SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SGC, SGA y SSO) PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS

Transcripción

1 1. OBJETIVO Establecer un procedimiento para el control de la documentación y datos que se generen y mantengan como un respaldo del sistema integrado de gestión, en lo que se refiere a realización, revisión, aprobación, modificación y distribución de los mismos 2. ALCANCE Se aplica al manual integrado de gestión, los procedimientos, instrucciones, planes, programas, especificaciones técnicas, hojas de seguridad (MSDS) y datos como tablas, formatos y documento electrónico, que respaldan el Sistema Integrado de Gestión de ISOPETROL LUBRICANTS DEL PERU S.A.C. en base a las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, así como a aquellos provenientes de fuentes externas 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual del Sistema Integrado de Gestión 4 DEFINICIONES Control de la documentación: Son todas aquellas actividades dirigidas al control, distribución, uso, archivo y revisión de los documentos en forma sistemática y ordenada. PÁGINA 1 DE 9 Copia No Controlada: Las copias no controladas son material informativo y no documento de trabajo, y deberán estar identificados con la leyenda COPIA NO CONTROLADA. Copia Controlada: Las Copias Controladas son documentos sometida al control de manera de asegurar al poseedor del documento que cuenta con la última versión de éste. Lista Maestra y de Distribución: Lista que contiene toda la documentación y datos vigentes tanto de origen interno como externo del Sistema Integrado de Gestión, y que se encuentra disponible en el link: Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo un proceso. Instrucción: Documento que detalla la forma de como desarrollar una actividad específica en un proceso determinado, puede incluir gráficos, esquemas, dibujos, fotografías, etc. Para ayudar a la comprensión del usuario. Formato: Es un documento en el que se consignarán datos como resultado de una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un registro. 5. RESPONSABILIDADES Los Gerentes de Área son los responsables de la aprobación de la documentación del sistema integrado de gestión concerniente a su área.

2 TIPOS DE DOCUMENTACIÓN La documentación a ser controlada está agrupada de la siguiente manera: DOCUMENTOS Y DATOS DE ORIGEN INTERNO PÁGINA 2 DE 9 Los Jefes, Supervisores y personal responsable de los procesos generados en la empresa y que están relacionadas con el funcionamiento del involucrados en el alcance del SIG son los responsables de revisar la sistema integrado de gestión. documentación concerniente a su área y definir dentro de su ámbito si un DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO documento debe ser elaborado o revisado. En este grupo se considera: / Responsable del SIG, es responsable de la impresión, distribución, - Normas Técnicas actualizadas con las últimas versiones como: ASTM, ISO, archivo y publicación de la documentación en general en el link: OHSAS, NTP, NMP, API, SAE. y será el responsable del Control de la - Dispositivos legales aplicables al sistema integrado de gestión. Documentación. - Manuales o catálogos de equipos. 6.2 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO GENERACIÓN La necesidad de elaborar o revisar un determinado documento, puede ser sugerida por cualquier trabajador en cualquier momento. El área involucrada debe evaluar la propuesta tomando en cuenta los Son documentos que describen las diversas actividades que influyen en siguientes criterios: la calidad de los productos o servicios, el impacto potencial en medio - El proceso o actividad a documentar influye en la calidad, medio ambiente ambiente o pueden generar un peligro para la salud y seguridad o salud y seguridad ocupacional? ocupacional. - El proceso o actividad no está definido claramente en un documento? Dentro de este grupo se incluyen: Procedimientos, instrucciones, planes, Si el documento va a ser revisado deberá tomarse en cuenta: programas, especificaciones técnicas, hojas de seguridad (MSDS) y - La antigüedad del documento. datos como tablas, formatos y documentos electrónico, que son - Si la propuesta simplifica o mejora el método anterior. - Si la revisión es parte de una acción correctiva.

3 Para el caso de documentos electrónicos la identificación se da a través del nombre del documento, revisión y la fecha de la misma. Concluida la revisión debe informarse al Responsable de la Documentación PÁGINA 3 DE 9 Si el documento abarca actividades de otras áreas, se les deberá Los registros de las Bitácoras de Control Calidad son archivados anualmente. consultar sobre la necesidad de elaborar o revisar el documento. Las Bitácoras de control de calidad mantienen información de naturaleza confidencial, solo el personal del área de Laboratorio tiene acceso, por lo tanto IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO no están disponibles en el link: Antes de elaborar o revisar un documento, debe informar al responsable ELABORACIÓN O REVISIÓN del Control de la Documentación para ver si el documento está en proceso Para elaborar o revisar un documento: de elaboración, control y/o seguimiento. Se debe recoger o analizar toda la información adicional como: flujogramas, Si el documento es nuevo, el Responsable del control de la documentación entrevistas a las personas involucradas en el proceso, etc. le asigna un código. (Ver anexo A) La información contenida en los documentos debe evaluarse con respecto a los requisitos de las Normas ISO 9001, ISO y OHSAS En cada punto debe definirse quién es el responsable y para qué, cuándo, dónde y cómo se ejecuta la actividad, y cuáles son los recursos necesarios. para su registro en la Lista Maestra y de Distribución de la documentación REVISIÓN Y APROBACIÓN SIG-F-G-03. Una vez concluido el estudio y preparación del documento, la persona que Los documentos del SIG se encuentran disponibles para todo el personal elaboró y/o revisó el documento debe coordinar con el encargado de la involucrado con el Sistema Integrado de Gestión ingresando al siguiente documentación para su revisión y aprobación. link: con su respectivo usuario y El encargado de la documentación coordina con las personas encargadas de la clave. revisión y aprobación del documento (Tabla Nº1) para que den su conformidad El laboratorio para el control calidad mantiene los registros en forma respecto al documento elaborado. electrónica, bajo la denominación de Bitácoras estas se identifican a través La conformidad queda establecida con la firma de las personas involucradas en del nombre del documento y el año en ejercicio. la primera página del documento.

4 Concluida la aprobación, el / Responsable del SIG, ingresa los documentos al siguiente link: en formato pdf, la que se encuentra disponible para todos los usuarios que cuentan con acceso a internet. La Lista Maestra y de Distribución de la documentación SIG-F-G-03, define al personal involucrado en los diferentes documentos del SIG. En caso de documentos electrónicos la revisión se dará según lo requiera el usuario responsable y se plasmara en la lista maestra. PÁGINA 4 DE USO DE LOS DOCUMENTOS mismo proveedor. La información de las páginas web se mantiene siempre La reproducción y acceso a los documentos por parte de personas externas a la Empresa son admitidos sólo con la autorización del Gerente General y/o. carpeta Documentos electrónicos (ubicado en Las Bitácoras por la confidencialidad de la información las maneja el personal del Laboratorio. Las especificaciones técnicas de aceites básicos y aditivos, son de uso exclusivo de laboratorio y su manejo es llevado según la información brindada por los proveedores a través de sus páginas web, a las cuales la Gerencia de Operaciones tiene acceso mediante una clave dada por el actualizada y en caso de realizarse algunas modificaciones significativas estas son informadas a la Gerencia de Operaciones, quien luego comunica al Jefe de Laboratorio, para su cambio en los documentos El personal involucrado tendrá acceso a la documentación correspondientes. ingresando al siguiente link: En caso de daño o deterioro de algún documento el usuario deberá solicitar con su respectivo usuario y clave. al responsable de la documentación una nueva copia, cambiando la copia El responsable de cada área deberá revisar y verificar la vigencia de dañada. la documentación según lo establecido en la lista maestra, antes de su Por ningún motivo los documentos deberán salir de la Empresa. impresión o fotocopiado. Las copias no controladas sólo pueden ser usadas como material Los documentos electrónicos son exclusivos del área usuaria, a su vez informativo y no como documento de trabajo, y deberán tener como son estos usuarios los únicos que pueden solicitar cambios de los identificación una leyenda de. mismos al responsable de la documentación para su control en la El encargado de la documentación debe destruir las copias devueltas.

5 TABLA Nº1 DOCUMENTO O DATO RESPONSABLE DE LA RESPONSABLE DE LA REVISIÓN APROBACIÓN Manual del Sistema Gerente General Integrado de Gestión Objetivos del SIG Gerente General Procedimientos de Ventas Gerentes de ventas Gerente General Procedimientos de RR.HH. Responsable Del Área Gerente General - Administro Perú Procedimiento Control de / Responsable del SIG documentos y datos Procedimiento Acciones / Responsable Del SIG Correctivas, Preventivas y Sugerencias. Procedimiento Control de los / Responsable Del SIG registros del SIG Procedimiento Auditorias internas. / Responsable Del SIG Procedimientos Generales del Sistema de Gestión de Calidad / Responsable Del SIG Procedimientos Ambientales / Responsable Del SIG Procedimientos de salud y seguridad ocupacional Procedimiento de Seguridad de la Información Procedimiento de Identificación y acceso a requisitos legales y otros / Responsable Del SIG Jefe Central deti / Responsable Del SIG Gerente General- Administro Perú PÁGINA 5 DE 9 Procedimiento de Control de / Responsable Del SIG No Conformidades Procedimientos e Sub Gerente de Ventas Gerente General Instrucciones de Ventas (unidad) (unidad) Especificaciones Técnicas Jefe Laboratorio Jefe Laboratorio Hojas de Seguridad de Productos Procedimientos e Instructivos de Planeamiento Comercial y Marketing Procedimientos de Atención de Quejas, Sugerencias y Solicitud de Información Procedimientos e instructivos de CSC Jefe de ServicioTécnico Gerente de Planeamiento Comercial y Marketing Jefe de CSC Jefe de CSC Procedimientos de Compras Jefe Central de Compras País Procedimientos e instructivos de Laboratorio Jefe de Comercio Exterior Jefe de Laboratorio 6.4 CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS Y DATOS Jefe de Servicio Técnico Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General- Administro Perú Gerente de Operaciones Jefe de Laboratorio Para realizar cambios en la documentación del sistema, cada responsable de área debe solicitar la modificación a través de correos electrónicos y/o coordinación directa con el responsable de la documentación.

6 de Seguridad MSDS, en estos casos, los cambios sólo se podrán identificar mediante la comparación del documento con la revisión anterior. La eliminación de texto y párrafos se identifican por comparación entre la PÁGINA 6 DE 9 Los cambios en los documentos y datos deben ser identificados en los La protección de los documentos del SIG se realiza a través de Backups según mismos documentos y datos y deben ser aprobados por las mismas el procedimiento SIG-P-G-22 SEGURIDAD DE LA INFORMACION. funciones que las revisaron y aprobaron inicialmente (Ver Tabla Nº1). 6.5 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Ante un cambio de documentos se deberá realizar una revisión de los El control de los documentos de origen externo se realiza a través de la Lista formatos relacionados, para asegurar que los cambios sean congruentes. Maestra y de Distribución de la documentación SIG-F-G-03. Los cambios que se efectúen en la documentación con respecto a la La identificación de dispositivos legales y otros adoptados voluntariamente por revisión anterior deben identificarse en el mismo documento con letra ISOPETROL LUBRICANTS DEL PERU S.A.C. se realiza a través del negrita y cursiva. procedimiento SIG-P-G-26 Identificación, y Acceso a Requisitos Legales y Esta identificación de cambios no rige para las Hojas Técnicas y Hojas Otros y el control a través de la tabla SIG-T-G-24 Identificación De Normas y/o Requisitos Legales Y Evaluación Del Cumplimiento Legal. 6.6 IDENTIFICACIÓN Y DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Los documentos obsoletos de origen interno se mantienen en la Carpeta SIG Documentos Obsoletos en la Unidad S del sistema de cómputo. Sólo se revisión anterior, lo cual se encuentra en la carpeta de documentos mantiene la revisión anterior a la vigente. obsoletos de la unidad S, y la nueva revisión en el link Si fuera necesario mantener documentos obsoletos impresos, éstos se identifican como Documento Obsoleto, manteniéndose únicamente una copia Todo cambio en el documento de las Bitácoras de control calidad se de la revisión anterior a la vigente. realiza en las mismas celdas del formato. 7. REGISTROS Los registros que se generan como parte del control de la documentación son los siguientes:

7 El tamaño del papel debe ser A4: 216 mm x 279 mm (8 ½ x 11 ) Todo documento deberá contener lo siguiente: - El logo de la empresa ISOPETROL LUBRICANTS DEL PERU S.A.C. - El título: Sistema Integrado de Gestión (SGC, SGA, SSO) - El tipo de documento (Procedimiento, Instrucción, formato, etc.) - El título del documento. - El código del documento. - La Revisión vigente. - La fecha de elaboración de la actual revisión del documento. - El número de páginas del documento. - Control de los niveles de elaboración, revisión y aprobación. Con el nombre de los responsables en cada caso. Las firmas de las personas responsables sólo estarán en las primeras páginas de los documentos PÁGINA 7 DE 9 Lista Maestra y de Distribución de la documentación SIG-F-G-03, vigentes archivadas físicamente en el file respectivo que mantendrá el File de primeras páginas de las revisiones vigentes de los responsable de la documentación. documentos. A.1.2 IDENTIFICACIÓN Página de cualquier documento del SGC SIG-F-G-02 Manual ANEXO A. El código de identificación está formado por la sigla SIG que identifica al A.1.1 FORMATO Sistema Integrado de Gestión de la empresa, seguido de las letras MIG. El formato para imprimir los documentos, se muestra en SIG-F-G-02 Ejemplo: SIG-MIG Página de cualquier documento del SGC. SIG: DE ISOPETROL LUBRICANTS DEL PERU S.A.C. MIG: Manual Integrado de Gestión Procedimientos El código de identificación está formado por la sigla SIG que identifica al Sistema Integrado de Gestión de la empresa, seguido de la letra P y un número correlativo en orden cronológico de emisión. Cuando los procedimientos son aplicables para la gestión de la calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, es decir tenga una aplicación general, seguirá a la letra P con la letra G. Ejemplo: SIG-P-G-01 SIG: DE ISOPETROL LUBRICANTS DEL PERU S.A.C.

8 P: Procedimiento G: Aplicación general a los tres sistemas 01: Número secuencial Cuando los procedimientos sean aplicados a la gestión ambiental llevarán la letra A, cuando sea aplicable a la gestión de la salud y seguridad ocupacional S. Ejemplo: SIG-P-A-01 SIG: Sistema Integrado de Gestión P: Procedimiento A: Gestión ambiental 01: Número secuencial Instrucciones PÁGINA 8 DE 9 Se sigue el mismo principio que para los Procedimientos, cambiando solo Para el caso de las Hojas Técnicas y de Seguridad CAM 2 se le designara con la letra P por la letra I. Ejemplo: SIG-I-G-06 SIG: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE ISOPETROL LUBRICANTS DEL PERU S.A.C. I: Instrucción G: Aplicación general a los tres sistemas Ejemplo: SIG-I-S-06 SIG: Sistema Integrado de Gestión I: Instrucción S: Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional 06: Número secuencial OTROS DOCUMENTOS Cualquier documento no considerado como procedimiento o instrucción se sigue el mismo principio que para los procedimientos, cambiando la letra P por las iniciales que conforman cada palabra, como se muestra a continuación: Datos y Especificaciones: D Hojas Técnicas y de Seguridad: H el código HC Formato: F Tablas: T Plan de Calidad: PC Plan de Inspección y Ensayo: PI Programas: PM 06: Número secuencial

9 Ejemplo: SIG-T-G-04 SIG: DE ISOPETROL LUBRICANTS DEL PERU S.A.C. T: Tabla G: Aplicación a los tres sistemas de gestión 04: Número secuencial Después de la letra asignada para el tipo de documento seguirá la letra que detalla para que sistema de gestión aplican los documentos, la letra PÁGINA 9 DE 9 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: indicar en qué documento se basa, hacer referencia a normas, especificaciones u otros documentos. O INSTRUCCIÓN: lo que debe efectuarse, quién es el responsable, para qué, cómo, cuándo y dónde debe efectuarse, con qué medios y cómo debe ser verificado. La secuencia de los párrafos debe asemejarse a la secuencia cronológica de las actividades durante la aplicación del documento. REGISTROS: los registros que se generen como resultado del procedimiento o G aplicación para los tres sistemas. A para la gestión ambiental y S la instrucción. para la gestión de salud y seguridad ocupacional. ANEXOS: se indica los anexos necesarios, identificándose como A.1, A.2, etc., Las Bitácoras de Control Calidad de Laboratorio; se identifican con el cada anexo. nombre del documento y el año en ejercicio. Ejemplo: Bitácora CC Producto Terminado CAM A.1.3 ESTRUCTURA Debe seguirse la siguiente secuencia de párrafos (siempre que sea aplicable) OBJETIVO: lo que se pretende transmitir o normar con el documento. ALCANCE: definir el campo de aplicación del documento. DEFINICIÓN: cuando sea necesario definir el tópico básico.