Liquidación de período de nómina LIQUIDACIÓN DEL PERIODO DE NÓMINA PASOS BASICOS

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1 1 de 14 LIQUIDACIÓN DEL PERIODO DE NÓMINA PASOS BASICOS 1. Tener creado todos los archivos MAESTROS contables (centro de costos, plan de cuentas, nits, comprobantes, municipios, países), varios, turnos, conceptos, seguridad social; Maestro de empleados, y por soporte/instalación/mantenimiento de la CIA revisas que este en la pestaña de conceptos los que corresponde a cada campo, en límite de devengados colocas 500. NOTA: En el archivo de nits solo se crean las entidades como bancos, EPS, AFP, ARL, parafiscales 2. Ingresar al programa con fecha de dicha liquidación para liquidar y acumular. 3. REGISTRAR LOS CONCEPTOS FIJOS: por archivos/empleados/conceptos fijos. (Ficha que encuentra por ayuda/talleres ) Ejemplo: Préstamos, cuotas fijas de devengados o deducciones. 4. REGISTRAR LAS INCAPACIDADES: por archivos/empleados/incapacidades. (Ficha que encuentra por ayuda/talleres ) 5. NOVEDADES: ingresa por liquidación/novedades/captura y auditaje/periodo (tiempo o valor), Por esta ruta se ingresan todas las novedades que son solo de dicho periodo como tal en el campo correspondiente ejemplo: horas extras, recargos, deducciones, licencia no remunerada, suspensiones, NOTA: Las novedades de suspensión licencias son conceptos que restan del básico dichos conceptos activan el campo de Cpto. Ref. En el cual se debe colocar el concepto del básico del empleado, solo se ingresa en tiempo, ya que es un concepto que solo va a restar en tiempo, en las imágenes está el ejemplo de una licencia no remunerada, como se registra y como queda en la pre.

2 2 de 14 NOTA: cuando se tienen novedades ya guardadas y se ingresa a continuar registrando nuevas novedades va a salir un mensaje que dice inicializar archivos de novedades que significa borrar novedades existente, si desea continuar registrando novedades para un mismo periodo se le selecciona NO, pero si va a comenzar con un periodo nuevo y no necesita novedades anteriores le selecciona SI. 5.1 INFORME DE NOVEDADES: liquidación/novedades/informe, se le da aceptar.

3 3 de LIQUIDAR EL PERIODO: Liquidación/ Liquidación de periodo/liquidación periodo de. Siempre se debe ubicar en fecha de dicha liquidación según sea el tipo de.

4 4 de 14 Tipo de : Cuando se tiene más de un tipo de instalada en una Compañía, se debe hacer una liquidación por cada tipo seleccionando el tipo de al que le va a hacer la liquidación así: S: Semanal D: Decadal B: Bisemanal Q: Quincenal M: Mensual. Periodo: Número del período que se va a liquidar. Si la se liquida quincenalmente, se sugiere que la primera quincena sea 1 y la segunda quincena 2. Cada vez que se liquide un mes nuevo, el Sistema reemplaza el periodo anterior, si es mensual se coloca permanente, o si es semanal se selecciona el número del periodo que corresponda. Periodicidad: Sirve para liquidar los conceptos matriculados según se enuncie, así: [0] Permanente, esto es, los conceptos que se liquidan en cada período que se realice la. [1] Primer período, liquida todos los conceptos matriculados como [0] todos los períodos más los conceptos matriculados como [1] Primer período como (Retenciones, Bonificaciones Etc.). [2] Último período, liquida todos los conceptos matriculados como [0] todos los períodos más los conceptos matriculados como [2] Último período como (Auxilio de Transporte, Seguridad social, Etc.). Nota: Para Semanal, no se puede liquidar conceptos en períodos intermedios. Por lo general es [0] Permanente.

5 5 de 14 Centro de Costos: Código de un centro de costos específico para liquidar o presionando la tecla <ENTER> el Sistema asume todos los centros de costos.. Ciudad: Solo liquida los empleado que tengan matriculados en el campo de ciudad del archivo de EMPLEADOS el código que se digite o si se prefieren todas la ciudades, presione <ENTER>. Días Festivos para Destajo: Opción que sólo se activa si la compañía tiene activado el manejo de Destajo especial por la opción de Mantenimiento de compañías\directorios Respetar Turnos: Se sugiere que se deje en blanco como por defecto lo trae, para lo cual el sistema realiza los cálculos de liquidación del dominical en función de lo que encuentre en cada Turno, de lo contrario señalando este campo el sistema procede a realizar la liquidación del dominical en función a todos las novedades. Fecha para la Liquidación: Se debe ingresar las fechas de la liquidación que se va a realizar, es de mucha importancia que conciban con el tipo de que se esté liquidando, así si es una quincenal debe de tener las fechas que comprenden la quincena que se está liquidando. A partir de este punto el Sistema pide confirmación en una tabla para realizar los siguientes procesos: PROCESOS En esta opción el programa presenta una columna que determina que procesos se quiere liquidar, simplemente se selecciona o se quita tal selección, es el caso de: Automática: Sólo liquida turnos y cuota sindical. Novedades: Solamente liquida las novedades registradas en el período. Dominical: Únicamente liquida el Dominical siempre y cuando esté matriculado en la opción de Soportes \ Instalación \ Mantenimiento de compañías \ Conceptos NOTA: No es necesario marcar si está incluido en las horas del turno. Las opciones para liquidar el Dominical son: Normal: Se toma como base los domingos que existan en el rango de fechas del período. Proporcional: Se toma como base para la liquidación del Dominical los días laborados por el empleado. La forma general para liquidar Dominical es la Normal. Festivos: Liquida el concepto de Festivos cuando en el rango de fechas del período se hayan presentados días Festivos. El Sistema pregunta cuantos días festivos hubo, y si este concepto está

6 6 de 14 matriculado en Soportes/Instalación\Mantenimiento de compañías\conceptos, serán liquidados; de los contrario ignora el proceso. NOTA: No es necesario marcar si está incluido en las horas del turno. Incapacidades: Liquida las incapacidades que se hayan matriculado en la opción de Archivos /Empleados /Incapacidades, validando las fecha de inicio y de terminación y comparándola con el rango de fecha para liquidar el período. Si el rango de fechas dado en el archivo de Incapacidades está involucrado en el rango de fechas para liquidar el período, el Sistema liquidará dichos días, de lo contrario no liquidará incapacidades. Conceptos Fijos: Al marcar esta opción, el programa liquida todos y cada uno de los conceptos fijos matriculados para cada empleado, bien sean devengados o deducciones fijas, embargos y/o préstamos. NOTA: El sistema ya permite generar abonos adicionales a préstamos por Novedades y maneja su acumulación en los cálculos del período de manera automática. Si el préstamo incluye intereses el sistema los calculará tomando como base el valor digitado por Novedad. Auxilio de Transporte: Liquida el Auxilio de transporte legal siempre y cuando este matriculado por la opción de Soportes/Instalación\Mantenimiento de compañías\conceptos Salud y Pensiones: Cuando se marca esta opción el sistema liquidar lo relativo a seguridad social (E.P.S. y A.F.P.) Solidaridad Pensional: Dependiendo del tope de la sumatoria del devengado del mes, siempre y cuando supere los cuatro salarios mínimos matriculados por \Soportes\Instalación\Mantenimiento Compañías\,Datos generales, el sistema está en condiciones de liquidar el porcentaje en relación a aquellos conceptos que afecten seguridad social. NOTA: Se recomienda realizar al final del mes. Retención en la Fuente: Al seleccionar esta opción el programa puede liquidar la retención en la fuente, con base a los devengados del periodo o del mes, cabe anotar que el programa verifica aquellos conceptos que en la tabla de conceptos se identificaron con el switche de retención en la fuente para hallar la base y poderla buscar en la tabla de retención en la fuente y así poder aplicar el porcentaje, en el archivo de retención en la fuente se explican más claramente los procedimiento de liquidación. NOTA: Se recomienda realizar al final del mes. Hay que tener en cuenta que si el parámetro identificado como ( , ) liquidación periódica y cálculo IR (Impuesto Retenido), está activo, el proceso se encarga de buscar en la tabla de retención en la fuente el valor que esté entre el rango inferior y el rango superior, toma

7 7 de 14 el porcentaje y la base, además toma del registro anterior el rango superior para manejarlo como límite, Luego de tener esta información el sistema realiza el cálculo así, si el valor proyectado es mayor al límite Entonces, se calcula el excedente = (valor proyectado limite) * (porcentaje/100), y por último el valor que se calcula es el excedente + Base. Conceptos Base: Mediante esta opción usted puede hallar el valor a liquidar de un concepto sea devengado o deducción; donde su valor se le aplique un porcentaje dependiendo de los devengados del mes o los devengados del periodo. Art. 30 Ley 1393: Permite encontrar el valor que sobrepase el 40% máximo permitido para el pago de no salariales y hacer el cálculo de la Seguridad Social sobre este valor, los Conceptos no salariales se deben identificar como 6: Art. 30 Ley 1393 en Archivos \ Conceptos NOTA: Se recomienda realizar al final del mes. METODOS: Esta columna permite definir de qué manera se realiza la liquidación: Normal o Proporcional: Se activa en los procesos de Dominical y Festivos. Mediante el Método Normal el sistema procede a realizar la liquidación del domingo o festivo en función a como se tenga el domingo en el turno, en la opción Proporcional el sistema entra a hacer un cálculo proporcional a los tiempos que cada empleado tenga en turno como en novedades y que afecten el domingo. Devengados del período o del Mes: Con este método se indica al sistema como realizar los cálculos de cada uno de los procesos que se invoquen, de tal manera que con Devengados del Período el sistema toma los valores de cada Período que se está liquidando (semana, década, catorcena, etc) y los proyecta al mes (toma los valores del archivo de ACUMULADOS TOTALES, que afecten el concepto en tiempos y valores y dependiendo de esto, el sistema reconoce si liquida o no el concepto que aquí se selecciona). En cambio con Devengados del Mes el sistema toma los valores que encuentra en el archivo de ACUMULADO TOTALES, pero que estén incluidos desde la Fecha inicial para los procesos con Método Mes, hasta la fecha final de la liquidación. Una vez se genera una liquidación, el sistema guarda la información de cómo se realizó la última liquidación del período. 7.REVISAR PRENOMINA PERIODICA: liquidación/prenomina/periodica

8 8 de 14 8.MARCAR DESMACAR NOMINA DEFINITIVA: Liquidación/liquidación de periodo/marcardesmarcar nomina definitiva. Esta opción es opcional, se utiliza cuando se trabaja en red o se deja el proceso de la nomina pendiente, para que nose pueda modificar o realizar ningun otro proceso hasta que se termine el proceso completo de acumularla.

9 9 de SACAR COMPROBANTES DE PAGO: Documentos/recibos de pago/código

10 10 de TRANSFERENCIA BANCARIA: primero generar el reporte de otros/ intercambio de datos/exportación/transferencia bancaria.(ficha que encuentra por ayuda/talleres )

11 11 de Por otros/intercambio de datos/exportación/trasnferencia bancaria.

12 12 de ENLACE CONTABLE: Procesos/enlace/exportación a contabilidad. (Ficha que encuentra por ayuda/talleres ) NOTA: inicializar cheques antes de realizar el enlace para que pasen los saldos cuadrado a contabilidad. Documentos/cheques/inicialización.

13 13 de COPIA DE DATOS: hay dos formas de realizar la copia de datos. NOTA: No se deben dar las mismas letras durante el mismo mes porque una copia reemplaza la otra y se deben tener todas las ventanas cerradas Documentos/meses en disco/copia de datos Al momento de acumular por liquidación/acumular periodo liquidado

14 14 de ACUMULAR PERIODO: Liquidación/acumular periodo liquidado. Se deben acumular todos los procesos de, prestaciones sociales, liquidación de contrato,antes de comenzar un nuevo periodo, generar copia de datos siempre en el momento que el sistema le indica, tener todas las ventas cerradas, y validar despues de terminar el proceso la información, por archivos/consecutivos nomina, luego por archivos acumulados totales.