La integración de un sistema económico financiero con PLYCA

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1 La integración de un sistema económico financiero con PLYCA La suite PLYCA es la solución modular de nexus IT diseñada para cubrir de modo íntegro la gestión de la licitación y contratación pública en todas sus fases y en formato electrónico: Tramitación del expediente, Licitación y Relación, Archivo del expediente y Explotación de la información. PLYCA está basada en un modelo global, flexible e interoperable que se adapta a las necesidades concretas de la organización en la que se implanta y al contexto global (resto de administraciones y empresas), pudiendo incorporar la normativa y funcionalidad de la Directiva Comunitaria y la Ley de Contratos del Sector Público 30/2007 y 31/2007. nexus IT ofrece a las administraciones públicas todos los elementos para realizar una transición a la contratación pública electrónica, a través de PLYCA y de su catálogo de servicios especializados. Qué quiere decir integrar PLYCA con un sistema económico financiero La contratación pública como otros procedimientos administrativos provoca gastos o ingresos económicos. En el caso de la contratación normalmente son gastos. Estos costes por ley deben ser contemplados siguiendo las normas de la contabilidad administrativa en vigor. Y todas las administraciones tienen sistemas de contabilidad que les ayudan a controlar dichos costes. La integración de un sistema económico financiero con PLYCA, Pagina 1, nexus IT. All rigths reserved.

2 Las principales funciones que se realizan en coordinación entre el sistema de contratación PLYCA y el sistema económico financiero (en adelante SEF) de cualquier administración son las siguientes: Control presupuestario. Consiste en tener un control sobre que gastos se van a realizar sobre el presupuesto aprobado por el nivel político de la administración en cuestión. Este control presupuestario precisa conocer el presupuesto aprobado, a través de las distintas partidas (aplicaciones) presupuestarias y tener control sobre los sucesivos gastos y modificaciones de presupuesto que se realizan. Las herramientas típicas de esta función son la gestión del presupuesto y normalmente los documentos de Reserva de Crédito en los que los distintos órganos de contratación que pueden generar gasto contra una determinada partida presupuestaria o aplicación van indicando o asignando crédito para iniciar los correspondientes expedientes de contratación. Contabilidad. Una vez iniciado el expediente, (con o sin reserva de crédito) y asignada la aplicación correspondiente se inician los distintos expedientes de gastos en contabilidad. Estos expedientes de gastos están relacionados con los documentos contables correspondientes (RC, A, D, O, K, P). La fase de fiscalización. Los interventores, en las distintas fases del expediente de contratación que se requiera, realizan la supervisión tanto del expediente de contratación, como del expediente de gasto y su sujeción a la normativa vigente. Estas son las tres principales funciones que coordinadamente se deben realizar a través de los sistemas de contabilidad y de contratación. Hasta ahora la contratación se hacía en papel y la contabilidad se realizaba a través de sistemas de información más o menos sofisticados. Ahora al disponer de herramientas que pueden automatizar o establecer una interfaz humana para la realización coordinada de estas funciones, PLYCA ofrece dos tipos de opciones para esta interfaz: La interfaz humana, que consiste en generar los documentos contables en PLYCA y procesarlos a través de un administrativo en los sistemas contables. Una vez autorizados y conocidos por los sistemas contables, se introduce el estado final de los distintos expedientes de gastos que contiene un expediente de contratación en PLYCA. La integración de un sistema económico financiero con PLYCA, Pagina 2, nexus IT. All rigths reserved.

3 La otra interfaz es automática. Esta interfaz consiste en una serie de servicios web (mensajes) que son intercambiados por los dos sistemas a través de un flujo de procesos y de acuerdo al intercambio de documentos contables normalizados (RC, A, D, O, K, P) y los datos maestros requeridos para su formalización. Además del flujo de mensajes, se debe de implantar un proceso de sincronización que permita a los sistemas ser coherentes en sus resultados. Teniendo en cuenta la legislación vigente en cuanto a la ley de contratos del sector público, y la obligatoriedad de que los contratistas envíen las facturas en formato electrónico, desde el 1 de agosto de 2009 para las empresas que no puedan presentar la cuenta de pérdidas y ganancias en forma abreviada, hay que señalar que en este caso el documento electrónico puede residir en cualquiera de los dos sistemas: PLYCA o SEF. Pero se deberá habilitar el proceso de traslado de uno a otro debido a que el sistema de contratación debe contener en su expediente y archivo todas las evidencias documentales del procedimiento (entre otras la factura) y el sistema económico financiero tiene que realizar con las facturas todos los procedimientos de contabilidad y pago del expediente de gastos en las fases O, K y P, así como verificar la existencia del tercero (empresa ). La integración de un sistema económico financiero con PLYCA, Pagina 3, nexus IT. All rigths reserved.

4 Cómo se implementa la integración entre PLYCA y el sistema económico financiero? Para determinar la implementación de la interfaz entre PLYCA y SEF hay que tener en cuenta las decisiones posibles: interfaz automática o interfaz humana. En los gráficos siguientes se aprecian en primer lugar las responsabilidades de cada sistema y las funciones que deben realizar coordinadamente: La integración de un sistema económico financiero con PLYCA, Pagina 4, nexus IT. All rigths reserved.

5 Después, en el siguiente gráfico se delimitan los actos de coordinación necesarios para llevar a cabo dichas funciones: Y por último las interfaces posibles. La interfaz manual. Los documentos se producen en PLYCA en formato electrónico. Siguiendo el reglamento de la ley 11/2007 se reproducen en papel y se envían al administrativo encargado de pasarlo al sistema contable. Obtenida la aprobación o no en el sistema contable, se digitaliza y firma por el administrativo responsable (ley 11/2007) y se introduce en el sistema PLYCA (expediente electrónico). De esta forma se realiza el expediente electrónico y la tramitación manual. La interfaz automática. Resuelve la integración a través del intercambio de mensaje con documentos contables normalizados y el flujo de todas las posibles situaciones en los dos sistemas del expediente de gasto. En esta interfaz hay que establecer sistemas se sincronización entre los dos sistemas que garanticen la coherencia de la información y de los expedientes en los dos sistemas. La integración de un sistema económico financiero con PLYCA, Pagina 5, nexus IT. All rigths reserved.

6 Hay que comentar que una interfaz automática lo deberá ser no solo del sistema de contratación sino que deberá poder ser implementada por cualquier otro tipo de procedimiento que contemple un expediente de gasto o ingreso. Por este motivo es importante que los documentos y los flujos de trabajo de la interfaz estén normalizados. La integración de un sistema económico financiero con PLYCA, Pagina 6, nexus IT. All rigths reserved.

7 Por qué implantar una interfaz entre PLYCA y el sistema económico financiero? Es preceptiva, no puede haber expediente de contratación sin expediente de gastos. Los sistemas contables ya están funcionando en las administraciones. La cuestión es si la integración de estos sistemas se debe realizar siguiendo la interfaz humana o la interfaz automática. La interfaz humana es mucho más sencilla y directa, permitiendo que en primer lugar las personas se vayan acostumbrando al tratamiento electrónico de los documentos y su gestión. Los automatismos pueden ser definidos una vez que se haya implementado el cambio cultural del expediente electrónico. Es decir, en la integración se pueden utilizar documentos electrónicos pero hacer la tramitación de forma manual. La interfaz automática implica más trabajo, pero una vez conseguida elimina muchos errores y trabajos adicionales, sobre todo en el momento de cierre de ejercicio. En caso de realizarse la coordinación de los sistemas a través de la interfaz automática PLYCA proporciona un método de integración probado y unas api s de conexión basadas en web services y documentos normalizados siguiendo los estándares utilizados para estos mensajes por la IGAE (Intervención General de la Administración del Estado). La integración de un sistema económico financiero con PLYCA, Pagina 7, nexus IT. All rigths reserved.

8 Por qué elegir la suite de productos PLYCA Porque la suite de productos PLYCA y sus servicios asociados le permitirá garantizar, fundamentalmente: Modernizar los sistemas de contratación a través de la adopción de medios electrónicos y telemáticos en sus procesos. Gestionar los expedientes de contratación a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la preparación, adjudicación y ejecución, así como su integración con los sistemas de gestión económica-financiera. Cumplir con los requisitos legales establecidos por las leyes: 30/2007 de contratos del sector público, 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y 59/2007 de Impulso de la Sociedad de la Información. Cumplir con los objetivos del Programa de la Comisión Europea para el Desarrollo e Impulso de Servicios Públicos Transeuropeos. La interoperabilidad con el resto de sistemas nacionales, autonómicos y europeos. Elaborar Pliegos administrativos y técnicos de cada proceso de contratación, optimizando los costes y los plazos de contratación. Disponer de una herramienta que permita a los usuarios del sistema, de una manera fácil y entendible, la gestión de las diferentes partes de los procesos y tareas de contratación en las que deben participar. Agilizar y reducir errores en el proceso de tramitación, así como homogeneizar la documentación resultante. Permitir el seguimiento y control de la tramitación de expedientes, en función de los procedimientos, reglas y plazos que están asignados a cada tipología de trámite. La integración de un sistema económico financiero con PLYCA, Pagina 8, nexus IT. All rigths reserved.

9 Disponer de un sistema flexible que permita y facilite las adaptaciones a los posibles cambios organizativos, normativos y legislativos que se produzcan en el ámbito de la contratación pública. Establecer una vía de comunicación telemática con las empresas licitadoras y/o adjudicatarias por lo que respecta a la recepción electrónica de plicas y facturas. Custodiar las ofertas escogidas, cumpliendo con los requerimientos de la ley en cuanto a su confidencialidad, y garantizando que solo tendrán acceso las personas autorizadas, y solo a partir del momento en que el procedimiento lo deba permitir. Agilizar los trámites que deben realizar los proveedores durante el proceso de contratación mediante el acceso telemático a todas las tareas que realicen, entre ellas, la obtención de Pliegos, presentación de ofertas y documentación asociada, constitución de avales y garantías, subsanación, recepción de comunicaciones y notificaciones, devoluciones de garantías, etc. Recibir y aceptar facturas electrónicas, identificándolas con la contratación a la que corresponden y facilitando la incorporación de la información asociada a los sistemas informáticos de contabilidad y finanzas. Lograr la calificación adecuada del personal relacionado con estos sistemas, tanto por lo que respecta al uso de las nuevas herramientas, como por la aplicación de la ley 30/2007. Gestión de expedientes de contratación, desde la formulación de la propuesta hasta la ejecución del contrato (incluyendo modificaciones, prórrogas, suspensiones, reajustes, etc.), informes de asesoría jurídica, fiscalización del expediente, recepción de ofertas, propuestas de adjudicación, gestión de contratos, certificaciones, facturas, pagos, liquidación y extinción del expediente. Control y monitorización de las tareas a realizar por cada usuario mediante un sistema de alertas que determine y priorice las tareas a realizar según la fase en la que esté cada expediente y el usuario que interactúe con el sistema. La generación de la información necesaria para que el sistema económico financiero pueda generar los documentos contables (RC, A, D, AD, O, OP, ADOP y MP). La generación automática de informes de gestión que permitan dar seguimiento a las contrataciones realizadas desde el principio con el fin de permitir el análisis detallado del proceso de contratación, así como, la realización de informes a ad-hoc. La integración de un sistema económico financiero con PLYCA, Pagina 9, nexus IT. All rigths reserved.

10 La gestión de datos estadísticos que permitan identificar cuellos de botella o cualquier otra causa de ineficiencia en los procesos de licitación. La gestión de incidencias que pueden surgir durante la ejecución del contrato, subcontrataciones, modificaciones, prórroga de los términos del contrato, etc. La implantación de una plataforma de licitación electrónica, que permita a los agentes externos o licitadores la realización de procedimientos de contratación a través de medios electrónicos, tanto por lo que respeta a la emisión y recepción de ofertas económicas y otros documentos asociados a la contratación, como la consulta y seguimiento de los expedientes en que el licitador haya participado o desee participar. La implantación de un sistema de recepción de facturación electrónica integrada con la gestión contable y con el módulo de contratación. Este sistema deberá permitir a los proveedores del Organismo la presentación de facturas electrónicas. La autentificación, confidencialidad, integridad y no repudio en las tramitaciones de expedientes de contratación, así como, control de acceso de los usuarios que garantice que puedan acceder exclusivamente a las tareas que les sean asignadas. La integración con el resto de sistemas e infraestructura tecnológica que permitan la máxima eficiencia y la reducción de las tareas manuales y siempre a través de servicios web. La integración de un sistema económico financiero con PLYCA, Pagina 10, nexus IT. All rigths reserved.

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