La factura electrónica obligatoria

Transcripción

1 La factura electrónica obligatoria Vocal responsable División Nuevas Tecnologías Delegación Especial A.E.A.T. en Andalucía, Ceuta y Melilla Programa de la jornada 1. Concepto de factura electrónica 2. La factura y los medios electrónicos 3. Ventajas de uso de la efactura 4. Marco normativo de la factura electrónica 5. Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público 6. Obligatoriedad de utilización de la factura electrónica 7. Efectos, Principios y Ámbito 8. Contenido de las facturas 9. Modalidades de facturas 10. Tipología de sistemas de facturación electrónica 11. Sistemas admitidos fiscalmente para la facturación electrónica 12. Gestión de las facturas: Expedición, Envío, Recepción y Conservación 13. Formatos de facturas electrónicas 14. Aplicaciones comerciales y gratuitas de generación de factura electrónicas (Facturae). 15. Plataformas de facturación. Puntos generales de entrada de facturas: FACE 16. Subfacturación y Conservación por terceros de las facturas 17. Digitalización y Digitalización certificada de facturas 18. La Inspección tributaria y las facturas 19. Obligaciones de los usuarios 20. Información sobre la factura electrónica: Enlaces de interés 2 1

2 Qué es una factura electrónica? 1 Documento electrónico que sustituye a la factura tradicional y que tiene un valor legal idéntico al de esta. Ley 56/2007 de medidas de impulso de la sociedad de la información Artículo 1. Medidas de impulso de la factura electrónica y del uso de medios electrónicos en otras fases de los procesos de contratación. se entenderá que la factura electrónica es el documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor. Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de facturas Artículo 9. Factura electrónica. se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico. 3 Qué es una factura electrónica? 1 Ley 56/2007 de medidas de impulso de la sociedad de la información Artículo 1.3 Los Ministerios de Industria, Turismo y Comercio y de Economía y Hacienda aprobarán las normas sobre formatos estructurados estándar de facturas electrónicas que sean necesarias para facilitar la interoperabilidad del sector público con el sector privado y favorecer y potenciar el tratamiento automatizado de las mismas. 4 2

3 1 Qué es una factura electrónica? 5 La factura y los medios electrónicos 2 Expedidor Receptor 9 3

4 La factura y los medios electrónicos 2 Expedidor Receptor 10 La factura y los medios electrónicos 2 Expedidor Receptor 11 4

5 La factura y los medios electrónicos 2 Expedidor Receptor 12 Ventajas de facturación electrónica 3 Costes directos 13 5

6 Ventajas de facturación electrónica 3 Integración contable/comercial Automatización Eficacia Rapidez Evita falsificación Confidencialidad Simplificación Fideliza clientes Costes indirectos Costes Sociales Ahorro tiempo Agiliza toma decisiones Optimiza tesorería Espacio Recursos financieros Disminución costes Auditorías e Inspecciones 14 Regulación de carácter tributaria Ley 37/1992 Reglamento RD 2402/1985 Reglamento RD 1496/2003 Reglam. RD 87/2005 Reglam. 1619/2012 Ord. Minist. 7157/1996 Ord. Minist. HAC/3134/2002 Resolución 2/2003 Ord. Minist. EHA/962/2007 Resolución

7 Regulación de carácter técnico Directiva 1999/93/CE RDL 14/1999 Ley 59/2003 Ord. Minist. HAC/1181/2003 Ord. Minist. HAP/800/2014 Resolución Contratación Pública y Otras normas Real Decreto 1098/2001 Ley 56/2007 Ley 30/2007 RD Legislativo 3/2011 Ord. Minist. PRE/2794/2011 Ord. Minist. HAP/492/2014 Ord. Minist. HAP/1074/2014 Resolución 21 Marzo 2014 Resolución 10 Octub 2014 ÁMBITO GENERAL CONTRATACIÓN PÚBLICA 19 7

8 5 Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Objetivos Reducción de la morosidad de las Administraciones Públicas Promoción de la factura electrónica en el sector empresarial español Mejorar la competitividad de las empresas a través de la protección del proveedor 21 5 Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Ámbito Las Administraciones Públicas referidas en el artículo 3.2 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público Aplicación: Facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas según artículo 3.2 de Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local. Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social. Organismos autónomos. Universidades públicas. Las entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad. 22 8

9 5 Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Ámbito Proveedores obligados al uso de la factura electrónica y su presentación a través de FACe Sociedades anónimas. Sociedades de responsabilidad limitada. Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española. Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria. Uniones temporales de empresas. Agrupaciones de interés económico, Fondos de pensiones, Fondos de capital riesgo, Fondos de inversiones, 23 5 Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Puntos generales de entrada y registros contables El Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, dispondrán de un punto general de entrada de facturas electrónicas a través del cual se recibirán todas las facturas electrónicas que correspondan a entidades, entes y organismos vinculados o dependientes. Cada uno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de esta Ley, dispondrán de un registro contable de facturas que facilite su seguimiento, cuya gestión corresponderá al órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad. 24 9

10 5 Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Puntos generales de entrada y registros contables Un punto general de entrada para recibir todas las facturas electrónicas que correspondan a las entidades, entes y organismos vinculados o dependientes. EE.LL. posibilidad de adhesión Diputación, CA, Estado CC.AA. posibilidad de adhesión Estado El punto general de entrada de facturas electrónicas permitirá el envío de facturas electrónicas en el formato que se determina en esta ley (facturae). El proveedor o quien haya presentado la factura podrá consultar el estado de la tramitación de la factura Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Puntos generales de entrada y registros contables Plataformas habilitadas distintas de FACe: Comunidad Autónoma de Valencia Comunidad Autónoma Catalana Comunidad Autónoma Gallega Comunidad Autónoma Castilla-León Comunidad Autónoma Vasca Ayuntamiento de Zaragoza 26 10

11 5 Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Obligación de facturar en formato electrónico DERECHO A UTILIZAR LA FACTURA ELECTRÓNICA SEA CUAL SEA EL IMPORTE La ley en su supuesto general obliga a todas las empresas que presenten sus facturas a todas las administraciones públicas. Existe la posibilidad de excluir reglamentariamente de la obligación de factura electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas. La posibilidad de exclusión reglamentaria se permite al Estado, las Comunidades Autónomas y los municipios de Madrid y Barcelona Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Formato factura electrónica Artículo 5. Formato de las facturas electrónicas y su firma electrónica. Las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas deberán tener un formato estructurado y estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10.1 a) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación Disposición adicional segunda. Formato de la factura y firma electrónica. En tanto no se apruebe la Orden ministerial prevista en el artículo 5, las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas se ajustarán al formato estructurado de la factura electrónica Facturae, versión 3.2, y de firma electrónica conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES)

12 5 Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Control y seguimiento Los órganos competentes en materia de contabilidad elaborarán un informe trimestral con la relación de las facturas que lleven más de tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la obligación por los órganos competentes. La A.E.A.T., los órganos de recaudación de la Comunidades Autónomas y Entidades Locales, la Tesorería General de la Seguridad Social y los órganos pagadores de las Administraciones Públicas, intercambiarán la información sobre deudores de las Administraciones y los pagos a los mismos con el objeto de realizar las actuaciones de embargo o compensación que procedan Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Entrada en vigor Registros Contables de Facturas: 1 de Enero de 2014 Obligación de presentación en electrónico de facturas a todas las AAPP por parte de las empresas en los Puntos Generales de Facturas Electrónicas: 15 de Enero de

13 5 Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Normas de desarrollo Orden HAP/492/2014 por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 23/2015 Orden HAP/1074/2014 por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el punto general de entrada de facturas electrónicas en el ámbito de aplicación de la Ley 23/2015 PUBLICADA PUBLICADA 31 Orden HAP/492/2014 por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 23/2015 Objetivo Determinar los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas 5 Competente Órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad Funciones Anotación inmediata en el correspondiente registro contable de facturas de las facturas recibidas. Distribución o puesta a disposición de las facturas anotadas en el registro contable de facturas de la entidad, a los órganos competentes para su tramitación. Anotación de la aceptación o rechazo y devolución de las facturas. Anotación de la propuesta de anulación de la factura por el presentador de la misma y, en su caso, de su devolución por el órgano competente

14 5 Orden HAP/492/2014 por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 23/2015 Factura Electrónica Factura en papel PGEFe Registro Administrativo RCF Oficina Contable 33 Orden HAP/1074/2014 por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el punto general de entrada de facturas electrónicas en el ámbito de aplicación de la Ley 23/ Objetivo Determinar los requisitos técnicos y funcionales de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Sector Público. Presentación de facturas A través de un portal web Mediante comunicación electrónica entre sistemas Formato de la factura Lo que establece la Ley 25/2013 Obligatorio el uso de una serie de campos dentro de la propia factura para la correcta remisión a los destinatarios 34 14

15 Proceso completo 5 Registro Administrativo JUSTIFICANTE PRESENTACIÓN 73$P8EW1T09 RCF Oficina Contable Unidad financiera Unidad proponente del contrato 35 Plazos para la exigencia de la obligatoriedad Orden PRE/2971/ LCSP (L-30/2007) LMISI (L-56/2007) /7/2008 Entrada en vigor (L-30/2007) 6 meses Encargo a MTyC y MEH para que establezca normas sobre formatos estructurados estándares de efacturas que faciliten la interoperabilidad. 6 meses 1 año máximo Aprobación de las normas de desarrollo que hagan posible la efactura en la contratación (DF 9ª LCSP) Obligatoriedad de la efactura para las empresas que no puedan utilizar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada (DF 9ª LCSP). 3 meses 18 meses Obligatoriedad de la efactura para el resto de empresas que deban contratar con el sector público, salvo en los supuestos de contratos menores

16 Plazos para la exigencia de la obligatoriedad Orden PRE/2971/ LCSP (L-30/2007) LMISI (L-56/2007) /7/2008 Entrada en vigor (L-30/2007) 6 meses Encargo a MTyC y MEH para que establezca normas sobre formatos estructurados estándares de efacturas que faciliten la interoperabilidad. 6 meses 1 año máximo Aprobación de las normas de desarrollo que hagan posible la efactura en la contratación (DF 9ª LCSP) Obligatoriedad de la efactura para las empresas que no puedan utilizar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada (DF 9ª LCSP). 3 meses 18 meses Obligatoriedad de la efactura para el resto de empresas que deban contratar con el sector público, salvo en los supuestos de contratos menores. 38 Plazos para la exigencia de la obligatoriedad Orden PRE/2971/ LCSP (L-30/2007) LMISI (L-56/2007) /7/2008 Entrada en vigor (L-30/2007) 6 meses Encargo a MTyC y MEH para que establezca normas sobre formatos estructurados estándares de efacturas que faciliten la interoperabilidad. 6 meses 1 año máximo Aprobación de las normas de desarrollo que hagan posible la efactura en la contratación (DF 9ª LCSP) Obligatoriedad de la efactura para las empresas que no puedan utilizar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada (DF 9ª LCSP). 3 meses 18 meses Obligatoriedad de la efactura para el resto de empresas que deban contratar con el sector público, salvo en los supuestos de contratos menores

17 Plazos para la exigencia de la obligatoriedad Orden PRE/2971/ LCSP (L-30/2007) LMISI (L-56/2007) /7/2008 Entrada en vigor (L-30/2007) 6 meses Encargo a MTyC y MEH para que establezca normas sobre formatos estructurados estándares de efacturas que faciliten la interoperabilidad. 6 meses 1 año máximo Aprobación de las normas de desarrollo que hagan posible la efactura en la contratación (DF 9ª LCSP) Obligatoriedad de la efactura para las empresas que no puedan utilizar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias Abreviada (DF 9ª LCSP). 3 meses 18 meses Obligatoriedad de la efactura para el resto de empresas que deban contratar con el sector público, salvo en los supuestos de contratos menores. 40 Formato obligatorio de la factura electrónica 6 Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de e-facturas a la Administración General del Estado. Alcance también a sus organismos públicos vinculados o dependientes de ésta. Afecta también a las facturas expedidas entre empresas que hayan de aportarse ante AGE con motivo de algún procedimiento administrativo (solicitud de subvenciones, ayudas, etc.) la obligatoriedad del uso de las facturas electrónicas se irá extendiendo progresivamente a otras personas físicas y jurídicas en función de sus características y el volumen de su cifra de negocios

18 La AEAT como receptora de Facturas 6 Precisa otorgamiento del consentimiento expreso: Art. 2.1 Orden 962/2007 de 10 de Abril Art. 3 Orden PRE/2971/2007 de 5 de Octubre Manifestación de dicho consentimiento: Dicho consentimiento se hará público mediante Disposición (Art. 3 Orden PRE/2971/2007). Orden Ministerial. Resolución del Director General de la AEAT. La Disposición deberá hacer constar los formatos en que se admitirán facturas electrónicas. Tal consentimiento tendrá carácter general y se extenderá a todos los supuestos en que sea destinatario de facturas. 42 Obligatoriedad en el ámbito privado Ley 56/2007 Medidas Impulso Soc. Información 6 Las empresas prestadoras de servicios de especial trascendencia, deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. No obstante, las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor sólo están obligadas a emitir facturas electrónicas cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos. El Gobierno podrá ampliar el ámbito de aplicación de esta obligatoriedad a empresas o entidades que no presten al público en general servicios de especial trascendencia económica en los casos en que se considere que deban tener una interlocución telemática con sus clientes o usuarios, por la naturaleza de los servicios que prestan, y emitan un número elevado de facturas

19 Obligatoriedad en el ámbito privado Ley 56/2007 Medidas Impulso Soc. Información 6 Las empresas SERVICIOS prestadoras DE de ESPECIAL servicios TRASCENDENCIA de especial trascendencia, deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado a) Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores. expresamente. b) Servicios financieros destinados a consumidores (servicios No obstante, bancarios, las agencias de crédito de o viaje, de pago, los servicios de inversión, de transporte operaciones y las de actividades de comercio seguros al por privados, menor sólo planes están de pensiones obligadas a y emitir la actividad facturas de electrónicas cuando mediación la contratación de seguros. haya llevado a cabo por medios electrónicos. c) Servicios de suministro de agua a consumidores. El Gobierno d) Servicios podrá ampliar de suministro el ámbito de gas de al por aplicación menor. de esta obligatoriedad e) Servicios a empresas de suministro o entidades eléctrico a que consumidores no presten finales. público en general f) servicios Servicios de de especial agencia trascendencia de viajes. económica en los casos en que se considere que deban tener una interlocución telemática con sus clientes g) Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, o usuarios, por vía la naturaleza marítima, o por de los vía aérea. servicios que prestan, y emitan un número h) elevado Actividades de facturas. de comercio al por menor. 45 Obligatoriedad en el ámbito privado Ley 56/2007 Medidas Impulso Soc. Información 6 Las empresas prestadoras de servicios deberán facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello. Deberán habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento. Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta euros. Idéntica sanción puede imponerse a las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan las anteriores obligaciones

20 Efectos fiscales de la e-factura 7 Serán aceptadas fiscalmente a efectos de: Repercusión y deducción de cuotas del IVA Justificación de gastos necesarios para obtener ingresos Deducciones practicadas para la determinación de las bases o las cuotas tributarias 47 Principios que rigen la e-facturación 7 Consecuencia de la necesidad de impulsar las nuevas tecnologías de la información y su uso en las relaciones comerciales. Se pretende dar el mismo trato que a la factura en papel. NO REPUDIO AUTENTICIDAD INTEGRIDAD LEGIBILIDAD 48 20

21 Ámbito de aplicación 7 Empresarios o profesionales que deseen recibir o emitir facturas electrónicas, siempre que: Destinatario de su consentimiento (verbal o escrito). Necesario que exista un consentimiento informado en base a los posibles requisitos de carácter técnico necesarios para poder recibir facturas electrónicas, y a la capacidad del destinatario de garantizar los principios de autenticidad, integridad y legibilidad. (Informe D.G.T ) Las e-facturas se confeccionen con mecanismos que garanticen TRES principios básicos: Autenticidad del origen. Integridad de su contenido. Su legibilidad. 49 Ámbito de aplicación 7 Resulta aplicable a las distintas formas y modalidades de facturación: Facturas normales Recapitulativas Rectificativas Duplicados Documentos sustitutivos, etc. Mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, conservación, etc

22 Contenidos de una Factura completa 8 Número y Serie (en su caso). Fecha expedición. Nombre y apellidos o razón social del obligado y destinatario. NIF atribuido por la A.E.A.T. u organismo equivalente en la U.E. Domicilio del obligado y destinatario. Descripción de las operaciones. Tipo/s impositivo/s. Cuota tributaria (consignación por separado). Fecha de realización de las operaciones, si distinta de la fecha factura. Si la operación está exenta, inclusión de referencia a las disposiciones de la Directiva 2006/112/CE o a la Ley 37/1992. En entregas de medios de transporte nuevos, sus características, fecha de su primera puesta en servicio y distancia recorrida u horas de navegación o vuelo hasta su entrega. Mención expresa (en su caso) cuando se trate de las siguientes operaciones: Facturación por el destinatario. Mención Inversión del sujeto pasivo. Mención Régimen especial de las agencias de viaje. Mención Régimen especial de los objetos de arte o Régimen especial de las antigüedades y objetos de colección. 52 Tipología de e-facturas 9 Facturas normales y Facturas simplificadas Facturas recapitulativas: De distintas operaciones y fechas. A un mismo destinatario. Dentro del mes natural. Sin límite de importe. Facturas que relacionan albaranes: Ficheros que anexan un fichero detrás de otro. Autofacturas: No hay que remitirlas al destinatario, pues coinciden en la misma persona la figura del emisor y destinatario. Requiere de un documento o contrato escrito entre las partes que recoja: El alcance de las operaciones a documentar. El mecanismo de aceptación a título individual de cada factura por el proveedor

23 Modalidades de facturas (Facturas electrónicas) 9 Posibilidad de expedir e-facturas por lotes: Varias facturas englobadas en un único documento electrónico. A un mismo destinatario. Los detalles comunes a las distintas facturas pueden mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información. 54 Modalidades de facturas. Formatos a conservar Factura o documento sustitutivo: Documento original (en soporte físico o electrónico) creado por el expedidor obligado a su realización y remitido o puesto a disposición del destinatario. Copia: Documento con el mismo soporte, formato y contenido que el original que ha de conservar el emisor (salvo que conserve su matriz). En soporte papel suele contener una mención expresa «COPIA». En soporte electrónico es un fichero idéntico al original. Duplicado: Copia de la factura que se remite al destinatario en casos de pérdida o deterioro, o cuando en una misma operación concurren varios destinatarios. Debe reflejarse su condición y motivación y sustituye a todos los efectos al original. Matriz: Cualquier conjunto estructurado de datos, tablas, base de datos o sistema de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas o documentos sustitutivos junto a los programas o aplicaciones que permitan al expedidor la generación de las facturas o documentos sustitutivos y la obtención de copias y de duplicados

24 Modalidades de utilización de la e-factura 10 GG.EE. Personas físicas MPymes Pymes GG.EE. AA.PP. 57 Modalidades de utilización de la e-factura 10 GG.EE. Personas físicas MPymes Pymes GG.EE. AA.PP

25 Modalidades de utilización de la e-factura 10 GG.EE. EE.FF. EIPP Personas físicas MPymes Pymes GG.EE. AA.PP. 59 Modalidades de utilización de la e-factura 10 Consultoras GG.EE. EE.FF. Personas físicas MPymes Pymes GG.EE. AA.PP

26 Posibilidades de e-facturación 10 ERP to ERP (Modelos abiertos) Autónomos, Profesionales, Pequeñas Empresas Soluciones automatizadas e integradas Pymes 61 Posibilidades de e-facturación 10 Entornos Web centralizados Pymes 62 26

27 Posibilidades de e-facturación 10 Entornos Web centralizados 63 Posibilidades de e-facturación 10 Entornos Web centralizados (Entorno B2C) Medianas Empresas Grandes Empresas 64 27

28 Posibilidades de e-facturación Redes de Valor Añadido (EDI) 10 Edifac Factura Electrónica Edifac Factura Digital Medianas Empresas Grandes Empresas Medios y requisitos en la expedición de efacturas Será válido cualquier medio (papel o electrónico), siempre que permita garantizar al obligado a su expedición, desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación: Autenticidad del origen: Identidad del obligado a su expedición y del emisor real de la factura. Integridad del contenido: Que el contenido no ha sido modificado. Legibilidad. En el caso de factura electrónica, también puede garantizarse por cualquiera de estos sistemas: Basados en firma electrónica avanzada. Mediante Intercambio Electrónico de Datos (EDI) Mediante otros sistemas que previamente se hayan comunicado a la AEAT con carácter previo y hayan sido expresamente aceptados. Por cualquier medio válido admitido en Derecho. En particular, mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo. Deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestaciones de servicios que documenta

29 Sistemas de e-facturación que garantizan la autenticidad e integridad Medios y requisitos en la expedición de las facturas Será válido cualquier medio (papel o electrónico), siempre que permita garantizar al obligado a su expedición, desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación: Autenticidad del origen: Identidad del obligado a su expedición y del emisor real de la factura. Integridad del contenido: Que el contenido no ha sido modificado. Legibilidad. Por cualquier medio válido admitido en Derecho. En particular, mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo. 4 Deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestaciones de servicios que documenta

30 Aclaraciones sobre la validez de determinadas facturas electrónicas 11 Consulta del Informa nº , sobre los Controles de Gestión En qué consiste el control de gestión de la actividad que puede utilizar un empresario o profesional para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura? Consulta del Informa nº134267, sobre Pista de Auditoría Fiable: Qué determina que una pista de auditoría, creada mediante un control de gestión de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, pueda considerarse como fiable? 11 Medios y requisitos en la expedición de las facturas Será válido cualquier medio (papel o electrónico), siempre que permita garantizar al obligado a su expedición, desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación: Autenticidad del origen: Identidad del obligado a su expedición y del emisor real de la factura. Integridad del contenido: Que el contenido no ha sido modificado. Legibilidad. Validez del papel térmico? 70 30

31 Sistema de e-facturación con e-firma 11 Autorización Se entiende automáticamente concedida si se utiliza el sistema de firma electrónica avanzada admitida por la A.E.A.T. y publicada en la página Web Novedades en la gestión de certificados electrónicos de persona física (FNMT) Novedades en torno al certificado electrónico de persona física de la FNMT-RCM desde el 1 de marzo de 2015: Nuevo certificado de persona física Personación a los 5 años Cambio al algoritmo de firma SHA-256 Cómo solicitar y descargar el nuevo certificado electrónico de la FNMT para personas físicas? Dirección de correo obligatoria para la petición del nº de usuario Obtención del código de usuario por correo electrónico No firma de contratos, excepto revocación Validez: 4 años 31

32 Sistemas de intercambio electrónico de datos 11 En este sistema intervienen: Promotor del servicio Uno ó más centros servidores Usuarios del sistema Prestadores de servicios informáticos Pasos para operar en este sistema: Formalizar contrato prestación servicios con un centro servidor y un proveedor de software autorizado Firma del contrato de adhesión al SIFMT Solicitar autorización ante la AEAT Sistemas de intercambio electrónico de datos 11 Representación gráfica del sistema CENTRO SERVIDOR Anotación en su diario de comunicaciones Recepción y Depósito de la factura EU1 emite factura EU2 recibe factura 2ESTACIÓN DE USUARIO (EU1) Anotación automática en su Listado recapitulativo ESTACIÓN DE USUARIO (EU2) Anotación automática en su Listado recapitulativo 75 32

33 Otros Sistemas propuestos por los interesados Autorización del sistema 11 Solicitud de autorización a la Agencia Estatal de Administración Tributaria indicando los elementos que permitan garantizar la autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos remitidos. El acuerdo de concesión asigna una referencia indicativa de la misma Es obligatoria la firma electrónica? 11 NO!! es necesaria la incorporación de la firma electrónica en la factura electrónica a efectos fiscales

34 Es válida ahora una factura en formato PDF? 11 SI!! Pero Si queremos que una factura electrónica tenga plena validez jurídica y sirva como medio de prueba en caso de juicio: Ha de estar firmada electrónicamente con e-firma reconocida. No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida en relación a los datos a los que esté asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrónica (artículo 3.9 Ley 59/2003). 78 Es válida ahora una factura en formato PDF? 11 SI!! Pero Si queremos dotar de seguridad jurídica nuestras operaciones: Es recomendable acudir a la 3ª vía para obtener la validez a priori del sistema. Tener la certeza de que un eventual inspector de Hacienda no opine que el método elegido por el obligado tributario no permite garantizar autenticidad, integridad y legibilidad

35 Expedición de las e-facturas 12 expedición en formato papel y en soporte electrónico, siempre que permita: Constatación de su fecha de expedición. Consignación en el Libro Registro de facturas expedidas. Adecuada conservación. Posibilidad de incluirlas en un único Libro-Registro. Coexistencia de facturas tradicionales con facturas electrónicas: Incluso con un mismo interlocutor. Las facturas y documentos sustitutivos deben Gestionarse en el formato original junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma. 80 Envío de las e-facturas 12 Siempre que el destinatario haya dado su consentimiento expreso (verbal o escrito) y el medio utilizado para transmisión garantice los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad: La factura original puede ser remitida a los destinatarios: Por el obligado a su expedición, o Por un tercero en nombre del anterior 81 35

36 Envío de las e-facturas 12 INTERNET REDES VALOR AÑADIDO (RVA) CORREO ELECTRÓNICO 82 Recepción de las e-facturas 12 Verificación de la autenticidad e integridad previa a su anotación en los libros. Disponer de un procedimiento de control interno que a su juicio considere apropiado para verificar la validez de los certificados utilizados. Volcado de la información de las facturas electrónicas en un único libroregistro de facturas recibidas. Tratamiento de la información: trasvase de la información contenida en factura al sistema contable: XML Documentos inteligentes Adobe (PDF con XML) EDIFAC PDF con código de barras, 83 36

37 Validación de e-facturas 12 El destinatario deberá disponer de un procedimiento de validación: Disponer de los dispositivos de verificación de firma, que adviertan de aquellos certificados que pudieran estar caducados, revocados o suspendidos en el momento de la expedición. A los efectos de verificar la validez de los certificados electrónicos reconocidos, las entidades expedidoras de certificados reconocidos quedan obligadas a facilitar las consultas de las listas de certificados revocados y suspendidos a los destinatarios de las facturas y a las Administraciones Públicas en el ejercicio de su función de control, debiendo conservar accesibles sus bases de datos durante el plazo previsto en el artículo 20 f) de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. No obstante, en los supuestos en que el expedidor de la factura electrónica realice una firma electrónica avanzada acompañada de un sello de tiempo de la entidad expedidora del certificado utilizado en la firma que acredite la validez de dicho certificado, el destinatario no quedará obligado a verificar su validez por acceso y consulta de las listas de certificados revocados llevada por la entidad prestadora de los servicios de certificación, aunque debe verificar la firma del sello. Las facturas expedidas electrónicamente firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos. Art. 19. Reglamento de Facturación (RD 1496/2003) 84 Consulta de certificados revocados 12 CRL Certificate Revocation List OCSP Online Certificate Status Protocol Incluye toda la lista de certificados no válidos de una Autoridad de Certificación. En local debe comprobarse que el certificado de firma no esté en la lista. Es una consulta en línea sobre el estado de un certificado. Responde si el certificado es valido en este momento.? 85 37

38 Conservación de las facturas 12 Forma de conservación: En contenido original y en formato papel o electrónico. Ordenadamente. Por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad, así como el acceso a ellas por parte de la Administración Tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En los plazos y condiciones establecidas en Reglamento de facturas. 86 Conservación de las Facturas 12 EXPEDIDOR RECEPTOR FACTURA TRADICIONAL En papel impreso Por medios electrónicos (Matrices facturas) En formato original (papel impreso) En formato electrónico previa digitalización de la factura tradicional FACTURA ELECTRÓNICA En soporte electrónico - Copia del fichero original - Matrices de facturas En el formato original (fichero en formato electrónico) Excepciones si incorpora e-firma: Papel impreso con marcas de autenticación gráficas (PDF-417). Papel impreso con códigos de referencia (autenticación)

39 Conservación de las facturas 12 Forma de conservación: En contenido original y en formato papel o electrónico. Ordenadamente. Por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad, así como el acceso a ellas por parte de la Administración Tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el supuesto de utilización de medios electrónicos: De manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible. Deberán de gestionarse y conservarse de forma que garanticen el acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada. En los plazos y condiciones establecidas en Reglamento de facturas. 92 Conservación de las facturas 12 Persona encargada del cumplimiento de la obligación de conservación: El propio obligado (empresario o profesional o sujeto pasivo). Un tercero establecido en la Península, Islas Baleares, Canarias, Ceuta, Melilla o en un país con el que exista un instrumento jurídico de asistencia mutua en materia de cobro de créditos y en la lucha contra el fraude, el cual actuará en nombre y por cuenta del obligado. Un tercero establecido en cualquier otro lugar distinto del anterior, lo que requerirá su previa comunicación a la A.E.A.T. No obstante lo anterior, el obligado sigue siendo el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de la conservación

40 Conservación de las facturas 12 El lugar de conservación lo determinará el propio empresario, profesional o sujeto pasivo obligado. Requisito: Poner a disposición del órgano de la Administración tributaria que esté llevando la actuación comprobadora de su situación tributaria, a solicitud de éste y sin demora injustificada, toda la documentación o información así conservada. Si la conservación tiene lugar fuera de España: Dicha obligación solamente puede ser cumplida por medios electrónicos que garanticen el acceso en línea, la carga remota y su utilización por parte de la Administración tributaria de la documentación o información así conservada. Acceso en línea o completo: el que permite su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión Previamente, los empresarios, profesionales o sujetos pasivos deben comunicar esta circunstancia a la A.E.A.T. 94 Autenticación gráfica con PDF 12 Excepcionalmente: Tras verificación de la firma por el destinatario. Se podrá conservar en formato papel, siempre que conste en ellas una marca gráfica de autenticación, producida por un sistema admitido y publicado por la A.E.A.T. Incorpore dos conjuntos de códigos PDF-417: 1º que incluye el contenido de los datos de la factura. 2º que incluye la e-firma en formato PKCS#7 y los elementos de verificación de la firma

41 Autenticación gráfica con PDF 12 La Orden Ministerial EHA/962/2007, amplia la forma de almacenamiento PDF 417: Podrá ir en 2 códigos (factura por un lado y firma por otro, como en la HAC/3134), o En un solo código que contenga todo el fichero firmado, cuando la firma vaya embebida en el formato de fichero. 100 Autenticación gráfica con PDF

42 Autenticación gráfica con PDF 12 Expedidor Receptor e-factura ( ) 103 Autenticación mediante códigos de referencia 12 La OM EHA 962/2007, permite además la impresión de facturas con códigos de referencia de autenticación, cuando el uso del papel facilite determinados trámites, de forma que tales referencias permitan obtener del obligado tributario o de un tercero las facturas electrónicas originales, incluyendo su firma electrónica

43 Autenticación mediante códigos de referencia 12 El tercero podrá poner a disposición de sus clientes de aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos junto con la firma electrónica y proporcionar un código de autenticación de mensajes asociado a cada documento. Ello permitirá el acceso al documento asociado existente en el repositorio y garantizará al que accede que cumple con los requisitos establecidos. Un documento impreso a papel con este código será válido: Si se mantiene el mencionado repositorio donde se encuentra el documento y su firma. Existe un mecanismo de verificación de la firma. Se puede acceder de forma completa al documento mediante dicho código electrónico de autenticación. 105 Formatos de factura electrónica 13 No estructurados Estructurados NO PROCESABLE PROCESABLE Consisten esencialmente en una imagen. Su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado (OCR). Contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor

44 Formatos de factura electrónica (Régimen de voluntariedad) Libertad de formatos informáticos a efectos tributarios 13 LO RECOMENDABLE Destinatarios/ Consumidores finales Para automatizar procesos En entornos EDI Sin visor Con visor 107 Formatos de factura electrónica (Régimen de obligatoriedad) 13 En Contratación Pública: Formato Facturae ( Contratación con el sector púbico estatal. Determinadas operaciones comerciales. Permite automatizar procesos de gestión administrativa. VISUALIZACIÓN Sin visor En Régimen Privado: Libertad de formatos (régimen voluntariedad). Utilización de los formatos más recomendados Con visor

45 Facturae 13 Es el formato de factura electrónica que la Administración General de Estado establece para la presentación de facturas por medios electrónicos ante la misma o sus organismos públicos vinculados o dependientes. Igualmente se obliga su uso para las facturas electrónicas que la Administración expida. Definido en la Orden PRE/2971/2007 sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. 109 El formato Facturae - Características 13 Cumplimiento de los requisitos legales vigentes y de las condiciones establecidas por la A.E.A.T. para la facturación telemática. Universal: pueden utilizarlo todas las entidades y sus clientes. De libre uso: su utilización y posterior modificación no está sujeta al pago de cánones o a la autorización previa de una organización ajena al sector. Gratuito: se puede distribuir gratuitamente a las entidades y a sus clientes. Formato basado en el lenguaje XML: para aprovechar las posibilidades de flexibilidad, facilidad de implementación e interoperabilidad de este lenguaje. Incluye extensiones: a nivel de línea, de factura o de lote de facturas, con información específica de determinados sectores económicos. Garantía de convergencia con los formatos que se definan en foros europeos

46 El formato Facturae Cumplimiento de los requisitos 13 Autenticidad e integridad: Firma electrónica Xades con certificado electrónico reconocido. Servicio de verificación de firma electrónica (Valide) ( Legibilidad: Formato XML convenido y publicado, tanto en sus aspectos semánticos como sintácticos ( Interpretable por los sistemas informáticos Legible para las personas 111 El formato Facturae - Obligatoriedad 13 Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de e-facturas a la Administración General del Estado. La obligatoriedad del uso de las facturas electrónicas se irá extendiendo progresivamente a otras personas físicas y jurídicas en función de sus características y el volumen de su cifra de negocios. Resolución de , que publica la Resolución de que aprueba la nueva versión del formato facturae. En la actualidad se está tramitando en la UE una propuesta de Directiva sobre la factura electrónica en la contratación pública. En ella se prevé que las AA.PP. tendrán que aceptar las facturas electrónicas que sean conformes con la futura norma europea, en la que se prevé un pazo de 36 meses para publicar dichas normas técnicas. Será entonces cuando se migre del formato nacional «Facturae» al estándar europeo

47 Formato obligatorio para contratación pública Información contenida en facturae 13 El fichero de factura electrónica se divide en bloques:, cuyos datos se subdividen en Grupos y éstos a su vez en Campos y Subcampos. Los datos del bloque se dividen en Grupos y éstos a su vez en Campos y Subcampos. Para cada Campo/Subcampo se detalla: Definición: texto breve. Valores que puede tomar. Dato obligatorio u optativo. Un campo puede ser optativo, pero si está presente, puede tener Subcampos obligatorios. Dato numérico, alfanumérico o alfabético. Número de posiciones que tiene. Observaciones: texto breve con comentarios, referidos a un grupo, campo o subcampo

48 Diseño del formato Facturae 13 Cabecera de fichero Datos generales Tercero Lote Datos cesión (Factoring) Datos comunes para el lote (sujetos) Emisor Receptor Datos comunes para un documento Cabecera de factura Emisión factura Impuestos repercutidos Impuestos retenidos Totales Detalle de operaciones facturadas Detalle del bien o servicio facturado Extensiones Firma de la factura 115 Diseño del formato Facturae 13 Departamento de Informática Tributaria

49 Ejemplo en formato Facturae Programa de ayuda de Facturae 14 Aplicación de escritorio capaz de gestionar, de forma sencilla e intuitiva, facturas electrónicas que cumplan el formato de facturación electrónica desarrollado por la propia Administración Pública. Aplicación gratuita, abierta y competitiva. Desarrollada para Internet y con firma electrónica. Garantizada por la A.E.A.T. y la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la S.I. Mantenimiento por la Administración. Adecuación a la normativa vigente. Adaptación a los estándares internacionales. Colaboración con EE.FF. Versiones Windows, MacOs y Linux. Lenguas cooficiales e inglés

50 Programa de ayuda de Facturae 14 Entre sus funcionalidades destaca: Búsquedas de facturas por todos los campos de la factura. Ayuda en línea. Importación y exportación de clientes y proveedores. Generación de informes estadísticos por tipo de factura. Gestión de documentación asociada a la factura. Plantillas para facturas pro-forma y presupuestos. Envío de Facturas de forma digital (a través de correo electrónico) y de forma convencional. Conexión vía OCSP para comprobación del estado del certificado usado en la firma. Listados normalizados para generación del libro del IVA. 119 Programa de ayuda de Facturae 14 APLICACIÓN GRATUITA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

51 Programa de ayuda de Facturae 14 Permite: Generar Facturas Validar facturas Remitir facturas a Face Remitir facturas por 121 Programa de ayuda de Facturae 14 Permite: Generar Facturas Validar facturas Remitir facturas a Face Remitir facturas por

52 Programa de ayuda de Facturae 14 Permite: Generar Facturas Validar facturas Remitir facturas a Face Remitir facturas por 123 Add-In gratuito para Microsoft Office FactOffice 14 Complemento (Add-in) diseñado para Microsoft Office 2007 que es capaz de habilitar MS Word 2007 como una solución completa de gestión de factura electrónica, que añade un menú a la barra de Office e incorpora una serie de plantillas predefinidas y configurables. Aplicación que permite generar una factura electrónica en formato Facturae 3.1, firmarla electrónicamente (XAdES-EPES and XAdES-XL), validarla a priori (validación del esquema, validación contable y validación de la firma), gestionarla, almacenarla, definirla, etc. Se ofrece de forma totalmente gratuita y está licenciado con licencias de Software libre (OSI), lo que permite el acceso a su código, modificación, ejecución y redistribución, utilizando exclusivamente estándares abiertos. última versión:

53 Add-In gratuito para Microsoft Office OffInvoice 14 Solución internacional de facturación electrónica en entornos Office Permite trabajar tanto en Word como en Excel. Genera diferentes formatos de facturas: facturae, UBL y UN/CEFACT CII. Se encuentra en código libre, por lo que puede ser utilizado y transformado por cualquiera. última versión: b2brouter 14 Portal gratuito para la creación y remisión de facturas electrónicas. Orientado a la micropyme y a los autónomos, y al mercado español. Las facturas se pueden generar en formato PDF, Facturae y UBL. Vídeo demostrativo en

54 Hazte una facturae 14 Utiliza un formulario para cumplimentar en Internet. Genera la factura electrónica en formato facturae. La firma electrónicamente. La web incluye un visualizador en formato PDF de la factura generada previamente en formato facturae. 127 EcoFactura 14 Generación en PDF, XML (facturae) y UBL Imprime sello de tiempo y validación OCSP Impresión en línea Envío por , portal web, SMS; recepción e integración Proceso por lotes de facturas con firma masiva Indicada para empresas que emitan a partir de 40 facturas al mes

55 Enneto 14 Software online previo registro gratuito. Emite y envía facturas y presupuestos en formato PDF. Exporta facturas en formato factura-e. 129 Plataformas 15 Obligado tributario Emisor Obligado tributario Receptor Plataforma de firma y envío Plataforma de recepción, verificación, conversión almacenaje y recuperación Las plataformas pueden ser de emisión o de recepción Las plataformas de emisión unifican toda la facturación saliente de una empresa Las plataformas de recepción unifican toda la facturación entrante de una empresa Una entidad puede elegir una plataforma de emisión o gestionarlo directamente Una entidad puede elegir una plataforma de recepción o gestionarlo directamente

56 Seres (PYMe-factura) Faccil (

57 c-office (

58 FACe 15 FACe - Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado Permite la remisión de facturas en formato electrónico a aquellos La organismos posibilidad de de las consultar el estado de tramitación de sus facturas. administraciones que estén dadas de alta en el sistema. Posibilidad de consultar el estado de tramitación de sus facturas 135 FACe 15 Íntimamente ligado al Registro Contable de Facturas Electrónicas (RCFE). Plataforma o Punto General de Entrada de Facturas, para que los proveedores puedan presentarlas y lleguen electrónicamente a la oficina contable competente, y que desde la misma, se pueda remitir al órgano administrativo al que corresponda su tramitación. Se establece como Punto Único de entrada de facturas para la AGE. Las Comunidades Autónomas y Entidades Locales pueden: Adherirse gratuitamente a FACe por medios telemáticos. Utilizar su propio Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. En este supuesto deberán justificar ante la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y previamente a la realización de cualquier inversión su no adhesión al Punto General de la AGE (FACe) en términos de eficiencia conforme a la Ley de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera

59 FACe 15 Proporciona: A los proveedores: Un portal web donde pueden presentar individualmente sus facturas electrónicas en formato facturae 3.2 ó ( Requiere la utilización de certificado electrónico reconocido de persona física, de representante de persona jurídica, o de persona jurídica. Una interfaz de web services para el envío automático de las facturas desde sus sistemas de gestión económica. Y a las administraciones públicas: Un portal de gestión accesible a través de la red SARA, donde los destinatarios pueden gestionar las facturas recibidas, descargarlas y notificar el estado de tramitación de las mismas al proveedor. portalage.seap.minhap.es Interfaces de web services que permiten la recepción automática de las facturas en sus sistemas de gestión económica. 137 FACe (

60 FACe Marco normativo 15 Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Orden HAP/492/2014 por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 23/2015 Orden HAP/1074/2014 por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el punto general de entrada de facturas electrónicas en el ámbito de aplicación de la Ley 23/ FACe Funciones 15 Formato de factura Facturae 3.2 y Sistema de seguimiento de las facturas en su proceso interno. Dota a la presentación de la factura de un asiento en el registro administrativo. Posibilidad de solicitud de anulación de las facturas para el proveedor

61 FACe Funciones 15 Remisión automática de las facturas a los sistemas de los RCFs de los organismos adscritos a FACe. Descarga de facturas. Gestión del directorio. Plataforma de facturación (custodia de facturas). 141 FACe Estructura Las AA.PP. deberán facilitar el listado de sus Unidades y su codificación que se incluirá en el Directorio DIR3 que se puede consultar desde FACe 15 Oficina contable Órgano gestor Unidad tramitadora Unidad o unidades que tienen atribuida la función de contabilidad en el organismo y que también son competentes para la gestión del registro contable de facturas. Centro directivo, delegación, subdelegación territorial u organismo de la Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local a que corresponda la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto. Órgano administrativo al que corresponda la tramitación de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobación. La Codificación de estas unidades administrativas deberá figurar en las facturas

62 Envío de facturae a FACe EL ENVÍO HA DE SER INDIVIDUAL 15 Extensión del fichero:.xsig 143 Validación y Remisión de la facturae 15 Validación de formato facturae 3.2. Validación de firma. Validación de la relación oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora Requiere utilización de un certificado electrónico de los aceptados

63 Justificante de la presentación en registro Consulta del estado de tramitación de la facturae

64 Consulta del estado de tramitación de la facturae 15 Posibilidad de filtrar las facturas por órgano gestor, unidad tramitadora, estado y un rango de fechas Ver factura, mediante acceso a través del icono con forma de ojo, el cual mostrará el resumen de la factura. Solicitud de cambio de estado de la factura, a través del icono con forma de documento. El proveedor puede solicitar anulación de una factura. 147 FACE Identificación de Unidades 15 Las unidades administrativas se identifican mediante los códigos del Directorio común de unidades orgánicas y oficinas DIR3 ( Tipos de unidades Oficina contable (rol 01 fiscal). P.e. S. G. de Contabilidad => E Órgano gestor (rol 02 receptor). P. e. Servicio de Gestión Económica => E Unidad tramitadora (rol 03 pagador). P.e. Departamento de Informática Tributaria => E Órgano proponente (opcional, rol 04 comprador)

65 Directorio de organismos adheridos a FACE 15 Listado de entidades adheridas en FACe 149 Directorio de organismos adheridos a FACE 15 Buscador a nivel de administración pública de: Oficinas contables Órganos gestores Unidades de tramitación

66 Directorio de organismos adheridos a FACE 15 ADHERIDAS EN PRODUCCIÓN EE.LL Resto % de los municipios, que han recibido ya efacturas 151 Ayudas para FACe 15 Manuales de FACe: Manual de uso para Proveedores: Manual de uso para AA.PP. Manual de adhesión a FACe Manual de integración y recomendaciones Manual para gestión interna de organismos FAQs: Ministerio de Hacienda y Admones. Públicas: FACe: IGAE: Ley 25/

67 Análisis de problemas originados con Facturae y FACe 15 Foros en LinkedIn: Administración Electrónica desde un enfoque técnico: Facturae y otras posibilidades en facturación electrónica: Blog Procedimientostelematicos.com: Si has tenido o tienes problemas con la facturación electrónica obligatoria, prepárate que aún hay más Adaptación al cambio a destiempo Administraciones que aún no están adheridas a FACe ni a ninguna otra plataforma Programa de ayuda facturae con errores Firma electrónica de la factura (Java) Presentación de la factura electrónica en FACe Servicio de soporte para la resolución de problemas Posibilidades de expedición material de las facturas El obligado a la expedición será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establezcan en el título 16 EMISOR TERCERO DESTINATARIO

68 Posibilidades de expedición material de las facturas El obligado a la expedición será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establezcan en el título 16 EMISOR TERCERO DESTINATARIO Si no están establecidos en la Unión Europea, excepto Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el que exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua en materia de cobro de créditos y para la cooperación administrativa y la lucha contra el fraude: Se requiere una previa comunicación a la A.E.A.T Posibilidades de expedición material de las facturas El obligado a la expedición será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establezcan en el título EMISOR TERCERO DESTINATARIO Requisitos Requiere contrato previo con expedidores y/o destinatarios sobre el alcance del servicio. El tercero recibe los datos del proveedor conforme a los formatos pactados, y realiza si es preciso conversiones, fieles a los datos de facturación, al formato requerido por los destinatarios. La e-firma utilizada será la que se deriva de la utilización del certificado del expedidor material de la factura (tercero). Quien realice el proceso de facturación ha de remitir o presentar al destinatario el original y enviar copia al proveedor

69 16 Posibilidades de expedición material de las facturas El obligado a la expedición será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establezcan en el título EMISOR TERCERO DESTINATARIO Existencia de acuerdo previo entre el realizador de la operación y destinatario en el que el primero autoriza al segundo a dicha expedición. Requisitos Cada factura expedida deberá ser objeto de un procedimiento de aceptación por parte del realizador de la operación. El destinatario deberá remitir una copia a quien realizó la operación. Las facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del realizador de la operación Posibilidades de expedición material de las facturas El obligado a la expedición será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establezcan en el título EMISOR TERCERO DESTINATARIO Posibilidades: Servicios de facturación exclusivamente. Servicios de facturación unidos a notificación telemática. Servicios de conservación y archivo. Da cabida: Factoring y Confirming La solución para implantar al 100% sistemas de e-facturación: Facturación por el destinatario

70 Conservación por terceros 16 Posibilidad de cumplir esta obligación por un tercero (acuerdo de prestación de servicios). Actuará en nombre y por cuenta del empresario o profesional (obligado tributario). Ha de facilitar el acceso completo a las copias o matrices de las facturas. El obligado tributario: Será el responsable del cumplimiento de las obligaciones que se derivan de su custodia. Debe asegurarse de la existencia de copias de seguridad y medidas anti-contingencias de recuperación. 161 Digitalización de facturas 17 Acceso documentación impresa y manipulación Digitalización documento Reconocimiento caracteres Validación de datos Tratamiento información. Creación índices, BD, Backup ASCENT for Invoices

71 Digitalización de facturas 17 SGAIM 163 Digitalización de facturas 17 SGAIM

72 Digitalización de facturas 17 SGAIM 165 Digitalización de facturas 17 SGAIM

73 Digitalización certificada de facturas 17 Concepto: Obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas publicadas por Resolución de la AEAT. Permite prescindir de los documentos originales en papel que sirvieron de base. Alcance: Facturas, Documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales. Puede llevarse a cabo: Por los propios obligados tributarios. Por un tercero prestador de servicios de digitalización en nombre y por cuenta anterior. 168 Digitalización certificada de facturas 17 Requisitos (I): Disponer de un software de digitalización certificado. El proceso de digitalización utilizado ha de garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que dicha imagen sea firmada con firma electrónica con un certificado instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización. El certificado de firma utilizado puede ser: Del propio obligado. Del prestador de servicios de digitalización. El resultado de la digitalización certificada se ha de realizar en torno a una base de datos documental y que por cada documento se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros registro, además de un campo que contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga. 73

74 Digitalización certificada de facturas 17 Requisitos (II): El obligado a la conservación ha de disponer de un software de digitalización certificado: Con firma de la Base de Datos que garantice su integridad. Que posibilite un acceso completo y sin demoras a la base de datos. Que se publicará en Ruta: Empresas y profesionales» Empresas» IVA» Obligaciones de facturación» e-factura» Digitalización certificada de facturas» Softwares homologados para la digitalización certificada de facturas Inclusión de metadatos en el fichero resultante de la digitalización: Referencia de la homologación. Marca de tiempo. Nombre y número de versión del software de digitalización. 170 Homologación del Software 17 Entidades desarrolladoras que deseen homologar su software de digitalización certificado: Solicitud ante el Director de Informática la A.E.A.T. que contenga: Declaración responsable del cumplimiento de los requisitos previstos en la Orden Ministerial. Acompañar documentación acreditativa del cumplimiento. Aportar normas técnicas, protocolos y procedimientos de seguridad, control y explotación así como mecanismos de firma electrónica utilizados. Informe favorable emitido por entidad de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada. Plazo de resolución: 6 meses (silencio administrativo negativo). Reclamable vía económico-administrativa. El software homologado se encuentra publicado en 74

75 La e-factura ante la Inspección Tributaria 18 La gestión, revisión y control de los distintos sistemas de facturación electrónica son competencia del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT (Asistencia Dep. Informática) Autorización de expedición y conservación de facturas electrónicas y de facturas digitalizadas fuera de España es competencia del Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT. La homologación del software de digitalización certificada es competencia del Director del Dep. Informática AEAT. Facultades de control fiscal que pueden utilizar los órganos de la Agencia Tributaria: Inspección. Gestión Tributaria. Aduanas e II.EE. Recaudación. Administración Económica. 172 El archivo de efacturas y la Inspección Tributaria 18 Archivo digital de las e-facturas: Por cualquier medio (en particular el electrónico). En cualquier lugar (dentro y fuera de España). Condición: quede garantizado: Se garantice la legibilidad de los mismos. Se facilite a requerimiento de la Administración Tributaria el descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos. Acceso completo en línea. Carga remota. Utilización por parte de la AEAT a solicitud de ésta sin demora injustificada

76 Acceso completo a las Facturas 18 Visualización Búsqueda selectiva Copia o descarga en línea Impresión 174 Acceso completo a las Facturas 18 Visualización completa de los documentos Realizar búsquedas selectivas atendiendo al contenido de sus datos: cliente, fecha, número de documento, importe, etc. Copia o descarga en línea de los formatos originales. Impresión en papel de los documentos. Gestión telemática que garantice la conexión en línea, en caso necesario, con el enlace o base de datos que contenga las facturas y posibilite su utilización

77 Obligaciones de los usuarios Proveedor Cliente 19 Como Emisor Disponer del consentimiento previo del receptor. Conservar las facturas expedidas, matriz o base de datos que permita generarlas. Asegurar legibilidad en formato original. Garantizar acceso completo a las facturas. Facilitar al receptor el mecanismo de verificación de la firma, o ponerlo a su disposición. Como Receptor Conservar las facturas recibidas en el formato original o impresas con marcas gráficas PDF-417. (Opcional) Asegurar legibilidad en formato original. Garantizar acceso completo a las facturas. Disponer de software que permita verificar la firma, identidad del emisor y vigencia del certificado. 177 Enlaces de interés 20 Páginas oficiales: Facturae: Agencia Tributaria: Punto General de Entrada de Facturas (FACe): Mº Hacienda y AA.PP.: Portal de la Administración Electrónica (CTT) (Recomendaciones para la integración con FACe): Otras direcciones oficiales de interés: Centro de Cooperación Interbancaria (CCI): InvoiceX: Northern European Subset (en inglés): Unece Cefact (en inglés):

78 Enlaces de interés 20 FAQs: Sobre la Ley 25/2013 (Mº Hda y Admones. Publicas): Sobre Facturación Electrónica (AEAT): Sobre el Registro Contable de Facturas de la IGAE: Del Punto general de entrada de facturas Electrónicas de la SEAP: Destacados blogs de profesionales TIC: Bartolomé Borrego ( Julián Inza ( DocOnTime ( Facturación Electrónica ( 179 Enlaces de interés 20 Foros ubicados en algunas redes sociales:» Facturación electrónica y Digitalización certificada: e-invoicing» EDI Professionals Worldwide» Factura electronica - B2B / B2C / B2G - XML-EDIFACT-XBRL etc.» Firma y factura electrónica» Facturae» Facturae y otras posibilidades en facturación electrónica» Relación de entidades que reciben factura electrónica» GS1 - AECOC Connection LinkedIn» Factura electrónica y firma digital

79 Guía práctica sobre la Factura Electrónica 20 ISBN: Depósito Legal: M Versión 2010 Formato PDF (Descarga gratuita) es/documents/manualfacturaelectronica % pdf. Fernando Pino y Julián Inza 181 Enfoque tributario-tecnológico 20 GUÍA DE FACTURACIÓN. COMENTARIOS AL NUEVO REGLAMENTO Y DOCTRINA ISBN/ISSN: Edición impresa José María Peláez Martos

80 Enfoque jurídico 20 Régimen jurídico de la factura electrónica ISBN: Depósito Legal: B Edición impresa David Gracia García 183 DEDUCIBILIDAD?

81 App para deducción del IVA de los Tiques 20 Usuario Establecimiento Asesor del usuario

82 Muchas Gracias factura bartolomeborrego.com procedimientostelematicos.com bartolomeborrego dooid.me/barborza