GESTIÓN LOGÍSTICA MMSlog

Transcripción

1 GESTIÓN LOGÍSTICA MMSlog 1

2 El conocimiento de la problemática y las necesidades logísticas en el sector sanitario, así como su elevado grado de especialización y la capacidad de desarrollo de soluciones integrales en el entorno de la logística hospitalaria del producto sanitarios, hacen de Medical Modular System S.A. un aliado perfecto con quien poder llevar a cabo proyectos de mejora continuada de la gestión logística en el Centro. Responsable Departamento de Compras y Logística 2

3 Gestión Logística MMSlog Nuestra Razón de Ser Sanitario Producto MMSlog Logística Gestión En el Centro Sanitario el proceso logístico básico común a todos los productos fungibles, responde a un circuito que se inicia con la demanda de consumo (input) y se cierra con la satisfacción de la misma mediante la entrega (output). La gestión logística hospitalaria de producto tiene como objeto posibilitar que éste llegue desde el proveedor externo (fabricante) hasta el paciente (consumo); pasando en el Centro por varios departamentos/servicios intermedios (Almacén Central, Almacén Servicio, Carro Distribución, etc.). Para garantizar una gestión logística objetiva, ordenada y optimizada del producto fungible (no farmacológico) dentro del Centro Hospitalario, MMS S.A. propone a sus clientes tres líneas básicas de actuación. Hardware referido al equipamiento logístico específico para el almacenaje, picking y transporte (carruseles, pick to light, estanterías varias, carros transporte/distribución, sistema modular organizativo ISO3394, etc.); así como el hardware específico para la captura de la información logística allí donde se genera (lectores de códigos barras, PDAs, sistemas de lectura no presencial mediante RFID tipo paneles o botonera). Software para la gestión de almacenes Central, Servicio, Depósitos, etc; que nos garanticen el correcto tratamiento de la información logística básica (entradas, salidas, ubicaciones, pedidos, stocks, servicio, etc.) y para la gestión de la trazabilidad del producto (paciente, usuario, referencia, lote, caducidad, etc.). Brainware referido al estudio, análisis, planificación de los nuevos procesos y circuitos logísticos a implantar en el Centro; así como el asesoramiento en la ejecución y formación del personal usuario en los nuevos equipamientos y principios logísticos propuestos en cada proyecto. 3

4 MMSlog Circuito Logístico del Producto Almacén Central Transporte Circuito Logístico Proveedor Almacén Dispensador 4

5 El circuito logístico del producto sanitario fungible (no farmacológico) en el Centro Sanitario, desde su entrada procedente del proveedor (externo) hasta el paciente (consumo), pasa por varios departamentos dentro del Centro y en cada uno de ellos las necesidades, la gestión y las soluciones propuestas deben ser diferentes y específicas. Almacén de Servicio Polímero Plástico Puesto de Trabajo Polímero Plástico Paciente Usuario Paciente 5

6 MMSlog Almacén Central Automatizado Sistema de Carruseles Horizontales Frontal Doble Ventana Picking Malla Perimetral de Seguridad 2 Escáners Fijos de Confirmación Cuadro Eléctrico Barreras de Fotocélulas PC de Control Displays de Packing Barra de Clasificación 5 Displays de Picking 10 Estantería Dinàmica Procedimiento Producto a Operador El SGA ha recibido del sistema de gestión central los pedidos a preparar, de acuerdo con los parámetros de ordenación que se determinen, el SGA lanza la preparación de un lote de pedidos. El SGA determina las ubicaciones de donde extraerá los productos, de acuerdo con los criterios de optimización de volúmenes y de movimientos y organiza la secuencia de extracción para minimizar los movimientos. Los carruseles comienzan a moverse hasta la primera ubicación y en los displays de la mesa se muestra el número de pedido que se preparará en cada puesto. El operador coloca las cajas/cubetas vacíos en la mesa multipedido y los identifica si procede (impresora de etiquetas). El operador se dirige al primer carrusel que esté parado, mira en el display de picking encendido la posición y la cantidad a extraer. Coge las unidades solicitadas de la posición que se indica. Leer el código de barras de la referencia extraída para confirmar que no se ha equivocado. Si la lectura es conforme, el carrusel inicia el movimiento hasta la siguiente posición. Destacables Técnico-Funcionales Sistema de Estanterías Convencionales Menor utilización del espacio útil Largos recorridos de picking Mucho tiempo de búsqueda y localización Baja productividad (20 a 50 líneas/hora) Ergonomía deficiente Medio / alto nivel de errores Preparación pedido a pedido Empaquetado e identificación posterior 6

7 El almacén automatizado compuesto por Carruseles Horizontales y el Software de Gestión Almacenes (S.G.A), es con frecuencia una solución logística para el Almacén Central del Hospital ya que le posibilita incrementar la capacidad de almacenaje, la preparación 100% guiada y automatizada de los pedidos de los servicio, así como el incremento de su productividad (líneas preparación pedido por operario/hora); dicha solución logística se basa en el principio logístico producto a operador Cabecera Picking Mesa Multipedido En la mesa multipedido, el operador mira en los displays de packing de la mesa el/los pedido/s en los que debe operar y la cantidad solicitada en cada uno de ellos. Deposita la cantidad y pulsa el pulsador de confirmación. Al finalizar, la suma de las cantidades solicitadas ha tenido que ser igual a la cantidad extraída del carrusel, es decir debe tener las manos vacías. El operador se dirige al carrusel que esté parado para iniciar de nuevo la secuencia de picking. El sistema está diseñado, para que el tiempo de picking sea superior al tiempo medio de posicionamiento de los carruseles, de forma que el carrusel siempre espera al operador, maximizando de esta forma su productividad. Al finalizar todas las operaciones de picking del lote de pedidos en curso, se le indica al operador en el monitor y en los displays. El operador debe empujar los últimos embalajes llenos e iniciar el siguiente lanzamiento de lote pedidos. Sistema de Carruseles Horizontales Alta utilización del espacio útil Centralización del puesto de picking Ausencia tiempos de búsqueda y localización Alta productividad (de 150 a 300 líneas/hora) Buena ergonomía Bajo nivel de errores (escáner o manual) Preparación multipedido Eliminación de papel (pick to ligth) Empaquetado e identificación simultánea Ubicación caótica con inventario permanente 7

8 MMSlog Almacén de Servicio Kanban Stock Seguridad Consumo Pacto de Stocks Pacto de Stock Pacto de stock de un producto, en cada almacén de material fungible cada producto/referencia esta disponible en una cantidad definida como Pacto Stock, calculado a partir del consumo entre intervalos de suministro (diario, 3 días o semanal) mas un 30-40% de stock de seguridad. Producto Procedimiento Kanban o Doble Cajón 1 Stock 2 Picking 3 Pedido Pacto stock en doble cajón, a cada artículo en el almacén de servicio se le asigna una ubicación única con un doble compartimento (cajón), donde cada compartimento almacena ½ del pacto de stock de ese artículo. Nota: El principio Kanban según criterios logísticos puede realizarse indistintamente izquierda/derecha (I/D) ó anterior/posterior (A/P). Picking del producto, delante de cada compartimento se dispone de una etiqueta identificativa verde y roja. La enfermería dispone o realiza el picking de producto siempre por defecto del compartimento que tiene en frente la etiqueta verde. Cajón vacío emisión pedido, en cuanto se vacía el 1ª compartimento, el efecto visual de compartimento vacío, indica al personal de enfermería que debe generar un pedido, para ello debe retirar la etiqueta verde y colocarla en un rail de pedido. Destacables Técnico-Funcionales Facilitar la accesibilidad al producto y estandarización de las ubicaciones. En Almacén de Servicio Posibilitar la aplicación de FIFO y con ello erradicar los stocks caducos. Reestablecer el equilibrio de pedido igual a consumo. Corresponsabilizar a todo el personal de la realización del pedido. Reducir stocks en el servicio e incrementar rotación de producto. 8

9 El almacén de servicio con producto fungible (no farmacológico) gestionado mediante el principio Kanban y dotado de equipamiento modular (según ISO 3394), estanterías de balda, hardware para lectura de pedidos (PDAs, paneles ó botoneras RFID) y del software de gestión de pedidos/stocks en servicio; posibilita al Centro y a dicho almacén incrementar las capacidades de almacenaje, aplicar el principio de FIFO de forma inequívoca para erradicar los stocks caducos, y lograr la máxima de pedido igual a consumo. Etiqueta Código Barras - Tag - Botonera RFID TAG UHF Mhz Etiqueta identificativa c/código barras y/o tag pasivo/activo, para cada producto se empleará un soporte etiqueta identificativa que contenga los datos del producto (servicio, referencia, descripción, cantidad de suministro (1/2 pacto stock), ubicación del producto en almacén servicio (armario, cesta/balda, compartimento)) y ello se correlacionará a un código barras, ó a un tag pasivo ó a un tag activo (botonera RFID Multi-Event). 4 Lectura 5 Reposición! Pedido Urgente Lectura del pedido, según periodicidad pactada se realiza el escaneo de los código de barras de las etiquetas ubicadas el carril de pedido; carril de pedido; y realizada la lectura del pedido del servicio o GFH, se vuelca la lectura en el Software MMSlog Gestión Almacenes Servicio, el cual genera automáticamente las órdenes de preparación de pedido capturada, y previa validación, se emiten entonces las órdenes de preparación (pedidos impresos) o se genera un archivo Interface para que lo capture el software de Gestión del Almacén Central (SGA). Reposición del producto, el personal de logística o la auxiliar de enfermería en el almacén de servicio coloca la etiqueta roja en frente del cajón vacío, devuelve la etiqueta verde del rail de pedido al frente del compartimento que está utilizando (lote más antiguo), se ubica el producto nuevo en el compartimento vacío entonces y el circuito vuelve a empezar. Pedido urgente (reposición de ambos compartimentos), cuando la enfermería detecta una posible rotura de stock de un producto, entonces retirar la etiqueta roja que se localiza en cajón en uso y la coloca en el carril pedido y via intranet o telefónica se avisa al A.C. para que realice la reposición antes de 24 horas. Minimizar errores en la lectura/emisión del pedido. En Almacén Central Reducción número de items/líneas por pedido. Posibilitar las lecturas no presenciales de los pedidos. Diferenciación entre pedido normal, urgente y especial. Posibilitar la compra programada de los productos Grupo A y B. 9

10 MMSlog Sistemas de Lectura No Presencial Sistema Panel MMSlog Lectura mediante RFID Arquitectura del Sistema Paneles MMSlog Lectura con RFID TAG UHF Mhz Etiqueta con tag RFID Transferir Panel MMSlog con RFID RF Middleware + Repositorio Datos Software Gestión IP Destacables Técnico-Funcionales Es un dispositivo para la lectura remota de las etiquetas/tags de pedido, en los almacenes servicio gestionados por el principio Kanban. El sistema utiliza la tecnología RFID en el rango de frecuencia UHF Mhz, y ello garantiza la no interferencia con otros dispositivos. El sistema de paneles MMSlog over IP de lectura no presencial mediante RFID de pedidos servicio consta de: Panel MMSlog de lectura frontal de las etiquetas (tags) de pedidos servicio mediante tecnología RFID (UHF). TAGs pasivos adhesivos Square de Alien (estándar EPC Class1 Gen2) de 9*29 mm. Software API de gestión de los paneles MMSlog e Interface de comunición con ERP del Centro. El panel consta de la carcasa exterior con un total de 9 raíles/niveles frontales para la ubicación de porta-etiquetas ó etiqueta pedido. El interior está dotado de: 1antena, 1 lector RFID, 1 placa de integración del lector con conector Ethernet, y 1 fuente de alimentación. El software dispone de funcionalidades diversas, las principales funciones son Dar de alta y baja usuarios, roles y asignar permisos. Dar de alta, baja y modificar paneles de un Centro/Hospital. Dar de alta, baja y modificar tarjetas Kanban y asociarlas a los chips RFID (tags). Generar y descargar los informes de lecturas para ser incorporados en el ERP Centro. Configurar los lectores y el formato de salida. Chequear el comportamiento del sistema y de los lectores. Monitorizar los paneles (verificación continua del funcionamiento). Emisión de etiquetas código barras. El sistema reporta las lecturas al servidor de recolección de datos para su posterior notificación al ERP del Centro (SAP, HIS, etc). El acceso a las funcionalidades del software es total en el usuario administrador o con restricciones para otros perfiles de usuario. La integración con el ERP del Centro, se realiza mediante la exportación de los informes de lecturas en ficheros de texto plano. El sistema dispone de una API de integración, que permite la integración automatizada con el ERP del Centro a través de un servicio Web. Capacidad máxima del panel RFID MMSlog : 90 porta-etiquetas (etiqueta 40x60 mm) ó 45 porta-etiquetas (etiqueta 85x55 mm). Dimensiones exteriores aproximadas del panel RFID MMSlog over IP son de 500*550*250 mm (an*al*pr). 10

11 La tecnología RFID en el rango del UHF ( Mhz) y Wifi (2,4 Ghz) ha posibilitado en el sector sanitario el desarrollo de soluciones de lectura no presencial (remota) de etiquetas/pedidos generados en los almacenes de servicio y procesados en Almacén Central (AC); estos tipos de soluciones ya han demostrado ser muy útiles en centros sanitarios de grandes dimensiones y en puntos de lectura muy alejados del AC (p. ej. Centros de Salud), evitando con ello largos recorridos para acometer el escaneo del código de barras y/o evitando que dicha labor deba realizarla el personal de enfermería. Sistema Botonera RFID Multi-Event 3B MMSlog Arquitectura del Sistema Botonera RFID Multi-Event 3B MMSlog Pulsación Botonera RFID Multi-Event 3B Base Lectora RFID RF Middleware + Repositorio Datos Software Gestión IP Destacables Técnico-Funcionales La botonera RFID Multi-Event 3B MMSlog permite con un número identificador único lanzar de 1 a 3 eventos. La botonera RFID es un dispositivo inalámbrica que transmite al sistema eventos en el mismo punto donde se detecta el requerimiento. Sistema de transmisión RFID 2.4 Ghz activa con protocolo propio de comunicaciones, especialmente diseñado para la detección de dispositivos 1-n en ambiente RF denso u otros dispositivos que trabajen en la misma banda (WLAN, PDA, móviles, etc.). La botonera se comunica c/las bases lectoras (unidades centrales) a través de un protocolo WIFI especial. El alcance de lectura es de un radio de 30 m y el sistema es capaz de gestionar 500 dispositivos/tags por base lectora. La botonera dispone de hasta 3 botones p/comunicar tres eventos diferentes a la base lectora: Verde Pedido Normal. Blanco Reposición Realizada o Anulación. Rojo - Pedido Urgente. El LED en verde en la tarjeta botonera informa de la activación del botón del evento de la correcta recepción en el sistema informático. El LED en rojo en la tarjeta botonera informa de la activación del botón del evento y la incorrecta recepción en el sistema informático. Tiempo entre introducción (pulsación) y confirmación lectura/recepción, es de 50 milisegundos. El sistema reporta las lecturas al servidor de recolección de datos para su posterior notificación al ERP del Centro (SAP, HIS, etc). El acceso a las funcionalidades del software es total en el usuario administrador o con restricciones para otros perfiles de usuario. La integración con el ERP del Centro, se realiza mediante la exportación de los informes de lecturas en ficheros de texto plano. El sistema dispone de una API de integración, que permite la integración automatizada con el ERP del Centro a través de un servicio Web. Revolver de status indicador manual estado evento; p.ej. pedido no realizado, realizado y urgente. Botonera alimentada por una batería; donde el SI controla la vida de la batería de cada tag activo y de agotarse emite alarma de reemplazo. La vida útil de la batería es de más de pulsaciones (aproximadamente). Posibilidad de incorporar rotulación en la botonera mediante etiqueta adhesiva dim. 70*30 mm. Dimensiones de botonera RFID Multi-Event 3B MMSlog : 90*55*10 mm (an*al*pr) y peso 30 gr (con batería). 11

12 MMSlog Cabinets System MMSlog Almacén de Servicio con Gestión de la Trazabilidad Cabinet Principal /Hoste a CPU Integrada b Pantalla Táctil c Teclado Escamoteable d Lector Código de Barras Cabinet p/módulos ISO3396 Cabinet p/catéteres Procedimiento Gestión Trazabilidad de Producto Identificación del Usuario Selección Paciente/Producto(s) Picking Producto Identificación del usuario, previo al uso del Cabinets System MMSlog el usuario debe identificarse en él, para garantizar (según perfiles de usuario) qué productos puede o no puede dispensar. En la identificación usuario, se debe introducir un código de usuario y una contraseña, ó también se permite la identificación mediante tarjeta de banda magnética (extensamente introducida ya en el ámbito hospitalario) o bien mediante una tarjeta RFID. Nota: Usuario - Personal Sanitario Solicitud del producto tiene dos modalidades, según configuración del sistema; Selección mediante receta médica, el usuario selecciona el paciente/historia clínica, y automáticamente el sistema le indicará que productos debe dispensarse (receta médica). Selección manual, el usuario selecciona un paciente con una búsqueda manual del paciente/historia clínica o escaneando el código de barras de la historia clínica, y se selecciona del producto buscando la referencia ó escaneando en una lista de productos. Control de stock automático mediante RFID, abiertas las puertas el usuario realiza el picking de los productos solicitados, se cierran las puertas, y entonces el sistema hace un recuento de todo el stock y por diferencia se detectan los productos que se han dispensado. Control de stock manual mediante código de barras, abiertas las puertas el usuario realiza el picking de los productos solicitados y luego lee los códigos barra de las etiquetas (referencia y lote). En ambos casos, el sistema entonces gestiona los movimientos de stock necesarios para registrar el picking. Destacables Técnico-Funcionales El Cabinets System MMSlog está disponible en 2 versiones, Identificación producto mediante código barras - Gestión activa de la trazabilidad Identificación producto mediante tag RFID Gestión pasiva de la trazabilidad. Soporte almacenaje interior del cabinet muy versátil y de elevada modularidad, Módulos ISO3394 (cestas/cubetas) para cajas de implantes y prótesis. Paneles telescópicos porta-ganchos para cateterismo (6 paneles/cabinet). El software IKlog del sistema Cabinet System MMSlog permite, Control acceso, registro de usuarios y acceso selectivo al producto según usuario. Emisión de pedidos de reposición automático al Dpto. Compras/Proveedor. Gestión on-line de stocks, consumos, inventario, alertas, alarmas, mantenimiento, etc. 12

13 Para la gestión logística de los productos en depósito, no almacenables y/o de elevado coste (p.ej. implantes, prótesis, catéteres, etc.) los sistemas de armarios cerrados tipo Cabinets System MMSlog con control de acceso al producto (gestión usuarios), con asignación de producto a paciente (gestión de imputación gastos) y con el registro exigido de la referencia, cantidad y lote en la dispensación/retorno (gestión de la trazabilidad); han demostrado ser una solución logística eficaz. Recientemente la incorporación de la tecnología RFID al Cabinets System MMSlog, posibilita una gestión pasiva de la trazabilidad y 100% objetiva, a la vez que se simplifica el procedimiento de extracción/retorno producto para el usuario. Detalle Cabinet Principal Hoste MMSlog b a d Software Gestión Trazabilidad IKlog c 4 Devolución o Retorno 5 Pedido de Reposición 6 Consultas, informes y estadística Devolución o retorno de producto, en los casos en que se quiera devolver producto al cabinet, al igual que en la dispensación que se ha imputado el producto al paciente/historia clínica, en la devolución se hace el proceso contrario. Pedido de reposición; el sistema permite definir los niveles de pedido de artículos y niveles de rotura de stock, y realizar pedidos automáticos en base a una programación de pedidos ya definida por el Centro. El sistema permite también definir con que frecuencia se realiza un pedido de los artículos que se encuentren por debajo del nivel de pedido. En el momento en que un artículo se encuentra por debajo del nivel de rotura, se genera automáticamente un pedido para servirse de forma urgente. Informes y estadística, el sistema permite realizar consultas de los datos de la dispensación (según roles de usuario identificado), p. ej. Localización de producto Control caducidades y lotes Inventario de producto Histórico de consumos Histórico de reposiciones Cálculo del punto de pedido Cálculo del punto de rotura de stock Arquitectura del Cabinets System MMSlog Lector Banda Magnética Lector Código de Barras Hardware lectura RFID Módulo de IO CPU Módulo 3G / GPRS Ethernet Hardware Cabinets System MMSlog Software Gestión IKlog Servidor Web Software ERP Centro 13

14 MMSlog Almacén Automatizado en Punto de Consumo Concepto embalaje datamatrix lente intraocular pijama quirúrgico formatos PRODUCTO marcapasos tag suturas tipologías stent MMSlog solución logística ANALISIS costes requisitos stock funcionalidades capacidades valor añadido beneficios viabilidad trazabilidad fuente alimentación fotosensor CPU retorno PLC automatismo celda almacenaje SGA conectividad DESARROLLO estética programación Destacables Técnico-Funcionales Almacén Compacto, cerrado que dispone de un mecanismo controlado de dispensación unitaria del producto, y el acceso al interior del equipo/stock del producto sólo estará permitido al personal autorizado por el Centro y/o Proveedor. Modularidad de la Solución, permite adaptarse a infinidad de exigencias y situaciones requeridas por el producto y/o el Centro (p. ej. limitaciones de espacio, ubicación en salas blancas, exigencias de capacidades variables, multiformato envase, tallas, nª refencias, etc.) Dispensación en Punto Consumo, la solución está pensada para disponer y dispensar el producto justo en el punto de consumo e informar en tiempo real de todo ello a quien corresponda (Proveedor y/o Centro). Excelencia en Servicio, la solución garantiza un suministro/disponibilidad de producto las 24 h/dia y los 7 dias/semana en el propio punto consumo. Gestión Stocks Automatizada e Inventario On-line, de forma automática en cada dispensación de producto, el equipo garantiza una gestión del stock objetiva y el inventario permanente. Gestión Trazabilidad Automática, la solución incorpora tecnología para realizar el control de la trazabilidad de producto de forma automatizada y objetiva (p.ej. lectores de códigos datamatrix, tags RFID, etc.). Gestión de Usuario y/o Paciente y Consumo, el software del sistema permite una gestión detallada de usuario y de consumos usuario y/o paciente. Multi-almacén Externalizado. A los proveedores les permite disponer de multialmacenes externalizados/depósitos en los diferentes Centros, gestionados on-line de forma muy segura. Erradicación de Errores, la automatización del proceso de picking minimiza al máximo los errores, y el registro de los usuarios del sistema detecta con gran facilidad el responsable del posible uso indebido de productos o equipos. Tiempos Operativos Reducidos, los tiempos de dispensación deben evitar el efecto cuello botella del personal delante el equipo (p. ej. tiempo dispensación < 5 ) y la reposición de los equipos y/o celdas debe permitir realizarse en un reducido espacio de tiempo y de ser posible sin necesidad de acceso directo al stock interior almacenado. Co-responsabilidad Mínima de los Usuarios, el procedimiento de gestión logística propuesto en los almacenes automatizados en punto de consumo, requiere de una co-responsabilidad mínima de los usuarios para garantizar la correcta gestión logística del producto. Gestión de Alertas, Alarmas y Diagnóstico Técnico On-line, lo que garantiza al usuario/paciente un grado de excelencia en la disponibilidad del producto. 14

15 La necesidad de los proveedores de producto sanitario y del propio Centro de disponer de almacenes externalizados o periféricos en los servicios y/o punto de consumo, con producto en régimen de depósito de elevado coste o facturable por consumo realizado, ha posibilitado que una estrategia logística como la dispensación automatizada permita al proveedor y al Centro disponer de un almacén compacto/cerrado, 100% automatizado y con una gestión on-line/tiempo real de los consumos, stocks, inventario, alertas, alarmas, etc. ; y permitir con todo ello dar una excelencia en servicio al usuario/paciente. Las dificultades de dicha estrategia logística, van ligadas a las particularidades de los productos a gestionar mediante este sistema, ya que exigen un estudio y desarrollo individualizados y personalizados para cada tipología de producto. Almacén Automatizado para Pijamas Quirúrgicos - Dispensalia (Ejemplo) Proyecto: Dispensalia Producto: Pijamas quirúrgicos de un solo uso Cliente: Laboratorios Hartmann Arquitectura del Almacén Automatizado en Punto de Consumo Lector Banda Magnética Lector Código de Barras Hardware lectura RFID Módulo de IO CPU Módulo 3G / GPRS Ethernet Hardware Almacén Automatizado Software Manager Servidor Web Software ERP Centro / Proveedor 15

16 Medical Modular System S.A. C/Llacuna Local Barcelona Tel Fax ventas@medicalmodularsystem.com export@medicalmodularsystem.com Participantes en MMS en el mundo Distribuidor: 5