COPIA CONTROLADA APROBADO REVISADO PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACION Y CONTROL DE EQUIPOS CORPORATIVOS APROBADO POR:

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1 1/9 APROBADO POR: APROBADO LICIO PICCOLI GCIA. DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Fecha: 27/09/2013 REVISADO POR: REVISADO MANUEL QUINTANA GTE. DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN JANETTE VICENT GTE. DE REDES Y SOPORTE ELABORADO POR: LEGNA CABELLO COORD. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

2 1. OBJETIVO 2/9 Establecer las normas y el procedimiento para la asignación, control y desincorporación de los equipos corporativos asignados al personal autorizado, así como los lineamientos para el reconocimiento de los consumos causados por el uso de este servicio. 2. ALCANCE Contempla desde la asignación, entrega, control, hasta la desincorporación de los equipos corporativos. Aplica al personal de Taurel & Cía. Sucrs, C.A. y sus Empresas Filiales, con equipo corporativo asignado e intervienen las siguientes áreas: Gerencia de Tecnología Informática Gerencia de Recursos Humanos Consultoría Jurídica Gerencia de Contraloría Gerencia Regional Gerencia de Oficina Gerencias de Área 3. DEFINICIONES Renta Básica: Se entenderá como renta básica, el monto mensual básico de la línea telefónica por concepto de planes asignados, servicio de mensajes de texto, servicio de Internet y cualquier otro servicio que se active según las necesidades. Equipo Corporativo: Para efectos de este procedimiento se denominará equipo corporativo a los equipos electrónicos que la empresa asigna los empleados a través de la Gcia de Tecnología Informática, para el desempeño de funciones inherentes a su cargo tales como: laptop, celular y cámaras fotográficas. 4. NORMAS Y/O PROCESOS RELACIONADOS Normas para la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico (N /97) Procedimiento de Compras (P /13) Procedimiento para la Actualización y Cierre de Nómina (P /98) Procedimiento para la Asignación y Relación de Gastos (P /98) Procedimiento para el Manejo y Control de Registros (P /10) 5. NORMAS BASICAS 5.1 Planificación y Asignación de Equipos Es responsabilidad de los Gerentes Regionales / de oficina / de área realizar la solicitud de un equipo corporativo para los empleados a su cargo que por sus funciones lo requieran, a la Gcia. de Tecnología Informática, a través del correo electrónico helpdesk@taurel.com, de acuerdo a lo establecido en las Normas para la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico (N /97) Es responsabilidad de la Gerencia de Tecnología Informática:

3 3/ Realizar la adquisición de los equipos corporativos que serán asignados al personal de la empresa, siguiendo lo establecido en el Procedimiento de Compras (P /13) Asegurar los equipos adquiridos por la empresa con un costo mayor a los Bs, a través de las empresas operadoras de servicios y/o Consultoría Jurídica Asignar los equipos corporativos de acuerdo a los cargos que a continuación se detallan: Miembros de la Junta Directiva Gerentes Personal propuesto por los Gerentes y/o Directores Asignar los planes corporativos de servicio móvil, tomando en cuenta el uso del equipo y evaluando en conjunto con el Supervisor Inmediato las necesidades de llamadas a las diferentes empresas operadoras de servicio existentes en el país o fuera del mismo Entregar los equipos corporativos a los empleados, dejando registro en la forma Constancia de Entrega o Devolución de Equipos Corporativos (F /09), el cual debe estar firmado por el empleado en señal de recepción Administración y Control de los equipos corporativos Es responsabilidad del empleado abstenerse de transferir los equipos asignados Es responsabilidad del empleado asumir los gastos por concepto de accesorios para el equipo asignado Es responsabilidad del usuario o Gerente Regionales / de oficina / Área en caso de que el equipo presente fallas, reportarlo a la Gerencia de Tecnología Informática a través del correo helpdesk@taurel.com para su reparación y/o revisión por el personal técnico autorizado, según lo establecido en las Normas para la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico (N /97) Es responsabilidad de la Gerencia de Tecnología Informática mantener actualizado el inventario de equipos en el sistema ICARO como activos de la empresa, así como mantener un registro de empleados con equipo asignado El empleado con equipo asignado, que por cualquier razón, pierda o le sea hurtado el mismo, debe notificarlo inmediatamente a la Gerencia de Tecnología Informática, a fin de proceder con los trámites correspondientes de bloqueo de línea (si corresponde). Asimismo, si el equipo es reportado por pérdida, el empleado debe cancelar el monto correspondiente al nuevo equipo, el cual será descontado vía nómina de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la Actualización y Cierre de Nómina (P /98). Es responsabilidad de la Gerencia de Tecnología Informática: Evaluar los consumos de teléfonos celulares de las personas a las cuales se le asignó el equipo.

4 4/ El tope máximo adicional permitido será del 20% sobre su renta básica, por lo cual aquellos consumos que excedan de dicho monto se descontarán vía nómina. No se realizarán descuentos en el caso expreso de que el empleado justifique ante su supervisor inmediato el excedente respectivo de llamadas, el cual debe enviar autorización expresa de no realizar el descuento a la Gerencia de Tecnología Informática Entregar a la Gerencia de Recursos Humanos, el estado de cuenta de aquellos empleados que excedan sus gastos en los límites establecidos en la línea celular, a fin de proceder a realizar los movimientos mensuales correspondientes por nómina de acuerdo a lo que establece el Procedimiento para la Actualización y Cierre de Nómina (P /98) Enviar mensualmente las facturas de consumo de la línea celular, a los empleados que estén bajo régimen corporativo, para efectos de control Garantizar la facturación de las líneas celulares y los equipos bajo un régimen de facturación corporativo. Nota: Excepciones de líneas celulares que no se encuentre incluidas en la facturación corporativa, se le reembolsará la asignación mensual establecida en la presente norma, mediante la forma Relación de Gastos (F /98), anexando la factura de consumo correspondiente, previa autorización del los miembros de la Junta Directiva de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la Asignación y Relación de Gastos (P /98) Revisar las rentas básicas cada vez que las empresas de comunicaciones celulares, modifiquen sus tarifas Desincorporación de Teléfonos Celulares Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Humanos enviar mensualmente vía correo electrónico a la Gerencia de Tecnología Informática el listado de las personas que egresaron de la organización Es responsabilidad de la Gerencia de Tecnología informática validar si el personal que está por egresar posee equipo e informar a la Gerencia de Recursos Humanos, para que preste apoyo en el retiro el equipo Al culminar la relación laboral con la empresa por cualquier causa, el empleado debe devolver en buen estado el equipo asignado a la Gerencia de Recursos Humanos, Gerencia de Tecnología Informática y/o Gerente Regional / de oficina / de área correspondiente, dejando registro en la forma Constancia de Entrega o Devolución de Equipos Corporativos (F /09), debidamente firmada Es responsabilidad del Gte. Regional / de oficina / de Área o Gte. de Recursos Humanos, entregar a la Gcia de Tecnología Informática el equipo entregado por el empleado egresado de la empresa, junto a la forma Constancia de Entrega o Devolución de Equipos Corporativos (F /09) debidamente firmada, a fin de que ésta

5 5/9 mantenga el equipo en reserva con la finalidad de que pueda ser asignado a otro empleado Es responsabilidad de la Gerencia de Tecnología Informática desincorporar todos aquellos equipos que se encuentren dañados en su totalidad y que no puedan ser reparados, o en su defecto su reparación supere el monto de adquisición del mismo Es responsabilidad de la Gerencia de Tecnología Informática registrar a través del Sistema ICARO la desincorporación de los equipos para el control de salida como activos de la empresa, haciendo la debida notificación a la Gerencia de Contraloría Es responsabilidad de la Gerencia de Tecnología Informática mantener archivados todos los registros generados, siguiendo lo establecido en el Procedimiento para el Manejo y Control de Registros (P /10).

6 6. PROCEDIMIENTO 6/9

7 7. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS 7/ CONSTANCIA DE ENTREGA O DEVOLUCIÓN DE EQUIPOS CORPORATIVOS

8 8/ INSTRUCTIVO DE LA FORMA CONSTANCIA DE ENTREGA O DEVOLUCIÓN DE EQUIPOS CORPORATIVOS I. OBJETIVO: Registrar y controlar la entrega o devolución de equipos corporativos al personal designado II. III. CÓDIGO: F /09 FORMA DE ELABORACIÓN: Manuscrito o Electrónico IV. FRECUENCIA: Cada vez que se realice la entrega o devolución de un equipo corporativo. V. DISTRIBUCIÓN: Original: Gerencia de Tecnología Informática Copia: Recursos Humanos VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: Permanente, una vez que se termina la relación laboral del empleado pasa al archivo inactivo. VII. INSTRUCCIONES DE LLENADO CAMPOS: 1. Fecha: Indique el día mes y año en que se elabora la constancia. 2. Señor (a): Indique el nombre y apellido de la persona a la que va dirigida la constancia. 3. Ciudad: Indique la ciudad en la que se hace entrega o devolución de la constancia y el equipo. 4. Número de línea: Indique le número que tiene el celular, de ser el caso. 5. Marca y Modelo: Indique el modelo y marca del equipo. 6. Serial(es): Indique el serial o seriales que posee el equipo. 7. Accesorios: Indique si el equipo incluye accesorios. 8. Planes Asignados: Indique el plan o planes que posee el celular, de ser el caso. 9. Renta Básica: Indique la renta básica que posee el celular, de ser el caso. 10. Entregado Por / Usuario: Indique el nombre y apellido del Gerente Regional / de oficina / de Área o usuario que le entrega o devuelve el equipo. 11. Usuario / Recibí Conforme: Indique el nombre y apellido de la persona que recibe o devuelve el equipo. Para la entrega del equipo debe ser el usuario o su supervisor inmediato; en el caso de devolución del equipo debe ser el Supervisor inmediato, un responsable en la Gcia de RRHH, o Gcia de TI.

9 8. ANEXOS 8.1. Tabla de Registros 9/9 A continuación se especifican los registros y su control que se generan del Procedimiento para la asignación y control de equipos corporativos Titulo del Registro y Objetivo Constancia de Entrega o Devolución de Equipos Corporativos (F /09) Registrar y controlar la entrega o devolución de equipos corporativos al personal designado Lista de Personal Exceso de Rentas Controlar información del personal que excede los consumos de rentas de celulares. Forma de Presentación Documento tamaño carta con identificación de la empresa Documento tamaño carta con identificación de la empresa Contenido Básico Fecha, persona a la que se dirige el comunicado, ciudad, información acerca de la entrega o devolución del equipo, numero de la línea, marca y modelo, seriales, accesorios, planes asignados, renta básica, compromisos, elaborado por, recibido por. Nombre del empleado, cédula, unidad de adscripción, número de teléfono, renta básica, sub total, monto de exceso, % aplicable para descuento en nómina, total. Ubicación del Registro Carpetas Física Control de Entrega de Equipos Corporativos En orden Cronológico Gerencia de Tecnología Informática Carpeta electónica Gerencia de Redes y Soporte Tiempo de Archivo en Oficina Permanente Permanente Forma de Elaboración Electronico. en Word Electrónico en Excel