DOCUMENTOS. Figura No. 1

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1 DOCUMENTOS En este módulo se dan de alta todos aquellos documentos que afectan el Proceso de Cobranza de la empresa (Anticipos, Abonos, Cargos, Saldos Iniciales, Notas de Crédito, entro otros), pudiéndose accesar a este, desde el menú Pago de Facturas / Documentos o bien desde el acceso directo. El catálogo de documentos muestra la siguiente Información: Recibo (número asignado automáticamente por el programa), Documento (Clave asignada automáticamente ó predeterminada por usted, según lo requiera), Serie, Cliente del pago, Fecha de Pago, Fecha en que se deposita el pago, Pedimento de la factura, Grupo del concepto, Usuario que elaboró el Documento, Código del concepto, Descripción del Concepto, Tipo de documento, importe, abono y saldo del documento, Consecutivo, Cliente del Pedimento, Importe en Dólares. Figura No. 1 El catálogo de Documentos consta de 7 pestañas, cada una de estas al ser seleccionadas sortea la información según sea el nombre de la pestaña, así como permite realizar búsquedas según la pestaña seleccionada. 1. # Recibo: Lista por número consecutivo que el sistema le asignó automáticamente a cada Abono, Anticipo o Cargo. 2. Documento: Lista por número de documento. Pág. 1 de 7

2 3. Cliente: Lista por clave del cliente del documento. 4. Fecha: Lista por fecha de elaboración del documento. 5. Cargos: Lista de documentos que son cargos. 6. Abonos: Lista de documentos que son abonos. 7. Anticipos: Lista de documentos que son anticipos. En este módulo se podrán dar de alta, modificar y/o borrar los diferentes tipos de Documentos; conformada su captura por 2 pestañas, la de Documentos (para los diversos Recibos, como Abonos, Anticipos, etc.) y la pestaña Notas de Crédito (captura exclusiva para Notas de Crédito). Los datos necesarios para su llenado son los siguientes:» DOCUMENTO: Figura No. 2» Cliente: Clave del cliente que hace el pago.» Fecha de Pago: Fecha en que el Cliente realizó el pago (efectivo, cheque, caja, Banco, etc.), esta fecha es la que se utiliza por default para los Reportes y afectaciones contables.» Fecha de Depósito: Fecha en la que se deposita el pago en el Banco.» Recibo: Número consecutivo que el sistema le asigna automáticamente a cada abono, anticipo o cargo.» Documento: Número utilizado para identificar el documento elaborado, es posible especificar la clave deseada, como puede ser el número de factura (cuando el documento pertenezca a cargo por factura) ú otro control de secuencia para los recibos tipo Abono y/o Anticipo, en caso que se requiere llevar un Pág. 2 de 7

3 consecutivo automático, se deberá posicionar el cursor en este campo y sobre él, presionar las teclas ctrl. + R, así se insertará el consecutivo que se dio de alta previamente en Utilerías \ Generar Folios para Recibos. Nota. NO deberá repetir el número de Documento; solo en caso de que el documento pertenezca a un depósito destinado a un anticipo de factura y un abono a la vez. Esto es necesario cuando se hace el traspaso a contabilidad, el sistema toma los dos documentos como uno solo y afecta a bancos con la suma de los dos dando el total del depósito.» Importe Dlls: Valor del documento en dólares (opcional). Este campo se llenará en caso que el cobro al cliente se haga en dólares, para efectos de la facturación y por motivos contables y/o fiscales esta siempre se deberá declarar en pesos, por lo tanto el importe en dólares se deberá multiplicar por un tipo de cambio. Sí se requiere que esta conversión se haga por un tipo de cambio especifico para los depósitos en general, se deberá activar la opción Usar tipo de cambio para depósitos, ubicada en el menú Utilerías \ Configuración Gral. \ Cartera, posteriormente se dará del alta el tipo de cambio en Utilerías \ Tipo de cambio para depósitos, así al capturar el Importe en dólares en el recibo, este se multiplicará automáticamente por el Tipo de Cambio especificado, insertándose el resultado de este, de forma automática en el campo Importe en pesos. En el caso que el tipo de cambio sea variable o no sea el mismo para todos los Depósitos del día, no será necesario seguir el proceso anterior (deberá permanecer desactivada la opción de Utilerías \ Configuración Gral. \ Cartera \ Usar tipo de cambio para depósitos ), ya que se capturará el importe en dólares y se deberá hacer la conversión manual por el tipo de cambio deseado, insertando el resultado manualmente en el campo Importe en pesos.» Importe: Valor del documento en pesos.» Clave: Clave del tipo de documento al que pertenece (Dados de alta en el módulo Tipos de Documentos ).» Tipo: El sistema muestra automáticamente el tipo documento. C = Cargo. Facturas, devoluciones o saldos iniciales en contra del cliente. A = Abono. Depósitos bancarios para aplicar en los cargos. X = Anticipo. Son los depósitos bancarios pagados por adelantado.» Descripción: El sistema muestra automáticamente la descripción o nombre del tipo de documento.» Lista de Documentos: Capturar únicamente si el documento es un Anticipo. Figura No. 3 Pág. 3 de 7

4 Este cuadro es de utilidad para agregar, cambiar y/o borrar los pedimentos a los que será aplicado el anticipo que se está dando de alta, así al momento de facturar estos pedimentos el Anticipo se aplicara automáticamente. Solo necesita capturar los siguientes datos: Documento: Esta clave de identificación será mostrada automáticamente por el sistema. Patente: Número de patente del pedimento. Si la patente del pedimento de la factura es la misma con la que usted está trabajando, no es necesario llenar este campo, el sistema lo mostrará automáticamente. Aduana: Clave de Aduana por la que se tramitó el pedimento del Anticipo. Pedimento: Número de pedimento al que será aplicado el anticipo. Importe: Cantidad por aplicar. Financia: Para uso exclusivo de Financia. Fondo: Para uso exclusivo de Financia. Suma: Muestra el Total de la columna Importe.» Referencia: En caso de llevar control interno con Referencia.» Contra Recibo: Al dar clic en esta opción se desplegará la ventana Contra recibos por Depósitos, en la cual se dará de alta la información de los contra recibos que se deseen afectar con este Documento. Figura No. 4 Depósito: Clave del documento ó depósito, será mostrada automáticamente por el sistema. Cliente: Clave del cliente del Contra recibo. Nombre: Nombre del cliente del Contra recibo. Contra recibo: Número del contra recibo al cual se aplicará el documento. Importe: Capturar en este campo la cantidad que se aplicará al contra recibo, puede ser por el total del contra recibo o parcial. Para más información referente a esta opción, favor de leer el manual Abonos por contra recibos. Pág. 4 de 7

5 » Notas: Campo opcional para hacer anotaciones del pago, anticipo o cargo. Una vez capturados todos los datos oprima el botón OK para guardar los cambios o presione la opción cancelar para deshacer la operación.» NOTAS DE CREDITO: Figura No. 5» Cliente: Clave del cliente al que pertenece la Nota de Crédito.» Fecha de Pago: Fecha de elaboración de la Nota de Crédito.» Fecha de Depósito: Fecha de elaboración de la Nota de Crédito.» Recibo: Número consecutivo que el sistema le asigna automáticamente a la nota de crédito.» Documento: Número que se le asignará al documento, se puede capturar manualmente este o en caso que se requiere llevar un consecutivo automático, se deberá posicionar el cursor en este campo y sobre él, presionar las teclas ctrl. + R, así se insertará el consecutivo que se dio de alta previamente en Utilerías \ Generar Folios para Recibos. Nota. NO debe repetir el número de documento.» Importe Dlls: Valor del documento en dólares. Pág. 5 de 7

6 » Importe: Valor del documento en pesos, mostrará el importe del Campo Total (Figura 6), este campo se alimenta automáticamente al capturar los conceptos y sus valores.» Clave: Clave del tipo de documento al que pertenece (Dados de alta en el módulo Tipos de Documentos ). La Nota de Crédito podrán ser Abono o Anticipo.» Tipo: El sistema muestra automáticamente el tipo documento seleccionado, en este caso A=Abono ó X=Anticipo.» Descripción: El sistema muestra automáticamente la descripción o nombre del tipo de documento.» Lista de Conceptos: Se deberán dar de alta la información de la factura. Figura No. 6 Este cuadro es de utilidad para agregar, cambiar y/o borrar los conceptos de la factura en la que se realizo un cobro mayor al debido. Solo necesita capturar los siguientes datos: Documento: Esta clave de identificación será mostrada automáticamente por el sistema. Grupo: Grupo al que pertenece el Concepto. Código: Número de código del concepto. Descripción: Nombre del Concepto, mismo que se insertará automáticamente al especificar el Grupo y Código del mismo. Importe: Cantidad del concepto cobrada de más en la factura. SubTotal: Suma del importe de los Conceptos. IVA: Importe que resulta de la suma de los Conceptos que aplican IVA, por la tasa de Iva especificada en la figura 6 (misma tasa que se aplicó en la factura). Total: Suma del campo Total e IVA. % Iva a Cobrar: Tasa de IVA aplicada en la factura.» Factura: Número de la factura en la que se realizó el cobro incorrecto.» Fecha: Fecha de la Factura.» Notas: Campo opcional para hacer anotaciones de la Nota de Crédito. Pág. 6 de 7

7 IMPRIMIR FORMATO: Para imprimir un abono o anticipo, posiciónese en el deseado y oprima el botón genera tres recibos de pago, el de Tesorería, Facturación y Crédito y Cobranza., esta acción Figura No. 7 Nota. Para poder cambiar o borra cualquier abono a anticipo, es necesario asegurarse de que no este aplicado a un cargo, de lo contrario el sistema no permitirá su eliminación, a menos que se cancele la aplicación. Figura No. 8 Pág. 7 de 7

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