÁZQUEZ JUÁREZ DIRECTOR JURÍDICO ASESOR LIC. BERTHA XÓCHITL BENÍTEZ PÉREZ DIRECTORA EJECUTIVA DE RECURSOS FINANCIEROS