TERMINOS DE REFERENCIA PARA SELECCIONAR INTERMEDIARIO DE SEGUROS

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1 TERMINOS DE REFERENCIA PARA SELECCIONAR INTERMEDIARIO DE SEGUROS La Superintendencia de Sociedades con el fin de iniciar el proceso de selección del intermediario de seguros de la entidad, para las pólizas indicadas en el listado anexo, se permite invitarlo a presentar una propuesta de negocios, a más tardar, el próximo 20 de enero de 2004, a las 3:00 de la tarde, en la oficina 102, Grupo de Contratos y Apoyo Legal de esta Superintendencia, en la ciudad de Bogotá, D.C., Avenida El Dorado N 46 80, primer piso. I OBJETO Seleccionar el corredor de seguros para la entidad La oferta deberá cumplir con los siguientes requisitos: 1. Estar suscrita por el Representante Legal de la Compañía; 2. Contener declaración bajo la gravedad de juramento, de no encontrarse el representante legal ni la compañía que representa, incursos en inhabilidad o incompatibilidad que les impida contratar con la Superintendencia de Sociedades; 3. Manifestación bajo la gravedad del juramento de no haber sido sancionado y/o multado por la Superintendencia Bancaria durante los tres (3) últimos años anteriores a la presentación de la oferta; 4. Presentarse en original y una (1) copia, en sobres debidamente cerrados e identificados externamente con el nombre del proponente y si corresponde al original o a la copia; 5. Término de validez no inferior a dos (2) meses, contados a partir del último día para presentar la propuesta, y 6. De conformidad con el artículo 66 de la Ley 863 de 2003, declaración bajo la gravedad del juramento por parte del representante legal, de no encontrarse en situación de deudor moroso con el erario o haber suscrito acuerdos de pago vigentes.

2 A quien se le adjudique el contrato deberá cancelar el valor del certificado que expida la Contaduría General de la Nación, sobre este aspecto. II DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA PROPUESTA: 1. Carta de presentación; 2. Certificado de Constitución y Gerencia, expedido por la Cámara de Comercio, con una antelación no mayor a 30 días; 2. Certificado de Representación Legal, expedido por la Superintendencia Bancaria, con una antelación no mayor de 30 días; 3. Certificación expedida por el revisor fiscal de la compañía, sobre el pago a los sistemas de salud y parafiscales 4. Estados financieros de los dos (2) últimos años (2002 y 2003), con corte a 30 de septiembre, que contengan el balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de cambios en la situación financiera y el estado de flujo de efectivo, acompañados de sus correspondientes notas y debidamente certificados; 7. Fotocopia de la cédula del representante legal que suscribirá el contrato; 8. Certificaciones o constancias de seriedad y cumplimiento de contratos similares celebrados con posteridad al 1º de enero de 2002; 9. Fotocopia de las pólizas de Infidelidad y Riesgos Financieros y Responsabilidad Civil de errores y omisiones contratados por el corredor. La póliza de errores y omisiones deberá tener un valor asegurado mínimo de quinientos millones de pesos ($ ); 10. Garantía de seriedad de la propuesta por un término no inferior a dos (2) meses y por valor de diez millones de pesos ($ ) NOTA: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1341 del Código de Comercio, la comisión del Corredor de Seguros estará a cargo del asegurador, en

3 consecuencia, la Superintendencia de Sociedades no reconocerá ningún valor al Intermediario de Seguros seleccionado. III CONTENIDO DE LA PROPUESTA: La propuesta deberá especificar de manera breve y concreta, entre otros aspectos, los siguientes: 1.- Programa básico de seguros, el cual debe determinar los criterios técnicos que lo organizan; Para cada ramo propuesto se deberá definir la estructura básica de coberturas y condiciones necesarias y suficientes para proteger los riesgos, incluidas las cláusulas adicionales; 5. Programa de Seguridad Industrial, el cual debe describir el plan de servicios que ofrece sobre seguridad industrial para la prevención y disminución de riesgos. Para el efecto debe presentar y describir las actividades a desarrollar durante el tiempo de la contratación, junto con el respectivo cronograma; 3. Prevención de Pérdidas, el cual debe presentar las recomendaciones, sugerencias y campañas que permitan prevenir o disminuir los riesgos, para la totalidad de los ramos sugeridos a contratar; 4.- tipo de vinculo y nivel de formación de las personas que atenderán el programa de seguros de la Superintendencia de Sociedad; 5.- Experiencia en seguros relacionada con las pólizas a contratar de las personas que atenderán el programa de seguros de la Entidad; 6.- Información sobre el área de sistemas que incluya: a) Equipos; b) Software general, y c) Aplicativos específicos. 7.- Descripción de la estructura organizacional operativa y técnica, acompañada del respectivo organigrama;

4 8.- Hoja de vida de los principales directivos y de los funcionarios que tendrán a su cargo la atención del programa con la entidad, incluido el número de años de experiencia en seguros; 9.- Información de los cinco (5) primeros clientes actuales, con tres (3) pólizas iguales a las que actualmente tiene la Superintendencia, cuyas primas superen los cien millones de pesos ($ ). IV METODOLOGÍA Y FACTORES DE EVALUACIÓN La Superintendencia de Sociedades, previo análisis comparativo de las propuestas que se ciñan estrictamente a los requisitos establecidos en esta invitación, seleccionará el ofrecimiento más favorable a la entidad, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley 80 de 1993 y al artículo 3º del Decreto 1436 de Quien ofrezca la mejor alternativa obtendrá la máxima calificación, los demás proporcionalmente. El mayor puntaje estará sobre un total de 100 puntos distribuidos con base en los siguientes criterios de selección 1. Administración de riesgos 30 puntos 1.1- Propuesta de cobertura y condiciones 10 puntos 1.2-Programa de seguridad industrial 1.3-Propuesta de prevención de perdidas 10 puntos 10 puntos 1.1 Programa básico de seguros El proponente deberá describir los criterios técnicos generales que se utilizarán para estructurar el programa de seguros de la entidad, para sus necesidades básicas y condiciones de riesgo. Para cada ramo propuesto se deberá definir la estructura básica de coberturas y condiciones necesarias y suficientes para proteger los riesgos, incluidas las cláusulas adicionales. 1.2 Programa de Seguridad Industrial

5 El proponente deberá describir el plan de servicios que ofrece sobre seguridad industrial para la prevención y disminución de riesgos. Para el efecto debe presentar y describir las actividades a desarrollar durante el tiempo de la contratación, junto con el respectivo cronograma. Por cada actividad con su respectivo cronograma se asignarán 2 puntos, para un máximo de 10 puntos. No se asignará puntaje a la actividad que no presente el respectivo cronograma. 1.3 Prevención de Pérdidas El proponente deberá presentar las recomendaciones, sugerencias y campañas que permitan prevenir o disminuir los riesgos, para la totalidad de los ramos sugeridos a contratar. El proponente que presente el programa de prevención de perdidas con los requisitos aquí establecidos y para la totalidad de los ramos, obtendrá 10 puntos. El proponente que no cumpla con lo solicitado obtendrá el puntaje proporcional por cada ramo ofrecido. 2. Capacidad técnica 30 puntos 2.1 tipo de vinculo y nivel de formación de las personas que atenderán el programa de seguros de la Superintendencia de Sociedades Vinculación 15 puntos 6 puntos laboral permanente no laboral 6 puntos 2 puntos Nivel de formación 9 puntos Titulo universitario Tecnólogo o técnico en seguros 9 puntos 4 puntos El máximo puntaje a obtener por tipo de vínculo con el corredor y nivel de formación del recurso humano puesto a disposición de la entidad, será de

6 15 puntos. Su calculo será el resultado de la aplicación de los puntajes de los numerales y a cada persona que atenderá el programa, para luego obtener un promedio que represente el recurso humano ofrecido. 2.2 Experiencia en seguros relacionada con las pólizas a contratar de las personas que atenderán el programa de seguros de la Superintendencia de Sociedades 15 puntos Mas de diez años 15 puntos Entre cinco años y diez años 9 puntos Menos de cinco años 5 puntos El puntaje máximo a obtener en experiencia en seguros de las personas que atenderán el programa de la entidad es de 15 puntos. Su calculo será el resultado de la aplicación de los puntajes de los numerales y y 2.2.3, a cada persona que atenderá el programa, para luego obtener un promedio que represente la experiencia en seguros ofrecida. 3. Infraestructura operativa 10 puntos Entendida como el conjunto de recursos, distintos al humano, que el intermediario ofrece tener al servicio de la Superintendencia en función directa de sus necesidades 3.1- Información sobre el área de sistemas 5 puntos 3.2- Estructura organizacional operativa y técnica 5 puntos 4. Experiencia 30 puntos 4.1- Los cinco (5) primeros clientes actuales con tres (3) pólizas iguales a las que actualmente tiene la Superintendencia cuyas primas superen los cien millones de pesos ($ ) 10 puntos 4.2- Certificaciones suscritas por los representantes legales de los clientes del proponente a los que se

7 les haya atendido un siniestro durante el período , en las que se califique satisfactoriamente el servicio recibido del corredor. Tres (3) Certificaciones Cuatro(4) certificaciones Cinco (5) certificaciones Seis (6) certificaciones o más 20 puntos 5 puntos 10 puntos 15 puntos 20 puntos V VISITA El Grupo de Contratos y Apoyo Legal de la Superintendencia, atenderá a los proponentes que deseen visitar la entidad para obtener información relacionada con la elaboración y diseño del programa de seguros que deberán presentar como parte de la propuesta, el día 15 de enero a las 9:00 a.m. VI TÉRMINO PARA LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO La evaluación de las ofertas de hará entre 21 al 26 de enero de 2004 y la adjudicación a mas tardar el 30 de enero de VII CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de empate, se definirá por el proponente que tenga un menor índice de endeudamiento de conformidad con la evaluación financiera efectuada. En el evento de continuar el empate se definirá por sorteo.

8 PÓLIZAS SUSCRITAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Y VALOR ASEGURADO PERÍODO MARZO 2003 A MARZO DE ) TODO RIESGO DAÑO MATERIAL $ ) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL $ ) MANEJO GLOBAL ENTIDADES OFICIALES $ ) SEGURO AUTOMOVILES $ PERIODO MAYO 2003 A MAYO ) ASEGURAMIENTO DE BIENES INMUEBLES HIPOTECADOS A FAVOR DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES VIDA GRUPO DEUDORES $ INCENDIO TODO RIESGO $

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