PLAZA MAYOR desea realizar un contrato marco de suministro con varias personas jurídicas o naturales para desarrollar el objeto antes descrito.

Transcripción

1 Medellín, 8 de abril de 2013 Señor(a) REFERENCIA: INVITACION A PRESENTAR PROPUESTA ECONOMICA, PARA SERVICIO HOTELERO Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS A QUE HUBIERE LUGAR PARA PLAZA MAYOR CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. Respetado señor(a): PLAZA MAYOR MEDELLÍN S.A. Está interesada en invitarlo a presentar una propuesta económica para la celebración de un contrato de prestación de servicios hoteleros y servicios complementarios a que hubiere lugar para PLAZA MAYOR, de cuantía indeterminada. PLAZA MAYOR desea realizar un contrato marco de suministro con varias personas jurídicas o naturales para desarrollar el objeto antes descrito. Dada la importancia que tiene este proyecto para PLAZA MAYOR y conociendo su experiencia, lo invitamos a presentar una propuesta para lo citado en el asunto. 1. CONDICIONES DEL CONTRATO Descripción del objeto. Objeto: Contrato de prestación de servicios hoteleros y/o servicios complementarios a que hubiere lugar para PLAZA MAYOR. Alcance del Objeto: El contratista deberá cumplir con todas las actividades inherentes a la prestación del servicio de alojamiento, alimentación, transporte y/o servicios complementarios, de conformidad con lo señalado por Plaza Mayor en la presente invitación Plazo del contrato. El plazo de ejecución del presente contrato será hasta el día 31 de diciembre del 2013, contados a partir de la suscripción del acta de inicio y previa legalización del contrato, teniendo en cuenta que durante el plazo de ejecución del contrato PLAZA MAYOR podrá invitar y contratar a otros hoteles a nivel local y nacional que cumplan con los requisitos

2 requeridos y habilitantes en esta invitación en el momento que sea necesario para dar cumplimiento al objeto contractual. 2. Valor del contrato. El valor del contrato es indeterminado pero determinable, el cual se le asigna una disponibilidad presupuestal, para ser ejecutado durante el plazo del contrato, que significa que el valor del contrato se determina a la finalización del mismo y solo se pagara el servicio efectivamente prestado. En todo caso, se deberá tener en cuenta que el valor final del contrato será el resultado de la sumatoria del valor de los servicios hoteleros efectivamente prestados, aplicando los beneficios ofrecidos por el proponente de conformidad con lo exigido en la presente invitación, siendo este factor íntegramente y normal del contrato que no hace posible que el contratista pueda instaurar reclamo alguno con relación a la no ejecución del presupuesto Forma de Pago. EL CONTRATISTA enviará a PLAZA MAYOR la respectiva factura con el valor total del servicio prestado. A partir de la recepción de la factura, PLAZA MAYOR dispondrá de treinta (30) días hábiles para realizar el pago correspondiente, el cual se hará en dos partes, una para EL CONTRATISTA y otra, para PLAZA MAYOR como descuento por servicios comerciales, para lo cual se autoriza expresamente a plaza mayor con la firma del presente contrato. 3. Requisitos habilitantes. Para participar en el presente proceso el oferente deberá entregar la propuesta con las siguientes características: - La invitación podrá ser presentada en forma individual o cualquier forma asociativa, por cada oferente, sea persona natural o jurídica. - Que los oferentes no se encuentren inhabilitados o presenten incompatibilidad respecto a la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y la Ley 1474 de 2011, cuyo objeto social se encuentre directamente relacionado con el objeto que se pretende ejecutar.

3 Carta de presentación de la propuesta: - Diligenciada completamente. - La cual deberá indicar en el contrato Certificado de Existencia y Representación Legal. Las personas naturales nacionales acreditarán su existencia mediante la presentación de copia de su cédula de ciudadanía Carta de presentación. Hace referencia a las tarifas corporativas que aplican a esta invitación, para el servicio hotelero y actividades complementarias que contengan las tarifas de habitación sencilla doble y triple por noche, habitación suit junior noche discriminando lo que incluye Porcentaje de descuento ofrecido. El oferente deberá manifestar el porcentaje de descuento ofrecido para el servicio hotelero y servicios complementarios a que hubiere lugar sobre la tarifa corporativa respetando los precios del mercado y a su vez; El proponente deberá presentar con su propuesta, el certificado de existencia y representación legal cuando se trate de persona jurídica, el cual, deberá tener las siguientes características: - Deberá ser expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, contados desde la fecha de entrega de propuestas. - Deberá acreditar que el objeto social guarda relación directa con el objeto de la presente invitación. - La duración de la sociedad deberá ser como mínimo por el tiempo de duración del contrato y un año más.

4 - El Representante Legal debe estar facultado para comprometer al oferente con el objeto y monto que se pretende contratar, de lo contrario deberá anexar acta de autorización. - Fotocopia de la cedula del representante legal o del proponente si es persona natural. - Certificados de antecedentes disciplinarios (Procuraduría y Contraloría). - Certificados de parafiscales. - Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá presentar su respectivo certificado Acta de autorización. El proponente deberá aportar acta de autorización del órgano estatutario correspondiente de la firma del proponente o su representante legal para presentar la propuesta, si hubiere lugar a ello, con fecha anterior a la fecha de presentación de la propuesta en el presente Proceso de Contratación Poder. El proponente deberá aportar poder debidamente otorgado, mediante el cual se confiere representación, cuando el proponente concurre por intermedio de un representante o apoderado. Dicho documento deberá contener expresamente los términos y el alcance de la representación Garantías: El proponente deberá tener en cuenta que si es favorecido con la presente contratación, constituirá las siguientes garantías a favor de Plaza Mayor Medellín, para Entidades Estatales: Cumplimiento. Para garantizar el cumplimiento de la presente oferta, el adjudicatario deberá constituir una garantía equivalente a treinta millones de pesos ($ ), y tendrá una validez igual a la del contrato y cuatro (4) meses más. Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones. Para garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales que se causen a favor de los trabajadores del adjudicatario, así como su obligación de afiliarlos al sistema de

5 seguridad social, éste deberá constituir una garantía equivalente a veinte millones ($ ), que tendrá una vigencia igual a la duración del contrato y tres (3) años más. Calidad los servicios prestados: Equivalente un treinta millones de pesos ($ ), con una vigencia igual a la del plazo del contrato y cuatro (4) meses más. Responsabilidad extracontractual: En póliza anexa se constituirá este amparo en una cuantía igual a ($200) SMMLV al momento de la expedición de la póliza y una vigencia igual al plazo del contrato más cuatro (4) meses más Tributario (RUT): El proponente deberá adjuntar copia del RUT expedido por la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, donde se contenga la clasificación o actividades conforme a los servicios que presta Cumplimiento de obligaciones con el Sistema Integrado de Seguridad Social: Cada proponente deberá acreditar el cumplimiento a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello este obligado. Las personas jurídicas deben acreditar el cumplimiento de dicho requisito en relación con todos sus empleados y lo hará mediante constancia expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con lo requerido por la Ley o por el representante legal de la sociedad. El certificado debe contener la siguiente información: CERTIFICA QUE A LA FECHA SE ENCUENTRA A PAZ Y SALVO en los últimos seis (6) meses con sus obligaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, compuesto por salud, pensiones, riesgos profesionales y parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA, I.C.B.F.), en los términos que establece el artículo 50 de la Ley 789 de El oferente deberá aportar un certificado donde acredite la capacidad para ejecutar las siguientes actividades y/o compromisos como requisitos habilitantes de la propuesta:

6 Actualizar las reservas del hotel en tiempo real o en su defecto indicar con cuanto tiempo se harían las actualizaciones. Entregar mensualmente a Plaza Mayor Medellín S.A el estado de las reserva El oferente deberá aportar mínimamente tres (3) certificaciones de clientes referentes a la calidad y oportunidad de los servicios prestados Declaración Juramentada. El proponente o proveedor deberá declarar bajo la gravedad de juramento al momento de presentar la propuesta: a. No hallarse incurso al momento de ofertar y al momento de la celebración y ejecución del contrato, en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad contempladas en la Constitución Política de Colombia y concretamente las aplicables a la contratación estatal. b. En la oferta el proponente deberá manifestar expresamente sobre la existencia o no de relaciones comerciales o de parentesco con los servidores y trabajadores de PLAZA MAYOR S.A., del nivel directivo o ejecutivo. c. Que ni su capital, ni los recursos que utilice para la celebración y ejecución del contrato que celebre, proviene de actividades ilícitas o al margen de la Ley. d. Si el oferente presenta propuesta o celebra el contrato encontrándose incurso en cualquiera de las situaciones descritas, responderá por los daños y perjuicios que cause a PLAZA MAYOR S.A., o a terceros por su conducta. En este evento procederá la terminación unilateral del contrato Experiencia para participar en el Proceso de Contratación. El proponente deberá acreditar para participar en el presente proceso, 2 certificaciones de contratos expedidas por entidades públicas o privadas bien sean nacionales e internacionales diferentes, en los cuales incluyan contratos de Prestación de Servicios Hotelero, durante los tres últimos años, teniendo encueta que el objeto debe ser igual o similar al que se pretende contratar. - La certificación de experiencia escrita contendrá, al menos, la siguiente información: - Nombre del contratante y contratista, - Valor de la contratación, - Objeto del contrato, - Fecha de inicio, - Fecha de terminación

7 - Fecha de expedición de la certificación. - Si se ejecutó en Consorcio o Unión Temporal deberá indicarse el porcentaje de Participación. - Firma y teléfono de quien certifica IMPORTANTE: Si falta alguno de los requisitos anteriores, no se validará la experiencia y por lo tanto no se tendrá en cuenta al momento de verificar los requisitos habilitantes. NOTA 1: Plaza Mayor, podrá verificar la información contenida en los certificados, así podrá escoger de manera aleatoria cualquiera de ellos para ser verificado, así mismo podrá solicitar aclaración respeto al contenido de los mismos. NOTA 2: Si se trata de contratos suscritos con Plaza Mayor, bastará con que el proponente lo indique por escrito, no es indispensable el aporte de la certificación. NOTA 3: Solo se verificara un contrato por entidad contratante. NOTA 4: Si la propuesta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal u otra forma de asociación, deberá igualmente acreditar la experiencia mínima, así cada integrante deberá acreditar la certificación de contratos ejecutados respeto a la reserva hotelera. 4. Adjudicación del Contrato. El contrato se adjudicará a la(s) propuesta (s) que cumplieron los requisitos habilitantes. 5. Cierre de la invitación. La fecha para la entrega de la propuesta será hasta el día 11 de abril de 2013, hasta las 12:00 m, entregada en la recepción de la Entidad, ubicada en la Calle 41 Nº Medellín o puede ser enviada por correo electrónico. Los consorcios o unión temporales: Dependiendo de la naturaleza de los miembros que conforman la Unión o el Consorcio, deberá anexarse de cada uno de ellos los documentos que correspondan según lo anteriormente enunciado, más los documentos de constitución de la forma asociativa. 6. Verificadas las propuestas: PLAZA MAYOR designara un comité verificador que analizara los documentos aportados en las propuestas y solicitara que subsanen los requisitos de los proponentes, de ser necesario dentro de un plazo de 2 días prorrogables.

8 Una vez realizada la verificación se solicitara al comité asesor de contratación que recomiende la adjudicación de los contratos al ordenador del gasto. El proponente deberá suscribir documento de confidencialidad, de acuerdo al proceso y al contrato celebrado, indicando tal circunstancia en un anexo a la carta de presentación. Teniendo en cuenta el reglamento de contratación con resolución N 021 de enero 25 de 2013, previamente estipulado en el artículo Dudas e inquietudes. Las consultas que realicen los oferentes estarán a disposición de todos los interesados en la dirección Calle 41 N Medellín. Cordial saludo, FERNANDO CORDOBA CARMONA Secretario General

9 ANEXO No. 1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Medellín, de de 2013 Señores: PLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. Carrera 41 No Medellín Referencia: INVITACION A PRESENTAR PROPUESTA ECONOMICA, PARA SERVICIO HOTELERO Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS A QUE HUBIERE LUGAR PARA PLAZA MAYOR CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. El suscrito, en calidad de representante legal de de acuerdo con las condiciones generales en la invitación a presentar propuesta económica cuyo objeto es el CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS HOTELEROS Y/O SERVICIOS COMPLEMENETARIOS A QUE HUBIERE LUGAR PARA PLAZA MAYOR, presento la siguiente propuesta. En caso de resultar favorecido y ser aceptada nuestra propuesta, me comprometo a firmar el contrato correspondiente. Declaro así mismo que: 1. Tengo facultad legal para firmar y presentar la propuesta. 2. Esta propuesta y el contrato que llegase a celebrarse sólo compromete a la sociedad que legalmente represento. 3. Conozco la información general y específica y demás documentos de la contratación y acepto los requisitos en ellos contenidos.

10 4. Tengo en mi poder los documentos que integran las condiciones de la invitación económica que son: (indicar fecha y número de cada una). 5. Realizaré los trámites necesarios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato en el plazo señalado en las condiciones de los Términos. 6. La sociedad que legalmente represento no se encuentra incursa en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señalada por la constitución política, por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y Ley 1474 de 2011, demás normas que rigen. 7. Me comprometo a ejecutar el objeto del contrato dentro del plazo establecido en esta invitación. 8. El valor total de la propuesta indeterminada, pero determinable al final del periodo del contrato. Las direcciones de correo, dirección electrónica, teléfono y número de fax, donde me pueden comunicar, remitir o enviar notificaciones relacionadas con esta invitación, son las que a continuación relaciono. Me comprometo a informar a PLAZA MAYOR todo cambio de dirección de correo, de correo electrónico, teléfono o fax que ocurra durante el desarrollo de la presente invitación y del contrato que se suscriba como hasta su liquidación final. Atentamente, Nombre del proponente o de su Representante Legal C. C. No. de Matrícula Profesional No. (anexar copia) No. del NIT [Consorcio o Unión Temporal o de la (s) firma (s)] [anexar copia (s)] Dirección de correo Dirección electrónica Telefax Ciudad (Firma del proponente o de su Representante Legal)

11 Medellín, 8 de abril de 2013 AVISO DE INVITACION PRIVADA DE HOTELES OBJETO: Contrato de prestación de servicios hoteleros y/o servicios complementarios a que hubiere lugar para PLAZA MAYOR, a nivel local y nacional. Publicación a participar en el presente proceso de invitación privada para el contrato marco de servicios hoteleros y/o servicios complementarios a que hubiere lugar para PLAZA MAYOR, a nivel local y nacional, el día 8 de abril de 2013 en la página web, Dando aplicación al reglamento de contratación N 021 del 25 de enero de 2013 y a la resolución 047 del 27 de febrero del presente año, respeto al proceso de invitación privada y al funcionamiento del comité asesor de contratación. Empresas invitadas a participar del proceso: 1. HOTEL NUTIBARA 2. NUTIBARA POBLADO 3. ART HOTEL POBLADO 4. BUSINESS GROUP S.A. 5. CHARLEE HOTEL POBLADO 6. HOTEL CONQUEST DIEZ HOTEL 8. HOTEL AUGUSTA - BD PROMOTORA COLOMBIA 9. HOTEL BARCELON 10. HOTEL BH 11. HOTEL CAPITAL FORTE 12. HOTEL DANN CARLTON 13. HOTEL GUADI 14. HOTEL INNTU 15. HOTEL INTERCONTINENTAL MOVICH 16. HOTEL LAURELES HOTEL LOS MOLINOS 18. HOTEL PORTON DE MEDELLIN

12 19. HOTEL SAN ESTEBAN PLAZA LAURELES 20. HOTEL SAN FERNANDO PLAZA 21. HOTEL SAN PEDRO DEL FUERTE 22. HOTELES ESTELAR (Medellín) 23. HOTELES ESTELAR (Bogotá) 24. HOTEL IBBIS 25. INMOVILIARIA IH 26. LOS RECUERDOS 27. MEDELLIN ROYAL 28. OH GRAN HOTEL S.A. 29. PROTUCARIBE - HOTELES LAS AMERICAS 30. SKYPLUS HOTEL 31. TRYP HOTEL 32. HOTELE SAN PEDRO DEL FUERTE