The ILS Company, LLC Client User Manual Web Services Revision: December 13, 2011

Transcripción

1 The ILS Company, LLC Client User Manual Web Services Revision: December 13, The ILS Company, LLC Manual de Usuario al Cliente Servicios de Internet Revisión: Diciembre 13,

2 ILS Website access for Freight Services and Tracking Shipments Se proveerá acceso a este sitio de red de dos maneras; Uno Un nuevo enlace será agregado a el actual sitio Dos- Vía acceso enlace directo directamente desde tu navegador de red. El nuevo sitio de red será efectivo para uso oficial el 01 de Enero 2012, y todas las órdenes nuevas deberán entrar bajo esta aplicación. El antiguo sitio de red continuará disponible para rastreo histórico de envíos. 2

3 ILS Website - Starting Access Page El primer paso para adquirir acceso al portal de ILS es crear su perfil individual registrándose en línea. No hay límite con respecto a cuantas cuentas pueden ser creadas, siempre y cuando la dirección de correo electrónico no se repita. El departamento de transportación de ILS proveerá a cada cliente con un código de acceso individual el cual se requiere antes de crear su perfil. Siempre que lo requiera, puede definir diferentes niveles de acceso para cada usuario. Pudiera ser que tenga que cambiar los parámetros de internet para poder ver este sitio de red. ( Con confianza puedes registrarte con anticipación Efectivo Diciembre 19 de 2011 ) 3

4 Registration Page Creating New Profile Todos los artículos marcados con asterisco ( * ) son campos que se requiere sean llenados lo mas completo posible. Esto proveeará a ILS con la información necesaria para garantizar que podremos comunicarnos con la persona adecuada. Todas las entradas deberán ser hechas en mayúsculas. Nuestro software está configurado de esa manera. Su perfil será desactivado automáticamente después de 200 días de inactividad. Su nombre de usuario y contraseña deberán contener un mínimo de 7 caracteres alfanuméricos pero un máximo de 12 en total y por favor, use mayúsculas. Si ha olvidado su contraseña, el sistema le enviará una nueva que podrá cambiar en la misma página. 4

5 Login Page Provea únicamente su usuario y contraseña para empezar. El sistema es sensible al tipo de letra usado, asi que por favor, use mayúsculas. Si ha olvidado su contraseña vaya al hipervínculo azul debajo del botón Login. 5

6 Password Retrieval Page Seleccione el hipervínculo azul debajo del boton Login, cuando aparezca la ventana de recuperar contraseña, escriba la dirección de correo electrónico que usó para activar tu perfil y seleccione el botón de mandar contraseña (Send my Password ). Si olvidó ambos, communícate con el departamento de transportación de ILS y ellos reactivarán su perfil y le proveerán toda la información necesaria. 6

7 Password Retrieval Process Recibirá una notificación de que su contraseña temporal le fué enviada. Revise su correo electrónico para ver su nueva contraseña temporal. 7

8 Password Retrieval Process and Changing Passwords Regrese a la página inicial y escriba su usuario y contraseña para tener acceso. Ingrese a la pagina de su perfil para cambiar la contraseña temporal. Recuerda que debe usar únicamente letras mayúsculas con un mínimo de 7 y un máximo de 12 caracteres alfanuméricos y continue el proceso. 8

9 ILS Main Page Features Ya que haya ingresado, ésta es la carátula genérica que aparecerá. Se pueden crear diferentes carátulas de acceso para sus necesidades específicas, si desea limitar el acceso a ciertas funciones por usuario. Por favor notifique al representante de Transportación de ILS si requiere limitar ciertas secciones o si tiene cualquier inquietud o pregunta. Home: Lo regresará a la carátula principal de entrada. Order Entry: Provee acceso para requerir servicio de flete y cotizaciones o para verificar la actividad de envios anteriores. Trace: Es el sitio donde puede ver o imprimir órdenes que ya han sido ejecutadas. Invoices: Muestra la actividad más actualizada de su estado de cuenta y el último pago recibido. Rate Quote: Recibe cotizaciones en línea de nuestras rutas ya establecidas ( Aún en desarrollo). Reports: Reportes individualizados de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes ( Aún en desarrollo). Profile: Es para configurar y modificar la información de los contactos. Logout: Salir del sitio 9

10 Order Entry and PickUp Request History En este sitio puede poner una Orden (order) requeriendo servicios específicos o para obtener una cotización (Quote) para una actividad nueva. Seleccione el hipervínculo Enter an Order Poner una órden, para tener acceso a estas opciones. Bajo el hipervínculo PickUp Request Requisicion para Recolectar, puede requerir o revisar el estatus de órdenes anteriores. Cuatro opciones estan disponibles: Complete - ver todas las órdenes que han sido completadas por el usuario. Incomplete - Ver todas las órdenes que aún pueden ser modificadas por el usuario. Accepted- Ver todas las órdenes que han sido aceptadas por ILS para procesarse. Rejected - Ver todas las órdenes que han sido rechazadas por ILS. 10

11 Order Entry and PickUp Request History Bajo el hipervínculo PickUp Requests, puede elegir, ver por categoria o por fecha específica. Una vez que una categoria ha sido elegida, pueden verse o imprimirse desde esta pantalla guias (waybills) o también órdenes puestas por internet, (Web Booking Orders) solo poniendo el número de Guía, Bill#. 11

12 Order Entry and PickUp Request History Esta es una muestra de como se ve una órden requerida y su categoria, es decir su Status, aparecerá siempre enseguida del número de factura; Bill Number, al cual nos referiremos mas tarde como el Web Booking Number o número en la red, una vez que la órden ha sido convertida a Freight Bill; Guía o Cotización, Quote por el departamento de Transportación, Precios y Cotizaciones de ILS. 12

13 Order Entry Screen ( Orders or Quotes ) Site Id Quote (Y/N) Contacts Details Service Level Dates Notes Standard Shipping Instructions Trace Numbers Pick-Up Request Las Secciones en la Pantalla Order Entry son como sigue: Determina la localización siendo apoyada para cada cliente (No se requiere proveer ninguna otra información) Sección donde el usuario puede identificar si la órden es para una nueva ruta, New Route o tipo de servicio, Type of Service. (N- es la primera opción, Y marca la órden como una cotización nueva y la envía al departamento de Precios y Cotizaciones. Comprende las secciones de Caller, Quien requiere la órden, Shipper, el remitente y Consignee, el consignatario. (Nuevos contactos pueden ser agregados a tu lista). Sección donde se identifican: Equipo requerido, mercancía que será enviada, cantidades, unidades, peso, dimensiones, temperatura y mercancia peligrosa. En la mayoria de las secciones se proveen menus secundarios (Drop Down, Look Up) Las temperaturas se definen en grados Fahrenheit. Standard es el servicio normal, pero requerimientos especiales de servicio pueden ser requeridos en la seccion Notas - Notes Define las fechas de recolección, Pick up y entrega, Delivery deseadas o necesitadas de un rango de fechas ofrecidas. Los usuarios pueden escribir hasta 300 palabras para notificar a ILS de instrucciones específicas o dar comentarios. Selección de criterios específicos adicionales para apoyar la carga. Está compuesto de15 números alfanumericos o referencias que pueden incluirse como identificadores en cada envio. Después de proveer toda la información requerida, se puede enviar un correo electrónico a la persona que requiere la requisición Caller, al que envia Shipper y al consignatario Consignee o a otro individuo, enlistando todos los detalles de la carga. 13

14 Order Entry Screen ( Orders or Quotes ) No cambie el Site ID, Identificación de Sitio. Este será enviado automáticamente a su perfil individual, Company/ Division / Código de pais Al comienzo de la entrada, esta pantalla aparecerá, donde puede identificar ésta órden como un requirimento normal dejando la seccion Cotizaciomes Quote a N, para presupuestos nuevos New Quotes cambie a Y. Esta información será re-enviada a nuestro departamento de Precios y Presupuestos para ser procesada. Seleccionando el botón ver el Contacto, Contact LookUp, en cualquiera de las secciones, mostrará la lista de contactos. Puede guardar los records para uso futuro, o simplemente designar un contacto para este evento. Por favor, recuerde usar únicamente letras mayúsculas cuando metas informacion. Proveyendo información exacta y completa nos ayudará a nosotros a manejar sus cargas con mas facilidad. Favor de proveer los contactos del remitente Shipper, y del Consignatario, Consignee. 14

15 Order Entry Screen ( Orders or Quotes ) Después de que todos los campos han sido llenados o abanderados seleccione la palomilla verde para aceptar sus entradas. Una línea adicional aparecerá para que pueda seguir agregando mas artículos. Hasta 100 artículos pueden ser agregados por órden. Seleccione el botón cuadrado para mostrar la lista del equipo de donde puede seleccionar el adecuado para su carga. El código de mercancía Comodity Code se asigna a FAK (mercancia de toda clase) automáticamente. La descripción es en forma libre como también lo son otros campos, con excepción de las flechas para bajada de información las cuales le dan otras opciones en lugar de asignarlas automáticamente. Revise la lista completa de secciones como: las flechas de Control de temperatura, Fahrenheit y de Productos Peligrosos. 15

16 Order Entry Screen ( Orders or Quotes ) Seleccione el botón de Calendario para mostrar el Mes donde puede seleccionar los rangos de fechas para cada seleccion. Seleccione el botón de la flecha de bajar información para mostrar todos los diferentes tipos de rastreos que podemos apoyar. Una vez que se han terminado las entradas, el usario puede guardar la órden. Guardando la órden únicamente la detiene pero aún permite hacerle modificaciones. Oprimiendo completar, Complete procesará y guardará la órden. El proceso de mandar el correo electrónico de confirmación únicamente se procesará cuando la órden esteécompleta, Complete. Los correos electrónicos se pueden mandar a; Nadie, la persona que llama, remitente, consignatario y a la sección de copia al carbón. 16

17 Order Entry Screen ( Orders or Quotes ) Este es un ejemplo de la órden de la cual será enviada noticia de confirmacion por correo electrónico. Una vez que la factura de flete, Freight Bill sea asignado, este número se convertira ahora en el número de ISL de reservación en la red, ILS Web Booking Number. 17

18 Trace Screen Tracking Orders -La pantalla de rastrear Trace es donde el usuario puede ver las órdenes que han sido aceptadas para ser procesadas. Las cotizaciones Quotes no se muestran ya que estos se convierten en guías, Freight Bills una vez que son aprobadas. Hay 8 diferentes opciones para buscar disponibilidad para empezar. Automáticamente, siempre se empieza con el número de guía Bill Number, el cual abrirá una pantalla mostrando toda la información agregada en cada requisición. Además, la información de rastreo de el estatus de ILS empezará a aparecer en cuanto la guía esté siendo procesada. El estatus más reciente es el que aparecera para cada órden. 18

19 Trace Screen Tracking Orders Seleccionando sobre cada columna, toda la información se ordenará ya sea en órden ascendente o descendente. Esta información puede ser exportada a Excel. También puede ser mandada por correo electrónico o impresa tal como aparece en línea. Notará que el número de Web Booking se asocia con el número de guía de ILS Bill Number. En nuestro nuevo sistema el número de guía y el número de factura serán el mismo. 19

20 Trace Screen Tracking Orders La fecha de recolección y de entregar será reportada en cada órden. Seleccionando un número de guía individual, mostrará todos los detalles en la siguiente pantalla La historia actualizada del estatus de la oóden será mostrada para cada transacción siendo procesada. Este documento puede ser imprimido o enviado por correo electrónico. 20

21 Invoice Screen Accounts Receivable Status El último pago recibido será reflejado en línea y esos reportes pueden ser exportados a Excel, enviados por correo electrónico o impresos tal y como se muestran en línea. Información actualizada de facturación estará disponible en línea. ILS comenzará un proceso de estado de cuenta en 2012 para consolidar las actividades de facturación. Las facturas individuales todavía acompañarán cada estado de cuenta y las facturas van a contener la misma información que se exhibe en cada guía. 21

22 Under Development and Future Updates Nuestro nuevo sistema de Administración de Transportación nos proveerá con un número de nuevas herramientas las cuales nos ayudarán enormemente a proveer a nuestros clientes las mejores soluciones y eficiencias aumentadas para darles un mejor servicio de acuerdo a sus necesidades. Como en cualquier proyecto nuevo de esta magnitud, las oportunidades se presentan y estamos en la mejor disposición de atender sus requicisiones con respecto a nuestros servicios y un expandido acceso a informacion a su conveniencia disposicion. En nuestra siguiente fase la cual se iniciará en el 2012, estaremos implementando un grupo de formatos de reportes preconfigurados y la habilidad de reimprimir facturas de flete, cobros, y estados de cuenta, los cuales confiamos que facilitarán mejor sus requerimientos de información. También tendremos disponible dentro de poco tiempo imágenes escaneadas para procesar facturas de flete y otros documentos relacionados. Estos documentos y reportes estarán disponibles en la pestaña de reportes de nuestro nuevo portal de red. Cabe importante mencionar que expandiremos su acceso con opciones adicionales, tales como recepción de presupuestos en línea. A medida que entremos en la fase de desarrollo, damos por bienvenida cualquier petición o retroalimentación de parte de ustedes, ya que es de suma importancia para nosotros. Por favor dirijan éstas através de su representante de ILS. 22

23 Thank You! Gracias! 23