Planificación Informática 0. Generalidades

Transcripción

1 Ingeniería Civil Informática Planificación Informática 0. Generalidades Prof. Guillermo E. Badillo Astudillo Semestre II, 2014

2 Presentación del curso Profesor: Guillermo E. Badillo Astudillo Profesor Asistente, Facultad de Ingeniería, Universidad Andrés Bello. Director General de Pregrado FI. Curso: ICF 352 Planificación Informática Semestre 2, 2014 Nivel: Pregrado Descripción del curso:icf352 se diseñó como un curso de pregrado para la carrera de Ingeniería Civil en Informática, que busca entregar una visión estratégica de los sistemas de información en una clave de negocios y un lenguaje de negocios. Los ingenieros en informática tienen una mirada técnica de su área de negocios, luego para poder entregar una propuesta de valor en las organizaciones donde trabajen, necesitan tener la capacidad y la habilidad de comprender la naturaleza de la organización: cuáles son sus objetivos, su visión, su misión, su estrategia, sus políticas. Necesitan conocer el negocio en clave de negocio, para definir qué tecnologías de la información son necesarias, de qué forma son necesarias y cuáles serán los impactos en la organización, tanto desde un punto de vista estratégico como operativo y económico. 2

3 Motivación del Curso IT STRATEGIC PLAN The Process: The overarching IT Strategic Planning process, which launched in Fall 2011, utilizes a methodology that will achieve several objectives: Position the University as a "leader and best" in the use and application of existing and emerging technologies particularly in the area of research, teaching and learning, engagement, and operations. Ensure the University has a shared vision for future technologies and services available on campus. Establish an enterprise architecture or process for translating the shared vision into venture change that is endorsed by IT Governance and utilized in the University's planning and decision-making process. Establish a guide for IT investments that propel innovation at the University and that advance the institution's mission. Position technology innovation and improvement as a development opportunity. Provide the President, Regents, and Executive Officers with a roadmap for pursuing major IT investments. prof. G. Badillo, 2014_1 3

4 Motivación del curso: Estrategia Tecnológica Una estrategia efectiva responde las siguientes tres preguntas: Cómo crearemos valor cómo evolucionará la tecnología Cómo cambiará el mercado Cómo nos organizaremos eficientemente Cómo capturaremos valor Cómo competimos para ganar ventaja competitiva sostenible? Cómo debemos competir si los estándares son importantes? Cómo gestionar las plataformas tecnológicas? Cómo ofreceremos valor cómo deberíamos ejecutar la estrategia Cómo llevamos a cabo las decisiones estratégicas, y tomamos acciones decisivas. 4

5 Motivación del curso:transformación del negocio basado en la tecnología Los grandes avances en tecnología deben ser aprovechados para la transformación de manera significativa de una empresa en el mercado. Las empresas se deben enfocar en los principales asuntos que permitan transformar sus estrategias técnicas y de mercado con éxito, incluyendo los aspectos organizativos y culturales que a menudo provocan que estas transformaciones empresariales fallen. 5

6 Motivación del curso: los elementos claves en la gestión de TI Cómo las TI y sus diversas representaciones en los negocios, tal como Internet, afectan a la competitividad actual y futura? Cómo alinear la estrategia de negocio y los planes con la estrategia y los planes de TI.? Cómo implementamos nuevos sistemas, cambios en la conducta de trabajo, y formas de gestionar proyectos? Cómo debemos organizar y gobernar la TI en una organización? Etc. ref: prof. Cyrus Gibson, MIT 6

7 Motivación del curso: Conexión entre la empresa, la infraestructura de TI y las capacidades de negocio Los servicios que una empresa es capaz de brindar a sus clientes, proveedores, y empleados son una función directa de su infraestructura de TI. Lo ideal es que apoye la estrategia de negocios y los sistemas de información de la empresa. Las nuevas tecnologías tienen un tremendo impacto sobre la estrategia de negocios y de TI, así como en los servicios que se pueden proveer a los clientes. Ref: Sistemas de información gerencial, Kenneth C. Laudon & Jane P. Laudon 7

8 The top ten strategic technology trends for 2014 include: 1. Mobile Device Diversity and Management 2. Mobile Apps and Applications 3. The Internet of Everything 4. Hybrid Cloud and IT as Service Broker 5. Cloud/Client Architecture 6. The Era of Personal Cloud 7. Software Defined Anything 8. Web-Scale IT 9. Smart Machines D Printing 8

9 Governance de TI, Toma de Decisiones en Sistemas de Información (IT) qué es el governance en TI? Proceso de especificación de las decisiones, derechos y responsabilidades en un marco conceptual de tal manera de encontrar la forma adecuada del uso de TI Básicamente el governance de TI determina quién toma las decisiones de TI. porqué es importante para una empresa? Contamos con diversos recursos en TI dispuestos en las distintas unidades de negocio, que coordinados de mejor forma, lograran mejorar tangiblemente nuestros resultados. porqué ahora? Las iniciativas que involucran TI, requieren del soporte de una gobernabilidad clara y orientada a procesos de optimización. La compañía requiere dar el siguiente paso orientado a estandarizar las operaciones y logar los beneficios de volumen o escala. Además deben focalizarse al crecimiento, una operación bien consolidada permite crecer y adquirir nuevas operaciones en forma más rápida y económica. Objetivos: Definir en conjunto, una serie de reglas y principios respecto a TI, de forma que nos puedan ayudar a una compañía a tener un mejor governance, y por ende a tomar mejores decisiones respecto de las inversiones y foco futuro del área.

10 Gobernabilidad Algunas Creencias Básicas Invertir con éxito en la TI para transformar la empresa y crear productos y servicios con valor agregado se ha convertido en una habilidad universal en el mundo de los negocios Su manejo eficaz genera verdaderos beneficios empresariales, tales como: reputación, confianza, liderazgo en productos, costos reducidos, etc. En resumen valor para los inversionistas. Empresas con una gobernabilidad de TI superior tienen mejores resultados de sus inversiones de TI. Las empresas han estado en permanentemente en el desarrollo de su infraestructura y servicios de TI y algunas están en una etapa en la que hay una complejidad innecesaria en sus sistemas, tanto en HW como en SW de diferentes tipos. Esta complejidad innecesaria se refleja también en costos innecesarios. Las empresas que reconocen este estado de desarrollo pueden beneficiarse de la gobernabilidad en TI. La gobernabilidad funcional o en unidades de negocio independientes,limita la capacidad de visión y ejecución integral y estandarizada que optimiza seriamente las inversiones en iniciativas de cambio. Preguntas Claves: Que tan importante es la TI para mantener la empresa? Cuál es su trascendencia para el crecimiento de la compañía? Qué tan lejos debe ir la empresa en la mitigación de riesgos? La TI es un tema regular en el programa de la dirección y se atiende de manera estructurada? El nivel de los informes del director de mayor rango de la TI, Corresponde a la importancia que tiene la misma?

11 qué tipo de decisiones se deben tomar en TI? IT Principles : Clarificar el rol de negocio de IT IT Architecture : Organización de los datos, aplicaciones, marcas, modelos,etc IT Infraestructure : Definir niveles de servicios y centralización de TI Business Application needs : Especificar las necesidades del negocio para la compra o desarrollo interno de aplicaciones IT investment and prioritization : Elegir que iniciativas se financiaran y como se invertirá

12 Decisiones/Atribuciones del MODELO GOVERNANCE IT Principles : Clarificar el rol de negocio de IT IT Architecture : Organización de los datos, aplicaciones, marcas, modelos,etc IT Infraestructure : Definir niveles de servicios y centralización de TI Business Application needs : Especificar las necesidades del negocio para la compra o desarrollo interno de aplicaciones IT investment and prioritization : Elegir que iniciativas se financiaran y como se invertirá IT IT IT Business IT investment Principles Architecture Infraestructure Application needs and prioritization EVP CIO Gtes Generales Decisiones de negocio Decisiones técnicas Decisiones de negocio IT País

13 Decisiones/Atribuciones del MODELO GOVERNANCE IT Principles : Clarificar el rol de negocio de IT IT Architecture : Organización de los datos, aplicaciones, marcas, modelos,etc IT Infraestructure : Definir niveles de servicios y centralización de TI Business Application needs : Especificar las necesidades del negocio para la compra o desarrollo interno de aplicaciones IT investment and prioritization : Elegir que iniciativas se financiaran y como se invertirá IT IT IT Business IT investment Principles Architecture Infraestructure Application needs and prioritization EVP CIO Gtes Generales IT País Decisiones de negocio Decisiones técnicas Decisiones de negocio

14 IT PRINCIPLES - QUÉ TENEMOS QUE DEFINIR? Rol de TI en la empresa Cuáles son los pilares de la estrategia de TI en la empresa? Rol del CIO y administradores locales de TI Cómo se toman las decisiones de priorización? cuánto debiera invertir la empresa en TI? cuál es el modelo de governabilidad de TI en la empresa? Cuán centralizados/descentralizados queremos ser? Cómo resolvemos los conflictos?

15 IT PRINCIPLES - QUÉ TENEMOS QUE DEFINIR? Rol de TI en la empresa Cuáles son los pilares de la estrategia de TI en la empresa? Rol del CIO y administradores locales de TI Cómo se toman las decisiones de priorización? cuánto debiera invertir en la empresa en TI? cuál es el modelo de governabilidad de TI en la empresa? Cuán centralizados/descentralizados queremos ser? Cómo resolvemos los conflictos?

16 Ejemplo: VISION DE IT EN FASA... A QUÉ ASPIRAMOS Alinear las tecnologías a las metas de negocio. Plan estratégico Sistemas. Estándares Sistemas y arquitecturas abiertas y flexibles Socios tecnológicos de primer nivel Disponibilidad y confianza de la información Orientación al cliente interno Una sola área de sistemas, con los mismos objetivos Crear una Arquitectura de información que permita escalabilidad y actualización en el tiempo Integrar los diferentes sistemas de información. Mejorar el rendimiento del RR.HH. de la compañía.

18 Tres Pilares de la Estrategia de TI Eficiencia Operativa Aprovechamiento de la Tecnología Alineación a Procesos de Negocio Buscar la más alta rentabilidad de las inversiones de Informática Priorizar proyectos e iniciativas, con base en las necesidades de Evolución de la empresa Optimizar recursos y capacidades Anticipar tecnologías emergentes, con beneficios para la empresa Soportar las mejores prácticas con las herramientas tecnológicas adecuadas Usar la tecnología como habilitador del cambio cultural Innovar mediante la optimización de los procesos e incorporación de prácticas de otras industrias Diseñar roles y organización requerida por proceso de negocio Adecuar perfil del personal de Informática, de tecnología a conocimiento de los procesos

20 Cuales deberían ser las prioridades del CIO? TOP CIO Priorities : MANAGEMENT Demostrar al negocio el valor de la tecnologia Desarrollar/Mantener arquitecturas de TI Desarrollar liderazgo en el equipo del TI Permitir (otorgar) el rapido crecimiento del negocio Mejorar el governance de TI Manejar relaciones externas Salvaguardar la provacidad Priorizar y administrar proyectos Proveer liderazgo y guia al directorio/gerencia Reducir la complejidad de TI Reducir el tiempo de espera al implementar nuevas TI Reducir el costo total de TI Incrementar la seguridad de TI Realizar estrategias de TI asociadas al negocio VOTACION Gte Gene Gte Sist Gte Com Gte Opera Gte LogisGte Apo PROMEDIO

21 Rol del IT Manager Local El rol del IT Manager debe cambiarse a ser más bien un centralizador del negocio, generar más y mejores transformaciones del negocio. La fusión del proceso de negocio y la tecnologia elevará e incrementará la importancia del rol del IT Manager como un agente clave de cambio del negocio Mantener el liderazgo tecnologico (invirtiendo para el futuro) y estár suficientemente actualizado con USA y Europa Medir el nivel de servicio de TI y comprometerse en mejorar Administrar los activos de la compañía en forma detallada Manejar el riesgo de TI. Coordinación abosoluta con la visión corp de IT Rol CIO CIO debe consistentemente alinear, medir y madurar los procesos de TI, a través de la planificación dinamica, excelencia operacional y administración de la relación de negocio. Integrar las politicas, gente, plataforma y procesos a lograr los objetivos del negocio adminitrando las inversiones, riesgo, rapidez, calidad, tiempo, y alineamiento del negocio Supervisión fuente para cumplir objetivos de estandarización y reducción de costo globales. Acciones : Coordinación y Respetar el Governance

22 Alta prioridad del CIO será generar beneficios en periodos cortos Tendencia: Para el 2006, tenemos claro lo que realmente debemos hacer, y que pasa para el 2007? Al desarrollar proyecto a proyecto, desafio a desafio, la mayoria perdemos la oportunidad de negociar descuento por tamaño. Establecer procesos formales de renegociación y negociación anual de las adquisicones de HW y SW, mantenciones o servicios Los costos de periodos largos provienen de iniciativas de periodos cortos Revisar constantemente la utilización del hw y sw Revisar constantemente Acciones : Plan de renegociaciones servicios con proveedores (Extraer las fechas de termino, establecer periodos de negociación, buscar proveedoresivos, determinar mejor opción) Plan de obtención descuentos globalizados de todo el capex global del año (Unificación de herramientas) Plan de reutilización de Hw y SW Plan de descubrir los costos ocultos

24 Priorización de inversión IT Tendencia: Para el 2005, 65% de las empresas financiarán más de la mitad de sus proyectos de IT usando un business-unitdriven, implentando el just-in-time funding model (0,7 probability) - Gartner Existirá una reunón de Gerentes Generales antes del presupuesto para conformar una lista de proyecto global, que estará en conocimiento de todos los asistentes, en ese momento votaremos por las prioridades Globales y Locales. Toda inversión de IT deben será soportada por un Business Case con un ROI demostrado (aunque se haya aprobado en el presupuesto) y ser aprobadas por el CIO En caso de que la inversión supere los us$ Autoriza Localmente : Gerente Unidad de Negocio, Finanzas Local y IT Manager Autoriza Corporativamente : Comité de inversiones Inversiones que provienen de necesidades nuevas prácticas, obligaciones, auditorias, etc. Y que no tienen un caso de negocio claro, también deben ser fundadas. La unidad de negocio debe optimizar el presupuesto de IT Se revisrá semestralmente el status de lista Global y mensualmente el status de la lista local. Proyectos que fayen al demostrar sus logros, tendrán dificultades de obtención de fondos futuros.. Acciones : Desarrollar un portfolio formal de proyectos e iniciativas de IT

26 TCO Model Defined Ene-Dic (e) MEXICO CHILE Current Current Direct Costs (budgeted) Detail US$ Total US$ % Detail US$ Total US$ % Hardware & Software Hardware y Software ,87% ,81% 0,00% ,29% Operations RRHH ,06% ,69% Operations ,73% ,69% Mantención Informática Soporte Comunicación Voz Comunicación Datos Developers RRHH ,34% ,23% Other Costs NO IT 0 0,00% ,29% Total Direct Costs Indirect Costs (unbudgeted) End users operations 0 0 Downtime 0 0 Total Indirect Costs 0 0 Annual Total Cost of Ownership (TCO) Total TCO as a % annual revenue 1,70% 1,71% Total TCO direct costs as a % annual revenue 1,70% 1,71% Preguntas Claves: Cuál debe ser nuestro benchmark de TCO al año? Cuál es nuestra capacidad de generar ahorros si coordinamos los esfuerzos?

27 Nuestro nivel de inversión Capex IT será... Para los años 2005/ ,9 9,7 10,1 1, IT Budget change from previous year (%) Tendencia: Tradicionalmente las empresas de Retail, con excepción de Walt-Mart, van detrás de otras industrias en cuanto a gasto en TI. Tradicionalmente el gasto que se ejerce se ha enfocado a proyectos operacionales, tales como POS, WMS, etc. Los presupuestos tienden a disminuir en el tiempo. Los CIO deben Dar mas con menos, entonces el desafio es dar mucho mas con mucho menos Foco del CIO: Reducción de costos y gastos. Preguntas Claves: Tenemos realmente un cuadro claro de prioridades a nivel local? global? En que vamos a invertir en los próximos 3 años? Y cuanto?

28 Costos Visibles Controlar y bajar Costo Total de Pertenencia (TCO): Adquisición de Hardware Costos de Mantención Insumos Comunicaciones costo Administraciòn de la Red Costos Ocultos Infraestructura Operadoraciones/downtime Software Productividad Sub-optima de IT Desarrollo de sistemas Entrenamiento y soporte productividad

30 Decisiones/Atribuciones del MODELO GOVERNANCE IT Principles : Clarificar el rol de negocio de IT IT Architecture : Organización de los datos, aplicaciones, marcas, modelos,etc IT Infraestructure : Definir niveles de servicios y centralización de TI Business Application needs : Especificar las necesidades del negocio para la compra o desarrollo interno de aplicaciones IT investment and prioritization : Elegir que iniciativas se financiaran y como se invertirá IT IT IT Business IT investment Principles Architecture Infraestructure Application needs and prioritization EVP CIO Gtes Generales IT País Decisiones de negocio Decisiones técnicas Decisiones de negocio

31 MODELO DE GOVERNANCE PROPUESTO PARA FASA VP Ejecutivo Lidera a nivel global prioridades de inversión en TI Cataliza la relación de colaboración y sinergía entre las UN en aspectos de TI Resuelve conflictos entre UN, TI, y entrega la visión integrada de negocio en las decisiones de sistemas de información Gerentes Generales Alinea TI con los Objetivos de la empresa y produzca los beneficios prometidos Se preocupa que los recursos de la TI se empleen responsablemente Conoce y se preocupa que los riesgos relacionados con la TI se manejen adecuadamente Se preocupa de revisar que las inversiones de TI otorguen el resultado esperado Colabora activamente en la priorización CIO Propone y coordina Estrategia TI Tomar decisiones de alto impacto para maximizar el valor de Fasa en TI Gestionar recursos de TI, hacer cumplir el presupuesto Gestionar riesgos de TI IT Pais 1 IT Pais 2 IT Pais 3 IT Pais 4 Futuras nuevas Unidades Ejecuta Estrategia TI de negocio Cumplir con el presupuesto Preocuparse de lograr las eficiencias para el GRUPO FASA

33 La centralización, al menos, bajará el costo de sistemas de la compañía en un 20%. Centralización / Coordinación

34 Ejemplos POSITIVOS de Centralización Proyecto Contrato corporativo para software de bases de datos Oracle Objetivos Establecer un contrato marco con Oracle Corporation que permita negociar la compra de licencimiento para todos los paises, disminuyendo los costos por licencias y mantenciones en un 40% y la suceptibilidad del proveedor de inspecciones sobre el estado de cumplimiento de licenciamiento. Costos Local US$ Licencias Oracle CTF Corporativo Descuento Local (5%) Total Mantención anual (22%) Centralizado US$ Licencias Oracle CTF Corporativo Descuento Corporativo (40%) Total Mantencion anual (22%) 6.600

36 Caso 1 Se desarrolla el proyecto y se pide ayuda a sistemas para instalar el mismo sistema de Facturación de Chile en México Se entrega el software base sin costo a México? Quién paga los gastos de adaptación de software? Costos de implementación? Se pagan los gastos de mantención? más sueldo a la gente de Chile que ayudó? un premio? bono? Se decide que el sistema se va a mantener y administrar desde Chile se le cobra un costo de operación? cuánto? se puede cobrar utilidades?

37 El manejo de la TI es responsabilidad tanto del VP, CIO y de los Gerentes Generales. Es parte integral del manejo empresarial y consiste en el liderazgo, las estructuras de la organización y los procesos para asegurara que la TI mantenga y amplíe los objetivos y estrategias de la empresa. Cada uno debe cumplir su ROL asignado.

38 Oportunidades Identificadas Integración de Negocios Eficiencia en el proceso de integración de nuevas compañías Flexibilidad en la organización Eficiencia operativa Mejora del funcionamiento general del negocio Homologación de mejores prácticas Integración de tecnología Alineación de la Tecnología de Información a las estrategias del negocio Creación y protección del conocimiento

39 Discusión abierta sobre Key users / Procesos Lo más razonable es definir a un solo responsable (Key users) y estructurar un proceso único y estandard RESPONSABILIDADES PRINCIPALES CARACTERISTICAS Entender, definir e implementar un único proceso. Autorizar modificaciones al proceso y SW asociado Preparar e informar a las unidades de negocio en los procesos futuros (independiente de que SW utilizen) y buscar vias de encuentro Lider de opinión Detallista Metódico Formal Con mobilidad internacional para entender diversas realidades

40 Estructura del nuevo Modelo de KEY USERS El nuevo modelo liga resultados del negocio a la efectividad de los procesos: FINANZAS / CONTABILIDAD BR CH MX PR LOGISTICA RR.HH COMERCIAL OPERACIONES FARMACIA RECURSOS HUMANOS Key user trabaja con un e-groups Responsables de: Efectividad del Proceso LEGAL Responsabilidad Regional Key user Responsable de: Los resultados del negocio

41 CONCLUSIÓN FINAL Cambio de enfoque de modelos locales a un modelo global El nuevo Modelo de Gobierno será creado para asegurar una estandarización permanente: Alineado a resultados de negocio y propiedad de los procesos a nivel global Nuevas figuras de gobierno responsables de: - Asegurar la estandarización - Controlar la evolución de los procesos del negocio - Priorizar, filtrar y administrar el portafolio de proyectos - Diferenciar iniciativas locales por país de iniciativas institucionales El nuevo modelo representará un cambio con visión de largo plazo

42 Nuestra nueva visión : Transformación de la empresa a una Cultura de Procesos