Implicaciones de la norma UNE sobre la gestión de proyectos.

Transcripción

1 ;9,&21*5(62,17(51$&,21$/ '(,1*(1,(5Ë$*5È),&$ Implicacines de la nrma UNE sbre la gestión de pryects. PRENDES GERO, M. B.(1); RODRÍGUEZ MONTEQUÍN, V.(2); MESA FERNÁNDEZ, J. M.(3); ORTEGA FERNÁNDEZ, F.(4); ROQUEÑÍ GUTIÉRREZ, N.(5) (1) Universidad de Ovied, España Departament de Cnstrucción e Ingeniería de Fabricación, Área: Expresión Gráfica belen@mieres.univi.es (2),(3),(4),(5) Universidad de Ovied, España Departament de Expltación y Prspección de Minas; Área: Pryects de Ingeniería (2) mntequi@api.univi.es (3) mesa@api.univi.es (4) fran@api.univi.es (5) nievesr@api.univi.es 5(680(1 El cmité AEN/CTN 166 de AENOR ha desarrllad, recientemente la Nrma UNE cn el fin de nrmalizar y certificar pryects y sistemas de gestión I+D+I. Dicha Nrma al igual que tras cm la ISO de Gestión de Pryects, requiere de un sistema infrmátic de gestión que si bien cmparte similitudes cn el de cualquier tr pryect, también presenta claras diferencias. Es de destacar, que en general, ests pryects están subvencinads pr prgramas de ayuda a la investigación, ls cuales fmentan la clabración de diferentes scis partners que a su vez invlucran a numerss cntratistas. Pr l que la metdlgía del pryect y el sistema de gestión han de adaptarse a esta cmpleja estructura. En este trabaj se describe la certificación, según la Nrma UNE , llevada a cab pr una PYME del sectr de la distribución y fabricación de material eléctric, analizand la metdlgía del pryect y su sistema de gestión. 3DODEUDVFODYH metdlgía de pryects, Nrma UNE , pryects I+D+I. $%675$&7 An English versin f the resumen is required in this lcatin..h\zrugv t write an English versin f the palabras clave.

2 ,QWURGXFFLyQ Las actividades denminadas I+D+I han adquirid una gran imprtancia en ls últims añs. Estas actividades permiten a las rganizacines adquirir cncimients para incrprar tecnlgía prpia adaptar nuevas tecnlgías en ls prducts, servicis y prcess de la empresa. Las actividades de I+D+I necesitan ser gestinadas adecuadamente. La nrma UNE , desarrllada pr el cmité AEN/CTN 166 de AENOR, recge las directrices en cuant a gestión de I+D+I [4][5][6]. Se trata de una nrma bastante amplia que cubre muchs aspects relativs a I+D+I, entre ells ls referentes a gestión de pryects. El bjetiv del sistema de gestión de aquí presentad n es cubrir tds ls aspects marcads pr la nrma UNE , sin que se centra en ls aspects relativs a la gestión de pryects. La ejecución de ls pryects I+D+I está fuertemente cndicinada pr sus características específicas: Incertidumbre en el resultad a btener Elevads riesgs a l larg del prces de desarrll N repetitividad de ls pryects, disminuyend el factr de experiencia Cnfidencialidad de ls pryects, cn la participación de varis departaments y/ empresas clabradras Manej de intangibles, gestión del cncimient Elevada interdisciplinaridad de ls pryects, en ls que cnfluyen múltiples aspects cncrets de actividad Pr tr lad, n existen reglas ni criteris únics claramente definids para determinar cuand un pryect se puede cnsiderar de I+D+I. Existen numerss rganisms públics y rganizacines a nivel nacinal, eurpe e internacinal, que evalúan pryects de I+D+I. Sin embarg, cada rganism clasifica ls pryects de diferentes maneras. La adpción de un estándar que nrmalice ls pryects I+D+I ayuda tant a las empresas y entidades que realizan pryects cm a las rganizacines que evalúan (y prbablemente subvencinan) ls pryects. La nrma UNE es recncida pr las principales entidades nacinales que evalúan pryects (CDTI, MCYT, etc). Es imprtante recrdar además que a nivel nacinal, ls pryects incluids en la categría de I+D+I tienen una serie de beneficis fiscales, además de las psibles subvencines. Es de prever que cn el tiemp las entidades que cnfieren este tip de subvencines, así cm las que trgan las exencines fiscales, exijan el cumplimient de ls estándares marcads pr la nrma UNE

3 'HVFULSFLyQGHODQRUPD La nrma UNE está frmada pr tres dcuments diferentes. El primer va referid a la terminlgía y definición de las actividades de la I+D+I [4], el segund a ls requisits de ls pryects de I+D+I [5] y el tercer a ls requisits de ls sistemas de gestión de la I+D+I. La aplicación del mdel que se pretende implantar cn esta nrma se puede ver en la ilustración 1. Básicamente del mdel se desprende que existen ds sistemas diferentes: un destinad a la gestión de un pryect de I+D+I específic y tr destinad al sistema de gestión de pryects de I+D+I de la rganización. Existe una certificación asciada a cada un de ls mdels. En el primer de ls cass, la certificación cnlleva una auditria inicial de cncesión, auditrias de seguimient periódicas y una auditria final. El segund mdel cnlleva auditrias periódicas del sistema de gestión de I+D+I. Un sistema n implica necesariamente al tr, aunque es deseable. Una rganización puede realizar pryects de I+D+I sin tener su sistema de gestión certificad.,oxvwudflyq0rghorsdudoddsolfdflyqghod81(ixhqwh-rvp/xlv7hmhud 2OLYHU$(125 La descripción prfusa de la nrma se escapa del ámbit de este artícul. Simplemente reseñar que la nrma cntempla que para cada pryect se deben cnsiderar ls siguientes factres: Objet del pryect

4 Cntribución a prgramas plíticas específicas Planificación Innvación, nvedades que aprta Presupuest Recurss necesaris Persnal y rganizacines participantes Plan de desarrll y expltación En cuant a ls sistemas de gestión de la I+D+I la nrma identifica una serie de requisits que tienen que cumplir dichs sistemas, entre ls que se encuentra un referid a la planificación, seguimient y cntrl de la cartera de pryects. En este punt la nrma cnecta (aunque n de frma explícita) cn tras nrmas existentes específicas para la gestión de pryects. La más cncida a este respect es la nrma ISO , emanada de ls fundaments de la dirección de pryects recgids en el PMBOK. 6LVWHPDGHJHVWLyQGHVDUUROODGR El prpósit del sistema de gestión de pryects presentad es cumplir cn ls requisits del sistema de gestión en cuant a planificación, seguimient y cntrl de la cartera de pryects (al mens cn ests requisits, pues el sistema resultante da cbertura adicinal a muchs trs requisits de la nrma). El sistema cmbina la nrma UNE cn la nrma de calidad en la gestión de pryects, ISO Cm cnsecuencia se elabra un prcedimient de Gestión de Pryects que es incluid dentr de ls manuales de prcedimients del sistema de calidad de la empresa. La implantación se lleva a cab dentr de un hlding de empresas especializadas en la fabricación, el asesramient y la distribución cmercial de prducts y servicis dentr de ls sectres de la electricidad y la electrónica. El grup cuenta cn 280 trabajadres, y su facturación superó ls 47 millnes d eurs en el añ 2001, y en la actualidad se encuentra en un prces de expansión internacinal. Las tareas de ls pryects se dividen en tareas metdlógicas para la gestión del pryect, prpias de la rganización, tareas administrativas características del prgrama en el que se inscribe el pryect del rganism que financia el pryect y tareas técnicas, distintas para cada pryect y que respnden a la planificación del pryect. La dcumentación que genera el pryect se puede dividir en ls misms grups. Para dar sprte al prcedimient de gestión de pryects desarrllad, se cnfigura un sistema sftware, permitiend la gestión de pryects de frma remta,

5 multiusuari y distribuida. El sistema está frmad pr la cmbinación de ds herramientas: Una herramienta de gestión de pryects para trabaj multipryect y multiusuari. Tras una búsqueda exhaustiva y a partir de tras experiencias del Área de Pryects de Ingeniería de la Universidad de Ovied se decidió instaurar Micrsft Prject Server cm herramienta base [7][8]. Un sistema de gestión dcumental sencill, sin riesgs de supner una pérdida de prductividad ser cerrad, pr l que se pta pr Micrsft SharePint Team Services. Existen en el mercad herramientas much más ptentes, per de un preci muy superir, n justificable en el cas cncret estudiad. Pr tr lad, en ls pryects de este tip participan nrmalmente varis scis partners, pr l que es muy imprtante que la herramienta seleccinada sea fácilmente accesible a tds ells. Micrsft Prject se ha cnvertid en el estándar de fact dentr de las herramientas de gestión de pryects. Aunque las empresas dispngan de tras herramientas adicinales, nrmalmente suelen dispner también de Micrsft Prject. Además la mayr parte de herramientas de gestión de pryects permiten la imprtación/exprtación de dats de Micrsft Prject. Micrsft Prject Server facilita la clabración y cmunicación de la infrmación de ls pryects permitiend a ls gestres de pryects y miembrs del equip ver y actualizar la planificación y las tareas de un pryect a través de un navegadr web. El grup de empresas dispnen de una intranet crprativa, pr l que se tiene acces a la infrmación de ls pryects desde tds ls punts (tant nacinales cm internacinales). Cm herramienta de gestión dcumental para ls pryects se ha ptad pr Micrsft SharePint. Esta herramienta incrpra las funcinalidades más imprtantes de un gestr dcumental. Además es sencilla de integrar en la red y fácil de utilizar. Las tres características utilizadas de esta herramienta han sid: Gestión dcumental integrada: esta herramienta ayuda a rganizar fuentes de infrmación cmplejas y gestinar dcuments, permitiend entre trs acces cntrlad a ls dcuments, circuits de aprbación de dcuments, gestión de discusines y gestión de suscripcines a carpetas. Mtr de búsquedas: La herramienta permite buscar infrmación de una frma rápida y sencilla, independientemente de dónde resida cn qué frmat. Prtal crprativ: La herramienta presenta funcines de Prtal Crprativ para publicar infrmación dinámicamente. SharePint prprcina la capacidad para implementar una slución cmpleta de prtal, permitiend que las búsquedas, creacines de dcuments y cmpartición de dats se realicen desde una interface cn explradr Web.

6 El sistema desarrllad n cnfrma una isla dentr de la rganización dnde se ha implantad, sin que está integrad dentr de su sistema de gestión del cncimient. Para este grup, la Gestión del Cncimient se fundamenta en la implantación de tecnlgías que faciliten la gestión exitsa de ls planes tant estratégics cm perativs mediante transaccines de infrmación y cncimients [referencia al entemu]. Para ell parten de un mdel teóric de Gestión del Cncimient desarrllad pr el prfesr Max Bixt [referencia a Bixt] de la Whartn Schl de la Universidad de Pennsylvania. La riginalidad de este mdel reside en la facilidad de bservar ls flujs de cncimient y gestinarls de frma alineada cn su estrategia de aprendizaje rganizativ. Td est es clave para la rganización tant a nivel intern de gestión empresarial cm a nivel de gestión de pryects, y sbremanera aquells pryects enmarcads dentr de l que se denmina cm I+D+I. &RQFOXVLRQHV El desarrll e implantación de un sistema de gestión de pryects que cmbine las recmendacines de las nrmas ISO 9000, ISO10006 y UNE cn trs estándares de rganizacines internacinales es psible en una rganización cm la descrita en este artícul. El sistema aquí presentad supne una innvación y una apuesta pr la imprtancia de ls sistemas de cntrl de ls pryects de I+D+I, un sectr de ls pryects que tradicinalmente (debid a sus características especiales cmentadas en el artícul) n ha sid adecuadamente gestinad de acuerd a las técnicas y métds de gestión de pryects. 5HIHUHQFLDV Pner mi artícul de Madrid. [4] PNE EX. *HVWLyQ GH OD,', 7HUPLQRORJtD \ GHILQLFLRQHV GH ODV DFWLYLGDGHVGH,', [5] PNE EX. *HVWLyQGHOD,',5HTXLVLWRVGHORVSUR\HFWRVGH,', [6] PNE EX. *HVWLyQ GH OD,', 5HTXLVLWRV GHO VLVWHPD GH JHVWLyQ GH OD,', Citar el PMBOK Citar algún artícul de Adrian. [7] CONCEPCIÓN, R.; ORTEGA, F.; RODRÍGUEZ, V.; VILLANUEVA, J. 'HVDUUROOR GH XQD PHWRGRORJtD SDUD OD JHVWLyQ GH SUR\HFWRV LQIRUPiWLFRV VHJ~Q,62 HQODV$GPLQLVWUDFLRQHV3~EOLFDV. VII Jrnadas sbre Innvación y Calidad del Sftware. Mallrca, 2002.

7 [8] RODRÍGUEZ, V.; ORTEGA, F.; GONZÁLEZ, J. A.; ÁLVAREZ, J. V. 6LVWHPD GH JHVWLyQ GH JUDQGHV SUR\HFWRV LQGXVWULDOHV DSOLFDGR D XQD OtQHD GH GHFDSDGR. XVII Cngres Nacinal de Ingeniería de Pryects. Murcia, [ ] BOISOT, Max H.,QIRUPDWLRQ6SDFH Rutledge [ ] BOISOT, Max H..QRZOHGJH$VVHWV Oxfrd 1998.