Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno

Transcripción

1 Pág. 1 de 13 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO *************************************************************************** PERSONAL DE PROYECTOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS A. COORDINADOR GENERAL DE PROYECTO Profesional de alta responsabilidad, experiencia y formación académica, quien planea, organiza, dirige, motiva y supervisa las actividades de un equipo de trabajo multidisciplinario en cuanto a contenidos y objetivos, en proyectos de muy alta complejidad y magnitud económica igual o superior a USD , con el fin de lograr los objetivos inmediatos del proyecto. II. ATRIBUCIONES Autoridad reconocida en los campos especializados, que implica pleno dominio de técnicas, prácticas y teorías científicas y/o desarrollo especial, adquirido a través de formación profesional acompañada de una extensa maduración de experiencia. Acabada habilidad y experiencia gerencial para integrar y coordinar actividades de naturaleza y objetivos diversos, pudiendo o no ser conflictivos entre sí. Buena experiencia en la coordinación de proyectos de gran o mediana envergadura y alta complejidad técnica y/o científica, combinando la supervisión de expertos en distintas áreas profesionales y el relacionamiento con muy altos funcionarios del sector público, organizaciones internacionales, actividad privada, etc. Extremada eficiencia en las relaciones interpersonales, fundamentalmente para el manejo con los organismos con los que debe interactuar y habilidad especial para motivar, convencer y vender ideas dentro y fuera de su equipo de trabajo o del proyecto. Habilidad para resolver problemas a través de un pensamiento analítico, interpretativo e innovador en situaciones fuera de lo común y que presentan características singulares y sin antecedentes. 1

2 Pág. 2 de 13 Perfecto dominio de español y muy buen conocimiento de inglés como idioma de trabajo (lectura, conversación y escritura), Manejo de procesadores de texto, planillas de cálculo y bases de datos III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Integra y coordina técnica y administrativamente los diferentes proyectos y/o áreas y actividades del equipo de trabajo multidisciplinario, Resuelve y coordina con la Oficina del PNUD, articulando las orientaciones de la entidad ejecutara con las directrices y procedimientos del PNUD. Dirige la acción del proyecto dentro de los términos acordados en el Documento del Proyecto, Ejerce su responsabilidad sobre más de un proyecto o área altamente especializada en términos de insumos (equipos, financieros y otros) y recursos humanos, Tiene bajo su responsabilidad el manejo del presupuesto proponiendo en qué, cómo y cuando debe ser aplicado, Es responsable ante la entidad ejecutora y el PNUD por la buena marcha y el logro de los objetivos del Proyecto, NOTA: Generalmente, un equipo de trabajo multidisciplinario se caracteriza por la participación de un número elevado de expertos en diversas técnicas y/o disciplinas científicas con alto grado de especialización individual implicando alta complejidad gerencial (subprogramas). El presupuesto anual del proyecto suele ser muy grande. IV. 1. EDUCACIÓN: Phd o Master en uno o más campos específicos. 2. EXPERIENCIA: Más de 10 años de experiencia y 8 años de experiencia específica. 2

3 Pág. 3 de 13 B. CONSULTOR ESPECIALISTA ASESOR TECNICO I Profesional de alta responsabilidad, con sustantiva experiencia laboral y sólida formación académica que desarrolla funciones esencialmente técnicas y de coordinación supervisión, evaluación y ejecución directa con relativa autonomía técnica y administrativa en uno o varios campos sustantivos y específicos del proyecto. II. ATRIBUCIONES Pleno dominio de técnicas, prácticas y teorías científicas en un campo altamente especializado y/o desarrollo especial, adquirido mediante formación profesional complementada por una extensa maduración, amplia experiencia. Es un experto reconocido en un campo especializado. Experiencia de realización de trabajos de consultoría de alta complejidad preferentemente para organismos internacionales. Perfecto dominio de español y muy buen conocimiento de inglés como idioma de trabajo (lectura, conversación y escritura), Manejo de procesadores de texto, planillas de cálculo y bases de datos Adecuado nivel de relaciones interpersonales, necesario para vender ideas. Habilidad para resolver problemas a través de un pensamiento analítico e interpretativo en situaciones fuera de lo común y que presentan características singulares y sin antecedentes. Ejecuta tareas directas con gran autonomía y responsabilidad técnica y administrativa en coordinación con otros consultores especializados o expertos nacionales o internacionales. Propicia el relevamiento y diagnóstico de situación. 3

4 Pág. 4 de 13 Realiza los estudios técnicos y/o científicos; elaboración y discusión de informes, propuestas, recomendaciones, etc. Diseña sistemas, métodos, normas y procedimientos y elabora manuales y/o documentación relevante. Elabora los programas de implementación y de capacitación. Dicta cursos y seminarios. IV. 1. PHD más 5 años de experiencia específica. 2. Master más 10 años de experiencia específica. C. CONSULTOR ASESOR TECNICO II Profesional, experto en su materia con responsabilidad limitada a un área o sistema de alcance institucional y/o con experiencia en coordinación de programas operativos de complejidad intermedia y especialización académica en una disciplina requerida. II. ATRIBUCIONES Eficiencia en una actividad especializada o técnica, que combina una comprensión tanto en sus prácticas y precedentes como la teoría científica y sus principios, adquirida a través de formación profesional complementada por regular experiencia en un campo especializado y/o técnico. Experiencia en realización de trabajos de consultoría de complejidad intermedia, preferentemente para organismos internacionales. Aceptable nivel de relaciones interpersonales. 4

5 Pág. 5 de 13 Habilidad para enfrentar situaciones diferentes recurriendo a la búsqueda de soluciones dentro de un campo mayor de conocimientos ya existentes. Generalmente bajo supervisión de un Coordinador, Jefe de Área o Consultor Senior, tiene que: Participar del relevamiento y diagnóstico de situación. Realizar estudios técnicos y/o científicos de complejidad intermedia; elabora informes, propuestas, recomendaciones. Desarrollar el diseño detallado de sistemas, métodos, normas y procedimientos de complejidad intermedia. Elaborar manuales y documentación respaldatoria. Participar en la elaboración de programas de capacitación, preparación del material de apoyo y dictado de cursos y seminarios. La revisión del trabajo se efectúa al final de cada actividad. III. 1. PHD más 1 año de experiencia específica. 2. Master más 4 años de experiencia específica. 3. Licenciatura más 6 años de experiencia específica. D. ADMINISTRADOR/A DE ALTA COMPLEJIDAD Profesional de alta responsabi1idad en el área de los sistemas de administración y control de los recursos humanos, físicos, financieros y los servicios generales, tanto internos como externos sub-contratados; con experiencia y formación académica para ejercer la coordinación de una Unidad Administrativa que tenga encargados o Asistentes por áreas de la administración de recursos, y de las relaciones con el personal técnico, directivos, proveedores y afines, Asegura la obtención y disponibilidad de insumos y recursos según el Plan de Trabajo del Proyecto y las orientaciones del Director Nacional o del Coordinador Técnico. 5

6 Pág. 6 de 13 Se considera un administrador/a de alta complejidad cuando maneja un volumen financiero de proyecto igual o superior a USD II. ATRIBUCIONES - Habilidad gerencial para integrar las diversas áreas de la gestión administrativa, mantener un seguimiento de los asuntos pendientes y la correspondiente coordinación con las autoridades, proveedores, PNUD, etc. - Capacidad para planear y evaluar las operaciones, sincronizando el apoyo administrativo con las actividades sustantivas del Proyecto, - Habilidad para construir equipos y mantener buenas relaciones interpersonales. - Capacidad para trabajo en condiciones de tensión y simultaneidad de operaciones, para enfrentar y manejar conflictos o problemas aplicando un enfoque analítico, interpretativo y asertivo para superarlos, - Perfecto dominio de español y muy buen conocimiento de inglés como idioma de trabajo (lectura, conversación y escritura), - Manejo de procesadores de texto, planillas de cálculo y bases de datos. Orienta, coordina y supervisa la ejecución satisfactoria de actividades en cada una de las áreas bajo su responsabilidad : Finanzas y Contabilidad, Personal, Adquisiciones y Control de Inventarios, Servicios Generales. Asiste al Director Nacional y al Coordinador del Proyecto en todos los aspectos de administración y recursos del Proyecto, informándoles sobre la normatividad aplicable y los sistemas o procedimientos pertinentes a cada situación. Reúne, analiza y resume información que sirva para dar cuenta y/o proyectar la marcha del Proyecto en cuanto a costos y utilización de recursos, asociando esa presentación a la estructura del Proyecto en cuanto a Objetivos, Resultados y Actividades. Alerta oportunamente al Director Nacional y/o Coordinador del Proyecto respecto del inicio de trámite de una Revisión presupuestaria, para mantener la consistencia entre el Plan Anual de Trabajo y las autorizaciones presupuestarias vigentes. Autoriza con su firma la emisión de órdenes de compra, solicitudes de pago al PNUD, contratos de personal y servicios de terceros, dentro del margen de delegación que haya recibido del Director Nacional. 6

7 Pág. 7 de 13 Coordina con la Oficina Local PNUD los trámites de autorización y ejecución de contratos, compras y otras operaciones administrativas, manteniendo informado al Coordinador del Proyecto. Actúa como responsable superior a cargo del control presupuestario, financiero y patrimonial de los recursos del Proyecto, así como del cumplimiento de compromisos en tales materias. Colabora con el Director Nacional y Coordinador del Proyecto en la determinación de remuneraciones y condiciones contractuales al personal del Proyecto, y vigila el pago oportuno de emolumentos cumpliéndose tales requisitos, NOTA: Este puesto se justifica, de preferencia, en programas sectoriales y proyectos complejos que tengan varios módulos como áreas especializadas con sus respectivos bloques de Resultados, Actividades e Insumos atendidos desde una Unidad Administrativa común. IV. 1. EDUCACIÓN: Profesional universitario, graduado en administración, contabilidad, economía o finanzas, con especialización de postgrado en alguna de tales áreas. 2. EXPERIENCIA: Más de 10 años de experiencia, con 3 años de experiencia específica. E ASISTENTE ADMINISTRATIVO ASISTENTE TECNICO Profesional que asume la responsabilidad por la gestión administrativa y sistemas para la obtención y control de los diversos recursos que aplique el Proyecto, bajo las orientaciones y decisiones que adopte el Director Nacional y/o el Coordinador del Proyecto, o sea, actuando como gestor y supervisor de dicha área, Asimismo, le corresponde asistir a las autoridades y personal del Proyecto para la programación, obtención oportuna y disponibilidad de los medios e insumos que están asociados a los Resultados y Actividades del Proyecto. Este nivel también se aplica a técnicos profesionales que asisten u operativizan técnicamente la concreción de un resultado como parte de un equipo de trabajo y quien no posee ningun supervisado/a bajo su responsabilidad. 7

8 Pág. 8 de 13 II. ATRIBUCIONES - Habilidad para construir y mantener buenas relaciones interpersonales. - Capacidad para trabajar en ambientes de tensión por diversidad y simultaneidad de actividades en marcha, sin perder el control de su seguimiento y resultados. Habilidad gerencial para organizar e integrar las diversas funciones y actividades del área administrativa o técnica específica. Capacidad para planear y programar operaciones, coordinar su ejecución y sincronizar las labores del área administrativa y técnica con las actividades sustantivas del Proyecto. Perfecto dominio del español y buen conocimiento de inglés como idioma de trabajo (lectura, conversación y escritura). III. FUNCIONES En lo Administrativo Asiste al Coordinador del Proyecto en todos los aspectos de administración y control de los recursos del Proyecto, que comprende las áreas de personal, finanzas, adquisiciones, control de inventarios y servicios generales. Asume directamente o mediante personal bajo su dependencia, la realización de gestiones para la obtención oportuna y disponibilidad de los medios que el personal del Proyecto requiera durante la ejecución de las Actividades que indica el Documento del Proyecto, Informa a las autoridades del Proyecto sobre la normas y procedimientos aplicables en la gestión administrativa, y en las relaciones con el PNUD, Alerta oportunamente al Director Nacional y/o al Coordinador del Proyecto respecto del trámite necesario de una revisión presupuestaria del Proyecto, según los requerimientos que la programación anual de actividades y los saldos disponibles indiquen. Preparar y/o visar con su conformidad todos los comprobantes, órdenes de compra, solicitudes de pago, voucher y contratos, o documentación similar de respaldo a las decisiones administrativas que se presenten a la firma del Director Nacional del Proyecto. 8

9 Pág. 9 de 13 Coordina con la Oficina Local PNUD los trámites de autorización y ejecución de contratos, compras y otras operaciones administrativas, dando seguimiento a las mismas con un informe semanal de situación al Coordinador del Proyecto, y mensual al Director Nacional. Asume y ejerce la responsabilidad por e1 control presupuestario, financiero y patrimonial de los recursos de] Proyecto, así como del cumplimiento de compromisos en tales materias, en concordancia con la labor del Coordinador del Proyecto y del personal del área administrativa. Otras labores afines que determinen de común acuerdo con el Director Nacional y el Coordinador del Proyecto, necesarias para el funcionamiento normal del área de administración del Proyecto, NOTA: La mayoría de los proyectos justifican la existencia de un Asistente Administrativo, excepto los más complejos y/o con un presupuesto que supere un millón de dólares, en cuyo caso resulta más apropiado el puesto de Administrador. En lo Técnico En el caso de la Asistencia Técnica, asiste al Consultor Especialista o Consultor en la operativización de tareas técnicas o apoyo al seguimiento de la ejecución de una actividad como parte de un equipo de trabajo. Hace trabajo de relevamiento y procesamiento de información técnica primaria Elabora propuestas técnicas para la concreción de resultados IV. 1. EDUCACIÓN: Profesional universitario, graduado en administración, contabilidad, economía o finanzas, con cursos de especialización postitulo en alguna de esas materias y dominio de programas computacionales aplicables al área administrativa, así como software comercial de productividad personal al nivel de usuario (procesador de textos, hoja electrónica, base de datos). 2. EXPERIENCIA: 5 años de experiencia y 3 años de experiencia específica. F. SECRETARIA/O EJECUTIVA/O Bajo la supervisión general del Coordinador del Proyecto y/o del Asistente Administrativo, realiza labores secretariales y de apoyo administrativo para la aplicación de los procedimientos y controles habituales de esa área. Su formación profesional en secretariado ejecutivo y/o comercial le permite 9

10 Pág. 10 de 13 asumir algunas de esas labores de apoyo según las instrucciones y asignación de responsabilidades que le entreguen por escrito en cada periodo de su contrato, II. ATRIBUCIONES - Capacidad para construir y mantener buenas relaciones interpersonales, y trabajo en equipo. - Capacidad para trabajo ocasional en condiciones de tensión por la simultaneidad de tareas y la coordinación de ellas para cumplir instrucciones. - Perfecto dominio de español y buen conocimiento de inglés como idioma de trabajo parcial, a requerimiento especifico en determinados puestos y/o proyectos. - Iniciativa propia Organiza la agenda diaria y/o semanal de reuniones de su jefe superior inmediato, toma notas y prepara actas o ayuda memoria según instrucciones. Mantiene directorios telefónicos y de referencia interna de personal, contactos con autoridades del Gobierno y actividad privada, etc., según requerimientos. Hace trabajo de mecanografiado y edición de textos, correspondencia, formularios administrativos y afines. Organiza y mantiene en orden los archivos de correspondencia y documentación pertinentes al área que apoye con sus servicios. Lleva registros y control de trámite de la correspondencia y asuntos administrativos que se le encarguen, haciendo listados semanales de control de asuntos pendientes para el seguimiento e instrucciones del superior inmediato. Mantiene al día la recopilación de instrucciones, guías o manuales aplicables al área donde preste servicios. Realiza gestiones de preparación de viajes, reuniones y eventos organizados por o para el personal del Proyecto, según instrucciones que reciba a ese respecto. 10

11 Pág. 11 de 13 III. 1. EDUCACIÓN: Formación de tipo profesional en secretariado ejecutivo y/o comercial bilingüe inglés-español, y cursos de capacitación como usuario computacional en procesamiento de textos, hoja de calculo y base de datos. 2. EXPERIENCIA: Profesional de al menos 5 años de experiencia, y 3 años de experiencia específica. G. AUXILIAR / ASISTENTE Bajo la supervisión general del Coordinador del Proyecto y/o del Asistente Administrativo, realiza labores secretariales de apoyo administrativo para la aplicación de los procedimientos y controles habituales de esa área. Su formación básica en secretariado le permite asumir algunas de esas labores de apoyo según las instrucciones y asignación de responsabilidades que le entreguen por escrito en cada periodo de su contrato. II. ATRIBUCIONES - Capacidad para construir y mantener buenas relaciones interpersonales, y trabajo en equipo. - Capacidad para trabajo ocasional en condiciones de tensión por la simultaneidad de tareas y la coordinación de ellas para cumplir instrucciones. - Perfecto dominio de español. Organiza la agenda diaria y/o semanal de reuniones de su jefe superior inmediato, toma notas y prepara actas o ayuda memoria según instrucciones. Mantiene directorios telefónicos y de referencia interna de personal etc., según requerimientos. 11

12 Pág. 12 de 13 Hace trabajo de mecanografiado y edición de textos, correspondencia, formularios administrativos y afines. Organiza y mantiene en orden los archivos de correspondencia y documentación pertinentes al área que apoye con sus servicios. Lleva registros y control de trámite de la correspondencia y asuntos administrativos que se le encarguen, haciendo listados semanales de control de asuntos pendientes para el seguimiento e instrucciones del superior inmediato. Mantiene al día la recopilación de instrucciones, guías o manuales aplicables al área donde preste servicios. IV. 1. EDUCACIÓN: Formación básica en secretariado, y cursos de capacitación como usuario computacional en procesamiento de textos, hoja de cálculo y base de datos. 2. EXPERIENCIA: Profesional de al menos dos años de ejercicio, y uno o más en funciones equivalentes. H. CHOFER Bajo la supervisión e instrucciones del Asistente Administrativo, rea1iza labores propias de conducción de vehículos motorizados. Lleva los controles básicos de mantenimiento y utilización de vehículos, incluyendo operaciones necesarias para mantener el vehículo en condiciones de servicio seguro y confiable. II. ATRIBUCIONES Licencia de conducir vigente, de tipo profesional, para toda clase de vehículos, Capacidad para construir y mantener buenas relaciones interpersonales. Conocimientos de mecánica y seguridad en e 1 tránsito compatibles con los vehículos a usar. Capacidad para escribir y rendir cuentas de las informaciones que debe mantener al día. Conduce vehículos oficiales del Proyecto y los demás que se pongan a su disposición. 12

13 Pág. 13 de 13 Responsable por el mantenimiento y controles diarios del vehículo según las normas establecidas, incluyendo reparaciones menores, aseo y seguridad de servicios de transporte. Rea1iza servicios de transporte fuera de1 horario oficia1 para personal del o asignado al Proyecto. Registra e informa sobre el consumo diario de combustible, kilometraje, cambios de aceite, reparaciones, itinerarios, etc., según pautas establecidas. IV. Formación y experiencia como chofer, sin tener condenas por accidentes en los cuales haya participado. I. MENSAJERO Bajo la supervisión e instrucciones del Asistente Administrativo, rea1iza labores propias de movimientos de entrega y recepción de correspondencia, así como de adquisiciones y afines del área administrativa. II. ATRIBUCIONES Capacidad para construir y mantener buenas relaciones interpersonales. Capacidad para escribir y rendir cuentas de las informaciones que debe mantener al día. Recoge y entrega correspondencia, documentación administrativa o comercial, elementos adquiridos en proveedores locales y afines. Colabora en trabajos de fotocopiado de documentos, a requerimiento en períodos en que no tenga otros encargos de trabajo. IV. Bachillerato concluido, experiencia en trabajo similar. 13