PROCEDIMIENTO VERSION: 01 ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE, SOFTWARE Y COMUNICACIONES INFORMÁTICAS PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN

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1 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 1 de 9 1 OBJETIVO Planear, desarrollar y controlar las actividades relacionadas con los recursos físicos de tecnología e informática para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de los equipos de cómputo y medios físicos que apoyen a los Establecimientos Educativos. 2 ALCANCE El procedimiento inicia con la programación y asignación de actividades de administración de hardware, software y comunicaciones informáticas, definiendo aquellas actividades propias de administración y separándolas de las actividades que permiten responder ante los requerimientos de hardware, Software y administración de comunicaciones informáticas que tengan los EE y finaliza con la identificación de necesidades de mantenimiento o soporte, la actualización del inventario de hardware, software y hojas de vida de los equipos. Este procedimiento cubre además la administración de inventarios, control de faltantes u obsolescencia, adquisiciones masivas de hardware, Software o por componentes, administración del rendimiento y capacidad del hardware, Software y manejo de bolsa o stock de repuestos, reasignación de equipos o componentes, instalaciones, configuraciones, pruebas y capacitación en caso requerido. 3 DEFINICIONES 3.1 : Secretaría de Educación Departamental. 3.2 EE: Establecimiento Educativo. 3.3 TI: Tecnología e Informática. 3.4 HW: Hardware. 3.5 SW: Software Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: Cargo: Profesional Especializado Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Técnico Operativo Firma: Cargo: Secretaria de Educación Departamental Firma: Firma: Firma:

2 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 2 de 9 4. CONTENIDO EXPLICACIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE,. 1. Asigna y programa actividades de administración de Hardware, Software y Comunicaciones Informáticas: El funcionario de servicios informáticos de la, establece la asignación y programación de actividades de administración de hardware, software y comunicaciones y define las acciones necesarias en caso de existir requerimientos relacionados con hardware Software y comunicaciones. Esta actividad es soportada por el formato Administración TI, en el cual se registran inicialmente las actividades asignadas con responsable y programación en términos de fecha y duración. En la medida que se van ejecutando se registra la fecha y duración real de ejecución, así como las observaciones de seguimiento a las mismas. Si la acción requerida es originada por el ejercicio propio de administración de hardware continúa en la actividad 2. Si por el contrario se trata de un requerimiento de hardware continúa en la actividad Administra inventarios de Hw y Sw y determina si el diseño actual satisface las necesidades de comunicaciones de los EE: El funcionario de servicios informáticos de la, mantiene actualizada la información de inventario de hardware de la Secretaría de Educación y consolida la información de inventario de hardware de los establecimientos educativos. Para facilitar esta actividad utiliza el formato Inventario de Hardware, el cual incluye información técnica consolidada de servidores, equipos de cómputo, periféricos y ups y el Formato Hoja de vida de equipos, que tiene la información detallada de los equipos de cómputo.

3 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 3 de 9 El funcionario de servicios informáticos de la, mantiene actualizada la información de inventario de comunicaciones de los establecimientos educativos. Para facilitar esta actividad utiliza de igual forma el formato Inventario de Comunicaciones, el cual permite determinar si el diseño actual de la red y comunicaciones con los establecimientos educativos cumple con las expectativas y los requerimientos de comunicación. El análisis incluye calidad de servicio (QoS), multicast, voz sobre IP (VoIP), cantidad de nodos en un edificio, cantidad de switches necesarios para cubrir la demanda de nodos. 3. Verifica y analiza el estado del inventario de Hw de los EE: El funcionario de servicios informáticos de la, con base en la información de la actividad anterior verifica y analiza el estado de los inventarios tecnológicos de la Secretaría de Educación y los establecimientos educativos, para determinar si existen faltantes u obsolescencias. En caso de faltantes o equipos obsoletos continúa en la actividad 4, de lo contrario continúa con la actividad Genera oficio de obsolescencia y faltantes: El funcionario de servicios informáticos de la, genera un oficio indicando las obsolescencias y faltantes y lo envía al área responsable de la ejecución del procedimiento de administración activos fijos, continuando en la actividad Determina necesidad de nuevo hardware: El funcionario de servicios informáticos de la, con base en el análisis efectuado en las actividades anteriores puede detectar necesidades de nuevo hardware, en tal caso continúa en la actividad 10, de lo contrario continúa en la siguiente actividad (6.). 6. Administra el rendimiento y la capacidad de Hw y Sw: El funcionario de servicios informáticos de la, en su programación definida a través del formato Administración IT, debe incluir las actividades para garantizar el buen desempeño de la plataforma

4 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 4 de 9 tecnológica que soporta los procesos, mediante el control del rendimiento y capacidades de almacenamiento de los servidores y equipos de cómputo. 7. Identifica las necesidades de mantenimiento y soporte: El funcionario de servicios informáticos de la y su equipo durante la ejecución de las actividades de administración determina si es necesaria la ejecución de actividades de soporte y mantenimiento. Si se identifican necesidades de soporte o mantenimiento, se ejecutan las actividades del procedimiento de Soporte a usuarios y mantenimiento correctivo, de lo contrario el subproceso finaliza. 8. Verifica el entendimiento del requerimiento de Hw y analiza la solución: El funcionario de servicios informáticos de la, realiza un análisis detallado del requerimiento de hardware y Software para asegurar el entendimiento y analizar el tipo de solución que se debe dar al mismo, que puede ser repotenciación con componentes existentes, reasignación de equipos o componentes o finalmente requisiciones de compra. 9. Verifica la existencia del Hw y Sw o componente en el stock de repuestos: El funcionario de servicios informáticos de la, verifica en primera instancia la existencia del hardware o componente requerido en el stock o bolsa de repuestos disponible para la Secretaría, de acuerdo con la política establecida para tal fin. Si el hardware, Software o componente requerido existen en el stock o bolsa de repuestos, continúa en la actividad 15, de lo contrario continúa en la actividad Analiza y verifica reasignación: El funcionario de servicios informáticos de la, si considera que el hardware, Software o componente no se encuentra disponible en el stock o bolsa de repuestos, verifica si este se encuentra asignado a un establecimiento educativo y establece de acuerdo con la política de asignación de recursos si es posible su reasignación sin perjuicio del funcionamiento actual. Una política de asignación de recursos debe garantizar el uso óptimo de los recursos tecnológicos, priorizando los

5 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 5 de 9 procesos que tienen mayor impacto en la misión de la entidad, clasificando los recursos tecnológicos de acuerdo con su rendimiento para finalmente establecer la adecuada asignación o relación de recursos y procesos. Si se determina que es posible efectuar una reasignación el procedimiento continúa con la actividad 11, de lo contrario continúa en la actividad Genera oficio de reasignación de equipos: El funcionario de servicios informáticos de la, genera un oficio indicando la reasignación de equipos, realizando una solicitud de soporte al procedimiento de Soporte a usuarios y mantenimiento correctivo para que efectúe las actividades de configuración, backup y migración de datos, entre otros. Posteriormente, continúa en la actividad Analiza y verifica adquisición: El funcionario de servicios informáticos de la, si considera que el hardware o componente no puede ser reasignado, verifica si en el momento es viable técnica y financieramente realizar la adquisición correspondiente. Si es viable la compra, continúa en la actividad 13, de lo contrario este requerimiento o necesidad debe ser considerado como insumo para la próxima revisión del plan estratégico de tecnología informática según lo establecido en el procedimiento de Formulación y ejecución del plan de tecnología e informática y finaliza. 13. Envía requerimiento a compras: El funcionario de servicios informáticos de la, notifica un requerimiento de contratación a gestión administrativa y realiza los demás trámites respectivos. A continuación se ejecuta la actividad Recibe Hw y Sw adquirido: El funcionario de servicios informáticos de la, recibe el hardware, Software o componente adquirido, verificando el estado del mismo y garantizando que este cumpla con las especificaciones realizadas en el requerimiento de compra.

6 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 6 de Realiza pruebas de Hw y Sw: El funcionario de servicios informáticos de la, realiza las pruebas técnicas necesarias al hardware, Software o componente antes de proceder con su instalación y configuración. Si el resultado de las pruebas es exitoso continúa en la actividad 17, de lo contrario continúa en la actividad Realiza correctivos: El funcionario de servicios informáticos de la, aplica las medidas necesarias para garantizar el buen funcionamiento del hardware o componente. Si se trata de un componente o hardware extraído del stock o bolsa de repuestos deberá ser reemplazarlo por otro y realizar nuevamente las pruebas. Si se trata de hardware o componente adquirido, deberá notificar al proveedor para que este garantice el correcto funcionamiento de hardware y Software ya sea reemplazando el producto o asesorando el proceso de instalación. Después de esta actividad se retorna a la actividad 15 hasta que el resultado sea exitoso. 17. Instala y configura: El funcionario de servicios informáticos de la, genera un requerimiento de instalación y configuración, el cual se responde a través del procedimiento de Soporte a usuarios y mantenimiento correctivo y continúa en la actividad Capacita (si aplica): El funcionario de servicios informáticos de la, coordina las actividades de capacitación al usuario o usuarios involucrados con el hardware o componente instalado, en caso necesario. Este tipo de capacitaciones no implica capacitaciones masivas por adquisición de nuevas tecnologías (Actas de capacitaciones). 19. Actualiza inventario de Hw, Sw y hoja de vida de equipos: El funcionario de servicios informáticos de la, actualiza los formatos de Inventario de hardware e Inventario de software, así como la correspondiente Hoja de vida de equipos, con lo cual el procedimiento finaliza.

7 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 7 de 9 5. Registros Lugar de Tiempo de Disposición Nombre Almacenamiento Protección Responsable Acceso Recuperación Retención Final Formato Administración TI de la Formato Administración TI Formato Inventario de Hardware de la formato Inventario de Hardware Formato Inventario de Software de la Formato Inventario de Software Formato Hoja de vida de equipos de la Formato Hoja de vida de equipos Oficio de las obsolescencias y faltantes de la de Oficios enviados de la

8 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 8 de 9 Lugar de Tiempo de Disposición Nombre Almacenamiento Protección Responsable Acceso Recuperación Retención Final Política de Política de asignación de recursos de la asignación de recursos Solicitud de soporte al procedimiento de Soporte a usuarios y mantenimiento de la de Oficios enviados de la correctivo Plan estratégico de tecnología informática de la Plan estratégico de tecnología informática Notificación de requerimiento de contratación de la de Oficios enviados de la Oficio de requerimiento de instalación y configuración de la de Oficios enviados de la Actas de capacitaciones de la de Actas de capacitaciones de la

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