PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN TECNOLÓGICO PARA ESTACIONES DE SERVICIO

Transcripción

1 PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN TECNOLÓGICO PARA ESTACIONES DE SERVICIO CORPORACIÓN MENATICS CIA. LTDA. Es una empresa que nace reuniendo la experiencia de varios técnicos quienes desde el año 2002 han participado en una serie de proyectos y consultorías de carácter público y privadas, así como formado parte de varias empresas reconocidas en el campo tecnológico. Producto de esta integración presentamos a nuestros clientes una serie de alternativas y soluciones los cuales dependiendo del ámbito se ajustarán a sus necesidades. CORPORACIÓN MENATICS CIA. LTDA. Nuestro principal producto (Software para Administración de las operaciones de una Gasolinera o Software para facturación en Gasolineras) nace de la necesidad de un propietario de una estación de servicio quién nos solicita le desarrollemos un sistema que le permita mantener el control de todas sus ventas, su stock, su facturación, que obtenga reportes diarios por despachador, que genere información para el SRI de manera automática (Anexos Transaccionales) y que sobre todo sea fácil de utilizar.

2 FASE 1 IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN Y ADMINISTRACIÓN EN EL SERVIDOR Y PUNTOS DE VENTA SIN CONEXIÓN A SURTIDORES. Esta fase es ideal para estaciones pequeñas cuyas utilidades no justifican la inversión de equipamiento tecnológico para que se conecte directamente a los surtidores, pudiendo realizar los cierres y cuadres de caja diarios comparando las ventas en el sistema vs el indicador de movimiento de cada manguera por surtidor. Ideal también para estaciones de servicio que utilicen surtidores que no sean electrónicos. ISLA 1 ISLA 2 OFICINA CENTRAL Ventajas - Comenzar el proceso de ingreso y registro de la información en una Base de datos. - Comunicación Inalámbrica o cableada. - Conocimiento Profundo del sistema por parte de los despachadores.

3 FASE 2 CONEXIÓN DEL SURTIDOR DIRECTAMENTE AL SOFTWARE DE FACTURACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ESTACIONES DE SERVICIO. En esta fase se encuentra incluida la Fase 1 ISLA 1 DISPOSITIVO ELECTRONICO DE COMUNICACIÓN CON LOS SURTIDORES ISLA 2 Ventajas - Control de ventas y stock real de los productos (Súper, Extra, Diesel) por cada surtidor. - Es el mismo sistema implementado en la Fase 1, del cual ya se encuentran familiarizados los vendedores.

4 FASE 3 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. Todas las personas hemos sido testigos de la evolución tecnológica que día a día vivimos ya sea a nivel de equipos (Hardware) o de programas y aplicaciones (Software) por lo que no debe admirarnos que en algún momento todas nuestras actividades ya sea personales o laborales las realicemos únicamente desde un computador, tabletas, teléfonos inteligentes (smartphones) o cualquier otro dispositivo que interactúe con el internet. De esta manera CORPORACIÓN MENATICS CIA. LTDA., desea ampliar este tema y compartirlo con cada uno de ustedes para poner en práctica esta nueva etapa de la facturación que estamos seguros será acogida de la mejor manera y tomando en cuenta que posee varias ventajas adicionales las mismas que a lo largo del documento mencionaremos. ISLA 1 ISLA 2 DISPOSITIVO ELECTRONIC O DE COMUNICAC IÓN CON LOS SURTIDORES Proveedor Servicios de Facturación Electrónica INTERNET SRI OF ICINA CE NTRAL ISLA 3 Ventajas - Acatar disposiciones de entidades reguladoras como el SRI. - Eliminación de Papelería ya los documentos son digitales.

5 ESQUEMA TÉCNICO GENERAL

6 RESUMEN FUNCIONALIDAD SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN PARA GASOLINERAS MODULOS DEL SISTEMA 1.- CONTROL DE ACCESOS AL SISTEMA.- Permite autenticar y llevar el registro de qué usuarios ingresan al sistema determinando posteriormente las ventas diarias de estos usuarios. Únicamente aquellos usuarios registrados podrán acceder. EL sistema almacena en este módulo: 2.- FACTURACIÓN Permite administrar los documentos de venta (Facturas) de la estación, contiene y maneja: - Puntos de venta, - Cajas, - Número de serie y secuencial de las facturas, - Selección de clientes por número de identificación o código, - Facturación mediante: RUC, Cédula, Placa. - Listas de Precios, - Formas de Pago, - Estados de los documentos de venta (Vigente, Anulados). Además podemos administrar operaciones como: Nuevo Documento, Guardar e Imprimir Documentos de venta (Facturas), Re-imprimir Documentos, Buscar Documentos, Eliminar Documentos y Anular.

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8 3.- MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE CLIENTES Y PROVEEDORES Permite el registro y posterior administración de clientes, en este módulo el sistema verifica que los números de identificación de los clientes ya sea cédula o RUC sean válidos cumpliendo el algoritmo que exige el Servicio de Rentas Internas, además podemos actualizar información del cliente, eliminar clientes o simplemente inactivarlo. Este módulo nos ofrece la funcionalidad de realizar búsquedas fáciles y rápidas de clientes utilizando varios filtros como por ejemplo: Búsqueda por Número de Identificación Búsqueda por Nombres Búsqueda por Apellidos Búsqueda concreta por Nombres y Apellidos unificada. Búsquedas personalizadas.

9 3.- MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS Permite el registro y posterior administración de productos. Además podemos actualizar información del producto, eliminar producto o simplemente inactivarlo. Podemos ingresar y administrar productos de tipo Bien o Servicio, dependiendo de nuestra necesidades de facturación. El sistema dependiendo del Rol de Permisos podrá permitir el cambio de precios de cada uno, así como crear nuevos productos para la venta ya sean aceites, refrigerantes, etc. También podemos agrupar mediante categorías a todos los productos logrando de esta manera diferenciar aquellos que pertenecen al grupo de combustibles o lubricantes, e inclusive en caso de que la estación disponga de Mini Market el sistema funcionará como otro punto de venta.

10 4.- MÓDULO DE REPORTERÍA Este módulo está diseñado para la parte administrativa ya que se podrá observar y conocer a detalle la cantidad de galones vendidos desglosados por producto, el total en dólares ya sea diario o por rangos de fecha. Los filtros para visualizar esta información son: - Reporte diario - Reporte por Cliente - Reporte pos Usuario o Caja - Reporte de Stock por Producto - Reporte de Ventas por Rango de Fechas. Todos los reportes pueden ser exportados a los formatos.txt,.csv,.xml,.xls,.xlsx.

11 5.- MÓDULO TRIBUTARIO Mediante este módulo podemos cumplir de manera automática e inmediata con las obligaciones tributarias ante el SRI ya que el sistema maneja y administra la generación de Anexos transaccionales. Únicamente seleccionando el año y el mes podremos obtener el archivo.xml para enviarlo a dicha entidad reguladora.

12 6.- MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Mediante este módulo el administrador de la Estación de Servicio podrá crear cada uno de los usuarios que posteriormente realizarán la venta de combustible en cada una de las Islas. Adicionalmente puede asignar los Roles o permisos respectivos de funcionalidad a cada usuario creado. ******** ********** ******** ********** ******** ********** 7.- MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE PARÁMETROS En esta sección el sistema permite parametrizar el sistema con los valores dinámicos como: - Nombre de la Estación - Dirección de la Estación. - Ubicación (País, Provincia, Cantón, Parroquia). - RUC de la Estación. - Datos del Contador como Nombres y RUC - Valor del IVA - Especificación de Puntos de Venta.

13 PUNTO DE VENTA LISTO PARA FACTURAR ESTACIÓN CON EL SISTEMA IMPLEMENTADO FACIL DE MANEJAR

14 Para cualquier información adicional, por favor, comunicarse con: Ing. Diego Paredes Gerente Comercial (+593) (+593)