MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

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2 Pág. 2 de CARTA DE PROCESO Nombre del Proceso: Dueño del Proceso: Propósito: Clientes Internos: Clientes Externos: Control de Producto No Conforme. Responsables de procesos en los 3 niveles. Asegurar que el producto y/o servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifique y controle para prevenir su uso o entrega no intencional. Personal involucrado en el a los 3 niveles. Usuarios de los servicios de la SCT (en donde aplique). Proveedores: Oficina del Secretario, Subsecretarías, Oficialía Mayor, Coordinación General de Puertos y Marina Mercante, Unidad de Apoyo al Cambio Estructural, Unidades Administrativas Centrales Certificadas, y parte interesada. Producto(s) o servicio(s) que genera: Requerimientos o expectativas de los clientes del proceso respecto al producto o servicio: Actividad Inicial del proceso: Actividad Final del Proceso: Productos: Control de producto y/o servicio no conforme. Entradas: 1.- Información de Producto No Conforme detectado. Control de producto y/o servicio no conforme. Contar con un producto o servicio en el que se identifique y controlar el producto y/o servicio no conforme para prevenir su uso o entrega no intencional. Detectar, identificar y segregar el producto y/o servicio no conforme generado en los procesos señalados en el alcance. Corregir el Producto no conforme o prevenir su uso no intencional. Característica del Producto: Reporte oportuno, confiable, eficaz. Características de las Entradas: Información para el Formato: SCT-FI Número de identificación Descripción de producto no conforme y causa Fechas de detección y de corrección Persona que lo detecta Instrucción o disposición final / documentación de evidencia Persona que autoriza Situación

3 Pág. 3 de 12 Normatividad Aplicable al proceso: Variables de control: Puntos de inspección: NMX-CC-9000-IMNC-2000 NMX-CC.9001-IMNC.2000 Cláusula 8.3 Frecuencia, eficacia. En los puntos de control de los procesos. Metas de desempeño: 1. Atender el 100% de los productos no conformes. 2. Disminuir el número de los productos no conformes generados. Nombre del (de los) indicador (es): 1. % de productos no conformes resueltos 2. % de incremento de productos no conformes detectados 1. %PNCR = PNCR/PNCD Indicadores de desempeño Unidad de Medida: Porcentaje Porcentaje Periodicidad Bimestral, pero puede variar de acuerdo a la periodicidad y duración del proceso. Bimestral, pero puede variar de acuerdo a la periodicidad y duración del proceso. Fórmula: %PNCR = Porcentaje de productos no conformes resueltos. PNCR = Número de productos no conformes resueltos. PNCD = Número de productos no conformes detectados. 2. %IPNCD = (PNCD2/PNCD1)*100 Responsables de obtener información: %IPNCD = Porcentaje de incremento de productos no conformes detectados. PNCD1 = Productos no conformes detectados en el primer período (no aplica para el primer período en que se registre). PNCD2 = Productos no conformes detectados en el segundo periodo, o período de referencia (este periodo de referencia deberá de ser comparable al primero, considerando la duración y ciclo del procedimiento). Responsables de los procesos. Registros de calidad: Registro de producto no conforme SCT-FI-05-01

4 Pág. 4 de PLAN DE CALIDAD No aplica 4. OBJETIVO Establecer la sistemática para asegurar que los productos y/o servicios que no sean conformes con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, se identifiquen y controlen para prevenir su uso no intencional. 5. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos institucionales y los procesos específicos y de apoyo que se desarrollan en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. 6. RESPONSABILIDADES Personal Involucrado en el de la SCT - Conocer y aplicar el presente procedimiento. - Identificar y/o segregar el producto y/o servicio no conforme generado en los puntos de control de los procesos del SCG de la SCT. - Registrar el producto no conforme y las acciones tomadas posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. - Notificar al dueño del proceso de la existencia de producto y/o servicio no conforme. Dueño/Responsable del proceso - Conocer y aplicar el presente procedimiento. - Dar la última instrucción/disposición del producto y/o servicio no conforme. - Someter al producto y/o servicio no conforme corregido, a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos. - En caso de que aplique, de acuerdo al número de ocurrencias de producto no conforme y a su causa, levantar la solicitud de las acciones correctivas o preventivas correspondientes. En este caso, se deberá proceder si el porcentaje de producto no conforme responde más del 10% de todos los registros, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Acciones correctivas SCT-PI Resguardar el Registro de producto no conforme SCT-FI-05-01, y toda la documentación que en su caso se haya generado, que permita dar seguimiento a las no conformidades, hasta su corrección o disposición final. - Elaborar informe de acuerdo a la duración y al ciclo del proceso, y apegado al Instructivo Institucional de Análisis de Datos, y remitirlo al Representante del a nivel Dirección General, previamente a la reunión de Revisión por la Dirección. - Determinar de manera precisa las variables de control y puntos de inspección del proceso o sus procesos, con el fin de facilitar la revisión del cumplimiento de la conformidad del producto, y en su caso, aplicar este procedimiento.

5 Pág. 5 de 12 Representante del a nivel Dirección General (3) - Conocer y aplicar el presente procedimiento. - Revisar y tomar conocimiento de los informes sobre los productos no conformes detectados en los procesos del área de su competencia. - Incluir los informes en la revisión por la Dirección de su nivel. Representante del a nivel Subsecretaría, Oficialía Mayor, Coordinaciones Generales y Oficina del Secretario (2) - Conocer y aplicar el presente procedimiento. - Revisar y tomar conocimiento de los informes sobre los productos no conformes del nivel inferior, de las áreas de su competencia, mediante la minuta de la revisión por la Dirección del nivel inferior. - Incluir los informes en la revisión por la Dirección de su nivel. Administrador del Procedimiento Institucional de Producto no Conforme - Conocer y aplicar el presente procedimiento. - Verificar que el procedimiento sea acorde con las necesidades del. - En su caso, modificar el procedimiento, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Mejora Continua. Administrador del Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección - Conocer y aplicar el presente procedimiento. - Revisar y tomar conocimiento de los informes sobre los productos no conformes detectados en los procesos del de la SCT, mediante las minutas de la revisión por la Dirección del nivel inferior. - Incluir los informes en la Revisión por la Dirección a nivel institucional. 7. DEFINICIONES Producto Proceso No Conformidad Corrección Reproceso Acción Correctiva Acción Preventiva Requisito Parte interesada Es el resultado de un proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman los elementos de entrada en resultados. Incumplimiento de un requisito. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización. Sistema de Gestión de la Calidad.

6 Pág. 6 de INFRAESTRUCTURA No aplica 9. DESARROLLO 9.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Actividad Documento 1 Personal involucrado en los procesos específicos y Identifican el producto no conforme en cualquiera de las etapas del proceso, lo marca o segrega de la siguiente forma: Sobre, fólder con un determinado color, o Carta de Proceso Plan de Calidad procedimientos leyenda que lo identifique como institucionales del documentación de un producto no conforme, hasta la entrega por cualquier medio a la parte interesada, evitando el uso indebido. Un producto no conforme puede ser detectado en forma casual o en los puntos de control del proceso de acuerdo a los requisitos establecidos en las cartas de proceso y en los puntos de control determinados en el plan de calidad de cada proceso; y se clasifica en: a) Producto no conforme ocasionado por el cliente: cuando se determine que la solicitud, información y/o documentación proporcionada por la parte interesada, no cumple con los requisitos necesarios para otorgar el producto y/o servicio. b) Producto no conforme en el proceso: es el incumplimiento de los requisitos o errores al realizar las actividades correspondientes para la elaboración del producto. Realiza la notificación correspondiente al responsable del proceso. 2 Personal involucrado en los procesos específicos y procedimientos institucionales del Registra en el Formato de Registro de Producto no conforme SCT-FI Dentro de su competencia, toma las acciones necesarias para eliminar la no conformidad detectada, verificando la corrección de esta o tomando otra acción hasta corregir el producto no conforme. Formato de Registro de Producto No Conforme Procedimiento Institucional de Acciones Correctivas Procedimiento Institucional de Acciones Preventivas

7 Pág. 7 de 12 Paso Responsable Actividad Documento En su caso, solicita autorización de uso, liberación o aceptación bajo concesión del dueño del proceso o cliente, cuando sea aplicable. Analiza la conveniencia de levantar una acción correctiva o preventiva, tomando en cuenta los siguientes criterios: a) por gravedad del producto no conforme. Entendiéndose por gravedad, una situación que implique un incumplimiento de los objetivos del proceso. b) por su frecuencia de ocurrencia, esto es que el porcentaje de producto no conforme represente más del 10% de todos los registros, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Acciones Correctivas SCT-PI-06. c) porque la corrección escapa de la competencia del área. En caso de no tener la autorización de uso, liberación o aceptación bajo concesión, entrega al dueño del proceso o cliente, el producto o servicio no conforme identificado. 3 Dueño/responsable procesos específicos y procedimientos institucionales del Toma conocimiento y en su caso recibe el producto y/o servicio no conforme para su control. Analiza la propuesta de corrección y en su caso, de acuerdo a la gravedad, número de ocurrencias y a su causa, evalúa la necesidad de requisitar una solicitud de acción correctiva o preventiva. En caso de que sea procedente levantar la acción correctiva o preventiva, deberá seguir los Procedimientos Institucionales SCT-PI-06 o SCT-PI-14, según corresponda. Autoriza la instrucción o disposición tomada. En su caso, entrega el producto no conforme a la persona designada para su reproceso. Procedimiento Institucional de Acciones Correctivas Procedimiento Institucional de Acciones Preventivas

8 Pág. 8 de 12 Paso Responsable Actividad Documento 4 Personal Reprocesa el producto y/o servicio no Formato de Producto involucrado en los procesos específicos y procedimientos institucionales del conforme asignado. Entrega el producto y/o servicio no conforme ya reprocesado al dueño del proceso. No Conforme 5 Dueño/responsable procesos específicos y procedimientos institucionales del Verifica nuevamente el producto y/o servicio no conforme re-trabajado, si cumple los requerimientos continúa con el proceso; de no solventarse la no conformidad se regresa al punto 4. Deberá mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. Informe sobre los Productos No Conformes (Nivel Dirección General) Instructivo de Trabajo Institucional de Análisis de Datos 6 Representante del en los tres niveles 7 Administrador del Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección De acuerdo con la duración y ciclo del Proceso, elabora un Informe ejecutivo sobre los productos no conformes de acuerdo al Instructivo de Trabajo Institucional de Análisis de Datos y lo remite al representante del de su nivel, previamente a la Reunión de Revisión por la Dirección. Incluye la información sobre el producto no conforme de su nivel, de acuerdo al Instructivo de Trabajo Institucional de Análisis de Datos para su posterior presentación en la Revisión por la Dirección a su nivel respectivo. Incluye informe sobre producto no conforme en la Revisión por la Dirección a nivel institucional. Informe y minuta de Revisión por la Dirección Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección

9 Pág. 9 de 12 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL DE PRODUCTO NO CONFORME PERSONAL INVOLUCRADO EN LOS PROCESOS Y PROCED. DEL DUEÑOS O RESP. DE LOS PROCESOS Y PROCED. INST DEL REPRESENTANTE EN LOS 3 NIVELES DEL ADMINISTRADOR DEL PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL DE REV. POR LA DIRECCIÓN INICIO 1 DETECTA, IDENTIFICA Y SEGREGA EL PNC 2 REGISTRA PNC EN FORMATO EN SU ÁMBITO TOMA ACCIONES Y ELIMINA LA NO CONFORMIDAD 3 NECESITA AC/AP? NO RECIBE NOTIFICACIÓN SI FIN RECIBE DIAGNOSTICO DE NECESIDAD DE AC/AP APLICA AC/AP? NO SI APLICA PI AC/AP FIN A DESIGNA QUIÉN EJECUTARÁ REPROCESO O CORRECCIÓN

10 Pág. 10 de 12 PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL DE PRODUCTO NO CONFORME PERSONAL INVOLUCRADO EN LOS PROCESOS Y PROCED. DEL 4 DUEÑOS O RESP. DE LOS PROCESOS Y PROCED. INST DEL A REPRESENTANTE EN LOS 3 NIVELES DEL ADMINISTRADOR DEL PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL DE REV. POR LA DIRECCIÓN REPROCESA CORRIGE Y ENTREGA NO ESTA CORREGIDO? 5 SI CONTINUA PROCESO ELABORA INFORME SOBRE PNC Y LO TURNA AL RESPONSABLE DE SU NIVEL ANTES DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 6 RECIBE INFORMACIÓN Y ELABORA INFORME DENTRO DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DE SU NIVEL 7 LO TURNA AL REPRESENTANTE DEL NIVEL SUPERIOR RECIBE INFORMACIÓN DE PNC CONTENIDA EN LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN FIN

11 Pág. 11 de ANEXOS Anexo N Descripción Clave 1 Formato de Registro de Producto No Conforme. SCT-FI Guía de llenado del Formato de Registro de Producto No Conforme S/C 11. FORMATOS Núm. Descripción Código 1 Formato de Registro de Producto No Conforme. SCT-FI REGISTROS N Documentos (codificación) 1 Formato de Registro de Producto No Conforme. Responsable Responsables de los procesos y procedimientos. Tiempo de retención Al menos tres años 13. REFERENCIAS Núm. Nombre del Documento Código 1 Manual de Calidad de la Secretaría de Comunicaciones y MC Transportes. 2 Instrucción de Trabajo para elaborar Procesos y Procedimientos. SCT-IT-01 3 Instrucción de Trabajo Institucional de Análisis de Datos SCT-IT-03 4 Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección. SCT-PI-01 5 Procedimiento Institucional de Control de Documentos. SCT-PI-03 6 Procedimiento Institucional de Control de Registros. SCT-PI-04 7 Procedimiento Institucional de Administración de Acciones SCT-PI-06 Correctivas. 8 Procedimiento Institucional de Administración de Acciones SCT-PI-14 Preventivas. 9 Sistemas de Gestión de la Calidad.- Requisitos. NMX-CC-9001-IMNC Sistemas de Gestión de la Calidad.- Fundamentos y vocabulario. NMX-CC-9000-IMNC Sistemas de Gestión de la Calidad.- Directrices para la mejora continúa del desempeño. NMX-CC-9004-IMNC Los 7 pasos del Proceso de Acción Correctiva. (Solución Sistemática de Problemas).

12 Pág. 12 de CONTROL DE CAMBIOS Fecha de modificación Revisión Motivo del cambio Marzo Para implementación. Noviembre Revisión del procedimiento para evitar duplicidad de envío de información con el Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección. Marzo Se agrega la responsabilidad de conocer el procedimiento y aplicarlo, a todos los involucrados. Se especifica cuando levantar una acción correctiva y se añade un nuevo documento como referencia. Asimismo, se añade la columna de Situación al formato de registro de Producto no Conforme. Mayo Derivado de la SAC53. Se agregan especificaciones a fin de que se pueda dar seguimiento a las no conformidades hasta su corrección o disposición final en las secciones siguientes: - Responsabilidades del dueño/responsable del proceso. - Descripción de actividades Paso 2, incisos a) y b). - Descripción de actividades Paso 5. - Se modificó el Registro de Producto no Conforme, donde en la 7ª columna denominada Instrucción o disposición final, se anotará también la documentación de evidencia.

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