Gestión Académica / Dirección de Planificación Docente y Registro Curricular

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1 ÍNDICE O CONTENIDO 1. INTRODUCCION OBJETIVO DEL PROCESO AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO GLOSARIO ROLES / RESPONSABLES POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS Procedimiento de Solicitudes REGISTROS PROTOCOLIZACIÓN INTRODUCCION El Procedimiento de Solicitudes corresponde a la definición del proceso de las solicitudes generadas por los alumnos Universidad Andrés Bello. Una Solicitud puede ser gestionada de dos formas, la primera es por el sistema Workflow y la segunda de forma Manual vía INB. La Solicitud responde a una necesidad del alumno que debe ser resuelta por el Director de la Carrera y procesada al sistema BANNER por Gestión Académica. El responsable de contacto con el alumno para la recepción e ingreso de la Solicitud manual al Sistema Banner es SERCA. 2. OBJETIVO DEL PROCESO El objetivo del proceso es definir los respaldos, responsables y autorización de las Solicitudes realizadas por un alumno en la Universidad Andrés Bello y la ejecución. 3. ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Este proceso se inicia cuando un Alumno genera una Solicitud, ya sea a través de Workflow, o a través de INB de forma manual en SERCA, para el análisis de la Carrera correspondiente y su posterior procesamiento en Gestión Académica. 1

2 4. GLOSARIO Término Solicitud Workflow Sistema BANNER Solicitud Manual Sistema TICKET Sistema de Documentación Registro Curricular Definición Sistema de gestión de solicitudes automatizado que accede el alumno por la intranet de la universdad. Gestiona automaticamente la respuesta de la solicitud. Sistema de administración académica que contiene toda la información de los alumnos. Solicitud realizada con un formulario en papel, a través de INB de BANNER, mediante respaldo físico de la solicitud, documento que finalmente es archivado en la carpeta digital del alumno administrado por el sistema de Documentación de Registro Curricular. El documento físico se debe almacenar en la carpeta física del alumno administrada por Gestión Académica. Sistema de gestión de consultas de SERCA desarrollado en la tecnología SHAREPOINT Sistema desarrollado en SHAREPOINT que permite el flujo de información interna digitalizada. 5. ROLES / RESPONSABLES Alumno Acceder al sistema de Intranet de la UNAB para ver el estado de su Solicitud. El Alumno es responsable de la información incluida en cada Solicitud. Realizar las Solicitudes dentro de los plazos que han sido definidos previamente por VRA Entregar todos los antecedentes que cada Solicitud requiera. Ejecutivo Front SERCA Informar al alumno la respuesta de la Solicitud manual emitida Atender y explicar dudas sobre solicitudes a los Alumnos. Informar al alumno de las condiciones académicas administrativas para cursar Solicitud Manual emitida. Hacer seguimiento a la solicitud manual emitida. Registrar en el sistema de ticket la atención del alumno. Consultar en el sistema de documentación de registro curricular las actividades pendientes por alumno indexados por Rut. Cajero Tesorería Recibir pago y entregar Voucher de la Solicitud. 2

3 Director de Carrera Recibir Solicitudes. Analizar cada caso de solicitud. Resolver Solicitudes vía Workflow e INB (aprobación o rechazo). Responder la aceptación o rechazo de la Solicitud por TICKET a SERCA. Enviará a SERCA información necesaria para la confección de la resolución sólo de aquellas solicitudes aceptadas que requieran resolución. Ejecutivo Gestión Académica Administrar sistema SharePoint y sus notificaciones. Revisar cumplimiento Académico. Procesar en BANNER solicitudes y resoluciones. El sistema de Documentación de registro curricular envía un correo electrónico a SERCA informando que la operación en BANNER se ha ejecutado. 6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN Documento Reglamento alumno de pregrado Calendario Académico Calendario de Solicitudes Descripción Documento que explica los derechos y deberes de los alumnos de la Universidad Andrés Bello. Documento que indica las fechas de acceso para algunas de las solicitudes que otorga la universidad. Documento que establece las fechas que rigen para las solicitudes a través de workflow (web) y manuales (inb) de la universidad. 7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS 7.1 Procedimiento de Solicitudes Diagrama de Proceso / Subproceso 3

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5 Tabla Resumen Actividades Subproceso N Actividad Responsable Periodicidad 1 Recibir Alumno Ejecutivo Front SERCA Cada vez que se genere una solicitud manual 2 Ingresar solicitud Ejecutivo Front SERCA Cada vez que se genere una solicitud manual 3 Responder solicitud Director de unidad académica, Jurídica (a través DGA). Cada vez que se genere una solicitud manual 4 Procesar en BANNER Ejecutivo Gestión Académica Cada vez que llege una respuesta a una solicitud manual. 5 Notificar Ejecutivo Gestión Académica, Ejecutivo Front SERCA Cada vez que se modifique BANNER por una solicitud. Descripción Actividades Subproceso 1. Recibir Alumno El Alumno debe formalizar sus requerimientos a través de un formulario digitalizado o físico, con el objetivo de cubrir sus necesidades académicas y/o administrativas, para lo cual la Vicerrectoría Académica pone a disposición del alumno 27 solicitudes, las cuales pueden ser generadas vía intranet o vía INB dependiendo del calendario de solicitudes en las distintas unidades de SERCA: Las solicitudes son: Medio de ingreso Cod Solicitud Workflow INB 1 Cambio interno X x Situación Actual Proceso Automático WORKFLOW 3 Continuidad de estudios X x x 5 Eliminación de asignaturas X x x 8 Inscrip. de asig. Fuera de plazo y/o sin requisitos X x X 9 Exámenes de conocimientos relevantes x x 10 Retiro temporal para el periodo actual X x x 11 Retiro definitivo X x x 12 Renuncia de asignatura X x x Proceso Manual 5

6 13 Rendir examen sin requisito de asistencia x x 14 Cambio carrera y homologación x x 15 Convalidación de asignaturas x x 17 Homologación de asignaturas x x 21 Nueva fecha para rendir examen por inasistencia x x 23 Deja sin efecto resolución x x 26 Nueva oportunidad para rendir examen x x 27 Prórroga por retiro temporal En x x 28 Rendir examen de titulo extraordinario x x 30 Cambio de antecedentes personales x x 32 Corrección de examen x x 33 Mantener dos carreras activas x x 36 Recorrección de nota x x 37 Cambio de mención X x x 38 Regulariza situación académica x x 39 Inscrip. Asignatura en otro programa o régimen X x x 40 Prorroga entrega informe final x x 41 Apelación x x 43 Solicitud vía de titulación X x x El Alumno deberá ingresar al intranet de la Universidad donde puede usar el Workflow e iniciar una solicitud. Algunas de las solicitudes están habilitadas según el periodo que se designa en el Calendario Académico, otras solicitudes están definidas según calendarización definido por VRA. El ejecutivo Front de SERCA informará y orientará a los alumnos de las vías por las cuales puede generar una solicitud, fomentando intranet para las solicitudes que se encuentran habilitadas a través de la plataforma, analizará la situación académica-administrativa del alumno informando cuál es el tipo de solicitud que deberá cursar. El Ejecutivo Front de SERCA genera un TICKET de atención indicando que el alumno ha sido inducido en la autogestión de solicitudes vía Workflow, el cual se tiene acceso por la Intranet de la UNAB. El objetivo de este TICKET es generar un registro de los alumnos que consultan y son inducidos para autogestión de solicitudes. Se genera el TICKET con la llegada del Alumno y se cierra cuando el Alumno se retira. 6

7 Las solicitudes que se pueden realizar por WORKFLOW actualmente son las siguientes: Cod Solicitud Situación Actual Ingreso Workflow Proceso Automático 1 Cambio interno x x 3 Continuidad de estudios x x 5 Eliminación de asignaturas x x 8 Inscrip. de asig. Fuera de plazo y/o sin requisitos x x 10 Retiro temporal para el periodo actual x x 11 Retiro definitivo x x Proceso Manual 12 Renuncia de asignatura x x en 27 Prórroga por retiro temporal x 37 Cambio de mención x x 39 Inscrip. Asignatura en otro programa o régimen x x 43 Solicitud vía de titulación x x Todas las solicitudes se encuentran habilitadas por INB, excepto Renuncia de Asignatura y Solicitud de Vía de Titulación que son exclusivas vía intranet o workflow. Para las solicitudes vía INB el Alumno debe dirigirse al Ejecutivo Front de SERCA para iniciar la gestión de la solicitud según Calendario Académico y Cronograma de Solicitudes. El Ejecutivo Front de SERCA recibe la necesidad del alumno y genera un TICKET por la consulta, analiza que tipo de solicitud es la que debe realizar el Alumno, para así evitar una errónea utilización de las solicitudes. Para una solicitud manual, se le entrega el formulario de la solicitud, también explica que antecedentes debe adjuntar para que su solicitud sea aprobada. Un ejemplo claro es la documentación (Antecedentes, programas a convalidar, entre otros) que se debe adjuntar de una convalidación de asignaturas de otro programa, donde debe incorporarse todos los antecedentes originales a evaluar. El Alumno completa todos los campos del formulario de la solicitud, adjunta los documentos pertinentes y luego los entrega al Ejecutivo Front de SERCA. Semestralmente el alumno cuenta con tres solicitudes gratuitas vía workflow. En caso que se trate de una solicitud vía INB con un costo asociado, el Ejecutivo de Front SERCA deberá derivar al alumno antes de ingresar la solicitud a Banner a un Cajero de Operaciones-Tesorería para que 7

8 proceda a pagar el costo de la solicitud, el Cajero genera un Voucher del pago, el cual es adjuntado a la Solicitud. 2. Ingresar solicitud Una vez realizado lo anterior, el Alumno regresa donde el Ejecutivo Front de SERCA y hace entrega de la Solicitud y el Voucher del pago. El Ejecutivo realiza un Check de todos los documentos y los campos de la solicitud física. Una vez aceptados se ingresa la solicitud en la forma de BANNER SYASOLC. El Ejecutivo Front SERCA deberá generar un Ticket que será enviado el Director de Carrera, el cual contendrá todo los antecedentes necesarios digitalizados en pdf (solicitud escaneada), si es enviado vía valija el TICKET deberá incluir el número de solicitud. En caso de la Convalidación de Asignaturas los programas de estudio de la otra universidad deben ser enviado al Director de Carrera vía valija interna. Para las solicitudes con Resoluciones el Ejecutivo Front SERCA deberá digitar el formulario del Sistema de Gestión de Documentos (SHAREPOINT) definido por el tipo de solicitud. El formulario es completado con los antecedentes del alumno indicados en la solicitud, los documentos adjuntos y la información disponible en sistema BANNER. Si se trata de una Solicitud de Cambio de antecedentes personales se envía los documentos adjuntos y la solicitud vía valija interna a la Dirección de Jurídica para su evaluación. Las solicitudes emitidas deben ser enviadas vía valija interna a Gestión Académica para su custodia. 3. Responder solicitud El Director de Carrera recibe un Ticket de SERCA conteniendo los detalles de la solicitud, más los antecedentes y la documentación. Deberá analizar, resolver y posteriormente responder el ticket con la aprobación o rechazo de la solicitud. Si la Solicitud no requiere de una Resolución, el Director de Unidad Académica debe proceder a imprimir y firmar la solicitud con lápiz pasta azul y registrar el timbre de la unidad académica responsable, con la finalidad de autentificar el documento, posteriormente debe registrar la Aprobación o Rechazo en Banner (SYAMASU), finalmente deberá digitalizar la solicitud para su envió a través del sistema en SHAREPOINT de Gestión Académica al Recepcionista de Documentos de Gestión Académica. Existen Solicitudes que sí requieren la elaboración de una Resolución para poder hacer efectiva la modificación en BANNER. Estas son: 1. Cambio de carrera y homologación. 2. Convalidación de asignaturas. 3. Homologación de asignaturas. 4. Dejar sin efecto resolución. 5. Cambio de antecedentes personales. (sólo en el caso de cambios de nombre, apellidos o sexo) 6. Regularizar situación académica. 8

9 El Director de la Unidad Académica recibirá la resolución con los datos necesarios. Si acepta la solicitud se imprime la resolución y se firma con lápiz pasta azul y es digitalizada para ser enviada vía Sistema de Documentos (SHAREPOINT) a Gestión Académica, la resolución original deberá ser custodiada por la unidad académica. Si es rechazada la solicitud la resolución emitida se quedará nula. Si existe error en la digitación de la resolución enviará un correo electrónico indicando las observaciones, el Ejecutivo Front SERCA deberá modificar el formulario emitido para su reenvío con las modificaciones correspondientes. Cuando el Director de la Unidad Académica recibe una solicitud de convalidación de asignaturas vía Admisión, este envía a los Ejecutivos Front SERCA la carpeta ya aprobada para la confección de la resolución. El tiempo máximo de respuesta de la Escuela para una Solicitud que requiere RESOLUCIÓN es de 10 días Hábiles. El tiempo de respuesta de la Escuela para una Solicitud que NO requiere RESOLUCIÓN es de 3 días Hábiles. El tiempo máximo de respuesta de SERCA para enviar la Solicitud por ticket o valija es de 1 día hábil. Para el caso de la Solicitud de Cambio de Antecedentes Personales, la Dirección Jurídica recibirá un sobre por Valija Interna que contiene la Solicitud y los respaldos del cambio. Los cambios que deben ser Autorizados por Jurídica son cambio de Rut, Nombre y Apellidos o Sexo, ya que afecta directamente a la vida académica del Alumno y genera validez a su proceso de titulación en UNAB. Una vez emitida la Resolución por Cambio de Antecedentes, la Dirección Jurídica deberá enviar el documento a través de valija interna a Gestión Académica de las distintas sedes (Santiago, Viña del Mar y Concepción). Posteriormente, Gestión Académica de la Sede procesará el cambio en el sistema actualizando la información del alumno en el archivo físico y digital del alumno. EL ACCESO A BANNER PARA LA ESCUELA ES RESTRINGIDO A SOLO FORMAS DE CONSULTA. Toda modificación en BANNER es realizada por Gestión Académica. 4. Modificar BANNER Una vez aprobada la solicitud, el Ejecutivo de Gestión Académica recibirá a través del Sistema de Gestión Documental SHAREPOINT digitalizado la solicitud, los antecedentes y la resolución si amerita. Sólo una vez recibido esta información, el Ejecutivo de Gestión Académica puede iniciar las modificaciones en BANNER. En período normal Gestión Académica tendrá 3 días hábiles para procesar a partir de que es recibida la información, en períodos de alta demanda como cierre e inicio de semestre este plazo aumentará a 5 días hábiles. 5. Notificar El Ejecutivo Front SERCA hará seguimiento de los incidentes de las solicitudes que están en el Sistema de Gestión de Documentos (SHAREPOINT) a través de una pestaña habilitada donde podrá realizar consultar por RUN de alumno. 9

10 Cuando el Ejecutivo de Gestión Académica finalice la modificación en BANNER el Sistema de Gestión de Documentos (SHAREPOINT) enviará un correo de notificación al Ejecutivo Front SERCA indicando el cierre del proceso. Una vez que el Ejecutivo Front SERCA es notificado por la finalización del proceso de solicitudes envía un correo al Alumno notificando que se ha realizado los cambios en BANNER. Cerrando el TICKET de atención. 8. REGISTROS Solicitud Resolución Documento / Registro Descripción Forma que contiene los campos para determinar una consulta sobre una necesidad del alumno. Documento que indica la respuesta del Director de Escuela sobre una solicitud generada. No todas las solicitudes generan resolución. 10

11 9. PROTOCOLIZACIÓN 11