Criterios de Selección

Transcripción

1 II Secretaría de Relaciones Exteriores Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano Auditoría Financiera y de Cumplimiento: Criterios de Selección Esta auditoría se seleccionó con base en los criterios generales y particulares establecidos en la Normativa Institucional de la Auditoría Superior de la Federación para la planeación específica utilizada en la integración del Programa Anual de Auditorías para la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009, considerando la importancia, pertinencia y factibilidad de su realización. Objetivo Fiscalizar la gestión financiera para verificar que el presupuesto asignado en la partida 3807 "Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano", se ejerció y registró conforme a los montos aprobados y de acuerdo con las disposiciones legales y normativas aplicables. Alcance Universo Seleccionado: 1,774,392.3 miles de pesos Muestra Auditada: 1,774,392.3 miles de pesos Representatividad de la Muestra: % Se revisaron 1,774,392.3 miles de pesos, monto que representó el 100.0% del total ejercido por la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE), a través de las representaciones de México en el exterior en la partida 3807 "Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano". Resultados 1. El Manual de Organización Específico de la DGPOP vigente en 2009 fue aprobado por la entonces Titular del Ramo en noviembre de 2006 y actualizado en julio de Al respecto, se identificó que éste no ha sido actualizado y autorizado conforme a las modificaciones que se realizaron en el Reglamento Interior de la dependencia en el mes de enero de Al respecto, la entidad fiscalizada informó que el Manual de Organización Específico de la DGPOP se encuentra en proceso de actualización y revisión por parte de las áreas responsables. Véase acción(es): El Manual Específico de Procedimientos aplicable en 2009 de la DGPOP fue autorizado en septiembre de 2004 y actualizado en diciembre del mismo año, en abril de 2005, agosto y diciembre de 2006, 15 de marzo de 2008, y la última actualización se realizó en agosto de Sin embargo, no se establecen procedimientos para realizar conciliaciones entre las áreas de la DGPOP que están involucradas en el proceso de 1

2 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 radicación de recursos a las representaciones de México en el exterior; para el seguimiento que se tiene que efectuar a nivel central respecto de la aplicación y comprobación de los recursos por las RME y, en su caso, la devolución oportuna de los recursos por éstas a la DGPOP durante y al cierre del ejercicio; para la radicación de los recursos a las RME con cargo en el ejercicio en curso para los gastos de operación del siguiente ejercicio y para las adquisiciones de materiales y suministros y productos básicos que se realizan a nivel central para ser enviados a la Embajada de México en Cuba. Véase acción(es): Los procedimientos Radicaciones Ordinarias a las Representaciones de México en el Exterior y Radicaciones Extraordinarias a las Representaciones de México en el Exterior no establecen las actividades que se llevan a cabo y las áreas involucradas para ejercer el recurso mediante la expedición de Cuentas por Liquidar Certificadas con cargo en la partida 3807 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano, ni las relativas al depósito de esos recursos en cuentas bancarias de la entidad fiscalizada, en tanto se realiza el trámite de radicación a las representaciones de México en el exterior. La entidad fiscalizada informó que dichas actividades se incluirán en la próxima actualización de los procedimientos de Radicaciones Ordinarias y Extraordinarias a las Representaciones de México en el Exterior. Véase acción(es): Para el ejercicio del presupuesto y la administración de los recursos financieros, en general de los miembros del Servicio Exterior Mexicano y el personal local adscrito en las representaciones de México en el exterior, la entidad fiscalizada cuenta con el Manual de Políticas y Normas Presupuestarias para las representaciones de México en el exterior, autorizado por la Oficialía Mayor en diciembre de 2006, actualizado en 2007 y el 1 de junio de De su análisis, se identificó que en el citado manual no se establecen políticas de acuerdo con el esquema presupuestario que le dio a conocer la Secretaría de Hacienda y Crédito Público a la entidad fiscalizada a través del oficio núm. 307-A del 22 de noviembre de 2006, relativas a: la manera de efectuar el registro presupuestario y contable en el momento de la entrega de los recursos a las RME y la comprobación de la recepción por éstas. Asimismo, no se establece la obligación y las responsabilidades de las áreas encargadas de dar el seguimiento relativo a recabar la información y documentación justificativa y comprobatoria que acredite la aplicación de los recursos realizados por las RME a los fines autorizados o, en su caso, los tiempos que deberán observar las RME para efectuar las devoluciones de los recursos no aplicados para que, a partir de que se reciban dichos recursos en las cuentas de la DGPOP, se realice el reintegro dentro de los tres días hábiles que establecen los artículos 84 y 85 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria para su entero a la TESOFE. 2

3 Cabe aclarar que, no obstante que la entidad fiscalizada informó que su Manual de Políticas y Normas para las Representaciones de México en el Exterior constituye una herramienta que facilita la aplicación de los recursos autorizados y transferidos a las representaciones, y que el registro contable y presupuestario se realiza de manera central, con base en lo establecido en el dictamen de la SHCP relativo al mecanismo presupuestario de las RME, no se menciona la manera en que se deberá efectuar el registro presupuestario y contable en el momento de la entrega de los recursos a las RME ni la comprobación de la recepción por éstas. Asimismo, no se establece la obligación ni las responsabilidades de las áreas encargadas de dar el seguimiento relativo a recabar la información y documentación justificativa y comprobatoria que acredite la aplicación de los recursos realizados por las RME a los fines autorizados o, en su caso, los tiempos que deberán observar las RME para efectuar las devoluciones de los recursos no aplicados para que a partir de que se reciban dichos recursos en las cuentas de la DGPOP, se realice el reintegro dentro de los tres días hábiles que establecen los artículos 84 y 85 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria para su entero a la TESOFE. Véase acción(es): El presupuesto original autorizado a la SRE en la partida 3807 "Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano" fue de 671,839.4 miles de pesos, el cual se modificó con ampliaciones por 1,593,971.1 miles de pesos y reducciones por 485,189.9 miles de pesos, lo que dio como resultado un presupuesto modificado de 1,780,620.6 miles de pesos, de los cuales se ejercieron 1,774,392.3 miles de pesos y se tuvo un presupuesto devengado no pagado de 83,233.5 miles de pesos por concepto de Adeudos de Ejercicios Fiscales Anteriores (ADEFAS), y economías por 6,228.3 miles de pesos que permanecieron en la línea global de la TESOFE. Como resultado de la comparación de las cifras del presupuesto ejercido con cargo en la partida 3807 "Gasto de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano por 1,774,392.3 miles de pesos, reportadas en la Cuenta Pública de 2009, con las registradas por la DGPOP en los auxiliares presupuestarios y en el Estado del Ejercicio del Presupuesto al 31 de diciembre de 2009, no se presentaron diferencias, en cumplimiento de la normativa establecida. Asimismo, el presupuesto modificado de la partida 3807 "Gasto de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano se sustentó en los oficios de afectación presupuestaria debidamente requisitados y autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), en cumplimiento de la normativa establecida. 6. Del análisis de los movimientos registrados en el auxiliar presupuestario de la partida 3807 "Gasto de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano, se identificó la expedición de 1,194 Cuentas por Liquidar Certificadas (CLC), por 1,780,567.6 miles de pesos; asimismo, se realizaron reintegros de recursos a la TESOFE por 32,314.8 miles de pesos y se rectificó el presupuesto ejercido por 26,139.5 miles de pesos. Al respecto, se 3

4 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 comprobó que los reintegros y la rectificación realizada se sustentaron en los Avisos de Reintegro, oficios de rectificación y éstos se registraron en el SIAFF. Dichos movimientos dieron como resultado un presupuesto ejercido de 1,774,392.3 miles de pesos, el cual fue reportado en la Cuenta Pública de 2009, de conformidad con la normativa establecida. 7. Con la revisión de 258 avisos de reintegro que se tramitaron ante la TESOFE por 32,314.8 miles de pesos (15,547.7 miles de pesos correspondieron a devoluciones de recursos realizados por las RME y 16,767.1 miles de pesos a diferencias cambiarias), se constató que la DGPOP gestionó 257 avisos de reintegro en el plazo establecido (dentro de los tres días hábiles siguientes de que se recibieron dichos recursos en las cuentas de las UR s de la SRE y/o de su DGPOP), de acuerdo con el esquema presupuestario que le dio a conocer la Secretaría de Hacienda y Crédito Público a la entidad fiscalizada a través del oficio núm. 307-A del 22 de noviembre de 2006; con excepción del reintegro núm por 1, dólares, equivalentes a 13.7 miles de pesos que se gestionaron en un plazo de hasta 28 días. Con motivo de la reunión de discusión de resultados finales, la entidad fiscalizada informó que el reintegro por 1,032 dólares corresponde a una operación realizada fuera del procedimiento establecido para la devolución y entero de recursos de las RME, ya que se realizó la transferencia a la cuenta bancaria número de la SRE en Citibank, N.A., debiendo ser a la cuenta número denominada SRE Reintegros, situación que propició su reintegro en forma desfasada. Véase acción(es): Para realizar la radicación mensual autorizada de las representaciones de México en el exterior, para cubrir sus gastos de operación mensuales ordinarios y extraordinarios, durante el ejercicio de 2009, la DGPOP tramitó ante la TESOFE 1,194 CLC con cargo en la partida 3807 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano por 1,780,567.6 miles de pesos. Los recursos fueron depositados en las cuentas bancarias núms y en el banco CITIBANK, en las ciudades de Nueva York y Londres, respectivamente; en la primer cuenta, se depositaron 95,291.2 miles de dólares equivalentes a 1, miles de pesos y, en la segunda, 24,960.7 miles de euros equivalentes a 464,394.3 miles de pesos. Sobre el particular, del análisis de los estados de cuenta bancarios de enero a diciembre de 2009, se identificó que la entidad fiscalizada obtuvo rendimientos financieros por 24.9 miles de pesos, de (1.5 miles de dólares que equivalieron a 17.9 miles de pesos y 0.4 miles de euros que equivalen a 7.0 miles de pesos); al respecto, la entidad fiscalizada efectuó en tiempo los enteros a la TESOFE. 9. Con el análisis de los registros y reportes que la entidad fiscalizada tiene establecidos para controlar las radicaciones de recursos a las representaciones de México en el exterior, comparados con las CLC que se emitieron y registraron en el Sistema de Administración Financiera Federal (SIAFF), se determinaron fallas de control interno que se mencionan a continuación: 4

5 a) En el listado Presupuesto Radicado a las representaciones de México en el exterior 2009, la DGPOP reportó radicaciones por 1,762,933.2 miles de pesos y se registró un presupuesto ejercido en la partida 3807 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano por el mismo importe que, comparado con el monto que efectivamente correspondió a radicación a través de las CLC de 1,748,665.7 miles de pesos, resultó una diferencia de más por 14,267.5 miles de pesos; asimismo, se determinó una diferencia de 2,569,514.2 miles de pesos respecto de lo registrado en las Cédulas de Radicación de Recursos entregadas por la entidad fiscalizada en base de datos (4,318,179.9 miles de pesos), comparado con el monto de la CLC. b) Los listados de reportes de pago y el detalle de gastos de operación de las RME, que sustentaron las transferencias que efectuó la DGPOP a las cuentas bancarias de las RME por 1,506,858.0 miles de pesos, difirieron en 256,075.2 miles de pesos respecto del presupuesto ejercido en la partida 3807 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano por 1,762,933.2 miles de pesos. Esta situación se presenta debido a que las áreas de la DGPOP involucradas en el proceso de radicaciones ordinarias a las RME no efectúan conciliaciones de los documentos que se requieren para realizar el trámite, los recursos ministrados y el presupuesto ejercido. Conforme se señaló en el Resultado Núm. 2, en el procedimiento Radicaciones Ordinarias y extraordinarias a las Representaciones de México en el Exterior, no consideran llevar a cabo conciliaciones respecto de los recursos que son radicados. Cabe señalar que con motivo de la discusión de resultados preliminares, la entidad fiscalizada presentó la integración de la diferencia de 14,267.5 miles de pesos entre el presupuesto radicado y el ejercido. Por lo que respecta a la diferencia de 2,569,514.2 miles de pesos de lo registrado en las Cédulas de Radicación de Recursos (4,318,179.9 miles de pesos) y el presupuesto ejercido, la entidad fiscalizada informó que el importe total registrado en las Cédulas de Radicación de Recursos para la partida 3807 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano es por 1,751,638.6 miles de pesos, importe que difiere con el reportado en sus registros y controles; sin embargo, no presentó la base de datos modificada. Finalmente, por lo que corresponde a los 1,506,858.0 miles de pesos se informó que el monto no se logró integrar. Con motivo de la discusión de resultados finales, la entidad fiscalizada presentó la base de datos Cédulas de radicación de recursos por un total de 1,750,983.8 miles de pesos; sin embargo, la cantidad correcta de la base de datos es por 1,751,638.6 miles de pesos, ya que no fue considerado un importe por 0.7 miles de pesos; asimismo, por lo que respecta a la diferencia de 256,075.2 miles de pesos se presentaron las aclaraciones, las cuales consisten en: diferencia de 12,301.2 miles de pesos por el tipo de cambio aplicado, 243,972.6 miles de pesos correspondientes 49 CLC, así como el resumen de las radicaciones por representación, la relación del detalle de gastos por partida y los reportes de pago, documentos que no fueron proporcionados en su momento por la entidad fiscalizada, por lo que no fueron considerados en la integración del monto de 1,506,858.0 miles de pesos y

6 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 miles de pesos de menos correspondientes a los reintegros parciales con números , y efectuados a la TESOFE. Véase acción(es): Con la conciliación efectuada entre la base de datos en la que se registraron los importes radicados a las cuentas bancarias de las RME y los recibos originales validados y firmados que remitieron las RME a la DGPOP como sustento del acto de entrega-recepción de los recursos y comprobación del ejercicio del presupuesto de la partida 3807 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano, se determinó lo siguiente: Según CLC, se radicaron recursos por 95,291.2 miles de dólares y 24,930.8 miles de euros que equivalen a 1,284,271.4 miles de pesos y 464,394.3 miles de pesos, respectivamente. Sobre el particular, la entidad fiscalizada proporcionó un total de 1,603 recibos que ascienden a 94,867.2 miles de dólares y 24,930.8 miles de euros que equivalen a 1,283,471.9 miles de pesos y 470,676.5 miles de pesos, respectivamente, donde quedó pendiente la comprobación de 8 recibos por 317,0 miles de dólares, equivalentes a 4,290.7 miles de pesos y 1 un recibo por 25.0 miles de euros equivalentes a miles de pesos, que en su conjunto dan un total de 4,615.0 miles de pesos, correspondientes a las representaciones de México en Argelia y Pakistán. Véase acción(es): En la partida 3807 "Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano" se ejercieron 1,762,933.2 miles de pesos; los recursos se utilizaron para los siguientes conceptos: 1,758,954.0 miles de pesos para los gastos de operación mensuales ordinarios y extraordinarios de las representaciones de México en el exterior, como: sueldos, rentas, materiales y suministros, servicios básicos, mantenimientos, y liquidación de empleados locales, adquisición de mobiliario y equipo informático, realización de eventos culturales y contratación de servicios para programas especiales; se incluyen 1,006.3 miles de pesos por concepto de pagos a proveedores a nivel central relativos a los gastos de la embajada en Cuba y 2, miles de pesos, que se ejercieron para cubrir el depósito en garantía por el arrendamiento de un inmueble en el exterior, con los resultados siguientes: Con cargo en el presupuesto de 2009 de la partida 3807 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano, se efectuaron diversas transferencias con las cuales se radicaron recursos a las cuentas bancarias de 162 RME por 228,584.3 miles de pesos (12,769.4 miles de dólares y 3,350.0 miles de euros equivalentes a 163,938.2 miles de pesos y 64,646.1 miles de pesos, respectivamente), a efecto de que éstas estuvieran en posibilidades de cubrir sus gastos de operación de los meses de enero y febrero de 2010, es decir, el 13.0% del total del presupuesto ejercido de 2009 de esa partida se determinó para anticipar gastos de las RME para el siguiente ejercicio presupuestal. Esta situación ocasionó que la entidad fiscalizada no se ajustara al presupuesto autorizado en 2009 a las representaciones de México en el exterior para sufragar los 6

7 gastos desde el 1 de enero y hasta el 31 de diciembre de ese año derivados de las actividades y compromisos previstos por las representaciones para el cumplimiento de sus objetivos y funciones. Cabe aclarar que con motivo de la reunión de presentación de resultados preliminares, la entidad fiscalizada informó que el envío de los recursos de enero de 2010 de las embajadas y consulados, así como el depósito de los recursos debe realizarse con anticipación para que sean acreditados en las cuentas bancarias de las RME, con objeto de que éstas cumplan con sus obligaciones financieras de: arrendamiento de vivienda, inmuebles, equipo de oficina e informático, así como mantenimientos y limpieza y sueldos de personal local. Asimismo, informa que de conformidad con el dictamen de la SHCP existe la obligación de transferir los recursos de los gastos de operación de enero de 2010 en diciembre de 2009 debido a que éstos ya se encuentran devengados. Además, los recursos fueron devengados y pagados dentro de los límites del calendario del presupuesto autorizado a la SRE en el ejercicio de 2009 ya que correspondían al presupuesto autorizado a las embajadas y consulados para el mes de enero de La entidad fiscalizada señala que de no realizar las transferencias de los gastos de operación de los meses de enero y febrero del siguiente año en el ejercicio 2009, los consulados estarían imposibilitados para hacer frente a las obligaciones financieras contraídas por su operación, además de interrumpir los servicios de protección y atención consular a los migrantes mexicanos. No obstante, el esquema presupuestario considerado por la SHCP, equivalente al registro presupuestario de aportaciones o subsidios, provoca que la entidad fiscalizada no se ajuste al presupuesto autorizado en el mismo ejercicio. Cabe señalar que la entidad fiscalizada, en el numeral 902 del Manual de Políticas y Normas Presupuestarias para las Representaciones de México en el Exterior autorizado el diciembre de 2006, actualizado el 1 de junio de 2009, estableció que las representaciones podrán mantener en las cuentas bancarias los recursos recibidos para gasto de sus oficinas, siempre y cuando esté previsto utilizarlos para el cumplimiento de sus objetivos y programas de trabajo. Sin embargo, en el esquema presupuestario sugerido por la SHCP, mediante el oficio número 307-A , del 22 de noviembre de 2006 emitido por la Unidad de Política y Control Presupuestario, no se establece que las representaciones de México en el exterior no tengan que devolver o reintegrar los recursos no aplicados. Asimismo, informó que, de acuerdo con el dictamen de la SHCP, los recursos se encuentran devengados al ser autorizados y transferidos, y comprobados una vez que se recaba el recibo de entrega-recepción de dichos recursos. En el caso de esta partida (3807), los recursos no son susceptibles de devolución debido a que finamente éstos deberán ser aplicados para la operación de las oficinas, por lo que únicamente aquellos recursos que no fueron aplicados para el fin específico para el cual se autorizaron, tales como inversión, sueldos, comisiones oficiales, etc., sí son susceptibles de devolución. 7

8 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 Lo anterior, está normado a través del numeral 2 MPNPRME903 del Manual de Políticas y Normas Presupuestarias para las representaciones de México en el exterior. No obstante, como ya se mencionó en el dictamen de la SHCP, no se estableció que las RME no tengan que devolver o reintegrar los recursos no aplicados. Esta circunstancia ha ocasionado las situaciones planteadas en el resultado núm. 10. Véase acción(es): En la revisión de los reportes mensuales sobre la aplicación del gasto que las RME remiten a la DGPOP, y que contienen la documentación original comprobatoria y justificativa de las erogaciones realizadas, se identificó que durante el 2009 la DGPOP efectuó 4,870 observaciones de glosa, de las cuales, a la fecha de la auditoría (agosto de 2010), las RME habían atendido 3,476, es decir, el 71.4% del total, y quedó pendiente la atención de 1,394 que representan el 28.6% del total. Cabe señalar que, de acuerdo con la normativa interna, las RME cuentan con 30 días hábiles después de recibir la notificación para dar atención y desahogo de las observaciones de glosa. Por otra parte, a la fecha de la auditoría (agosto de 2010), la DGPOP sólo había revisado los reportes de gasto de 45 RME que equivalen a un monto radicado de 36,921.4 miles de dólares y 12,601.2 miles de euros de las 112 RME que remitieron la documentación comprobatoria, lo que representa un retraso del 71.4% en la revisión de los reportes, es decir, un monto radicado de 58,287.5 miles de dólares y 12,329.6 miles de euros. Al respecto, y como resultado de la reunión de presentación de resultados preliminares, la entidad fiscalizada informó que la DGPOP está realizando acciones en su operación con el propósito de abatir el rezago que actualmente existe en la glosa de los reportes de gasto, lo que se traducirá en que las observaciones de glosa sean comunicadas a las representaciones de México en el exterior con mayor oportunidad. Véase acción(es): Se revisaron los reportes de gastos corrientes al periodo de enero a diciembre de 2009, que envían las representaciones de México en el exterior, y soportan la documentación original comprobatoria y justificativa que acredita las erogaciones realizadas por la Embajada de México en E.U.A. y el Consulado de México en Atlanta y las transferencias de recursos. Al respecto, a estas representaciones, por 5,339.9 miles de dólares, equivalentes a 72,194.2 miles de pesos, y 3,719.2 miles de dólares, equivalentes a 50,687.3 miles de pesos, respectivamente, y se determinó lo siguiente: a) Los recursos radicados durante el ejercicio de 2009 a las dos representaciones de México en el exterior no coinciden con la documentación original comprobatoria y justificativa de las erogaciones, en virtud de que se incluyen gastos de los meses de enero y febrero de 2009 que fueron cubiertos con presupuesto del ejercicio de b) Al revisar los reportes mensuales de gastos enviados por la Embajada de México en E.U.A. y el Consulado de México en Atlanta por 6,497.2 y 6,015.8 miles de dólares, 8

9 respectivamente, y la documentación original comprobatoria y justificativa por 5,217.9 miles de dólares y 4,746.7 miles de dólares que soportan dichos reportes, se determinó que al 31 de diciembre de 2009 se tenía un saldo pendiente de ejercer de 1,279.3 miles de dólares y 1,269.1 miles de dólares, equivalentes a 17,605.5 miles de pesos y 17,193.2 miles de pesos, que representan el 26.9% y 26.8%, respectivamente, ocasionado por la falta de seguimiento de las radicaciones hasta su total aplicación y de conciliaciones y por no devolver a la Tesorería de la Federación los recursos no aplicados y los saldos pendientes de ejercer al 31 de diciembre por la RME. Con motivo de la reunión de presentación de resultados finales la entidad fiscalizada proporcionó las impresiones de los reportes de saldos acumulados por subpartida 3807 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano del SIGEPP de fecha 30 de noviembre de 2010, que ascendieron a miles de dólares de la Embajada de México en EUA y 22.2 miles de pesos en el Consulado de México en Atlanta; sin embargo, no se presentó evidencia de la documentación comprobatoria y justificativa de los saldos pendientes de ejercer al 31 de diciembre de 2009, los cuales presentaban los reportes de gastos enviados por la Embajada de México en EUA y el Consulado de México en Atlanta, por 17,605.5 y 17,193.2 miles de pesos, que suman un monto total de 34,798.7 miles de pesos. Véase acción(es): Acciones Recomendaciones Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores actualice y autorice el Manual de Organización Específico de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto conforme a las modificaciones que se realizan en su Reglamento Interior. [Resultado 1] Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores realice las gestiones correspondientes a fin de que se revise el Manual de Procedimientos de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto y se incorporen los procedimientos relativos a: realizar conciliaciones entre las áreas de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que están involucradas en el proceso de radicación de los recursos que son enviados a las representaciones de México en el exterior; para efectuar el seguimiento respecto de la aplicación y comprobación de los recursos por las representaciones de México en el exterior y, en su caso, la devolución oportuna de los recursos por éstas a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto durante y, al cierre del ejercicio en curso, para los gastos de operación del siguiente ejercicio y para las adquisiciones de materiales y suministros y productos básicos que se realizan a nivel central para ser enviados a la Embajada de México en Cuba. [Resultado 2] Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores realice las gestiones para revisar los procedimientos "Radicaciones Ordinarias a las Representaciones 9

10 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 de México en el Exterior" y "Radicaciones Extraordinarias a las Representaciones de México en el Exterior" y, en su caso, que se incluyan las actividades que llevan a cabo las áreas involucradas para ejercer el recurso mediante la expedición de Cuentas por Liquidar Certificadas con cargo en la partida 3807 "Gastos de las oficinas del Servicio Exterior Mexicano" y el depósito de esos recursos en cuentas bancarias de la entidad fiscalizada en tanto se realiza el trámite de radicación a las representaciones de México en el exterior. [Resultado 3] Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores revise y, en su caso, actualice el Manual de Políticas y Normas Presupuestarias para las representaciones de México en el Exterior (RME) con el fin de que se incorporen políticas respecto de la manera en que se deberá efectuar el registro presupuestario y contable en el momento de la entrega de los recursos a las RME y la comprobación de la recepción por éstas; asimismo, que se establezca la obligación y las responsabilidades de las áreas encargadas de dar el seguimiento sobre la información y documentación justificativa y comprobatoria que acredite la aplicación de los recursos realizados por las RME a los fines autorizados o, en su caso, los tiempos que deberán observar las RME para efectuar las devoluciones de los recursos no aplicados a fin de que a partir de que se reciban dichos recursos en las cuentas de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, se realice el reintegro dentro de los tres días hábiles, que establecen los artículos 84 y 85 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, para su entero a la Tesorería de la Federación. [Resultado 4] Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores efectúe los reintegros presupuestarios a la Tesorería de la Federación correspondientes a devoluciones de recursos realizados por las representaciones de México en el exterior dentro de los tres días hábiles siguientes a su recepción, de acuerdo con el esquema presupuestario que le dio a conocer la Secretaría de Hacienda y Crédito Público a través del oficio núm. 307-A del 22 de noviembre de [Resultado 7] Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores fortalezca sus mecanismos de control a fin de que las direcciones generales normativas de gasto, las representaciones de México en el Exterior y la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto efectúen conciliaciones de los recursos liberados a través de las cuentas por liquidar certificadas con cargo en la partida 3807 "Gasto de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano" y los registros y reportes que se tienen establecidos para controlar las radicaciones de los recursos enviados a las representaciones de México en el exterior. [Resultado 9] Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores fortalezca sus mecanismos de control a fin de que, sin excepción, las representaciones de México en el Exterior remitan a la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto los recibos originales validados y firmados correspondientes al acto de entrega-recepción de los recursos que les son radicados a sus cuentas bancarias establecidas para gastos de sostenimiento. [Resultado 10] 10

11 Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores instruya a quien corresponda a fin de que el ejercicio de los recursos de la partida 3807 "Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano", se ajuste al presupuesto autorizado para cada representación de México en el Exterior. Asimismo, para que los recursos que no son aplicados en las oficinas de las representaciones de México en el exterior, con cargo en la partida 3807 "Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano", invariablemente, se reintegren en la Tesorería de la Federación. [Resultado 11] Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores dé seguimiento hasta la total solventación de las 1,394 observaciones de glosa y que, en lo sucesivo, las representaciones de México en el exterior se ajusten al plazo establecido de 30 días hábiles después de recibir la notificación por parte de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para dar atención a los reportes de glosa; asimismo, que se concluya con el glosado o revisión de los reportes mensuales de gasto que contienen la documentación original comprobatoria y justificativa de las erogaciones de las 112 representaciones de México en el exterior, y que de la revisión de los reportes mensuales se efectúe de manera oportuna hasta su total solventación. [Resultado 12] Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores fortalezca sus mecanismos de control a fin de que las erogaciones de las representaciones de México en el exterior y los registros se ajusten a sus presupuestos autorizados en los ejercicios correspondientes y, que sin excepción, los saldos pendientes de ejercer por las representaciones de México en el exterior al 31 de diciembre se devuelvan o reintegren a la Tesorería de la Federación. [Resultado 13] Para que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público revise y actualice, con base en la normativa vigente, el mecanismo presupuestario específico considerado en la Secretaría de Relaciones Exteriores, al que debe ajustarse para la administración, radicación, aplicación o devolución de los recursos de las representaciones de México en el exterior. [Resultado 11] Solicitudes de Aclaración Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores aclare y proporcione la documentación justificativa y comprobatoria de los saldos pendientes de ejercer por 17,605.5 y 17,193.2 miles de pesos que al 31 de diciembre de 2009 presentaban los reportes de gastos enviados por la Embajada de México en EUA y el Consulado de México en Atlanta. En caso de no lograr su justificación o respaldo documental, la entidad fiscalizada o instancia competente procederá, en el plazo establecido, a la recuperación del monto observado. [Resultado 13] Para que la Secretaría de Relaciones Exteriores aclare y proporcione la documentación justificativa y comprobatoria de 4,615.0 miles de pesos, por la falta de 9 recibos originales que sustentan el acto de la entrega-recepción de los recursos que fueron radicados en las cuentas bancarias establecidas para gastos de sostenimiento de las representaciones de México en Argelia y Pakistán del ejercicio del presupuesto de la partida 3807 "Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano". En caso de no lograr su 11

12 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 justificación o respaldo documental, la entidad fiscalizada o instancia competente procederá, en el plazo establecido, a la recuperación del monto observado. [Resultado 10] Promociones de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria Ante el Órgano Interno de Control en la Secretaría de Relaciones Exteriores, para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores públicos que en su gestión no establecieron políticas de acuerdo con el esquema presupuestario que le dio a conocer la Secretaría de Hacienda y Crédito Público mediante el oficio núm. 307-A del 22 de noviembre de [Resultado 4] Recuperación de Recursos Se determinaron recuperaciones por 39,413.7 miles de pesos, que se consideran como recuperaciones probables. Resumen de Observaciones y Acciones Se determinó(aron) 10 observación(es) que generó(aron): 11 Recomendación(es), 2 Solicitud(es) de Aclaración y 1 Promoción(es) de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria. Dictamen: con salvedad La auditoría se practicó sobre la información proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad es responsable; fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y alcance establecidos; y se aplicaron los procedimientos de auditoría y las pruebas selectivas que se estimaron necesarios. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar el presente dictamen, que se refiere sólo a las operaciones revisadas. La Auditoría Superior de la Federación considera que, en términos generales y respecto de la muestra auditada, la Secretaría de Relaciones Exteriores cumplió con las disposiciones normativas aplicables en cuanto a la planeación, ejecución, control, registro y aplicación de las operaciones examinadas de la partida 3807 Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano, excepto por los resultados que se precisan en el apartado correspondiente de este informe y que se refieren principalmente a que no se contó con nueve recibos originales que acreditan el acto de la entrega-recepción de los recursos que fueron radicados en las representaciones de México en el exterior por 4,615.0 miles de pesos; la entidad fiscalizada no se ajustó a su presupuesto autorizado en 2009; y con la revisión de la documentación comprobatoria de la Embajada de México en E.UA., y del Consulado de México en Atlanta, se determinó que al 31 de diciembre de 2009 tenían saldos pendientes de ejercer por 34,798.7 miles de pesos. 12

13 Apéndices Procedimientos de Auditoría Aplicados 1. Verificar la existencia de manuales de organización y de procedimientos actualizados y autorizados. 2. Constatar que las cifras de la partida 3807 "Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano", reportadas en la Cuenta de la Hacienda Pública Federal de 2009, coincidieron con las contenidas en el Estado del Ejercicio del Presupuesto y los auxiliares presupuestarios de la entidad fiscalizada. 3. Verificar la existencia y vigencia de políticas, normas y procedimientos para la asignación, ejercicio y comprobación de los gastos de las oficinas del Servicio Exterior Mexicano. 4. Comprobar que el presupuesto autorizado se sustentó en los oficios de afectación presupuestaria correspondientes y que los movimientos presupuestarios se realizaron de conformidad con la normatividad establecida. 5. Revisar las Cuentas por Liquidar Certificadas, los estados de cuenta, y las conciliaciones bancarias; asimismo, constatar que los rendimientos financieros y las disponibilidades registradas al 31 de diciembre de 2009 en las cuentas bancarias se enteraron a la Tesorería de la Federación (TESOFE)dentro los plazos establecidos. 6. Comprobar que los montos presupuestarios que se ejercieron, se registraron con cargo en la partida 3807 "Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano". 7. Verificar que las radicaciones mensuales a las representaciones de México en el exterior (RME) contaron con los reportes de pago, las cédulas de radicación de recursos, los oficios de solicitud de transferencias, el detalle de gastos de operación, el resumen de gastos de operación y el listado de reportes de pago. 8. Verificar que los depósitos de las radicaciones de fondos para las RME se efectuaron por la TESOFE a través de las cuentas concentradoras (en dólares EUA y euros); asimismo, comprobar que las dispersiones de los recursos a las diferentes RME se efectuaron conforme a la normativa interna de la SRE. 9. Constatar que la entidad fiscalizada contó con los recibos correspondientes y relativos al acto de entrega-recepción de los recursos transferidos a las RME. 10. Comprobar que los Reportes de Glosa de 2009 de la partida 3807 "Gastos de las Oficinas del Servicio Exterior Mexicano" contaron con la documentación justificativa y comprobatoria de los gastos efectuados y comprobados por las RME. 11. Verificar que las pólizas, y los reportes mensuales de gastos, enviados por las RME, contaron con la documentación original comprobatoria y justificativa de las 13

14 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 erogaciones, y que los pagos se efectuaron una vez recibidos los bienes y servicios, y que contengan las firmas de los funcionarios facultados. Áreas Revisadas La Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP), la Dirección General Adjunta de Operación Presupuestal (DGAOP) y la Subdirección de Presupuesto de las Representaciones de México en el Exterior (SPRME), adscritas a la Secretaría de Relaciones Exteriores. Disposiciones Jurídicas y Normativas Incumplidas Durante el desarrollo de la auditoría practicada, se determinaron incumplimientos en las leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuación se mencionan: 1. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal: artículo Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria: 3. Otras disposiciones de carácter general, específico, estatal o municipal: Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores artículo 7, fracciones XIX y XXI; 11 fracción I y IV; 14, fracción VIII, y 32, fracción VIII, XII y XVIII; Normas Generales de Control Interno en el Ámbito de la Administración Pública Federal, fracción I Primera Norma párrafo 5; Oficio núm. 307-A del 22 de noviembre de 2006, emitido por la Unidad de Política y Control Presupuestario de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público numerales 2 inciso c y 3, párrafo 2; Manual de Políticas y Normas Presupuestarias para las Representaciones de México en el Exterior numerales 315 inciso b, y 330; Oficio número 307-A de fecha 22 de noviembre de 2006 emitido por la Unidad de Política y Control Presupuestario de la SHCP numeral 2, inciso b; Fundamento Jurídico de la ASF para Promover Acciones Las facultades de la Auditoría Superior de la Federación para promover las acciones que derivaron de la auditoría practicada, encuentran su sustento jurídico en las disposiciones siguientes: Artículo 79, fracción II, párrafos tercero y quinto; fracción IV, párrafo primero; y párrafo penúltimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 6, 12, fracción IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32, 39, 49, fracciones I, II, III y IV; 55, 56 y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. Comentarios de la Entidad Fiscalizada Es importante señalar que la documentación proporcionada por la(s) entidad(es) fiscalizada(s) para aclarar y/o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o 14

15 ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditoría Superior de la Federación y que les dio a conocer esta entidad fiscalizadora para efectos de la elaboración definitiva del Informe del Resultado. 15