Gestión Electrónica de Documentos. Fernando Zamora Vargas Superintendencia General de Valores Costa Rica

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Guillermo Iglesias Torregrosa
hace 8 años
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1 Gestión Electrónica de Documentos Fernando Zamora Vargas Superintendencia General de Valores Costa Rica

2 Gestor Electrónico de Documentos (GED) Administra todos los documentos oficiales. Recibidos Producidos internamente Enviados Administración a cargo de Departamento de Información y Comunicación.

3 Proceso de registro de documentos Papel Digitalización OCR FAX Servidor de FAX Archivo Central Centro de Información GED Documentador Funcionario SUGEVAL Correo Electrónico

4 Clasificación documental GED Series Documentales (Procesos) Documentos

5 Orígenes 1998 (Jul-Dic) : Definición de normas para la gestión documental y reorganización del archivo institucional para dar paso a la automatización. 1999: (Mar-Nov) : Instalación, configuración y ajuste del paquete (Lotus Domino.doc) Pruebas, carga inicial de información, capacitación (herramienta, políticas y procedimientos) Puesta en producción

1999: (Mar-Nov) : Instalación, configuración y ajuste del paquete (Lotus Domino.

6 GED

7 Los años pasaron Cierre de Lotus CR Falta de soporte Tendencia hacia la Administración del Conocimiento Sharepoint 2007, 2010/ desarrollo interno? Doc. Sets Desarrollo actual 500K docs x migrar Desactualización de la versión del producto vrs. Microsoft Office (Portal Intranet, como integrador de servicios) POCS

Doc. Sets Desarrollo actual 500K docs x migrar Desactualización de la versión

9 Estructura orgánico-funcional Informática Expediente de Desarrollo de Sistemas. Cambio de nombre de unidades administrativas. Análisis del Mercado > Supervisión del Mercado Series documentales (Clasif. Expedientes documentales)

10 Catálogo de categorías (valores predefinidos) Asociación de categorías a series.

11 Documento: Unidad metadata-adjuntos Metadata dependiente del tipo de documento (E/I/S) Versionamiento Flexibilidad en cambio de formato (conversión/reemplazo archivos) Doc X. V n Doc X. V n+1

12 Borrado controlado de documentos. Vínculos (Bookmarks) Múltiples. Independientes de versión (siempre la más reciente) Vínculos con metadata actualizada del documento referenciado. Borrado en cascada si el documento vinculado se borra. Aspectos de seguridad (herencia y rompimiento)

metadata actualizada del documento referenciado.

Búsqueda de palabras aisladas (OR), todas ellas en una misma hilera (AND) Sobre: Cualquier campo del perfil del documento.

13 Bitácora de todas las acciones (incluyendo acceso a documentos confidenciales) Contextual, dependiendo de la ubicación Búsquedas avanzadas Búsqueda en todo el repositorio. Búsqueda en una o varias series. Búsqueda en una carpeta. Búsqueda de palabras aisladas (OR), todas ellas en una misma hilera (AND) Sobre: Cualquier campo del perfil del documento. Por rangos de fechas de creación o modificación. Texto dentro del contenido (adjunto) del documento Integración con otras fuentes de entrada

14 GED y sus interrelaciones Registro Nacional de Valores e Intermediarios Futuras aplicaciones Administrador de Información Periódica Prospectos Electrónicos GED Gestor Institucional de Tareas Notificación de Hechos Relevantes Consulta WEB del Registro Reporte Correspondencia Intranet Integración con resto de sistemas (Vbasic 6,.Net, Web/Desktop) Navegación y definición de referencias Creación programática de documentos Acceso programático a metadata y adjuntos Creación de tareas basadas en documentos

Registro Reporte Correspondencia Intranet Integración con resto de sistemas (Vbasic 6,.

15 Organización física Más: - Listas - Webparts - Content Types

16 Flexibilidad de operación (varias formas de realizar las acciones): Browser Office Windows Explorer Independencia de la versión de Sharepoint. Captura de eventos. Clases y métodos de los objetos de Sharepoint Para mejorar performance, se apoya en: SQL Server Reporting Services Migración ( documentos) Incluye metadata, contenido, versiones, bitácoras, etc. Requiere modificación de los sistemas interrelacionados. Migrador incremental Clases de Lotus y de Sharepoint Generador de estadísticas de comparación

Clases y métodos de los objetos de Sharepoint Para mejorar performance, se apoya en: SQL Server Reporting Services Migración

22 Muchas gracias

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