Cra. 3 No.6-23 Belalcázar Páez Cauca Telefax

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1 TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA ADQUISICIÓN DE INSUMOS MEDICOQUIRÚRGICOS Y MATERIAL DE ODONTOLOGIA PARA LA IPS INDIGENA NASA ÇXHÃÇXHA INTRODUCCIÓN Los Términos de Referencia que se presentan a continuación, rigen el proceso de selección que se desarrollara por la ASOCIACIÓN DE CABILDOS INDIGENAS NASA ÇXHÂÇXHA, para escoger el proveedor que se contratara para el suministro de INSUMOS MEDICOQUIRÚRGICOS Y MATERIAL DE ODONTOLOGIA con destino a la IPS INDIGENA NASA ÇXHÃÇXHA. El proceso de selección se rige por el Derecho Privado y la legislación vigente que le sea aplicable. INFORMACION GENERAL 1.1. MARCO LEGAL: CAPITULO I Las normas que se aplicaran serán las consagradas en el Derecho Civil y Comercial en el momento de la contratación, y en cuanto a coberturas de medicamentos, estas se regirán por lo establecido en la Ley 100 de 1993 y los Acuerdos del CNSSS, que rigen la materia OBJETO: La ASOCIACIÓN DE CABILDOS INDIGENAS NASA ÇXHÂÇXHA, está interesada en recibir propuestas para la adquisición de insumos medicoquirúrgicos y material de odontología, en los ítems y descripción que se presentan en el anexo No. 01, documento que acompaña Términos de Referencia CONTRATISTAS. La ASOCIACIÓN DE CABILDOS INDIGENAS NASA ÇXHÂÇXHA, seleccionara a uno de los participantes en esta convocatoria, persona natural o jurídica que tengan como actividad comercial u objeto social, según el caso, la fabricación, distribución o venta de insumos quirúrgicos, medicamentos y o material de odontología ENTREGA DE LAS PROPUESTAS: Las propuestas deberán estar escritas en cualquier medio de impresión mecánico, en idioma castellano y en letra de imprenta legible, de acuerdo con el orden establecido en los presentes Términos de Referencia y el cumplimiento de los requisitos estipulados. Debe presentarse en original en sobre cerrado y una (1) copia idéntica al original al correo electrónico asociaciondecabildosnasa@gmail.com Pagina web en los que debe aparecer el nombre del oferente, nombre del contacto, teléfono y correo electrónico del contacto.

2 La información jurídica, financiera y técnica, deberá presentarse de manera independiente, foliada en forma consecutiva y en el sobre se deben relacionar la totalidad de folios. Los documentos físicos deberán serán enviados mediante imágenes en formato tif o jpg. La propuesta será registrada en las oficinas de la ASOCIACIÓN DE CABILDOS INDIGENAS NASA ÇXHÂÇXHA, Oficina de Administración y Planeación, ubicada en la Carrera 3 No.6-23 de la localidad de Belalcázar Páez Cauca y habrá plazo de entrega hasta el día viernes 27 de abril de 2012, hasta las 12:00 m. La ASOCIACIÓN DE CABILDOS INDIGENAS NASA ÇXHÂÇXHA, no tendrá en cuenta ofertas registradas en sitios diferentes al indicado en los Términos de Referencia. Primará el original sobre la oferta enviada por correo electrónico. El proponente sufragará todos los costos tantos directos como indirectos, relacionados con la preparación y presentación de su propuesta. Ver forma de presentación de la propuesta TERMINO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA: Los precios consignados tendrán una validez de sesenta (60) días CONTROL DE EJECUCION DEL CONTRATO. La ASOCIACIÓN DE CABILDOS INDIGENAS NASA ÇXHÂÇXHA, dispondrá lo necesario para el seguimiento, control y supervisión del contrato, durante la vigencia del mismo, para que el suministro de los insumos se realice según lo acordado en el objeto contractual DURACIÓN Y LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El contrato tendrá una duración de diez (10) días, contados a partir de la suscripción del mismo y el lugar de ejecución es la localidad de Belalcázar Páez Cauca FORMA DE PAGO Los contratos celebrados entre la ASOCIACIÓN DE CABILDOS INDIGENAS NASA ÇXHÂÇXHA y el contratista tendrán una forma de pago de 30 días posterior a la entrega de los insumos correspondientes y radicación de las facturas.

3 1.9. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA ACTIVIDAD Fecha Publicación Términos de Referencia y apertura de la Abril 25 de 2012 convocatoria Entrega de Propuestas Hasta las 12:00 M. del día 27 de 2012 Verificación de Datos y Evaluación de Propuestas Abril 27 de Publicación de Resultados Abril 27 de 2012 Legalización de Contrato Abril 27 de 2012 CAPITULO II CONDICIONES GENERALES DE LA CONVOCATORIA 2.1. CONVOCATORIA El presente proceso de selección se realizara por el sistema de convocatoria, publicando en cartelera y enviando a los proveedores por medio electrónico ACEPTACION DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA Los Proponentes deben estudiar la información contenida en los Términos de Referencia. Quien participa al suscribir la carta de presentación de la propuesta declara y acepta estar de acuerdo con los Términos de Referencia y se sujeta a ellos. Por lo anterior no serán aceptadas reclamaciones posteriores en este sentido. En la carta debe mencionar nombre completo, identificación, dirección electrónica y teléfono del representante legal, así mismo, los datos del contacto permanente para servicio al cliente PRESENTACIÓN DE OFERTAS Las propuestas se presentaran en medio físico y medio electrónico. Los proponentes presentaran sus propuestas con la totalidad de los requisitos aquí exigidos, en la forma y términos señalados, desde el día de la apertura, es decir el 25 de abril de 2012, hasta el día del cierre, es decir el día 27 de abril de 2012, a las 12:00 m. Según cronograma.

4 El proponente que no cumpla con la información jurídica y técnica, no será objeto de evaluación de la oferta económica PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN O PRECIO DE OFERTA La presentación de la propuesta económica o cotización se deberá enviar en medio magnético, mediante CD, que acompañe la propuesta y se podrá enviar por correo electrónico, siempre y cuando sea registrada en las oficinas de la ASOCIACIÓN DE CABILDOS INDIGENAS NASA ÇXHÂÇXHA, Oficina de Administración y Planeación, ubicada en la Carrera 3 No.6-23 de la localidad de Belalcázar Páez Cauca, plazo de entrega el día 27 de abril de 2012, a las 12:00 m. Se deberá presentar la propuesta por precio unitario de presentación, es decir por un solo valor único y unitario. En todo caso se deberá utilizar el formato anexo, el cual debe quedar totalmente diligenciado en cada uno de sus ítems. VER ANEXO No. O1. La propuesta que no presente la oferta en el ANEXO No. 01, no será objeto de evaluación, así mismo, será objeto de rechazo, la propuesta que no contenga todos los ítems. CAPITULO III REQUISITOS GENERALES PARA PARTICIPAR 3.1. CONDICIONES JURIDICAS En este proceso solo podrán participar personas naturales (propietarias de establecimientos de comercio) o jurídicas, siempre y cuando su actividad mercantil (si es persona natural) o su objeto social (si es persona jurídica) contemple las actividades de fabricación, venta o distribución de insumos medicoquirúrgicos, medicamentos y o materiales odontológicos 3.2. CONDICIONES TECNICAS Acreditar una experiencia mínima de un (1) año en la venta o distribución de insumos médicos, odontológicos y o de medicamentos, debidamente certificada. 3.3 PROPUESTA Presentar la propuesta de la manera señalada y adjuntando los documentos exigidos según los Términos de Referencia.

5 CAPITULO IV PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y DOCUMENTOS NECESARIOS PARA PARTICIPAR 4.1. FORMA La propuesta debe presentarse en el siguiente orden: 1.- Información general y jurídica. 2.- Información Técnica. 3- Propuesta económica Los documentos que se anexen deben ser totalmente legibles. Se deberá presentar portada, de acuerdo al siguiente modelo. Esta debe estar pegada en el sobre de manila sellado. PORTADA DE LA OFERTA SUMINISTRO DE INSUMOS MEDICOQUIRÚRGICOS Y MATERIAL DE ODONTOLOGIA PARA LA IPS INDIGENA NASA ÇXHÃÇXHA PROPONENTE: DIRECCION DE CORRESPONDENCIA: CONTACTO:

6 CAPITULO V CONTENIDO JURÍDICO Y TECNICO DE LA PROPUESTA 5.1. DOCUMENTOS JURÍDICOS CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Para participar en la convocatoria se debe suscribir la carta de presentación de la propuesta (ver anexo No. 2) en la que declara y acepta estar de acuerdo con los términos de referencia y el contrato que se propone, se sujeta a ellos, razón por la cual no serán de recibo, reclamaciones posteriores en este sentido CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Se deberá adjuntar el CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL, expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio social, con fecha de expedición no mayor a un mes CERTIFICADO DE PAZ Y SALVO EN APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Paz y Salvo por concepto de aporte al Sistema de Seguridad. Cuando se trate de entidades obligadas a tener Revisor Fiscal, la certificación deberá ser expedida por éste o por el Representante Legal en los demás casos CERTIFICADO UNICO TRIBUTARIO RUT Se debe adjuntar el RUT, donde conste la identificación y clasificación tributaria FOTOCOPIA DE LA CEDULA DEL PROPONENTE Fotocopia del documento de identificación del Representante Legal, si es persona jurídica o del proponente si es persona natural.

7 5.2. DOCUMENTOS TECNICOS EXPERIENCIA DEL PROPONENTE - CERTIFICACION DE EXPERIENCIA: Deberán aportarse una certificación donde conste como mínimo la celebración de un contrato de suministro de insumos medicoquirurgicos, materiales de odontología y o medicamentos. Las certificaciones para ser tenidas en cuenta deberán contener como mínimo: el nombre de la entidad o firma contratante que certifica, el tipo de contrato, el objeto del Contrato, valor del contrato. CAPITULO VI EVALUACIÓN. FATORES DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN Previa la verificación de los requisitos jurídicos y técnicos, se procederá a evaluar la oferta económica presentada por los oferentes, teniendo como único criterio de selección el menor precio, sin desmejorar la calidad de los insumos. FACTOR CUMPLIMIENTO EVALUACION O PUNTAJE ASPECTOS JURIDICOS Verificación de la Hábil o No Hábil documentación Jurídica El proponente no hábil, no será objeto de evaluación ASPECTOS TECNICOS Verificación de la documentación Técnica (Experiencia) económica. 100 puntos, si cumple con la experiencia. EVALUACIÓN ECONOMICA Para el análisis de las ofertas, se realizará cuadro comparativo, analizando por cada ítem el valor unitario asignando un puntaje máximo de quinientos (500) al oferente que oferte el mejor precio, los demás en forma proporcional. 500 puntos a la oferta de menor precio, los demás en forma proporcional

8 OFERTA ÚNICA HÁBIL En el caso en que se presente una única propuesta y ésta sea hábil en la evaluación jurídica y obtenga una evaluación técnica y económica acorde con estos términos se procederá a su adjudicación. DESEMPATE. En caso de empate se procederá a realizar un sorteo entre los proponentes habilitados. CONDICIONES CONTRACTUALES 7.1 PLAZO DE EJECUCIÓN CAPITULO VII El contrato resultante de esta convocatoria tendrá contados partir del perfeccionamiento del contrato. un plazo de ejecución de diez (10) días 7.2 FORMA DE PAGO. El valor del contrato resultante de esta convocatoria será cancelado de la siguiente manera: La Asociación cancelará al contratista el valor del contrato en moneda legal Colombiana, de acuerdo a la disponibilidad de caja, dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la expedición de la certificación de cumplimiento a satisfacción, expedida por el supervisor del contrato previa presentación de la factura y - o cuenta de cobro correspondiente. 7.3 SUPERVISION La supervisión administrativa y técnica del contrato será realizada por el Coordinador de la IPS y el Coordinador de administración y Planeación. 7.4 OBLIGACIONES CONTRACTUALES. Entregar los insumos médicos solicitados en la ASOCIACIÓN DE CABILDOS INDIGENAS NASA ÇXHÂÇXHA, Oficina de Administración y Planeación, ubicada en la Carrera 3 No.6-23 de la localidad de Belalcázar Páez Cauca, dentro del término estipulado en el contrato. Entregar los insumos médicos con fechas de vencimiento no inferiores a dos años y garantizar los cambios de fechas que sean necesarios en caso de que no se de la rotación del producto proyectada. Entregar adjunto a la factura de venta un documento anexo que debe relacionar la fecha de vencimiento y el lote y Registro sanitario de los insumos solicitados.

9 Garantizar la existencia de la totalidad de los insumos contratados, de tal manera que pueda suplir adecuadamente los insumos solicitados por la IPS. Presentar el Concepto de las condiciones Sanitarias expedido por Invima o Secretaria de Salud, no superior a un año, con concepto favorable. Presentar ficha técnica y catálogos de los dispositivos médicos, el cual debe incluir las características técnicas y las marcas. Presentar en medio físico y magnético, la ficha de clasificación del riesgo, realizada por el fabricante, de los riesgos potenciales relacionados con el uso y posible fracaso de los dispositivos a los insumos contratados, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 4725 de Garantizar la cadena de frío y condiciones de almacenamiento en el transporte de los insumos y dispositivos médicos, de acuerdo a las indicaciones dadas por el fabricante, los insumos, y entregarlos en perfectas condiciones de empaque, de tal forma que se evite el riesgo de daño o contaminación, en caso contrario el contratista deberá reponerlos en el evento que dicha circunstancias acaezca. Los insumos enviados deben cumplir con los requisitos de bioseguridad, control de temperatura y demás condiciones que garanticen la calidad de los elementos suministrados. Realizar los cambios de insumos, y dispositivos médicos que presenten cualquier irregularidad, defecto o avería a fin de que sean subsanados a la mayor brevedad posible. Las fechas de vencimiento de los insumos enviados deben ser posteriores a un año contado desde la fecha de recepción. - Emplear un sistema de empaque que garantice la conservación del producto, los sistemas de empaque deberán ser tales que conserven el producto sin deteriorarlo o causar efectos perjudiciales sobre el contenido, tanto en el almacenamiento, alistamiento, embalaje, transporte y entrega de los productos. LISTADO DE ANEXOS: ANEXO No. 01 LISTADO DE LOS PRODUCTOS A COTIZAR ANEXO No. 02 CARTA DE PRESENTANCIÓN DE LA PROPUESTA Proyecto: Jose Luis Collo Velasco Coordinador Administración y Planeación Aprobó: Junta Directiva