PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL CONSORCIO TURISMO DE SEVILLA

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL CONSORCIO TURISMO DE SEVILLA FORMA DE ADJUDICACIÓN: PROCEDIMIENTO ABIERTO. Pliego de Prescripciones Técnicas que junto al Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares regirán, como Ley Fundamental del contrato, el presente procedimiento de adjudicación y la posterior ejecución del contrato. 1.- OBJETO. Contratación de los servicios de agencia de viajes y organización de los desplazamientos, transporte, alojamientos y asistencias en viajes, del personal de Consorcio realizados en el desarrollo de las actividades propias de la entidad por motivos profesionales, u otro personal propuesto desde la Dirección de Consorcio. Dicho servicio incluirá: Facilitar información horaria y de tarifas relacionadas con los medios de transporte ya sea en avión, ferrocarril, autobús o barco y la reserva, adquisición y entrega de los correspondientes títulos de viaje. Reservar alojamientos, teniendo en cuenta los importes establecidos como dieta de alojamiento en el Real Decreto 462/2002 de 24 de mayo sobre indemnizaciones por razón del servicio así como a la Resolución de 2 de diciembre de 2005 de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos, por la que se revisa el importe de las dietas en territorio nacional. Igualmente si esta normativa sufriera variación sobre cuantías se estará a lo dispuesto en la misma desde el momento de su entrada en vigor. A los efectos de calcular los precios unitarios de la facturación de los billetes, así como de la estancia, la agencia de viajes adjudicataria deberá buscar los precios más económicos del mercado para el trayecto o estancia solicitada por el contratante, enviando el responsable de la agencia de viajes, por correo electrónico, al solicitante del servicio, la información completa en la cual se designe el precio más económico conseguido para cada concepto, con el correspondiente desglose de partidas: gastos de emisión (aplicando el importe ofrecido a los efectos de la licitación), tasas y otros. El precio ofertado vinculará durante el plazo que la agencia de viajes obligatoriamente indique en su cotización del servicio solicitado. Deberá mantener la reserva hasta la fecha de la efectiva emisión del billete, que deberá tener lugar dentro de dicho plazo. Si durante el plazo de la reserva aparecieren precios más económicos para el trayecto o estancia solicitado por el contratante, la agencia de viajes estará obligada a hacer la actualización y a facturar el precio más económico surgido en el ínterin. Al precio final que resulte, se aplicarán las bonificaciones que proponga la empresa adjudicataria a los efectos de la licitación, sin que tales bonificaciones puedan revisarse durante la vigencia del contrato. Alquiler de vehículos cuando se requiera, en las mejores condiciones de precio y seguridad. Gestión de los documentos administrativos que fueran necesarios para la organización de un viaje tales como visado, gestión de aduanas, exceso de equipaje, seguros especiales. Cualesquiera otros servicios propios de una agencia de viajes. 2.- EXCEPCIONES AL CONTRATO. Consorcio no asume la obligación de contratar todos los viajes o servicios a través de la agencia que resulte adjudicataria cuando las condiciones ofertadas por otros medios sean económicamente más ventajosas. Con carácter general se considerarán las siguientes situaciones: Cuando el coste del mismo servicio demandado, obtenido por otros medios, sea inferior al 1 Observaciones Página 1/5

2 ofertado por la empresa adjudicataria. Este extremo deberá quedar debidamente justificado con un presupuesto / oferta de la empresa adjudicataria. En los desplazamientos a jornadas, cursos o congresos, cuando la organización proponga el alojamiento en hoteles no ofertados por la empresa adjudicataria y el precio ofertado sea en peores condiciones económicas. 3.- USUARIOS DE LAS PRESTACIONES. Los usuarios de las prestaciones del presente contrato serán: Personal el órgano de gobierno. Directivos de Consorcio Personal al servicio de Consorcio Cualquier otra persona que viaje en el territorio nacional o fuera del mismo por cuenta de Consorcio, propuesto desde su Dirección. 4.- SOLICITUD DE SERVICIOS. Los diversos encargos podrán ser realizados por el personal de cualquier Área o Departamento de la entidad conforme al procedimiento que se comunicará al efecto, vía indicando: origen, destino, fechas, horarios, número de viajeros, datos personales, así como cualquier otra circunstancia que se considere necesaria para la prestación del servicio. Una vez solicitado el servicio por Consorcio y previo a la realización de la correspondiente reserva, la persona designada por la empresa adjudicataria para actuar como interlocutor con la entidad, enviará un antes de las 24 horas de la petición formulada, en el cual se detallen y completen los siguientes datos: 1. Nombre completo del titular. 2. Medio de transporte. 3. Trayecto que se va a facturar. 4. Referencia o localizador de la reserva 5. Número de vuelo. Clase billete. 6. Fecha y duración del desplazamiento. Hora/s de salida y llegada. 7. Importe desglosado del billete, alojamiento, o cualquier otro concepto contratado, con las distintas partidas que componen el precio. 8. Tasas de alojamiento, si procede. 9. Vigencia de las cotizaciones facilitadas para el medio de transporte y el alojamiento. Si a la emisión del billete existiera un precio más económico, el contratista deberá enviar nuevamente un actualizando la información. En los bonos de hotel se indicará: 1. Nombre completo del titular. 2. Nombre del hotel y dirección. 3. Tipo de habitación. Régimen A/D 4. Fechas de llegada y salida. El bono se entregará en inglés cuando el destino sea fuera de territorio nacional 5.- BASE O TIPO DE LICITACIÓN. CONCEPTOS QUE INCLUYE. El presupuesto de contrato que servirá de base de licitación asciende hasta un máximo de CIENTO CUATRO MIL CIENTO TREINTA Y DOS EUROS Y VEINTITRES CÉNTIMOS ( ,23 ), más la cantidad correspondiente al Impuesto Sobre el Valor Añadido al tipo del 21 % VEINTIUN MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y SIETE EUROS CON SETENTA Y SIETE CENTIMOS 2 Observaciones Página 2/5

3 (21.867,77 ), lo que suma un total de CIENTO VEINTISEIS MIL EUROS ( ,00 ). Quedan incluidos en este precio todos los demás gastos y tributos que le sean de aplicación. El precio del contrato incluye la realización del objeto mencionado en la estipulación primera junto con las aportaciones y obligaciones necesarias que aparecen detalladas en este pliego. La ejecución de los trabajos se financiará con cargo a las aplicaciones presupuestarias del ejercicio 2017 que se indican con el siguiente detalle (IVA incluido): - Un máximo de 6.000,00 euros, con cargo a la aplicación presupuestaria Dietas del Personal del Órgano de Gobierno. - Un máximo de 9.500,00 euros, con cargo a la aplicación presupuestaria Dietas del Personal Directivo CTS. - Un máximo de ,00 euros, con cargo a la aplicación presupuestaria Dietas del Personal No Directivo CTS. - Un máximo de 6.000,00 euros, con cargo a la aplicación presupuestaria Gastos de Locomoción del Personal del Órgano de Gobierno. - Un máximo de ,00 euros, con cargo a la aplicación presupuestaria Gastos de Locomoción del Personal Directivo CTS. - Un máximo de ,00 euros, con cargo a la aplicación presupuestaria Gastos de Locomoción del Personal No Directivo CTS. - Un máximo de 7.500,00 euros, con cargo a la aplicación presupuestaria Gastos Diversos Actividades Promocionales. Siendo el importe del contrato estimado a tanto alzado, CONSORCIO no se compromete a agotar dicha cantidad durante el tiempo de vigencia del contrato. 6.- CONTENIDO, APORTACIONES Y OBLIGACIONES NECESARIAS PARA SU EJECUCIÓN. Los trabajos a desarrollar por el adjudicatario de la licitación, con sus características técnicas quedan definidos a continuación e incluyen los siguientes aspectos: El adjudicatario estará obligado a remitir, al trabajador del Consorcio, que haya requerido información sobre un servicio, el presupuesto general tal como se indica en el punto En cuanto a pasajes aéreos, la empresa deberá disponer de sistemas de adquisición de billetes aéreos vía Internet, que permita a Consorcio beneficiarse de las tarifas de las compañías aéreas de bajo coste, así como de las ofertas especiales de las compañías aéreas que éstas lanzan a través de la red. Los viajes se realizarán a ser posible y con carácter general en trayectos directos, en vuelos, líneas o recorridos que tengan la condición de regular, aunque cuando sea posible se podrán utilizar los servicios de compañías de low cost El adjudicatario realizará la emisión de las tarjetas de embarque y asumirá en su caso, los costes de envío de billetes, reservas u otros documentos necesarios para los usuarios directamente a las dependencias de Consorcio, o al lugar o domicilio que se le indique si el envío no puede realizarse vía . En la documentación de viaje entregada deberán especificarse las direcciones y teléfonos de los lugares o de los responsables de resolver las incidencias que puedan surgir en relación con el transporte y alojamiento contratado, sin coste alguno para el usuario La agencia de viajes tomará las medidas necesarias para que cualquier modificación o anulación de sus prestaciones se resuelva sin cargo alguno para Consorcio. La anulación de un billete emitido implicará en su caso el abono del 100% de los gastos de emisión y sólo se cargarán los gastos de cancelación del mismo si los hubiere. 3 Observaciones Página 3/5

4 6.5.- Consorcio establecerá un protocolo de actuación para la contratación de los servicios de agencia de viajes por el personal de la entidad. Este protocolo será de obligado cumplimiento para la agencia adjudicataria. El Consorcio facilitará una relación de los trabajadores junto con los datos personales necesarios para la correcta ejecución del servicio incluyendo copia de los D.N.I., pasaportes, tarjetas descuento, grupo de pertenencia para la determinación de la correspondiente dieta de alojamiento La empresa adjudicataria se compromete a gestionar los servicios con la máxima rapidez y eficacia, utilizando a tal fin los medios que mejor garanticen la calidad del servicio requerido. En todo caso, deberá respetar el plazo máximo de 24 horas para la respuesta establecido en el punto 4 del presente Pliego. La empresa adjudicataria deberá contar con el personal necesario y la cualificación técnica adecuada para la prestación del servicio. Proporcionará una relación del personal que se dedique a la gestión de este contrato así como la designación de una persona como responsable o interlocutora. La persona responsable de la oficina deberá contar con capacidad y poder suficiente para: - Ostentar la representación de la agencia cuando sea necesaria su actuación en los actos derivados del cumplimiento de las obligaciones contraídas para la ejecución de los diferentes servicios contratados. - Organizar las prestaciones y poner en práctica el Protocolo de actuación establecido por Consorcio. - Realizar las propuestas pertinentes y colaborar con Consorcio, en la resolución de los problemas que se planteen durante la vigencia del contrato La empresa adjudicataria atenderá y realizará el servicio de reserva, confirmación y emisión de los documentos que justifican los servicios prestados en jornada de lunes a viernes, con horario mínimo de 9,00 a 20,00 horas. Asimismo, el licitador deberá disponer de un servicio telefónico de 24 horas. Deberá aportar una declaración responsable que incluya este servicio, el teléfono y la persona/s de contacto responsables del servicio Corresponde a la Agencia, sin coste alguno para Consorcio la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización del servicio. 7.- TARIFAS. Una vez formalizado el contrato, y siempre que lo solicite Consorcio, la agencia de viajes adjudicataria facilitará a Consorcio, una lista de las tarifas oficiales, de las tarifas especiales y de las reducciones ofrecidas (conseguidas para los usuarios del presente contrato), clasificados según los distintos tipos de transportes y los principales destinos. 8.- CONFIDENCIALIDAD. La empresa adjudicataria deberá guardar el debido sigilo sobre el contenido y desarrollo del contrato. Se establece un plazo de confidencialidad de la información de cinco años. La información proporcionada por Consorcio a cerca de los usuarios finales de los servicios a contratar, será única y exclusivamente utilizada por la empresa adjudicataria con el fin de proporcionar una mejor asistencia, debiendo garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de dichos datos. 9.- DURACIÓN DEL CONTRATO. La duración del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2017, prorrogable por un año más DIRECCIÓN DE LOS TRABAJOS. Con el fin de asegurar el normal funcionamiento del servicio a contratar, Consorcio podrá convocar a la empresa contratada cuantas veces juzgue oportuno con el fin de asegurar el cumplimiento de lo establecido en la descripción de contenidos del servicio. 4 Observaciones Página 4/5

5 Por ello, a fin de controlar adecuadamente que el adjudicatario ofrece en cada momento la mejor oferta disponible en el mercado, y que aplica correctamente las reglas fijadas en el procedimiento para determinar el precio definitivo (con relación a costes efectivos y bonificaciones o descuentos sobre el precio pactadas) Consorcio, queda facultada para contrastar la información suministrada por el contratista, con la que ofrezcan otras agencias de viajes, solicitando a tal efecto presupuestos alternativos. Javier Torres Morote Director Área de Planificación Turística CONSORCIO TURISMO DE SEVILLA 5 Observaciones Página 5/5