INSTRUCTIVO PROTOCOLO DE IMPORTACION FORMATOS SICEP

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1 INSTRUCTIVO PROTOCOLO DE IMPORTACION FORMATOS SICEP El Sistema de Información para la captura de las ejecuciones presupuestales de los municipios y de los resguardos indígenas, en su versión SICEP 1001 permite dos opciones de reporte para los usuarios del aplicativo. La primera opción es reportar directamente en el sistema (tal como se realizó en las anteriores versiones del SICEP) y la segunda forma es la que se describirá en este instructivo, en la cual el usuario podrá cargar la información por medio de archivos planos conforme a los protocolos de importación establecidos para los formatos A, B, C y D del SICEP Si la entidad territorial tiene sistemas de información y/o aplicativos que puedan generaren archivos planos conforme a los cuentas de los formatos del SICEP 1001, se recomienda utilizar esta aplicación Protocolos de Importación-. Sin embargo es importante recalcar que se debe utilizar alguna de las dos opciones de reporte anteriormente descritas, NO SE DEBEN COMBINAR, esto dificultaría el reporte y la calidad de los datos. A continuación se presentaran las generalidades de la aplicación y las especificaciones para cada uno de los formatos del SICEP (A, B C y D): 1. Generación de protocolo y listas Cada formato del SICEP (A, B, C y D) tiene en la parte inferior izquierda dos botones, el primero permite generar los protocolos de importación, las listas para las variables alfanuméricas y los archivos con las cuentas según formato, por su parte el segundo botón posibilita el cargue de los archivos planos (.txt separado por tabuladores) diligenciados. A continuación se presenta un ejemplo para el formato A: Exportar protocolo y listas Cargar información al aplicativo SICEP desde un archivo plano

2 Los protocolos y las listas se pueden observar en la carpeta protocolo que está incluida en del SICEP Funcionalidad según formato 3.1 Formato A Al dar clic en el botón el aplicativo genera en la carpeta protocolo el protocolo, las listas y el archivo de cuentas del formato A, el siguiente cuadro ilustra los archivos: MFORMAA_Cuentas.txt: Este archivo relaciona la tabla de cuentas de los municipios para la categoría de ingresos (A), estas cuentas son las filas de la base de datos: Código concepto = Codcuen Concepto Tal como se evidencia en el cuadro, el archivo MFORMAA_Cuentas.txt está conformado por las cuentas del formato A: ingresos totales, ingresos corrientes (tributarios y no tributarios) e ingresos de capital. Adicionalmente este archivo relaciona si el concepto es editable o no, el usuario en el protocolo solo debe diligenciar las cuentas EDITABLES, es decir aquellas que no

3 son agregación de otras cuentas, ya que el sistema calcula las sumas automáticamente: ejemplo: TI.A INGRESOS CORRIENTES NO EDITABLE TI.A.1 TRIBUTARIOS NO EDITABLE TI.A.1.1 Impuesto de circulación y tránsito sobre vehículos de servicio público NO EDITABLE TI.A Impuesto de circulación y tránsito sobre vehículos de servicio EDITABLE público de la vigencia actual En este caso se diligencia solo la cuenta TI.A puesto que es EDITABLE. MFORMAA_variables.txt: Este archivo relaciona la extensión de las variables (columnas) del formato A: Variable Extensión: # caracteres Nombre de la variable N: Numérico; C: Alfanumérico Por lo tanto, en la columna uno del protocolo aparece Dpto, el cual es un carácter alfanumérico, su extensión es de dos caracteres y su nombre es Departamento. En el caso de la variable 12 valor08 la variable es alfanumérica, la extensión es de un (1) y se puede reportes V o P, donde V es valor y P es porcentaje. MFORMAA_ActoAdministrativo.txt: El formato A de SICEP solicita datos alfanuméricos de las variables (valorc06: tipo de acto administrativo), por lo tanto se relacionan la lista para esta variable:

4 MFORMAA_Protocolo.xls: Este archivo es el protocolo para el cargue del Formato A, en este se definen las cuentas (filas) y variables (columnas) del formato tal y como deben ser importadas en el aplicativo SICEP En este archivo es necesario tener en cuenta lo siguiente: i. En el archivo MFORMAA_Protocolo.xls no aparece el nombre de las cuentas del formato A sino el código, el usuario puede insertar columnas con los nombres de los conceptos y la variable que define si las cuentas son Editables o no, pero SOLO como guía, puesto que para el cargue de la información el reporte debe mantener las especificaciones originales del archivo MFORMAA_Protocolo.xls: ii. Se deben diligenciar en el protocolo SOLO los conceptos Editables en el formato A. iii. Antes de cargar el archivo protocolo ELIMINE la primera fila (1) del protocolo Fila que deben eliminar:

5 iv. Guarde el protocolo como archivo.txt (archivo plano separado por tabulaciones) con un nombre que el usuario identifique. Ejemplo: formatoa.txt. Tal como se ilustra en el siguiente cuadro. v. Cargue el archivo formatoa.txt con el botón en el formato A del aplicativo SICEP 1001 vi. Recuerde que cuando cargue la información del protocolo, es necesario dar clic en grabar para que el aplicativo actualice las agregaciones verticales. 3.2 Formato B Al dar clic en el botón el aplicativo genera en la carpeta protocolo el protocolo, las listas y el archivo de cuentas del formato B (de forma independiente para los momentos presupuestales Inicial, Definitivo, Compromiso, Obligaciones y Pagos). En el siguiente cuadro ilustra los archivos que se generados para el formato B Compromisos:

6 MFORMBC_Cuentas.txt: Este archivo relaciona la tabla de cuentas de los municipios para la categoría de gastos de funcionamiento -Compromisos (B), estas cuentas son las filas de la base de datos. Código concepto = Codcuen Concepto Tal como se evidencia en el cuadro, el archivo MFORMBC_Cuentas.txt está conformado por las cuentas del formato de Gastos de Funcionamiento Compromisos- según código, los conceptos que se definen en este formato son los siguientes: Gastos de Funcionamiento según unidad ejecutora (Concejo Municipal, Personería, Contraloría, Administración central, Secretaria de educación, Secretaria de salud y Oficina de servicios públicos). Adicionalmente este archivo relaciona si el concepto es editable o no, el usuario en el protocolo solo debe diligenciar las cuentas EDITABLES, es decir aquellas que no son agregación de otras cuentas, ya que el sistema calcula las sumas automáticamente: ejemplo: 1 CONCEJO MUNICIPAL NO EDITABLE 1.1 Gastos de Personal NO EDITABLE Servicios personales asociados a la nómina NO EDITABLE Sueldos de personal de nómina EDITABLE En este caso se diligencia solo la cuenta puesto que es EDITABLE. MFORMBC_variables.txt: Este archivo relaciona la extensión de las variables (columnas) del formato B:

7 Nombre de la variable Variable Extensión: # caracteres N: Numérico; C: Alfanumérico Por lo tanto, en la columna uno del protocolo aparece Dpto, el cual es un carácter alfanumérico, su extensión es de dos caracteres y su nombre es Departamento. En el caso de la variable 22 valor22 la variable es el total de gastos de funcionamiento, esta variable debe ser diligenciada en cero. MFORMBC_Protocolo.xls: Este archivo es el protocolo para el cargue del Formato B- Compromisos, en este se definen las cuentas (filas) y variables (columnas) del formato tal y como deben ser importadas en el aplicativo SICEP En este archivo es necesario tener en cuenta lo siguiente:

8 i. En el archivo MFORMBC_Protocolo.xls no aparece el nombre de las cuentas del formato B -Compromisos sino el código, el usuario puede insertar columnas con los nombres de los conceptos y la variable que define si las cuentas son Editables o no, pero SOLO como guía, puesto que para el cargue de la información el reporte debe mantener las especificaciones originales del archivo MFORMBC_Protocolo.xls: ii. iii. iv. Se deben diligenciar en el protocolo SOLO los conceptos Editables en el formato B -Compromisos. No diligencia la última columna valorc22 (deje esta variable con valor cero 0 ), puesto que el aplicativo calcula las agregaciones horizontales. Antes de cargar el archivo protocolo ELIMINE la primera fila (1) del protocolo Fila que deben eliminar: v. Guarde el protocolo como archivo.txt (archivo plano separado por tabulaciones) con un nombre que el usuario identifique. Ejemplo: FormatoBC.txt. Tal como se ilustra en el siguiente cuadro. vi. Cargue el archivo formatobc.txt con el botón en el formato BC del aplicativo SICEP 1001 vii. Recuerde que cuando cargue la información del protocolo, es necesario dar clic en grabar para que el aplicativo actualice las agregaciones verticales.

9 viii. Finalmente, es necesario recordar que estas instrucciones se pueden realizar en los momentos presupuestales inicial, definitivo, obligaciones y pagos Formato C Al dar clic en el botón el aplicativo genera en la carpeta protocolo el protocolo, las listas y el archivo de cuentas del formato C (de forma independiente para los momentos presupuestales Inicial, Definitivo, Compromiso, Obligaciones y Pagos). En el siguiente cuadro ilustra los archivos que se generados para el formato C Compromisos: MFORMCC_Cuentas.txt: Este archivo relaciona la tabla de cuentas de los municipios para la categoría de gastos de inversión -Compromisos (C), estas cuentas son las filas de la base de datos. Código concepto = Codcuen Concepto Tal como se evidencia en el cuadro, el archivo MFORMCC_Cuentas.txt está conformado por las cuentas del formato de Gastos de Inversión Compromisos- según código, los sectores que se presentan en este formato son los estipulados por la Ley 715 de Adicionalmente este archivo relaciona si el concepto es editable o no, el usuario en el protocolo solo debe

10 diligenciar las cuentas EDITABLES, es decir aquellas que no son agregación de otras cuentas, ya que el sistema calcula las sumas automáticamente: ejemplo: A.1 EDUCACION NO EDITABLE A.1.1 PAGO DE PERSONAL NO EDITABLE A PERSONAL DOCENTE EDITABLE En este caso se diligencia solo la cuenta A puesto que es EDITABLE. MFORMCC_variables.txt: Este archivo relaciona la extensión de las variables (columnas) del formato C -Compromisos: Nombre de la variable Variable Extensión: # caracteres N: Numérico; C: Alfanumérico Por lo tanto, en la columna uno del protocolo aparece Dpto, el cual es un carácter alfanumérico, su extensión es de dos caracteres y su nombre es Departamento. En el caso de la variables valorc03, valorc06, valorc09, valorc12, valorc15, valorc18, valorc21, valorc24, valorc27, valorc30, valorc33, valorc34, valorc52, deben ser diligenciadas en cero 0 porque son agregaciones (Totales). MFORMCC_Protocolo.xls: Este archivo es el protocolo para el cargue del Formato C- Compromisos, en este se definen las cuentas (filas) y variables (columnas) del formato tal y como deben ser importadas en el aplicativo SICEP

11 En este archivo es necesario tener en cuenta lo siguiente: i. En el archivo MFORMCC_Protocolo.xls no aparece el nombre de las cuentas del formato C -Compromisos sino el código, el usuario puede insertar columnas con los nombres de los conceptos y la variable que define si las cuentas son Editables o no, pero SOLO como guía, puesto que para el cargue de la información el reporte debe mantener las especificaciones originales del archivo MFORMCC_Protocolo.xls: ii. iii. iv. Se deben diligenciar en el protocolo SOLO los conceptos Editables en el formato C -Compromisos. No diligencia la variables valorc03, valorc06, valorc09, valorc12, valorc15, valorc18, valorc21, valorc24, valorc27, valorc30, valorc33, valorc34, valorc52, (deje estas variable con valor cero 0 ), puesto que el aplicativo calcula las agregaciones horizontales (totales). Antes de cargar el archivo protocolo ELIMINE la primera fila (1) del protocolo Fila que deben eliminar: v. Guarde el protocolo como archivo.txt (archivo plano separado por tabulaciones) con un nombre que el usuario identifique. Ejemplo: FormatoCC.txt. Tal como se ilustra en el siguiente cuadro.

12 vi. Cargue el archivo formatocc.txt con el botón en el formato CC del aplicativo SICEP 1001 vii. Recuerde que cuando cargue la información del protocolo, es necesario dar clic en viii. 3.4 Formato D1 grabar para que el aplicativo actualice las agregaciones verticales. Finalmente, estas instrucciones se pueden realizar en los momentos presupuestales inicial, definitivo, obligaciones y pagos-. Al dar clic en el botón el aplicativo genera en la carpeta protocolo el protocolo, las listas y el archivo de cuentas del formato D1, el siguiente cuadro ilustra los archivos: MFORMAD1_variables.txt: Este archivo relaciona la extensión de las variables (columnas) del formato D1:

13 Variable Extensión: # caracteres Nombre de la variable N: Numérico; C: Alfanumérico Por lo tanto, en la columna dos del protocolo aparece Munpio, el cual es un carácter alfanumérico, su extensión es de cinco caracteres y su nombre es Municipio. Adicionalmente tenga en cuenta que las variables (valorc02, valorc03, valorc04, valorc05) son alfanuméricas que necesitas listas, las cuales se presentan en los archivos de la carpeta protocolo. MFORMAD1_Tipodeoperacion.txt: El formato D1 de SICEP solicita la variable tipo de operación de la deuda (alfanumérica), por lo tanto se relacionan la lista para esta variable: Esto quiere decir que en el archivo de protocolo del formato D1, si se necesita reportar AMORTIZACION se debe diligenciar en la variable valorc04 las letras AM. MFORMAD1_TipoDeuda.txt: El formato D1 de SICEP solicita el tipo de deuda (alfanumérica), por lo tanto se relacionan la lista para esta variable:

14 MFORMAD1_Sectores.txt: El formato D1 de SICEP solicita la variable sectores (alfanumérica), por lo tanto se relacionan la lista para esta variable: MFORMAD1_Fuenterecurso.txt: El formato D1 de SICEP solicita la variable Fuente de recurso (alfanumérica), por lo tanto se relacionan la lista para estas variables: MFORMD1_Protocolo.xls: Este archivo es el protocolo para el cargue del Formato D1, en este se definen las cuentas (filas) y variables (columnas) del formato tal y como deben ser importadas en el aplicativo SICEP En este archivo es necesario tener en cuenta lo siguiente: i. Antes de cargar el archivo protocolo ELIMINE la primera fila (1) del protocolo Fila que deben eliminar:

15 ii. Guarde el protocolo como archivo.txt (archivo plano separado por tabulaciones) con un nombre que el usuario identifique. Ejemplo: formatod1.txt. Tal como se ilustra en el siguiente cuadro: iii. Cargue el archivo formatod1.txt con el botón en el formato D1 del aplicativo SICEP 1001 Recuerde que cuando cargue la información del protocolo, es necesario dar clic en grabar para que el aplicativo actualice las agregaciones verticales. 3.5 Formato D2 Al dar clic en el botón el aplicativo genera en la carpeta protocolo el protocolo, las listas y el archivo de cuentas del formato D2, el siguiente cuadro ilustra los archivos: MFORMAD2_variables.txt: Este archivo relaciona la extensión de las variables (columnas) del formato D2:

16 Variable Extensión: # caracteres Nombre de la variable N: Numérico; C: Alfanumérico Por lo tanto, en la columna dos del protocolo aparece Munpio, el cual es un carácter alfanumérico, su extensión es de cinco caracteres y su nombre es Municipio. MFORMAD2_Sectores.txt: El formato D2 de SICEP solicita la variable sectores (alfanumérica), por lo tanto se relacionan la lista para esta variable: MFORMAD2_Periododevencimiento.txt: El formato D2 de SICEP solicita la variable tipo de vencimiento (alfanumérica), por lo tanto se relacionan la lista para esta variables:

17 MFORMD2_Protocolo.xls: Este archivo es el protocolo para el cargue del Formato D2, en este se definen las cuentas (filas) y variables (columnas) del formato tal y como deben ser importadas en el aplicativo SICEP En este archivo es necesario tener en cuenta lo siguiente: i. ELIMINE la primera fila (1) del protocolo Fila que deben eliminar: ii. Guarde el protocolo como archivo.txt (archivo plano separado por tabulaciones) con un nombre que el usuario identifique. Ejemplo: FormatoD2.txt. Tal como se ilustra en el siguiente cuadro. iii. Cargue el archivo formatod2.txt con el botón en el formato D2 del aplicativo SICEP 1001 Recuerde que cuando cargue la información del protocolo, es necesario dar clic en grabar para que el aplicativo actualice las agregaciones verticales.

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