Agencia Tributaria RECOMENDACIONES PARA LA CORRECTA CUMPLIMENTACIÓN DE LA SOLICITUD DE NIF A LA AGENCIA TRIBUTARIA A TRAVÉS DE LOS NOTARIOS

Transcripción

1 RECOMENDACIONES PARA LA CORRECTA CUMPLIMENTACIÓN DE LA SOLICITUD DE NIF A LA AGENCIA TRIBUTARIA A TRAVÉS DE LOS NOTARIOS El Convenio de colaboración entre la AEAT y el Consejo General del Notariado para la presentación de la declaración censal de alta, modelo 036, en representación de terceros y la asignación de NIF provisional y definitivo en el proceso de creación de entidades ante Notario entró en vigor en el mes de noviembre de Con fecha 26 de febrero de 2007, se recogieron en una nota una serie de recomendaciones para la correcta cumplimentación de la solicitud de NIF a la Agencia Tributaria a través de los Notarios. Desde el año 2012 ya es posible solicitar el NIF definitivo por esta vía. A pesar de que en algunos casos se ha observado que la cumplimentación de la solicitud de NIF ya es correcta, en otros continúan existiendo errores, lo que hace aconsejable reiterar el contenido de la nota, debidamente actualizada. Así, se actualiza los diversos tipos de entidad que se pueden tramitar dentro de cada clave y se informa de la necesidad de eliminar la coletilla EN CONSTITUCIÓN de la denominación social de entidades en las solicitudes de NIF provisional. Igualmente, se advierte que se debe comunicar los datos completos de la representación legal y socios promotores de las entidades para poder tramitar el NIF, entre otros aspectos relevantes. FORMA JURÍDICA Y TIPO DE ENTIDAD Es importante indicar la forma jurídica de la entidad (que se corresponde con los distintos tipos de letras de NIF), especialmente en el caso de sociedades anónimas o sociedades limitadas, para las que hay que señalar el código y tipo de entidad concreto de que se trate (que se corresponde con los diferentes códigos numéricos existentes dentro de cada una de estas letras de NIF). Las formas jurídicas y los códigos específicos son los siguientes:

2 A SOCIEDADES ANÓNIMAS VA Sociedad Anónima constituida para la venta 17 Sociedad Anónima Cotizadas de Inversión en el Mercado Inmobiliario 18 Sociedad Anónima Unipersonal 20 Sociedad Anónima Europea 31 Sociedad Anónima 33 Sociedad Anónima Laboral 51 Sociedad Anónima Profesional 58 Sociedad Inversión Capital Variable SA (SICAV) B SOCIEDADES LIMITADAS NE Sociedad Limitada Nueva Empresa VB Sociedad Limitada constituida para la venta 19 Sociedad Limitada Unipersonal 30 Sociedad Limitada Laboral 32 Sociedad de Responsabilidad Limitada 52 Sociedad Limitada Profesional C SOCIEDADES COLECTIVAS 34 Sociedad Colectiva D SOCIEDADES COMANDITARIAS 35 Sociedad Comanditaria F SOCIEDADES COOPERATIVAS 36 Sociedad Cooperativa 55 Sociedad Cooperativa Europea DENOMINACIÓN SOCIAL Existe un campo de 125 posiciones para incluir la denominación de la entidad (las posiciones se contabilizarán sumando el número de letras más los espacios entre palabras). En el caso de que se trate de una denominación mayor de 40 posiciones, se solicitará a la entidad una denominación a efectos de comunicación ( razón social de comunicación ) de 40 posiciones, que deberá recoger la denominación con las abreviaturas necesarias que se consideren más lógicas para la reducción de posiciones. Este nuevo campo permitirá disponer de un nombre abreviado de las denominaciones largas, que será el que se muestre habitualmente en las pantallas de las aplicaciones informáticas de la AEAT y el utilizado en las comunicaciones con el contribuyente.

3 Además de indicarse la forma jurídica de la entidad en el apartado correspondiente, deberá añadirse como parte de la denominación social la abreviatura correspondiente al tipo de entidad de que se trate: - sociedad anónima constituida para la venta: SA para la venta - sociedad anónima Cotizada de Inversión en el Mercado Inmobiliario: SOCIMI SA - sociedad anónima unipersonal: SAU - sociedad anónima europea: SE - sociedad anónima: SA - sociedad anónima laboral: SAL - sociedad anónima profesional: SAP - sociedad inversión capital variable SA: SICAV SA - sociedad limitada nueva empresa: SLNE - sociedad limitada constituida para la venta: SL para la venta - sociedad limitada unipersonal: SLU - sociedad limitada laboral: SLL - sociedad de responsabilidad limitada: SL o SRL - sociedad limitada profesional: SLP - sociedad colectiva: SC o SRC - sociedad comanditaria simple: S.com - sociedad comanditaria por acciones: S.com.p.A - sociedad cooperativa: S.coop - sociedad cooperativa europea: SCE Deberán transcribirse estos términos a continuación de la denominación, dejando sólo un espacio y sin incluir coma, y escribiendo la abreviatura tal y como se ha indicado. AVISO IMPORTANTE A partir de día 1 de abril de 2013, cuando se solicita un NIF de carácter provisional, NO se deberá añadir a la razón social el término EN CONSTITUCIÓN que debía escribirse a continuación de la denominación (después de la abreviatura de la forma jurídica) hasta ese momento. La razón es que se ha incorporado un mecanismo, vinculado al carácter provisional del NIF, que añadirá este término en la denominación social, automáticamente, en la tarjeta que acredita el NIF de la entidad. Además, mediante el mismo mecanismo se eliminará de la denominación social el término en constitución cuando la entidad en formación disponga del NIF definitivo. Se han detectado algunos casos en los que se ha solicitado un NIF provisional en el momento de otorgarse la escritura pública ante el

4 Notario y, sin embargo, la entidad ya había obtenido un NIF provisional al solicitarlo directamente ante la Agencia Tributaria aportando el acuerdo de voluntades, documento privado previo a la escritura de constitución o vía STT CIRCE mediante el DUE. Por ello, se ruega que, antes de solicitar un NIF provisional para una entidad, se verifique que la misma no dispone ya de uno. IDENTIFICACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN Y DE LOS SOCIOS Es muy importante tener especial cuidado al transcribir los datos, incluido el NIF de las personas que ostenten la representación legal y de los socios, contenidos en los documentos acreditativos correspondientes: DNI, NIE o tarjeta acreditativa del NIF expedida por la AEAT para personas jurídicas y entidades y para personas físicas con NIF K, L ó M. Especialmente, deberá prestarse especial atención en la cumplimentación de los apellidos y el nombre, que deberán incluirse en sus respectivas casillas. Se recuerda que, según se establece en el artículo Doce de la Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas, que introduce el artículo 212 bis, cuando el administrador de una entidad es una entidad jurídica, es necesario que se indique además un representante de la misma que sea una persona física (persona natural designada por persona jurídica administradora) Debe verificarse que tanto los representantes legales como los socios que deben figurar en la solicitud de NIF provisional o definitivo de la entidad constan ya de alta en el Censo de Obligados Tributarios. Para comprobar si una entidad o persona física está censada y verificar sus datos, se puede acceder a la sede electrónica de la agencia (https// con certificado de usuario. - Para personas jurídicas: Procedimientos, Servicios y Trámites (Información y Registro) / Censos, NIF y domicilio fiscal / Censos /

5 Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores - Declaración censal de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada./ Trámites / Consultas / Consulta por NIF (entidades jurídicas). - Para personas físicas: Procedimientos, Servicios y Trámites (Información y Registro) / Censos, NIF y domicilio fiscal / Censos / Modelo 030. Censo de obligados tributarios-declaración censal de alta, cambio de domicilio y/o de variación de datos personales / Trámites / Consultas /Comprobación de un NIF de terceros a efectos censales. NECESIDAD DE ACREDITAR EL NIF Se recuerda que el Reglamento general de aplicación de los tributos, aprobado por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, que entró en vigor el pasado 1 de enero de 2008, obliga a todos los menores que realicen o participen en operaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria a disponer de NIF. El NIF de los menores será su DNI o su NIE si disponen de ellos. Si no los hubieran obtenido, sería conveniente que lo obtuvieran voluntariamente, solicitándolo ante el Ministerio del Interior. No obstante, si el menor no solicita el DNI o el NIE, la AEAT puede asignarle un NIF propio de acuerdo con las siguientes reglas: 1. A los menores de 14 años, españoles y residentes en España se les asignará un NIF que comenzará con la letra K 2. A los menores de 14 años, españoles y residentes en el extranjero se les asignará un NIF que comenzará con la letra L 3. A los extranjeros menores de edad que no dispongan de NIE se les asignará un NIF que comenzará con la letra M La solicitud de NIF debe realizarse mediante la presentación del Modelo 030 de Declaración censal de alta en el Censo de obligados tributarios, cambio de domicilio y/o variación de datos personales.

6 Por otra parte, queremos hacer hincapié en que la obligación de consignar el NIF en los documentos notariales se desprende de lo establecido en el artículo 23. d) de la Ley de 28 de mayo de 1862, del Notariado, modificada por la Ley 36/2006, de 29 de noviembre, de medidas para la prevención del fraude, y en el artículo 27.2 c) del RGAT, aprobado por Real Decreto 1065/2007. Cuando se formalicen actos o contratos ante notario que tengan por objeto la declaración, constitución, adquisición, transmisión, modificación o extinción del dominio y los demás derechos reales sobre bienes inmuebles o cualquier otro acto o contrato con trascendencia tributaria. En estos casos, se deberá incluir en las escrituras o documentos el número de identificación fiscal de las personas o entidades que comparezcan y los de las personas en cuya representación actúen. Cuando se incumpla esta obligación los notarios deberán presentar a la Administración tributaria la declaración informativa a que se refiere el artículo 51 del RGAT Esta letra c) tiene su antecedente en el apartado 3 de artículo 6 del RD 338/1990 pero presenta algunas diferencias con éste. En primer lugar, a la obligación de consignar el NIF de los otorgantes en las escrituras o documentos donde consten actos o contratos cuyo objeto sea la constitución, adquisición, transmisión, modificación o extinción de derechos reales sobre bienes inmuebles, se añade la obligación de que el NIF, tanto de los comparecientes como los de las personas en cuya representación actúen, figure en todos las escrituras y documentos que tengan por objeto cualquier otro acto o contrato con trascendencia tributaria. La constitución de sociedades mercantiles tiene trascendencia tributaria. Madrid, 4 de diciembre de 2013 S.G. de Verificación y Control Tributario Departamento de Gestión Tributaria

7