Dataprev aumenta la. eficiencia en la entrega. de proyectos en 40% con CA Clarity PPM

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1 CUSTOMER SUCCESS STORY Dataprev aumenta la eficiencia en la entrega de proyectos en 40% con CA Clarity PPM PERFIL DEL CLIENTE Industria: Sector público Compañía: Dataprev Empleados: Facturación: R$ 1 mil millón EMPRESA Dataprev provee soluciones de tecnología de la información y de comunicación para la ejecución y el mejoramiento de las políticas sociales del estado brasileño. DESAFÍO Dataprev precisaba garantizar mejor visibilidad y control sobre el ciclo de vida de sus proyectos, incluyendo recursos, costos y tareas, para atender a las crecientes demandas de sus clientes por procesos y controles. SOLUCIÓN El CA Clarity PPM simplificó la gestión de la demanda, tiempo y recursos, facilitando la automatización de procesos y la adopción de mejores prácticas a lo largo de todo el ciclo de vida de proyectos. BENEFICIOS Con el CA Clarity PPM, Dataprev planea y entrega proyectos con más efectividad, y con mejor control, dando como resultando un aumento de cerca del 40% en la eficiencia en la entrega de proyectos. agility made possible

2 Empresa Tecnología para asistir a las políticas sociales Bajo la propuesta de ser un proveedor de tecnología para el mejoramiento de las políticas sociales de Brasil, Dataprev fue creada en Con sede en Brasilia (DF), Dataprev tiene representación en todos los estados brasileños. Son 27 unidades regionales, 3 centros de procesamiento y 5 unidades de desarrollo de software. Dataprev tiene como sus principales clientes al Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), al Ministerio de Previsión Social, al Ministerio de Trabajo y Empleo y a Ingresos Federales de Brasil. Como empresa pública, la empresa no tiene el fin del lucro financiero, sino el social, y para eso se dedica a la mejora continua de la atención al ciudadano por medio de las soluciones de tecnología de la información y comunicaciones (TIC). Los servicios prestados por Dataprev incluyen el desarrollo de software, consultoría en TIC, telecomunicaciones y centro de datos. Desafío Controlando el creciente volumen de proyectos y solicitudes de clientes Dataprev controla actualmente un portafolio con 64 proyectos de software, incluyendo sofisticados sistemas capaces de almacenar, procesar y actualizar, en tiempo real, las informaciones de millones de asegurados de la Previsión Social brasileña. Con el crecimiento de las demandas, se hizo difícil administrar proyectos sin una visión integrada. Denise Cascardo Gerente de CGPS Coordinación General de Proyectos de Softwares. Dataprev Desde 2001, Dataprev adopta las mejores prácticas de gestión en sus proyectos de desarrollo de software. Debido a las particularidades del sistema previsional brasileño, y las necesidades específicas de software de los clientes, Dataprev desarrolló una metodología propia alineada con las directivas del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), del PMI (Project Management Institute). 02

3 Pero, el número de proyectos y el volumen de solicitudes y demandas de los clientes comenzaron a crecer, resultando su atención en un desafío para Dataprev. Con el crecimiento de las demandas de los clientes, se hizo difícil la gestión de los proyectos sin una visión integrada, explica Denise Cascardo, Gerente de CGPS Coordinación General de Proyectos de Softwares de Dataprev. Con el fin de atender la demanda de los clientes, Dataprev contrató, por medio de concurso público, cerca de 400 personas para formar el equipo de Fábrica de Proyectos, lo que hizo prácticamente imposible la gestión de personas sin una herramienta que permitiera la integración de la administración del tiempo con informaciones sobre asignación de recursos. A pesar que Dataprev utilizase una solución que ayudaba a planear las entregas de los proyectos, ella no permitía la gestión de la asignación de recursos y la visión integrada de los proyectos. Nosotros solo conseguíamos controlar el tiempo. La herramienta no trataba otros aspectos de la gestión de proyectos, recuerda Denise. Para vencer estas limitaciones y atender a la creciente demanda por sus servicios, la organización necesitaba de una solución que permitiese que los gerentes tuviesen una visión de punta a punta sobre los proyectos de desarrollo de software. Además, los clientes de Dataprev comenzaron a demandar más informaciones sobre el progreso de los proyectos. Solución Gestión de proyectos centralizada y con mejores prácticas A fines de 2008, Dataprev abrió un proceso de licitación para contratar una solución para la gestión de la cartera de proyectos. El CA Clarity PPM (Project & Portfolio Management) atendió los requisitos técnicos exigidos y en 2009 el contrato fue celebrado para luego iniciar la implementación de la solución. De acuerdo con el plazo inicial establecido por el equipo gestor de Dataprev, fue realizada la migración de los proyectos para el CA Clarity PPM, que en ese momento proporcionó el control y la gestión de tiempo, recursos y demandas. Después de capacitar internamente a sus usuarios, Dataprev adoptó el CA Productivity Accelerator (CAPA) para la prestación de un servicio de asistencia en línea que sirve para la capacitación de nuevos profesionales, destinado a la transferencia continua de conocimiento, según las directivas corporativas. La mayoría de los recursos del CA Clarity PPM fue adoptada por Dataprev y los datos de los proyectos fueron integrados con el sistema de gestión empresarial (ERP) de la empresa para garantizar un control preciso de costos de los proyectos. La gestión financiera de los proyectos será mejorada aún más cuando Dataprev integre el módulo de demandas del CA Clarity PPM a su plataforma ERP. Por medio de esa interfaz, el proceso de facturación será disparado automáticamente en el sistema de ERP en el momento en que el proyecto/producto sea aprobado por el cliente. 03

4 Para garantizar una visión integrada de todas las disciplinas del PMBOK y todas las características del proyecto, la empresa también integró el control de horas trabajadas al alcance, riesgo y recursos de un proyecto. Agregamos los procesos de cierre de proyecto y las lecciones aprendidas al CA Clarity PPM, comenta Denise. También usamos la solución para crear informes de status de proyecto, eliminando trámites de papel y creando una base histórica de la situación del proyecto. El CA Clarity PPM integrará el ciclo de ideas, gestión de demandas y timesheet. Denise Cascardo Gerente de CGPS Coordinación General de Proyectos de Softwares, Dataprev. Como parte de la adopción del CA Clarity PPM, Dataprev también está adoptando el módulo de ideas, que será ofrecido para sus clientes gubernamentales. Por medio de este módulo, estos clientes enviarán sus ideas y propuestas para evaluación de Dataprev. Una vez aprobadas, ellas se transforman en demandas o nuevos proyectos y siguen para el área de desarrollo. Cuando ese módulo entre en operación, Dataprev desactivará la herramienta en uso actualmente. El CA Clarity PPM integrará todo el ciclo de las ideas, así como también la gestión de demandas y timesheet, permitiendo el total control de los proyectos, dice Denise. Dataprev planea implementar el timesheet, que ya está en uso por parte de las áreas de desarrollo y en las áreas de productos. Así conseguiremos comparar con precisión el costo de mantenimiento de productos con el valor facturado, agrega Denise. Beneficios Informaciones precisas e integradas para la optimización de proyectos El CA Clarity PPM permitió un avance en la gestión de los proyectos de desarrollo de software de Dataprev. La solución permite una visión integrada de los proyectos y asiste a las disciplinas con mejores prácticas, trayendo más eficiencia y control a la ejecución de los proyectos, de forma dinámica y basada en indicadores, elevando así el lenguaje para el nivel ejecutivo. 04

5 Gerentes de recursos de la Fábrica de Proyectos ahora consiguen ver un mapa de planificación y asignación de mano de obra, avanzando mucho en la gestión de personas y especialidades necesarias para los desarrollos de cada cliente. Todas las horas trabajadas asociadas directamente a las tareas del cronograma del proyecto ahora son registradas en el CA Clarity PPM. Logramos controlar y monitorear las horas trabajadas con más precisión. Esto hizo a la entrega de los proyectos aún más transparentes. También logramos medir precisamente la productividad del equipo de proyecto y establecer un benchmark para la medición de demandas de recursos y proyectos futuros, explica Denise. Esta visibilidad de uso de los recursos permite que Dataprev controle con más precisión los proyectos. Con el uso integrado del CA Clarity PPM y del ERP, la empresa tendrá la visión de los costos proyectados y actuales de cada proyecto, así como también los valores facturados a los clientes. Esto ayuda a prevenir pérdidas para Dataprev o costos adicionales a los clientes. 40% de aumento de eficiencia en la entrega de proyectos con CA Clarity PPM En Dataprev, el desarrollo y el proyecto no precisan generar lucro, pero sí el producto, explica Denise. Con 3,54% de sus ingresos viniendo del desarrollo de proyectos y el resto oriundo de la sustentación y mantenimiento de productos, el cumplimiento de plazos y la calidad de los productos son de vital importancia. Con CA Clarity PPM, Dataprev aumentó cerca del 40% la eficiencia en la entrega de proyectos. La mejor gestión con la adopción de CA Clarity PPM permitió un control y planificación más eficientes, dice Denise. Mejor planificación y mejor control resultan en mejoras en los plazos de entrega. 05

6 Copyright 2011 CA Technologies. Todos los derechos reservados. Todas las marcas registradas, nombres comerciales, marcas y logotipos de servicios aquí referidos pertenecen a las respetivas empresas. Este documento se destina apenas a fines informativos. CA no asume cualquier responsabilidad por la precisión ó agotamiento de las informaciones. En la extensión permitida por la ley aplicable, CA suministra este documento tal como está sin cualquier garantía, incluyendo, sin limitación, cualesquiera garantías implícitas de comercialización, adecuación para determinado fin ó no infracción. CA no será nunca responsabilizada por pérdidas ó daños, directos ó indirectos, decurrentes del uso de este documento, incluyendo, sin limitación, pierda de rentas, interrupción del negocio, buena fe ó pérdida de datos, aún en el caso de que CA sea expresamente avisada con antelación sobre la posibilidad de tales daños.

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