SUB GERENCIA DE FINANZAS Y CONTABILIDAD Procedimiento para la Revisión, Análisis, Registro y Conciliación de los Activos Fijos

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1 SUB GERENCIA DE FINANZAS Y CONTABILIDAD Procedimiento para la Revisión, Análisis, Registro y Conciliación de los Activos Fijos ÍNDICE ÍNDICE 1 FLUJOGRAMA 2 1. OBJETO 5 2. ALCANCE 5 3. LINEAMIENTOS 5 4. DEFINICIONES 5 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6 Código Versión Fecha Página : : 1A : : 1 de 8 Elaborado por: RUTH HUAYLLA ROQUE Revisado por: FABIO BOUDRI SALAS GABRIELA FLORES TENICELA Aprobado por: MARIANO LA TORRE MESIA Fecha: Firma: Firma: Firma: Firma:

2 Página 2 de 8 FLUJOGRAMA FLUJO ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS INICIO 1. COMUNICACIÓN DE REQUERIMIENTO DE SOLICITUD DE INFORMACION -Memorándum - Correo electrónico ANÁLISIS Y REGISTRO DE LA DEPRECIACION DE AF 2. RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA -Reportes Impresos -Hoja Electrónica SÍ 3. REVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA TASA DE DEPRECIACIÓN TIENE OBSERVACIÓN AL REPORTE GENERAL ENVIADO POR LA? -Reporte General detallado de AF -Hoja Electrónica NO 4. VALIDACIÓN DEL SALDO INICIAL DE LA DEPRECIACIÓN Correo Electrónico 5. EXTORNO CONTABLE DE LA PROVISIÓN DE DEPRECIACION ESTIMADA MENSUAL 6. REGISTRO CONTABLE EN EL SISTEMA SIGA Y SIAF DE LA DEPRECIACIÓN DEL EJERCICIO 7. ELABORACIÓN Y FIRMA DEL ACTA DE CONCILIACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN CON LA F-SGF-12 Acta de Conciliación de Depreciación de Activo Fijo

3 Página 3 de 8 FLUJOGRAMA FLUJO ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS ANÁLISIS Y REGISTRO DE LAS ALTAS/BAJAS DE AF 8. CONCILIACIÓN DE LAS RESOLUCIONES DE ALTAS/BAJAS DE AF CON REPORTES DE LA -Reporte de Bienes de AF dados de Altas/Bajas -Resoluciones SI TIENE OBSERVACIÓN AL REPORTE DE ALTAS/BAJAS ENVIADO POR LA? NO 9. VALIDACIÓN DE LAS ALTAS/BAJAS DE AF Correo Electrónico 10. REGISTRO EN EL SISTEMA SIGA Y SIAF DE LA ALTAS/BAJAS DE LOS AF 11. RECLASIFICACIÓN CONTABLE DE LA DEPRECIACION DE PARTIDAS DE AF 12. ELABORACIÓN Y FIRMA DEL ACTA DE CONCILIACIÓN DE ALTAS/BAJAS DE AF CON LA ANÀLISIS Y REGISTRO DE AF F-SGF-13 Acta de Conciliación de Altas/Bajas de Activo Fijo. 13. RECEPCION DE DE O/C SOLICITADA Reporte de Bienes de AF ingresados y depreciados. 14.EMISION DE REPORTES CONTABLES DE AF Reporte Contable 15. CONCILIACIÓN DE LA O/C CON LOS REPORTES DE LA Reporte de O/C SÍ TIENE OBSERVACIÓN AL REPORTE DE COMPRAS ENVIADO POR LA? NO 16.REGISTRO CONTABLE EN EL SISTEMA SIGA Y SIAF POR AJUSTES Y PROVISIONES DE AF

4 Página 4 de 8 FLUJOGRAMA FLUJO ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS 17. ELABORACIÓN Y FIRMA DEL ACTA DE CONCILIACIÓN DE AF CON LA F-SGF-14 Acta de Conciliación de saldos de AF 18. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Todo el personal F-CCA-04 / F-CCA-06 F-CCA-17 / F-CCA ARCHIVO File de archivo de cierre de los EEFF FIN

5 Página 5 de 8 1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene como objetivo establecer la metodología y lineamientos para la para la revisión, análisis, registro y conciliación de los saldos de. administrativos y se mantienen durante más de un periodo anual. 4.2 Depreciación: La depreciación es un reconocimiento racional y sistemático del costo de los activos fijos, distribuido durante su vida útil estimada. 2. ALCANCE Este procedimiento es administrado y aplicable a la Sub Gerencia de Finanzas y Contabilidad. 4.3 Estados Financieros: informes financieros que utilizan las instituciones para informar de la situación económica y financiera así como los cambios que experimenta la misma, a una fecha o periodo determinado. 3. LINEAMIENTOS Los siguientes documentos contienen disposiciones que, al ser citadas en este texto, constituyen requisitos de este procedimiento. 3.1 Normas Legales a) Directiva vigente de Cierre Contable y Presentación de la Información para la elaboración de la Cuenta General de la República. b) NIC- SP 1 Presentación de Estados Financieros c) NIC-SP 17 Propiedades, planta y equipo d) Instrucción No 2 Criterio de Valuación de los bienes del Activo Fijo, método y porcentaje de depreciación y amortización a los bienes del Activo fijo e infraestructura publica. 3.2 Directivas Internas a) Directiva Nº GAF/sgf-INDECOPI, Directiva para el cierre y elaboración de los Estados Financieros del INDECOPI. 3.3 Otros procedimientos a) GEG-cca-02-P: Procedimiento para la implementación de Acciones correctivas y preventivas. b) SAC-arc-01-P: Procedimiento de traslado de documentos. SGF-C AF EEFF O/C ABREVIATURAS Sub Gerencia de Finanzas y Contabilidad-Contabilidad Contador de la Sub Gerencia de Finanzas y Contabilidad-Contabilidad Especialista de la Sub Gerencia de Finanzas y Contabilidad-Contabilidad Sub Gerencia de Logística Activo Fijo Estados financieros Orden de Compra 4. DEFINICIONES Para los propósitos de este procedimiento se aplican las siguientes definiciones: 4.1 Activo fijo: Son bienes tangibles que posee la entidad para el uso o suministro de bienes y/o servicios a terceros o para propósitos

6 Página 6 de 8 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Comunicación de requerimiento de Solicitud de información a) Mediante Memorándum se solicita a la que en el plazo máximo de 10 días hábiles envíe información relacionada a: - Reporte de Bienes de AF Ingresados y Depreciados en el año. - Reporte de Bienes de AF dados de Alta/Baja y depreciados en el año. - Reporte de Bienes de AF Ingresados y Depreciados en el año anterior. - Reporte de Bienes de AF Ingresados y Depreciados al cierre del año vigente. Estos reportes conforman el saldo de AF al cierre del periodo. b) Mediante correo electrónico se solicita a la que realicen las correcciones a las observaciones encontradas y envíen nuevamente la información. ANÀLISIS Y REGISTRO DE LA DEPRECIACION DE AF 2. Recepción de información solicitada 3. Revisión y Validación de Tasa de depreciación Recepciona de información detallada de: - Reportes de Bienes de AF Ingresados y Depreciados en el año anterior. - Reporte de Bienes de AF Ingresados y Depreciados al cierre del año vigente. Revisa y verifica que en los reportes de AF enviados por, se hayan aplicado las Tasas de depreciación en base a la normatividad vigente. Sí es conforme el sustento se procede con el punto 4. Sí no es conforme, se regresa al punto 1b. 4. Validación del saldo Inicial de la depreciación 5. Extorno contable de la provisión de depreciación estimada mensual 6. Registro contable en el sistema SIGA y SIAF de la depreciación del ejercicio Realiza el cruce de información del saldo inicial que figura en el sistema contable, con el saldo reportado por la, respecto al mismo periodo; de haber alguna diferencia se solicitará a la el sustento de dicha variación. El Contador realiza la validación de la información revisada y analizada por el, dando su aprobación mediante correo electrónico para proceder con el registro contable mediante. Se realiza el extorno las provisiones mensuales estimadas del periodo, mediante. Se realiza el registro contable en el sistema SIGA y SIAF de la depreciación del periodo reportado por mediante. 7. Elaboración y firma del Se procede a elaborar el Acta de Conciliación de la

7 Página 7 de 8 N ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Acta de conciliación de depreciación con la Depreciación de AF del periodo solicitado (F-SGF-12); la misma que es firmada por el y un representante de la. Los saldos mostrados en el Acta de Conciliación se reflejaran en los Estados Financieros de la Institución. ANÀLISIS Y REGISTRO DE LAS ALTAS/BAJAS DE AF 8. Conciliación de las Resoluciones de Altas/bajas de AF con reportes de la 9. Validación de las Altas/bajas de AF 10. Registro en el sistema SIGA y SIAF de la Altas/bajas de AF Se realiza la conciliación de las Resoluciones emitidas con el Reporte de Bienes de AF dados de Alta/Baja y depreciados en el año; enviados por la. Si es conforme, procede con el punto 9. Si no es conforme se regresa al punto 1b). El Especialista de contabilidad, realiza la validación de la información analizada y lo envía al Contador mediante correo electrónico para su aprobación. Con la aprobación confirmada, procede con el registro contable. Registro de las Altas/bajas de AF del periodo mediante. 11. Reclasificación Contable de la depreciación de partidas de AF Se registra contablemente las reclasificaciones necesarias para conciliar las cuentas contables de depreciación con las partidas de AF. 12. Elaboración y firma del Acta de conciliación de Altas/bajas de AF con Se procede a elaborar el Acta de Conciliación de las Altas/bajas de AF del periodo solicitado (F-SGF-13); la la misma que es firmada por el y un representante de la. Los saldos mostrados en el Acta de Conciliación se reflejaran en los Estados Financieros de la Institución. ANÀLISIS Y REGISTRO DE AF 13. Recepción de información de O/C solicitada Recibe la información detallada de referente a: Reporte de Bienes de AF Ingresados y Depreciados en el año. 14. Emisión de reportes contables de AF Emite reportes contables de AF ingresados en la contabilidad para su revisión. 15. Conciliación de la O/C con los reportes de 16. Registro Contable en el sistema SIGA y SIAF de los ajustes y provisiones Se realiza el cruce de la O/C emitidas con el reporte enviado por la. Si es conforme se procede con el punto 16. Si no es conforme, se regresa al punto 1b). Se realiza el registro para la provisión de las O/C que no han sido enviadas a la SGF al cierre del periodo (esto se revertirá en el siguiente periodo), mediante

8 Página 8 de 8 N ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN de AF Nota de contabilidad. 17. Elaboración y firma del Acta de conciliación de AF con la 18. Acciones Correctivas y preventivas Todo el personal Se procede a elaborar el Acta de Conciliación de saldos de AF del periodo solicitado (F-SGF-14); la misma que es firmada por el y un representante de la. Los saldos mostrados en el Acta de Conciliación se reflejaran en los Estados Financieros de la Institución. Las no conformidades y no conformidades potenciales detectadas durante la ejecución de los procesos del área, así como las oportunidades de mejora detectadas, se deben resolver de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GEG-cca-02-P. 19. Archivo Se archiva los registros contables generados en el archivo de cierre de los EEFF, manteniendo el archivo en el área por 6 meses, y luego será remitido al Archivo Central de acuerdo al procedimiento SAC-arc-01-P. 20. FIN NOTA: La versión de los procedimientos, formatos y modelos a los que se hace referencia en este documento, debe ser la indicada en el Registro Maestro.

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