COMPETENCIAS DE LA SECRETARIA COMERCIAL

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1 COMPETENCIA GENERAL Gestión y asistencia secretarial a los departamentos de marketing, comercial y financiero, así como organización, apoyo y coordinación al equipo de ventas de la empresa. REALIZACIONES PROFESIONALES Y CRITERIOS DE REALIZACIÓN: RP1 - AREA DE ATENCIÓN AL CLIENTE CR1.1 - Atención de visitas tanto de clientes como de proveedores. Identificación de sus necesidades para la posterior confección del presupuesto, por parte de la secretaria comercial o por parte del equipo de ventas, dependiendo de la estructura de la empresa. CR1.2 - Atención telefónica. Se realiza el filtro y la atención de llamadas, tanto a nivel nacional como internacional, con autonomía, responsabilidad y acogiéndose a las normas de cortesía. CR1.3 - Recepción y distribución del correo postal, prensa, faxes, correo electrónico general y gestión y recepción de mensajería local, nacional e internacional. RP2 - ÁREA DE DIRECCIÓN CR2.1 - Gestión de la agenda de trabajo del Director Comercial y del equipo de ventas de la empresa. CR2.2 - Organización viajes nacionales o internacionales para el Director Comercial y de la fuerza de ventas. CR2.3 - Organización de reuniones internas y eventos externos CR2.4 - Reservas de restaurantes, vehículos de alquiler o salas para reuniones en otras instalaciones externas a la empresa CR2.5 - Elaboración de documentos como informes, presentaciones, dossier publicitarios y otros. Página 1 de 5

2 CR2.6 - Organización porta-documentos para firma de dirección. CR2.7 - Preparación del portafolio de los comerciales. CR2.8 -Base de datos de la cartera de clientes de cada vendedor. RP3 - ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN INTERNA GENERAL RP3 a) Proveedores: CR3a.1 - Búsqueda de proveedores estratégicos para el Área Comercial. CR3a.2 -Elaboración y actualización de la base de datos de proveedores reales y potenciales. CR3a.3 - Petición de presupuestos y comparativa de precios. CR3a.4 -Gestión de Agenda de las reuniones entre proveedores y el Director Comercial o su equipo de ventas. CR3a.5 - Custodia de los contratos firmados: tarifas, promociones,descuentos, comienzo y finalización del servicio. CR3a.6 - Pedidos de material de oficina y control de stock. CR3a.7 -Contratación periódica de servicios relacionados con la Formación Comercial y Técnicas de Venta, bien para ser impartida en la empresa o en el exterior. CR3a.8 -Contratación otros servicios: equipos audiovisuales, catering. CR3a.9 -Previsión de pagos proveedores, registro y archivo facturas y albaranes. CR3a.10 - Gestión de reclamaciones. CR3a Criterios de selección de nuevos comerciales. Página 2 de 5

3 RP3 b) - Equipo de Ventas: CR3b. 1.- Elaboración, mantenimiento y actualización de la base de datos de la fuerza de ventas. CR3b. 2.- Elaboración de formularios para el parte diario de las gestiones de los comerciales (visitas, confección de presupuestos, etc ) CR3b. 3.- Organización de reuniones internas para detectar necesidades de los comerciales, incidencias o planificación de nuevas estrategias. CR3b. 4.- Evaluación mensual de la Gestión del Desempeño de cada vendedor. CR3b. 5.- Elaboración del Informe diario de la gestión de los comerciales, en base a visitas realizadas, logros o incidencias. CR3b. 6.- Planificación de bajas por enfermedad, maternidad, vacaciones. CR3b. 7.- Planificación de nuevo personal comercial de apoyo en campañas especiales. CR3b. 8.- Políticas de fidelización del personal comercial: premio al mejor vendedor, etc. RP3 c) - Instalaciones: CR3c. 1.- Comprobación del correcto funcionamiento de las instalaciones del Departamento Comercial: CR3c. 2.- Red del Sistema Informático (impresoras, PCs, fax, scáner, etc ). - Mobiliario - Archivo: - Clientes reales - Clientes potenciales. - Presupuestos pendientes de aceptación. Página 3 de 5

4 RP3 d) - Logística: CR3c. 1.- reales) CR3c. 2.- CR3c. 3.- CR3c. 4.- confirmación. Elaboración de una base de datos de clientes (potenciales y Adjudicación de un vendedor a un cliente determinado. Coordinación diaria de rutas comerciales. Seguimiento de los presupuestos pendientes de CR3c. 5.- Política de fidelización de clientes: promociones, descuentos, regalos, obsequios, etc CR3c. 6.- Campañas puntuales. CR3c. 7.- Felicitaciones personales a clientes (Onomástica, Navidad, etc ) CR3c. 8.- Formularios de satisfacción del cliente con respecto a la atención recibida por parte del comercial y de los servicios de la empresa. RP4 - INTERACCIÓN CON OTROS DEPARTAMENTOS RP4 a) - Contabilidad o Facturación: CR4a. 1.- Transmisión al Departamento de Contabilidad o Facturación de los presupuestos aceptados, indicando en cada caso los diferentes planes de descuento, si los hubiera, y condiciones especiales de contratación CR4a. 2.- Contabilidad. Archivo de los expedientes transmitidos al Departamento de CR4a. 3.- Previsión de gastos del Departamento Comercial (reuniones, desplazamientos, hoteles, viajes, restaurantes, etc ). CR4a.4.- Detalle de los gastos del Departamento Comercial. Página 4 de 5

5 RP4 b) - Marketing: CR4b. 1.- ventas: Evaluación de los resultados obtenidos por el equipo de - Acogida: Muy buena, buena, mala, regular. - Visitas a puerta fría. - Visitas concertadas. CR4b. 2.- Comportamiento del consumidor con respecto a la imagen corporativa y al producto o servicio ofrecido por el equipo de ventas. RP4 c) - Recursos Humanos: CR4c. 1.- CR4c. 2.- Previsión de altas y bajas del equipo de ventas. Criterios y selección del personal comercial. Formación: Habilidades sociales y emocionales. Comportamiento del consumidor. Técnicas de Negociación. Técnicas de Venta. Bases de Datos. Gráficos y datos estadísticos. Página 5 de 5

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