FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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- María Rosa Molina Montes
- hace 8 años
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1 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
2 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Índice 1. Teoría 1.1. Facturación Electrónica Definición Proceso Convencional Vs Electrónico Principios Básicos Obligaciones de las partes Formatos Ventajas Nivel de Automatización Gestión Electrónica de Documentos 1.2. Certificados Digitales Definición Usos Elementos Tipos 2. Caso Práctico: Implantación en Cámara Zaragoza 2.1. Actividades previas 2.2. Equipo de trabajo 2.3. Esquema de trabajo 2.4. Metodología de trabajo: El A-B-C de la facturación electrónica 2.5. Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones 2.6. Metodología de trabajo: Fase de Implantación Piloto 2.7. Metodología de trabajo: Fase de Ajustes y Puesta en Marcha 2.8. Recomendaciones y buenas prácticas 3. Solución en Facturación 3.1. Formato Facturae 3.1 (Definición de campos) 3.2. Solución Informática: "Gestión de facturación electrónica v 0.9 del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio 3.3. Solución Informática: CamerFactura de Camerfirma
3 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 1. Teoría
4 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Definición Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación. En ella encontraremos: Los datos del Expedidor y del Destinatario. Detalle de los productos y servicios suministrados. Los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
5 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Definición Es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que documenta operaciones empresariales o profesionales y reemplaza al documento físico tradicional en papel conservando su mismo valor legal, siempre que cumpla las condiciones de emisión, remisión y conservación exigidos en el Real Decreto 1496/2003. Otras Normativa: Orden EHA/ Directiva 2001/115/CE
6 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Proceso convencional Vs. electrónico Se eliminan procesos Facturación Convencional Generación Electrónica Impresión Plegado Ensobrado Sellado Envío Postal Archivo Recepción Facturación Electrónica Generación Electrónica Firma Electrónica Envío Electr. Archivo Elect. Recepción Elect. El proceso electrónico es más rápido
7 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Principios Básicos 1. Garantía de Autenticidad e Integridad 2. Contenidos Equivalente al Papel 3. Consentimiento del Destinatario 4. Libertad de Gestión 5. Neutralidad Tecnológica
8 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Obligaciones de las partes Emisor: Utilizar un certificado aprobado por la Agencia Tributaria. Velar porque se conserven las facturas emitidas. Asegurar legibilidad en formato original. Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión. Receptor: Velar porque se conserven las facturas recibidas. Asegurar legibilidad en el formato original. Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión. Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado. Opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417.
9 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Formatos Las facturas electrónicas pueden emitirse en muchos formatos, aunque es recomendable utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido. Algunos formatos: Convencional Electrónico Papel.pdf.doc.xls.html.xml edifact entre otros
10 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Formatos Ejemplo de Factura: XML (Facturae3.0 - Estándar Nacional)
11 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Ventajas Reducción de Costes Reducción de Errores Eficiencia en los Procesos Mejora del Control y Visibilidad Seguridad
12 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Nivel de Automatización Tamaño de Empresa Características del Proceso Solución Recomendada MicroPymes Mínima inversión Volumen de facturas pequeño Manual Pymes Volumen de facturas medio Automatización parcial Uso y configuración sencilla Semiautomática Grandes Volumen de facturas elevado Automatización total Inversión elevada Multiprocesos Proceso desatendidos Automática
13 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos Un diálogo más completo: Proveedor: Comprador: Proveedor: Comprador: Proveedor: Comprador: Lista de Productos. Orden de Compra (Pedido)! Aviso de Despacho Aviso de Recepción. Factura!!!. Orden de Pago!.
14 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos Un diálogo aun más completo (Mensajes para todo el Ciclo Comercial): Instrucciones de Transporte... Instrucciones para el Centro de Distribución... Instrucciones para responder a la Orden de Compra... Información Logística del Producto... Información de Ventas y de Stocks... Devoluciones, Pronósticos, Banco...
15 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos Situación actual La empresa genera, recibe y procesa documentos en papel: Listas de Precios Facturas Ordenes de Compra Catálogos de Productos Reportes de Ventas Ordenes de Pago Remitos
16 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos Situación actual Los documentos son generados por ordenadores. Los documentos son impresos para ser enviados por correo o fax. El socio comercial al recibir el documento vuelve a digitar la información en otro ordenador. El 70% de la información salida de un sistema informático en papel, es ingresada a otro sistema. Este es un proceso lento, costoso y!!!poco confiable.
17 1. TEORÍA Facturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos SIN documentos electrónicos estandarizados CON documentos electrónicos estandarizados 4 SOCIOS 3 INTERFASES C/U n SOCIOS 1 SOLA INTERFASE C/U Estándares
18 1. TEORÍA Certificados Digitales: Definición Es un archivo electrónico que identifica a un usuario Es el equivalente electrónico a un D.N.I.
19 1. TEORÍA Certificados Digitales: Usos Para que sirve? Qué nos garantiza? 1. Autentificar 2. Firmar 3. Cifrar 1. Identificación de las partes. 2. Integridad de la transacción. 3. Confidencialidad. 4. No-repudio.
20 1. TEORÍA Certificados Digitales: Elementos Que elementos contiene un certificado digital? 1. La identidad del titular. 2. La clave publica del titular. 3. Datos propios del certificado: número de serie, fecha de caducidad 4. La identidad de la autoridad de certificación que lo ha emitido. 5. La firma de la autoridad de certificación.
21 1. TEORÍA Certificados Digitales: Tipos Tipos de Certificado Digital 1. C. de pertenencia a Empresa. 2. C. de Representante. 3. C. de Persona Jurídica. 4. C. para E-Factura.
22 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 2. Caso Práctico: Implantación en Cámara Zaragoza
23 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Actividades previas Introducción Proyecto de Innovación interna Abril 2007 Asistencia a Cursos y jornadas de formación en Facturación Electrónica :
24 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Equipo de trabajo Dirección General Sin el apoyo de la alta dirección, no se puede implementar estos cambios de paradigma Departamento de Administración y Organización Administración Departamento de Formación e Innovación Innovación Tecnologías Departamento de Comunicación Atención al Cliente Recaudación y Caja Informática
25 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Esquema de trabajo Creación del equipo de trabajo Diagnóstico inicial del proceso de facturación tradicional Definición de la metodología de implantación de la facturación electrónica Implantación de la facturación electrónica Evaluación del proceso de facturación electrónica Mejorar el proceso de facturación electrónica
26 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Metodología de trabajo: El A-B-C de la facturación electrónica -A- Fase de Análisis y Definiciones -B- Fase de Implantación Piloto -C- Fase de Ajuste y Puesta en Marcha
27 Diciembre Oct. Nov. y Enero 2008 Dic. 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Metodología de trabajo: El A-B-C de la facturación electrónica Inicio (1) Flujo de intercambio actual de facturas (2) Clientes y/o proveedores intercambiar factura electrónica A (3) (4) Opción de facturación electrónica Formato de factura electrónica Junio 07 Julio Agosto (9) (8) (7) (6) Pruebas piloto para facturación electrónica Capacitación B en facturación electrónica Interface con el Portal FaCtur-e Procesos de Facturación Electrónica (5) AMedios de intercambio alternativos Noviembre Octubre Septiembre Agosto (10) B Ajustes al proceso, interface y/o capacitación (11) C Campaña difusión/ información (12) Puesta en marcha Fin No! (Mejora Continua)
28 Monto (euros) 1 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones (1) Flujo de intercambio actual de facturas Análisis de Facturas EMITIDAS y RECIBIDAS Cantidad de Facturas y Cantidad de Clientes por MES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Análisis de Periodo Temporal Cantidad de Cliente Cantidad de Facturas Lineal (Cantidad de Facturas) 100,00 Análisis de Clientes Frecuencia de Facturas por Cliente (Con todas las empresas) 90,00 80, ,00 70,00 60,00 Análisis de importes 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,
29 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones (2) Clientes y/o proveedores para intercambiar factura electrónica EMPRESA CANTIDAD DE FACTURAS Mac-Puar S.A. 98 Fundacion Laboral De La Construccion De Aragón Exclusivas Centralizadas, S.L. 56 Step Two S.A. 56 Lackey S.A. 50 Telergon S.A. 49 Industrias Iter, S.A. 46 Industrias Quimicas Del Ebro, S.A 46 Productos Porcinos Secundarios S.A. 45 Rivasam, SA. 44 Novapet S.A. 43 Martiparts Componentes De Traccion, S.L. Pieles Turiaso, S.A. 41 Cia Aragonesa Transacciones Saigner, S.L. Patrocinio Lax Lavilla/Frutos Secos Import SA
30 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones (3) Opción de facturación electrónica Soluciones para la gestión de facturas electrónicas Tamaño de Empresa Características del Proceso Solución Recomendada MicroPymes Mínima inversión Volumen de facturas pequeño Manual Pymes Volumen de facturas medio Automatización parcial Uso y configuración sencilla Semiautomática Opción elegida por la Cámara de Zaragoza Grandes Volumen de facturas elevado Automatización total Inversión elevada Multiprocesos Procesos desatendidos Automática
31 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones (4) Formato de factura electrónica La opción recomendable Enviar facturas en formato XML Facturae 3.0, 3.1 y/o UBL Recibir facturas en formato XML Facturae 3.0, 3.1 para lograr la integración con la aplicación de gestión interna de la Cámara.
32 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones (5) Medios de intercambio alternativos Selección de la plataforma de facturación Solicitud de recepción en formato Facturae 3.0/3.1, con firma de acceso gratuito a las RCL y en adjunto a correo a factura@camarazaragoza.com Creación de un formulario web alternativo para pequeñas empresas proveedoras
33 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Metodología de trabajo: Fase de Implantación Piloto (6) Procesos de Facturación Electrónica Analizar los procesos actuales de facturación Plantear o redefinir los siguientes procesos de facturación electrónica: Generación de facturas electrónicas (ERP-In3) Envío de facturas electrónicas mediante la plataforma (firma) Recepción de facturas electrónicas (verificación y validación). Conservación de facturas electrónicas enviadas y recibidas. Gestión de facturas electrónicas erróneas (emitidas y recibidas) (7) Interface con el Portal Cameral de Facturación Electrónica Realizar la interface entre el Sistema Informático de Facturación In3 y Camerfactura En el envío de facturas electrónicas, En la recepción de facturas electrónicas. 2ª Fase del Proyecto
34 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Metodología de trabajo: Fase de Implantación Piloto (8) Capacitación en facturación electrónica Formación de los empleados de la Cámara que estarán involucrados en el proceso de facturación electrónica: Presentaciones, manual de usuario y formación individualizada a todos los responsables de Departamentos y Servicios. Primeras informaciones a proveedores y clientes (9) Pruebas piloto para la facturación electrónica Selección de los proveedores/clientes para la prueba piloto. Presentación del proyecto para detallar las actividades y la metodología del programa piloto. Capacitación de los usuarios del servicio de facturación electrónica que participen en esta iniciativa por parte del cliente y/o proveedores. Principales ensayos (emisión, recepción, gestión )
35 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Metodología de trabajo: Fase de Ajustes y Puesta en Marcha Ajustes al proceso, interface y/o capacitación de factura electrónica (11) Campaña difusión/ información (12) (10) Puesta en marcha Después de las pruebas piloto, se modifican y se realizan cambios para mejorar el proceso de facturación. Se detectaron problemas de interfaces entre el Sistema Informático In3 y la plataforma Camerfactura. Se produjeron inconvenientes en la capacitación de los usuarios del servicio. (Empleados y proveedores/clientes) Información a los clientes y a los proveedores de la adopción por parte de la Cámara de la e-factura: Página web informativa En los documentos de información (3) En la factura de papel actual Con las jornadas y talleres de facturación electrónica (3) El 1 de enero del 2008 comenzamos
36 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Recomendaciones y buenas prácticas A partir de enero 2008 Registro de incidencias: La primera factura recibida fue el 17 de enero La primera factura emitida fue el 31 de enero Multitud de incidencias: técnicas con la plataforma y administrativas y técnicas con los proveedores Indicadores de gestión: Porcentaje de facturas electrónicas Nº de proveedores Sistema empleado Facturas erróneas Nº de clientes que rechazan la factura electrónica Evaluación continua: 12 reuniones
37 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Recomendaciones y buenas prácticas Mejoras desde enero 2008 Nueva formación y sensibilización a los responsables de los Departamentos y Servicios que generan gasto en la Cámara Nueva información y plazos obligatorios para los proveedores (30 de junio 2008) Excepciones previstas: Agencias de viaje y Seguros (31 de diciembre 2008) Solicitud de nuevas funcionalidades a los desarrolladores de la Plataforma Camerfactura Mejoras en el formulario web Preferencia en el pago de facturas electrónicas Conservación y copias de seguridad
38 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Recomendaciones y buenas prácticas Si os puede ayudar nuestra experiencia Equipo de trabajo multidisciplinar, con asignación de responsabilidades (técnicas y administrativas) y apoyo de Dirección Plantear una metodología y seguirla Plantear un calendario amplio con plazos inflexibles Ofrecer medios alternativos para los proveedores (Formulario web, Programa de AEAT, Plataforma Camerfactura, etc.) Insistir mucho a los compañeros de la nueva forma de facturación y relación con los proveedores/clientes
39 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Recomendaciones y buenas prácticas
40 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Recomendaciones y buenas prácticas crearfactura.php
41 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Recomendaciones y buenas prácticas
42 2. CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA Recomendaciones y buenas prácticas Actividades complementarias Especialización en Facturación Electrónica en el Servicio de Tecnologías. Consultoría en Facturación Electrónica Comercialización de Camerfactura Impulsar a lo largo del año jornadas de difusión y de sensibilización. Promover la colaboraciones con otras entidades o programas, como Plan Avanza-Gobierno de Aragón, Camerfirma, IDIA, CECA Promover el uso del intercambio electrónico de documentos estandarizados, como un factor clave, en la gestión de la cadena de abastecimiento de las empresas (facturas, ordenes de compra, avisos de despacho, etc.).
43 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA 3. Solución en Facturación
44 3. SOLUCIÓN EN FACTURACIÓN Formato Facturae 3.1 Esquemas Nombre de los campos Descripción de los campos Valores de los campos Obligatoriedad de los campos Tipo de Campos
45 3. SOLUCIÓN EN FACTURACIÓN Solución Informática: CamerFactura de Camerfirma Principales funcionalidades: Generar facturas electrónicas Visualizar facturas electrónicas Firmar facturas electrónicas Verificar firmas de las facturas electrónicas Enviar facturas electrónicas Recibir facturas electrónicas Otras funcionalidades: Controlar copias de seguridad Gestionar clientes Gestionar proveedores Gestionar usuarios Gestionar la plataforma Entre otras.
46 3. SOLUCIÓN EN FACTURACIÓN Solución Informática: "Gestión de facturación electrónica v 0.9 del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio Principales funcionalidades: Generar facturas electrónicas Visualizar facturas electrónicas Firmar facturas electrónicas Verificar firmas de las facturas electrónicas Enviar facturas electrónicas Recibir facturas electrónicas
47 Dudas, preguntas, sugerencias Gracias
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