MANUAL DE USUARIO ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DIRIGIDO A ENTIDADES CONTRATANTES JULIO 2014

2 Tabla de Contenido 1. Introducción Ingreso en el Portal Institucional SERCOP Agregar Información de Contactos Contactos de la Matriz Contactos de la Sucursal Agregar usuarios y asignar contraseñas Reseteo de Contraseñas Agregar Sucursal GLOSARIO... 28

3 1. Introducción Este manual ha sido elaborado para dar a conocer a las entidades contratantes el procedimiento de la creación de contactos, usuarios, sucursales y el reseteo de contraseñas. 2. Ingreso en el Portal Institucional SERCOP Una vez que el usuario administrador ha ingresado al Portal Institucional debe hacer clic en el ícono SOCE. Imagen 2.1 Imagen 2.1

4 Luego, debe ingresar el número de RUC, usuario y contraseña e inmediatamente debe hacer clic en el botón Entrar Imagen 2.2 Imagen 2.2 Al ingresar puede observar los menús Inicio - Datos Generales Consultar - Entidad Contratante - Administración o los íconos para Accesos Directos a Aplicaciones, los cuales permiten acceder a las diferentes herramientas del sistema. Imagen 2.3 Imagen 2.3

5 3. Agregar Información de Contactos Contacto es la persona autorizada para operar el Portal Institucional SERCOP, en el cual se registran los datos generales que identifiquen a dicha persona y sus funciones dentro de la Entidad. El contacto de la persona permitirá posteriormente crear un nombre de usuario y contraseña con el que ingresará al sistema de forma individual. 3.1 Contactos de la Matriz Los contactos de la matriz, serán aquellos funcionarios que fueron autorizados para realizar las contrataciones en la MATRIZ de la entidad contratante. En el caso de que existiera personal delegado a nivel nacional para realizar contrataciones en sus localidades, el usuario administrador podrá agregar los contactos en las sucursales correspondientes. Para registrar los contactos matriz debe hacer clic en el menú Administración- Contactos, como se indica en la Imagen Imagen 3.1.1

6 Una vez que ingresa en el menú indicado, se reflejan los contactos registrados en el sistema con anterioridad. Para ingresar un nuevo contacto debe hacer clic en el botón Agregar Contacto. Imagen Imagen En la opción siguiente, debe registrar los datos que se detallan a continuación: Nombres y Apellidos: Ingresar nombres y apellidos completos Sexo: Seleccione masculino o femenino Estado Civil: Seleccione de entre las opciones que le presenta el sistema. Tipo de Documento: Cédula de identidad o pasaporte Número de Identificación: Número de cédula de identidad o pasaporte Correo Electrónico: Ingrese dirección de correo (no puede dejar vacío este campo)

7 Estado: Seleccione activo (se encuentra vigente la delegación de sus funciones) o inactivo (concluyó la vigencia de la delegación de sus funciones). Cargo: Seleccione de entre las opciones que le presenta el sistema. Fechas de vigencia de Funciones: Desde- Hasta (Seleccione del calendario las fechas de vigencia de la delegación de funciones). Nivel de Educación: Seleccione de entre las opciones que le presenta el sistema. Área Ocupacional: Seleccione de entre las opciones que le presenta el sistema. Fecha de Nacimiento: Seleccione del calendario la fecha. Una vez ingresado los datos, haga clic en el botón Guardar, como se indica en la Imagen Imagen 3.1.3

8 Finalmente, se verificará el contacto añadido, como se indica en la Imagen Imagen Si requiere Editar o Eliminar los contactos, seleccione estas funciones para proceder con lo requerido. Las funciones editar o eliminar solo se visualizarán al usuario administrador de su registro, esto con la finalidad de mantener la seguridad e integridad de la información ingresada. La opción Eliminar permitirá borrar la información total del contacto únicamente cuando no tenga procesos de contratación relacionados al mismo, como se puede ver la Imagen Imagen 3.1.5

9 3.2 Contactos de la Sucursal Para agregar los contactos de una sucursal, se debe ingresar a la pestaña Sucursales del menú Administración o ingresando al ícono Sucursales que se encuentra en los accesos directos a las aplicaciones, ver la Imagen Imagen Verifique la sucursal en la que desea agregar los contactos, luego haga clic en la opción Ver Contactos, como se indica en la Imagen Imagen 3.2.2

10 Al ingresar a la siguiente pantalla haga clic en el botón Agregar Contacto, en la que permitirá el ingreso de los datos del contacto. Ver Imagen Imagen El ingreso de los datos del contacto de la sucursal, se debe realizar de la misma manera como se efectuó para los contactos de matriz, luego debe hacer clic en el botón Guardar. Ver Imagen Imagen Recuerde que el campo de correo electrónico es un campo obligatorio de ingreso, el correo electrónico es necesario para el reseteo de las claves de los usuarios y para el registro de un proceso de contratación.

11 4. Agregar usuarios y asignar contraseñas Usuario es la persona que se identifica a través de un nombre y una contraseña para tener acceso al Portal Institucional del SERCOP. Para registrar un usuario proceda a ingresar a la pestaña Usuarios del menú Administración y seleccione la opción Crear Usuario, como se muestra en la siguiente Imagen 4.1 Imagen 4.1 El sistema le presentará el número de RUC que corresponde a la MATRIZ, y si ha creado sucursales también las mostrará con el número de RUC con el secuencial asignado, ver Imagen 4.2

12 Imagen 4.2 PRIMER PASO Proceda a hacer clic en el ícono que se encuentra en la pestaña Usuarios y seleccione la opción Crear Usuario como se muestra en la Imagen 4.3 Imagen 4.3

13 En el lado izquierdo de la pantalla se muestran íconos de figuras en los cuales se debe hacer clic para Agregar Usuario, dependiendo de la sucursal que se elija, ver Imagen 4.4 Imagen 4.4 Una vez, que ingresó el usuario administrador tendrá todos los accesos para uso de la cuenta de la entidad contratante, con lo que podrá crear y desactivar usuarios, y agregar perfiles de acceso a cada uno de manera independiente. Recuerde que antes de agregar un usuario debe agregar los datos del contacto, como se indica en la Imagen 4.5 Imagen 4.5

14 A continuación se describen los datos que requiere ingresar para crear un usuario y contraseña: Usuario: Ingrese caracteres como letras o números para el nombre de usuario, el cual servirá para su acceso e identificación al Sistema Transaccional del Portal por ejemplo: fvalarezo, dgarcia, jcperez1. El nombre de usuario no deberá contener caracteres como: espacios en blanco, puntos (.), o caracteres especiales como: ñ,?, *. Nombre: Seleccione el nombre de la Lista de Contactos al que pertenece el nombre del usuario. Contraseña: Ingrese la contraseña que deberá utilizar el usuario para ingreso al sistema. Ingrese mínimo 6 y máximo 15 caracteres, no incluya espacios en blanco, puntos (.), o caracteres especiales como: ñ,?, *. Confirmar contraseña: confirme la contraseña que ingresó en el paso anterior. Luego de registrar los siguientes datos proceda a hacer clic en el botón Guardar, como se indica en la Imagen 4.6 Imagen 4.6

15 No podrá eliminar ni modificar el nombre del usuario, contacto o contraseña cuando ya lo haya agregado. SEGUNDO PASO Una vez agregado el usuario como se muestra en siguiente pantalla se activan 4 opciones a los extremos del usuario agregado, las opciones son: Agregar Perfil, Resetear Contraseña, Activar Usuario, Presupuesto, como se indica en la Imagen 4.7. Imagen 4.7 Activar usuario: Este campo permite que el usuario y la contraseña se activen, caso contrario no accederá al sistema Activar Usuario. Para desactivar el usuario, debe hacer clic en el ícono Desactivar Usuario. Esta opción no permitirá el acceso del usuario al sistema. Al activar el usuario, el sistema permitirá el acceso con dicho nombre de usuario y contraseña.

16 Cuando un usuario tenga el estado Activar Usuario quiere decir que ese usuario todavía no podrá acceder al Portal Institucional SERCOP; para avanzar, deberá pulsar en la zona marcada para su activación. Cuando se realiza esta acción el sistema lo dejará con la siguiente opción de estado: Desactivar Usuario. Imagen 4.8 Imagen 4.8 En el caso en el que requiera desactivar el nombre de usuario y contraseña debe hacer clic en el ícono Desactivar Usuario, y luego el sistema le dejará con el estado contrario: Activar Usuario, como se indica en la Imagen 4.9 Imagen 4.9

17 Agregar Perfil: Este campo activa los menús de acceso a las herramientas. Al hacer clic en la opción Agregar perfil se le presentará la siguiente pantalla en la que debe ir agregando los menús según el perfil de cada usuario, como se indica en la Imagen 4.10 Imagen 4.10 Seleccione de la lista los menús que requiera ir agregando según el perfil del usuario; para agregar haga clic en el menú que requiera, luego pulse en el botón Aumentar Menú, cuando haya agregado los menús que requiera finalice haciendo clic en el botón Grabar, como se indica en la Imagen 4.11 Imagen 4.11

18 Para borrar un menú no deseado, haga clic en la casilla que requiere eliminar y luego se debe grabar la acción realizada. NOTA: Cuando incremente menús a un usuario de SUCURSAL PROVEEDOR, el sistema sólo le dejará añadir el menú Datos Generales. Los demás menús se habilitarán una vez que la Entidad Contratante haya entregado todos los requisitos en Atención a Usuarios del SERCOP. Presupuesto: Este menú permite activar al usuario una restricción del monto máximo para realizar adquisiciones, este campo es opcional, como se indica en la Imagen 4.12 Imagen 4.12 Al ingresar al presupuesto, podrá verificar las opciones de la asignación de montos, si requiere seleccionar la restricción pulse el botón Activo e ingrese el monto máximo que se le asignará al usuario. Caso contrario pulse en el botón Inactivo, con lo cual no tendrá restricción alguna.

19 Recuerde que cualquier cambio que se realice en el sistema, se tiene que guardar para que registren los cambios, para lo cual se debe hacer clic en el ícono Guardar, como se indica en la Imagen 4.13 Imagen 4.13 Para el caso en el que se requiera agregar usuarios a las SUCURSALES el procedimiento será el mismo indicado en los pasos anteriores, con la diferencia de que ingresará estos datos en la sucursal.

20 5. Reseteo de Contraseñas Para el reseteo de contraseñas de los usuarios de la entidad contratante, el usuario administrador debe ingresar al menú Administración - Usuarios Crear Usuarios, y debe hacer clic en el ícono de la sucursal. Una vez que se encuentren todos los usuarios, debe escoger al que requiere resetear la contraseña como se muestra en la siguiente Imagen 5.1 Imagen 5.1 El único usuario que no se puede resetear desde el portal es el Usuario Administrador, por lo tanto para el reseteo del mismo se debe presentar la documentación solicitada en Atención al Usuario, del SERCOP. En la pantalla siguiente podrá verificar que no existe la opción de resetear el usuario del administrador, ver Imagen 5.2

21 Imagen 5.2 Si cualquier usuario desea cambiar sólo la contraseña por seguridad, el sistema le presentará esta opción en la pestaña Info Usuario del menú Datos Generales Deberá hacer clic en el botón Cambiar para ingresar la nueva contraseña, como se indica en la Imagen 5.3 Imagen 5.3

22 Una vez ingresado, se debe detallar los datos que se informan a continuación: PASO 1. Ingrese la contraseña anterior. PASO 2. Ingrese la Nueva contraseña. PASO 3. Confirme la Nueva contraseña. Imagen 5.4 Imagen 5.4 Finalizado el ingreso de datos, haga clic en el botón Guardar, ver Imagen 5.5 Imagen 5.5

23 6. Agregar Sucursal La opción de agregar sucursales permitirá a las entidades contratantes administrar otras sesiones (acceso) de manera independiente a la de la matriz. Una sucursal al ingresar al sistema puede acceder a los menús para realizar las actividades relacionadas con la contratación pública. A diferencia de la matriz, la sucursal tendrá el número de ruc de trece dígitos con un número adicional para su diferenciación. Para añadir una sucursal ingrese a la pestaña Sucursales del menú Administración, como se indica en la Imagen 6.1 Imagen 6.1 En la siguiente pantalla el sistema mostrará el RUC de la matriz. A continuación se debe proceda a pulsar el botón Añadir para ingresar los datos que le permitirán registrar la sucursal, y aparecerá la numeración del RUC con el número secuencial adicional, como se indica en la Imagen 6.2

24 Imagen 6.2 Como se ha indicado, el sistema registrará automáticamente un número secuencial adicional al del RUC de la entidad matriz; de esta manera, conocerá cuál es el número de RUC asignado a la sucursal, como se indica en la Imagen 6.3 Imagen 6.3

25 Para registrar a la sucursal se requiere ingresar los siguientes datos: Nombre Comercial: Nombre con el que se conoce a la Entidad Contratante Proveedor del Estado: Esta opción permitirá indicar al Sistema si requiere agregar una sucursal como Proveedor, o una sucursal como Entidad. En el caso de que requiera que la sucursal sea Proveedor haga clic en el casillero que corresponda; caso contrario, no haga clic en el mismo y se agregará una sucursal con las opciones de menú de Entidad Contratante. NOTA: Cuando una Entidad Contratante es a la vez proveedor del Estado se debe seleccionar esta opción para agregar una SUCURSAL como PROVEEDOR, de esta manera podrá tener las opciones de menú de un PROVEEDOR. Dirección de la Sucursal Calle /Sector: Ingrese nombre de la calle principal donde se encuentra ubicada la Entidad Contratante. Intersección /Referencia: Ingrese nombre de la calle de intersección. Edificio: Nombre del Edificio o lugar donde se encuentra ubicada la Entidad Contratante. Número: Nomenclatura o número de Edificio o lugar donde realiza sus actividades la Entidad Contratante. Departamento - Oficina: Ingrese número de oficina o piso, caso contrario ingrese el dato como planta baja. Si requiere borrar los datos ingresados haga clic en el botón Limpiar Campos, y si confirma la información ingresada haga clic en el botón Guardar. Imagen 6.4

26 Imagen 6.4 En el caso de que desee agregar una sucursal proveedor, debe hacer clic en el cuadro de verificación Proveedor del Estado, como se muestra en la siguiente Imagen 6.5 Imagen 6.5

27 Si la sucursal fue añadida al Portal Institucional SERCOP como Proveedor, se mostrará el siguiente campo indicado en la Imagen 6.6 Imagen 6.6 Una vez seleccionada esta opción, debe ingresar todos los datos referentes a la dirección de la sucursal y Guardar. Ver Imagen 6.7 Imagen 6.7

28 Observe que el sistema le asignará al RUC un número secuencial adicional con el que deberá ingresar al Sistema, por ejemplo , , , dependiendo del número de sucursales que vaya ingresando. La siguiente pantalla indica el acceso al Sistema Transaccional con los datos de una sucursal. Imagen 6.8 Sucursales proveedores Imagen 6.8

29 7. GLOSARIO LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Portal Institucional del SERCOP: ( Es el Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano, SOCE. Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de la LOSNCP. Máxima Autoridad: Es quien ejerce administrativamente la representación legal de la entidad u organismo contratante. Para efectos de la LOSNCP, en los gobiernos autónomos descentralizados, la máxima autoridad será el ejecutivo de cada uno de ellos. RGLOSNCP: Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Servicio Nacional de Contratación Pública, SERCOP: Es el órgano técnico rector de la Contratación Pública. SOCE: Sistema Oficial de Contratación del Estado

30