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Marta Vidal Barbero
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1 Nombre del documento: MANUAL DE POLÍTICAS PARA LA RECEPCIÓN DE PATROCINIOS PARA EVENTOS DE LA UNLA. Fecha de Elaboración: 17/05/2006 Versión de fecha: N de Revisión: 0 Fecha de Revisión: No. de Modificación: 0 Área Responsable: PRP Clave del Documento: Perfil de acceso No. hojas Duplicación Libre M-PRP SI XX NO TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO...1 INTRODUCCIÒN...2 OBJETIVO...2 DEFINICIONES...2 C A P Í T U L O I. De la Fundamentación...3 C A P Í T U L O II. De las Disposiciones Generales...3 C A P Í T U L O III. Del Comité Organizador...3 C A P Í T U L O IV. De la Solicitud de Patrocinios...4 FORMULÓ REVISÓ AUTORIZÓ Vo. Bo. DGSU Alma Yazmín Aburto Zepeda Comité de Normatividad Rector Manuel Guillermo Sánchez Contreras Lista de distribución 1

2 INTRODUCCIÒN La UNLA como parte de sus actividades de divulgación y difusión lleva a cabo eventos como Congresos, Jornadas, Seminarios, Foros u otros. Para financiar dichos eventos, entre otras actividades, se solicitan y reciben patrocinios de personas o instituciones. OBJETIVO El propósito de este Manual es orientar a los organizadores de eventos de la UNLA que contemplan patrocinios en su presupuesto, sobre las actividades, documentos y políticas involucradas en la solicitud y recepción de los mismos. DEFINICIONES Patrocinio: Se refiere a la aportación ya sea en especie o en dinero, recibida de personas o instituciones a cambio de tener acceso a la audiencia de un evento organizado por algún grupo estudiantil o institucional de la UNLA. Patrocinio en especie: Se refieren a aquellos recursos físicos, técnicos o de servicios como: libros, equipo, software, vestuario, alimentos, bebidas, material para punto de venta, asesorías, entre otros. Patrocinio en dinero: Se refieren a aquellos recibidos en efectivo, cheques a nombre de la UNLA, transferencias o depósitos. Comité Organizador: Se refiere al área o grupo de personas responsables de organizar, dirigir, y controlar un evento, asegurando que se cumplan los objetivos propuestos para el mismo. DGA: Dirección General Administrativa. DGSU: Dirección General de Servicios Universitarios. PRP: Promoción y Relaciones Públicas. DIM: Diseño e Imagen Institucional. 2

3 C A P Í T U L O I. Artículo 1 De la Fundamentación Es interés de la Universidad Latina de América (UNLA) organizar eventos académicos, estudiantiles e institucionales mediante la solicitud y recepción de patrocinios ya sean organizados internamente o en coparticipación. C A P Í T U L O II. Artículo 2 Artículo 3 Artículo 4 Artículo 5 Artículo 6 Artículo 7 Artículo 8 Artículo 9 Artículo 10 De las Disposiciones Generales Los eventos en que se planee solicitar patrocinios deberán estar propuestos y presupuestados como proyectos en la Planeación del área. El Comité Organizador deberá de entregar entre 1 y 8 meses antes del evento, dependiendo del tipo y magnitud del mismo, un presupuesto detallado F-PRE- 009 y un cronograma de actividades F-PRP-001 con previa autorización del jefe superior inmediato y/o de Vicerrectoría Académica, donde se especifique, entre otras cosas, los posibles patrocinadores, la cantidad y las fechas estimadas para recibir los patrocinios. En caso de los eventos que no estén dentro de la Planeación, deberán ser aprobados en primera instancia por el jefe superior inmediato y la Vicerrectoría Académica y, finalmente por parte de Rectoría, esto con la anticipación suficiente señalada e incluyendo el presupuesto detallado descrito en el artículo anterior. Las personas o instituciones patrocinadoras reciben a cambio, promoción y/o publicidad a través de los medios, formas y lugares durante el periodo definido para el evento. La universidad no recibirá patrocinios de partido, candidato o asociación política alguna. Esta prohibido promocionar o publicitar en eventos institucionales giros de negocios incompatibles con la filosofía institucional. Los acuerdos que no estén documentados y autorizados por el responsable del evento no serán reconocidos por la UNLA. El tamaño del logotipo de la UNLA siempre deberá de tener mayor peso en relación a los logotipos de los patrocinadores. La imagen del evento deberá ser sancionada por DIM. C A P Í T U L O III. Artículo 11 Artículo 12 Del Comité Organizador Para la organización de eventos y solicitud de patrocinios deberá conformarse un Comité Organizador o designar un responsable del evento. En todo evento participará personal de la Jefatura de PRP quien dará seguimiento y apoyo al Comité Organizador, en donde el presidente deberá 3

4 informar a dicha jefatura las características del evento y quienes conforman el comité. Artículo 13 El Comité Organizador deberá estar integrado, al menos y para los fines del presente Manual, por un presidente, un coordinador general, un tesorero y un responsable de patrocinios. Artículo 14 Artículo 15 Artículo 16 Artículo 17 Artículo 18 El presidente será el Coordinador o Director del área organizadora del evento, y será responsable de coordinar, representar, organizar, y asegurar que se logren los objetivos del evento. El coordinador general, y el responsable de patrocinios podrán ser profesores de tiempo o de asignatura, alumnos o personal de la UNLA. El tesorero deberá ser profesor de tiempo, de asignatura o personal de la UNLA. El tesorero tendrá como funciones y responsabilidades: a. asegurar el buen manejo de los recursos, b. elaborar el presupuesto detallado en conjunto con el presidente, c. presentar al presidente un informe de los recursos recibidos y su aplicación final, dentro del siguiente mes de terminado el evento, quien a su vez rendirá cuentas a la DGA. d. entregar todos los recursos en dinero recibidos por patrocinios, a Tesorería de ingresos de la UNLA, para depositarlos en la cuenta que la DGA designe para tal efecto. El responsable de patrocinios tendrá como funciones y responsabilidades entre otras: a. definir en conjunto con el apoyo del personal de PRP, los paquetes de beneficios a ofrecer a los posibles patrocinadores, b. elaborar las solicitudes en base al formato F-PRP-002 Solicitud de patrocinios, c. gestionar los patrocinios ante los patrocinadores, d. elaborar las cartas acuerdo F-PRP-003, e. enviar copia de las carta-acuerdo a la DGA, f. entregar los recursos recibidos en dinero al tesorero, g. resguardar los recursos de patrocinio recibidos en especie, para lo cual podrá solicitar apoyo de la DGA en cuanto a espacio de almacenamiento. C A P Í T U L O IV. Artículo 19 Artículo 20 De la Solicitud de Patrocinios El Comité Organizador, asesorado por PRP, deberá definir los diferentes tipos de paquetes de beneficios de los que podrán gozar los patrocinadores. Para solicitar patrocinios deberá elaborarse la carta-formato F-PRP-002 que para tal efecto se dispone, firmada por el presidente y por el responsable de patrocinios, solicitando el acuse de recibo correspondiente al patrocinador en una copia de la misma. 4

5 Artículo 21 Artículo 22 Artículo 23 Artículo 24 Artículo 25 Artículo 26 Cuando un posible patrocinador acepte participar, deberá elaborarse la cartaacuerdo F-PRP-003, recabando firma de conformidad del responsable de entregar el patrocinio. Para considerar a los patrocinadores como confirmados, el responsable de patrocinios deberá contar con las cartas-acuerdos firmadas en la fecha señalada en el cronograma. En el caso de invitar a patrocinadores que se consideren de relevancia institucional, la carta-invitación se solicitará, con asesoría de PRP, directamente a Rectoría. Las personas o instituciones patrocinadoras recibirán en todos los casos una carta de agradecimiento firmada por el presidente y responsable de patrocinios. En el caso de patrocinadores de relevancia institucional la carta de agradecimiento se solicitará, con asesoría de PRP, directamente a Rectoría. La DGA deberá elaborar y poner a disposición del Comité Organizador recibos foliados en original y copia, para la recepción de patrocinios en especie. Para la recepción de patrocinios en dinero se elaborará la factura correspondiente. Si la persona o institución patrocinadora que aporta dinero requiere IVA desglosado deberá señalarlo al entregar el patrocinio. En el caso de las personas o instituciones patrocinadoras que no hayan cumplido con lo ofrecido, se deberá de informar a PRP quien le dará seguimiento al caso. 5

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