LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA Orientaciones Metodológicas

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1 LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA Orientaciones Metodológicas

2 Título La de proyectos en Fe y Alegría. Orientaciones Metodológicas. Colección "Fortalecimiento de los sistemas de Gestión y Fortalecimiento Institucional" de la FIFyA (Programa 6 del PGDFI) Textos Javier Cortegoso y equipo de la Oficina de Coordinación General de la Federación Internacional de Fe y Alegría (Luis Carrasco, Gonzalo Sánchez, Julio Pérez, Maritza Barrios) Corrección de textos y contenido Comisión Internacional del Programa 6 (Jorge Cela, Luis Carrasco, Ramón Almansa, Fernanda Sostres, Norival de Oliveira) Responsables de las Fe y Alegría y Nancy Caminada Diagramación Centro de Comunicación y Producción Audiovisual - CEPA Imprenta Corripio Edita y distribuye Federación Internacional de Fe y Alegría Cayetano Rodríguez 114, Gazcue Santo Domingo D.N. República Dominicana Teléfonos: / Fax: Web: (c) Fe y Alegría 2009 Hecho el Depósito de Ley Depósito Legal: I.S.B.N Santo Domingo, 2009 Publicación realizada con el apoyo de

3 ÍNDICE Presentación 1 Introducción. El proyecto, una herramienta común para la diversidad de agencias y para la diversidad de las Fe y Alegría 3 I. El ciclo de proyectos en Fe y Alegría 9 1. El proyecto desde la mirada estratégica Qué es un proyecto? Concepto y lógica del ciclo de proyectos en Fe y Alegría La cartera de proyectos y la planificación de nuevos proyectos Los actores en el ciclo de proyectos y su participación 37 II. El proceso de de proyectos en Fe y Alegría La identificación del proyecto 48 a. El punto de partida para la identificación 48 b. La identificación propiamente dicha 50 c. De la identificación a la negociación y formulación 60 d. La financiación de la identificación 60 e. Otros insumos para la identificación. La línea de base 61 f. La pre-formulación La negociación y formulación del proyecto 65 a. El punto de partida para la negociación y formulación 65 b. La relación política y técnica con la agencia 65 c. La negociación y formulación, dos ejercicios distintos en una misma fase del ciclo 67 d. Los pasos de la fase de negociación y formulación 68 e. El cierre de la negociación y formulación La ejecución y seguimiento del proyecto 89 a. El punto de partida para la ejecución y seguimiento 89 b. La aprobación del proyecto. Primeros pasos en la ejecución 90 c. La ejecución del proyecto 93 d. El seguimiento del proyecto 97 e. GESPRO en la ejecución y seguimiento de los proyectos 102

4 f. El cierre de la ejecución y del seguimiento Cierre y evaluación del proyecto. Innovación y aprendizaje 104 a. El sentido de la fase de cierre 104 b. Actividades en la fase de cierre 105 c. Productos de la fase de cierre y evaluación 107 d. El cierre del cierre. Continuidad del servicio 110 Glosario 115 Bibliografía 123

5 PRESENTACIÓN A través de la historia los viajeros y navegantes se han valido de múltiples recursos para orientar su camino. Con ese interés se desarrollaron los conocimientos geográficos y astronómicos y evolucionó toda una tecnología desde los mapas y las brújulas, hasta los modernos GPS, que nos guían a partir de una conexión satelital. Este libro puede clasificarse como un aporte más a los subsidios para quienes emprenden caminos de construcción de la historia. En el segundo Plan Global de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional la Federación Internacional Fe y Alegría se trazó como su segundo objetivo estratégico: Fortalecer la institucionalidad federativa de Fe y Alegría e impulsar el desarrollo de un modelo de gestión, tanto en lo nacional como en lo internacional, que refuerce la identidad y garantice la sostenibilidad económica y social del Movimiento, con la finalidad de asegurar la continuidad de las acciones e incrementar la capacidad de respuesta a las necesidades de las poblaciones excluidas. Estamos cerrando nuestro segundo Plan Global y uno de sus productos de fortalecimiento institucional es este libro. Recoge el esfuerzo de varios años para mejorar los departamentos de proyectos de las Fe y Alegrías nacionales y de la Federación Internacional. Todos ellos han colaborado con Javier Cortegoso, que por varios años lideró el departamento en la Oficina de Coordinación General de la Federación. Fe y Alegría no se organiza por proyectos. Su estructura responde más a una visión de más largo plazo, a la planificación estratégica. Así la Coordinación de la Federación articula programas de largo alcance, que tienen su mirada puesta en el horizonte, pero que se concretan en proyectos. Los proyectos son la forma de avanzar hacia el horizonte estratégico. Construir un proyecto supone tener una estrategia. Esa es su importancia fundamental. Nos permiten organizar nuestra acción con miras a nuestros objetivos. Son como el mapa y la carta de ruta para avanzar. Son una herramienta metodológica imprescindible para alcanzar los resultados que queremos. En el correcto diseño de proyectos y en su eficiente ejecución nos jugamos mucho de la calidad de nuestro trabajo. Pero los proyectos son también un importante instrumento de negociación de financiamientos. Alrededor de un 20% de las ayudas que recibe Fe y Alegría vienen como respuesta a proyectos presentados ante distintas instancias financiadoras. La pertinencia de estos proyectos, su adecuada formulación, sus presupuestos y cronogramas no sólo son una ayuda para actuar eficazmente, sino también para alcanzar credibilidad 1

6 LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA ORIENTACIONES METODOLÓGICAS de nuestros financiadores. En la formulación, ejecución y rendición de cuentas de los proyectos apostamos nuestra sostenibilidad. Los proyectos marcan además el estilo institucional. Un proyecto de Fe y Alegría tiene que tener como punto de partida la mirada transformadora sobre la realidad social. Debe ser construido participativamente, teniendo la comunidad como actor privilegiado; sabiendo que lo más importante es la gente. Reflejará el estilo austero, creativo, comunitario propio de Fe y Alegría. Tenderá a la construcción de redes humanas de solidaridad. Porque en nuestro hacer se tiene que traslucir nuestro ser. Diríamos que tenemos que hacer siendo lo que somos. Por eso para formular y ejecutar un proyecto de Fe y Alegría tenemos que haber asumido profundamente la identidad institucional. Los proyectos implican también una responsabilidad ética. Ellos se orientan hacia una inversión en desarrollo humano. La responsabilidad ética abarca desde el origen de los fondos a invertir, hasta al rendición de cuentas sobre la ejecución. Requiere atención a qué desarrollo se busca. No todos los fondos invertidos en los pobres son apropiados. Donaciones con finalidades clientelares, con estilos asistenciales que crean dependencias, con implicaciones discriminatorias, con objetivos cuestionables (como fomentar el consumismo entre los pobres), no deben ser la meta de nuestros proyectos. La responsabilidad ética nos obliga a enfocar bien, a ejecutar eficaz y eficientemente y a rendir cuentas con transparencia. Hablar de proyectos en tiempos de crisis financiera mundial parece arriesgado. Sin embargo más que nunca en tiempo de crisis tenemos que aprender a hacer proyectos. Para aprovechar mejor los escasos recursos y las oportunidades que todo tiempo de crisis abre. Queremos a nombre de la Federación agradecer a Javier Cortegoso y a Nancy Caminada por el trabajo inicial realizado en este texto. También al equipo de la Oficina de Coordinación General de la Federación, a los miembros de la Comisión Internacional del Programa 6 y a los Responsables de las Fe y Alegría nacionales que enriquecieron el texto con sus aportes y su experiencia, y finalmente, a Gonzalo Sánchez, que coordinó e integró los aportes de todos. Tenemos aquí una guía para aprender de nuestras acciones, para fortalecer su coherencia, para emprender acciones transformadoras de una realidad plagada de exclusiones e injusticias, para innovar. Ella nos ayudará a hacer el bien y hacerlo bien. Jorge Cela, S.J. Coordinador General Federación Internacional Fe y Alegría 2

7 INTRODUCCIÓN El proyecto una herramienta común para la diversidad de Agencias y para la diversidad de las Fe y Alegría EL PROPÓSITO DEL DOCUMENTO Este documento pretende incidir en la calidad de la gestión de los proyectos, fortaleciendo la formación de los distintos actores responsables y, por ende, los procesos de desarrollo que impulsa cada Fe y Alegría. Para ello, brinda orientaciones conceptuales y metodológicas que faciliten la implementación de procesos y herramientas en la gestión de proyectos en las distintas etapas del ciclo: (1) identificación, (2) negociación y formulación, (3) ejecución y seguimiento y (4) cierre de proyectos, tomando como referencia tanto las experiencias existentes en la Federación como la teoría sobre la metodología del enfoque del marco lógico. Pretende tener dos utilidades directas: Servir de base para el proceso de formación e inducción del personal de las Fe y Alegrías nacionales y de la Federación, especialmente de los departamentos de proyectos. Servir de fuente de consulta y apoyo directo en la gestión de proyectos dentro del Movimiento. Todas las Fe y Alegría cuentan con departamentos de proyectos. Sin embargo los niveles de responsabilidad (toma de decisión) y de funciones y tareas varían entre una y otra. Aunque para la claridad de la exposición, en este documento se opta, en ocasiones, por asignar tareas concretas a un determinado personal (proyectos, administración, áreas de servicios, etc.), el lector deberá aplicar los pasos en función de su propia estructura y modelo de organización. LA IDEALIZACIÓN DEL ENFOQUE DEL MARCO LÓGICO Y DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS El enfoque de marco lógico no es el único enfoque metodológico para los proyectos, pero se trata de la opción mayoritaria de las agencias con las que trabaja Fe y Alegría y es la referencia ya adoptada en la mayor parte de los proyectos. Este documento se enmarca en la concepción fiel del enfoque de marco lógico, pero con un énfasis especial en la participación de los actores en cada una de las fases del ciclo de proyectos. En la gestión del proyecto como instrumento de desarrollo no existen metodologías ni 3

8 LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA ORIENTACIONES METODOLÓGICAS esfuerzos de mejora de la calidad que supongan una receta infalible en la ejecución y el impulso de los procesos de desarrollo. Por muy experimentados que consigamos ser en las habilidades técnicas para la gestión, por mejores instrumentos y herramientas de las que nos dotemos como organización, nunca logramos prepararnos del todo para lo que la realidad nos depara. El proceso social es mucho más complejo y sorprendente de lo que podamos afinar o prever en los proyectos. La pretensión de este documento es incidir precisamente en nuestras capacidades y nuestros procedimientos, poniendo de relieve determinados conceptos y metodologías que nos ayuden a gestionar mejor. Y gestionar mejor, muchas veces, significa estar mejor preparados para lo impredecible, o simplemente para lo que pasa. Si somos capaces de propiciar verdaderos procesos participativos, si fundamentamos nuestra gestión en la comunicación, en el trabajo en equipo, si adquirimos la práctica de planificar y evaluar, etc., estaremos poniendo medios para gestionar mejor, y de esa manera ser capaces de impulsar, a través de los proyectos, nuestras estrategias de transformación social. CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UNA METODOLOGÍA COMÚN PARA LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA? Durante los últimos años han existido significativos avances en la calidad técnica de los proyectos en Fe y Alegría. La mejora de la calidad de los proyectos, sin embargo, ha venido en no pocas ocasiones desde las exigencias de otros. Si bien siempre ha existido la voluntad interna de mejorar nuestros procesos de gestión, la carga de trabajo, la alta rotación del personal de las áreas de proyectos y la complejidad de los procesos de transición subsiguientes, junto a las escasas oportunidades de formación específica en el contexto latinoamericano, explican, entre otras razones, este itinerario de crecimiento de fuera hacia dentro. Durante la vigencia del II Plan Global de la Federación Internacional de Fe y Alegría, y especialmente en la ejecución de los distintos proyectos del Programa 6 Sistemas de Gestión y Sostenibilidad Institucional, se ha procurado generar las bases para un proceso de formación permanente en el componente de Gestión del Ciclo. La concepción de este documento pretende ser la base teórico-práctica de la formación que debe implementarse en la Fase III del Programa 6 ( ), fase que incluye, además, el acompañamiento presencial y virtual, el intercambio de experiencias y trabajo en red, la devolución de los procesos de aprendizaje, así como la implantación de GESPRO como herramienta principal para la gestión de proyectos en Fe y Alegría, que también ayudará a unificar nuestros criterios de trabajo. 1 La intención del itinerario de la formación en la de proyectos que se 1 Para obtener mayor información sobre la herramienta de gestión de proyectos acudir a GESPRO en el Glosario. 4

9 INTRODUCCIÓN promueve desde el Programa 6 es converger nuestras dinámicas internas de mejora de la calidad con los procesos dados en los desafíos y oportunidades de financiación externa. En cierto modo se trata de adelantarnos a las exigencias de las agencias y estar preparados para un entorno cada vez más exigente y más competitivo, fundamentalmente con la voluntad de ofrecer un mejor servicio a quienes forman parte de Fe y Alegría, los y las participantes. Fe y Alegría funciona con una estructura de red y por lo tanto no desconoce la oportunidad de aprender unos de otros como vía de fortalecimiento. En este sentido, el documento recoge los aportes y la experiencia que los responsables de proyectos de las Fe y Alegría nacionales volcaron en los espacios de reflexión propuestos en sucesivos talleres internacionales desde el año 2002, así como las propuestas de la Coordinación de la Federación y las recomendaciones de la Comisión Internacional del Programa 6, Este documento es una primera edición que seguramente tendrá que ser revisada y mejorada cada cierto tiempo, porque tanto la organización de Fe y Alegría como el contexto de la cooperación son cambiantes. En la medida que se extienda la implantación de GESPRO en las Fe y Alegría cambiarán procesos y herramientas que deberán ser tomados en cuenta en futuras ediciones. EL PROYECTO UNA HERRAMIENTA COMÚN PARA DIVERSAS AGENCIAS Y FE Y ALEGRÍAS Aunque cada agencia cuenta con sus propias especificidades, conocemos bien que existen herramientas estándar y exigencias comunes. Por otra parte tenemos una tipología de acciones de desarrollo también similar entre las Fe y Alegría y, cada vez más, marcos compartidos de intervención que se expresan en proyectos nacionales que conforman un programa internacional y proyectos plurinacionales dentro de líneas temáticas y ámbitos coincidentes (por ejemplo, Calidad de la Educación, Educación Básica, Educación Técnica, Informática Educativa, Educación a Distancia, Educación Especial, etc.). Al crecimiento en la importancia del proyecto como instrumento dentro de nuestro modelo de financiación, no es ajena la necesidad de que el personal ligado al impulso de los procesos en las Fe y Alegría nacionales conozca nociones básicas de lo que supone la ejecución dentro de la lógica de los proyectos. Por tanto, también este documento puede ser una herramienta para fortalecer las capacidades gerenciales de las personas implicadas en llevar adelante la ejecución de los planes institucionales de desarrollo, puesto que, además, reivindica la importancia y necesidad del trabajo en equipo como principio de gestión. 5

10 LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA ORIENTACIONES METODOLÓGICAS EL PROYECTO DESDE LA IDENTIDAD DE FE Y ALEGRÍA Según el Ideario Internacional del Fe y Alegría (XV y XVI Congresos Internacionales Mérida (Venezuela) y San Salvador (El Salvador), 1984 y 1985) la Identidad de Fe y Alegría se resume en: Fe y Alegría es un Movimiento de Educación Popular que nacido e impulsado por la vivencia de la Fe cristiana, frente a situaciones de injusticia, se compromete con el proceso histórico de los sectores populares en la construcción de una sociedad justa y fraterna. Fe y Alegría hace una opción por los pobres, y en coherencia con ella escoge los sectores más necesitados para realiza su acción educativa y de promoción social; desde allí dirige a la sociedad en general su reclamos constante en búsqueda de un mundo más humano. De esta manera los proyectos en Fe y Alegría siempre deben tener un enfoque dirigido a promover el cumplimiento de la misión institucional, preservar y fortalecer la identidad del Movimiento. En todo caso, deben ser proyectos que tomen en cuenta el compromiso con los procesos históricos de los sectores populares y promuevan al trabajo con los más necesitados, tanto en la acción educativa como en la promoción social. También deben ser proyectos que contengan en todos los casos un constante reclamo a la sociedad por la búsqueda de un mundo más humano. Y de manera general un proyecto elaborado desde Fe y Alegría, como se establece en el Ideario, debe siempre tratar de alcanzar los siguientes dos objetivos del Movimiento: Promover la formación de hombres y mujeres nuevas, conscientes de sus potencialidades y de la realidad que los rodea, abiertos a la trascendencia, agentes de cambio y protagonistas de su propio desarrollo. Contribuir a la creación de una sociedad nueva en la que sus estructuras hagan posible el compromiso de una Fe cristiana en obras de amor y de justicia. LA RELACIÓN ENTRE LOS PLANES ESTRATÉGICOS Y LOS PROYECTOS La acción de Fe y Alegría es una acción estratégica. En los países y en la Federación se han definido de manera participada planes plurianuales que recogen la expresión organizada del deseo institucional de cambio, dentro de su contexto local, nacional e internacional, en un sentido determinado, para un grupo de participantes definido y, además, de un modo evaluable, que permite medir sus logros y ofrece insumos para el aprendizaje institucional. La Planificación estratégica es un instrumento para el cambio y para impulsar y promover la toma de decisiones en función de ese cambio. 2 2 En La Planificación Estratégica en Fe y Alegría, 2007, p

11 INTRODUCCIÓN ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO El documento tiene dos partes y un glosario: La primera se acerca de un modo más conceptual, aunque aterrizado en la realidad institucional de Fe y Alegría, a las nociones básicas: el concepto del proyecto y sus características, y el ciclo de proyectos y sus fases. La segunda, tomando como referencia el ciclo de proyectos en Fe y Alegría, se acerca de un modo práctico a los procesos y acciones que deben llevarse a cabo a lo largo de la vida de un proyecto. Al final del documento se presenta un glosario que pretende ayudar a precisar ciertos conceptos claves para la comprensión del documento. 7

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13 EL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA 1

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15 CAPÍTULO 1 EL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA 1. EL PROYECTO DESDE LA MIRADA ESTRATÉGICA Desde la perspectiva estratégica, el proyecto es una toma de decisión institucional y se convierte en una herramienta para dicho cambio y debe, por lo tanto, ser coherente con la planificación, acogiéndose en las líneas de acción, resultados y programas que estructuran la planificación estratégica. Aunque se ha avanzado en la creación de una cultura común de la planificación estratégica en Fe y Alegría, encontraremos estructuras y nomenclaturas distintas en función de las características y decisiones de los países. En lo que ahora nos ocupa, veremos enseguida, un proyecto debe impulsar el plan estratégico, siendo éste un criterio clave a la hora de decidir si apostamos o no por la formulación, presentación y eventual ejecución del mismo. El plan estratégico es la expresión organizada y participada del deseo institucional de alcanzar un determinado escenario (imagen objetivo) gracias a transformaciones sociales e institucionales (objetivos estratégicos). El programa (dentro de un plan estratégico) recoge los resultados de un objetivo operativo, expresando así lo que se quiere lograr en el área temática del mismo al finalizar la vigencia del Plan. Por lo tanto, los resultados de un programa constituyen el marco de intervención de los proyectos. El proyecto es un instrumento o herramienta -no la única- para el impulso de los programas incluidos en el plan estratégico y responde a una doble función: son pasos precisos en la concreción de uno o varios resultados de un programa (con objetivos y resultados determinados, recursos necesarios para alcanzarlos y tiempo definido para su ejecución) son herramientas para la financiación del plan a través de terceros. UN PROYECTO PUEDE ESTAR REFERIDO A DISTINTAS LÍNEAS DE ACCIÓN, RESULTADOS O PROGRAMAS DE UN PLAN ESTRATÉGICO? Las combinaciones son muchas, por eso podemos afirmar que sí, un proyecto puede responder a distintas líneas, resultados o programas de la planificación estratégica, aunque generalmente la lógica interna que se les exige aconseje cierto tipo de unidad 11

16 LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA ORIENTACIONES METODOLÓGICAS ligada a la transformación o innovación que persigue un proyecto. También dependerá de cómo se haya articulado el plan. ciclo de Proyectos 1El La unidad puede venir determinada por elementos distintos al del programa, resultado o línea de acción. Por ejemplo, por lo geográfico o por el ámbito escolar en el que se interviene, y en ambos casos puede proponer avances en temáticas variadas recogidas en distintos programas del plan estratégico- que tengan como participantes al mismo colectivo o la misma ubicación. UN PROGRAMA, UN RESULTADO O UNA LÍNEA PUEDEN ESTAR SOPORTADOS POR DISTINTOS PROYECTOS? De forma todavía más natural, una línea de acción, un resultado o un programa del plan estratégico puede estar apoyada por proyectos distintos, sea sucesivamente o al mismo tiempo. POR QUÉ UN PROYECTO DEBE NECESARIAMENTE ENCAJAR EN EL PLAN ESTRATÉGICO? Como se ha dicho, el plan estratégico constituye, en Fe y Alegría, el marco de referencia inicial en la identificación y formulación técnica de los proyectos. Suponiendo que contamos con el activo del proceso de reflexión y participación que supone formular un plan estratégico, qué sentido tendría proponer proyectos al margen del mismo? 3 No se trata simplemente de comprobar si nuestros proyectos coinciden con nuestro plan, sino que durante su estudio y en la fase de identificación verifiquemos que desarrollen e impulsen la estrategia institucional. La coincidencia posterior no les da valor, lo que les da valor, lo que les legitima es su utilidad en función de que sean fruto de nuestra proyección estratégica. Por lo tanto la Planificación estratégica debe ser el referente previo a la decisión de implementar o no un proyecto. 3 Ante los retos y desafíos de la pobreza, planificamos para dotar de mayor eficacia y coherencia al trabajo, para poder auto-revisarnos e identificar así estrategias novedosas que impacten positivamente en la calidad de vida de los participantes. 4 Un proyecto estratégico, es decir aquel que impulsa la planificación estratégica de la que nos hemos dotado, perseguirá también estos fines. Planificar requiere el compromiso de toda la institución. 5 En la misma medida, un proyecto estratégico debe estar basado en el trabajo en equipo y contar con la participación de los distintos actores que forman parte del mismo. 3 Nos detendremos sobre esto al hablar de la Fase de Identificación de los proyectos 4 En La Planificación Estratégica en Fe y Alegría, 2007, p. 18 y ss. 5 Ídem. 12

17 1. EL PROYECTO DESDE LA MIRADA ESTRATÉGICA PUEDEN EXISTIR PROYECTOS FUERA DEL PLAN ESTRATÉGICO? La planificación estratégica no se puede convertir en una camisa de fuerza que nos inmovilice en nuestra acción, sino que debe entenderse de manera dinámica y perceptible a cambios o a determinadas circunstancias que justifiquen la existencia de proyectos fuera del plan estratégico. Veamos alguna casuística: Proyectos de emergencia: Es lo que sucede por ejemplo en las situaciones de emergencia producidas por catástrofes naturales. Fe y Alegría, en determinadas circunstancias 6, puede promover la ejecución de proyectos de emergencia en comunidades en las que estamos presentes. Probablemente no sean proyectos que encajen en nuestra planificación estratégica ni que la impulsen, sin embargo encajan perfectamente con nuestros valores institucionales y con nuestro propio sentido de inserción en los barrios y comunidades populares. 1 El ciclo de Proyectos I. Proyectos no estratégicos: Esa flexibilidad en lo estratégico puede verse puesta a prueba ante oportunidades de financiación o cambios en el contexto que, por los tiempos de decisión, aconsejen impulsar un proyecto que no encaja en nuestro plan y que necesariamente debe ser tomado antes de que el plan estratégico se evalúe o se revise. Si se opta por ello debe tener un efecto y un reflejo posterior en el plan estratégico, reacomodándolo y legitimando así la decisión tomada. 7 Si se dan estas circunstancias, debe intentar garantizarse una decisión lo más participada posible, consciente de las implicaciones que va a tener respecto a lo acordado en el plan y a los recursos y tiempos de nuestros planes operativos. Este segundo escenario debe tener un carácter excepcional, ya que en la medida que nuestra cartera de proyectos, en un ejercicio, recoja una alta incidencia de este tipo de intervenciones fuera del plan, nos estará denunciando que nuestra planificación estratégica ha sido fruto de un proceso poco acertado. EL CARÁCTER ESTRATÉGICO DE LOS PROYECTOS FEDERATIVOS Los proyectos federativos no deben ser ajenos a las planificaciones estratégicas nacionales. El primer paso es preguntarse si encajan e impulsan la planificación en el país y ésta debe incorporarlos. Generalmente, por sus temáticas, no suele haber conflictos en el plano estratégico, pero sí en el plano operativo. Por eso, desde el nivel operativo, es responsabilidad de los programas federativos socializar las implicaciones de la participación de las Fe y Alegría en los proyectos y responsabilidad de ellas el incorporar en su plan operativo anual qué supone el hecho 6 Aunque no seamos expertos en emergencia ni sea nuestra misión fundamental atenderlas, muchas veces nuestra presencia en la comunidad puede proporcionar respuestas rápidas y eficaces por la cercanía, por el acceso desde nuestra institucionalidad a fondos específicos, por nuestra capacidad de acopio y llegada a las zonas afectadas, etc. 7 En cuanto a la necesaria re acomodación del plan nos referimos, obviamente, a proyectos que sean significativos en nuestra acción global, bien en contenidos, bien en volumen de recursos y/o de tiempo. 13

18 LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA ORIENTACIONES METODOLÓGICAS de sumarse a un proyecto federativo desde un punto de vista doble, el de los procesos y el de los recursos. ciclo de Proyectos 1El Se necesita lograr un adecuado aterrizaje y engranaje de los proyectos federativos en las dinámicas y procesos nacionales. Es necesario garantizar que la negociación política que se da en las instancias directivas trascienda y sea conocida y asumida por los equipos nacionales que deberán después asumir la ejecución de estos proyectos. Para ello es imprescindible que los/as implicados/as en la Fe y Alegría nacional conozcan en profundidad la lógica global de los proyectos federativos Los proyectos federativos deben, igualmente, someterse, en todas sus fases, al principio de participación, ya que se corre un mayor riesgo de incoherencia en la definición de sus elementos básicos cuando es el personal del programa o el equipo de proyectos de la Oficina de Coordinación General de la Federación quien asume las tomas de decisión en su diseño. Por ello, es fundamental prever y trabajar con tiempos suficientes para canalizar las particularidades de intervenciones que se ejecutarán en una gran diversidad de puntos geográficos. LA DINÁMICA INSTITUCIONAL IMPULSADA POR LA CARTERA DE PROYECTOS DEBE SER ESTRATÉGICA Se ha visto la ubicación que puede tener un proyecto en relación a un plan estratégico y sus programas, propuestas o líneas de acción. En la medida en que se tengan proyectos fuera del plan no sólo se estarán dilapidando esfuerzos que nos dificultarán alcanzar los objetivos estratégicos y operativos del mismo, sino que además se estará yendo hacia otra parte. La alerta debe saltar no tanto por lo que no se hizo respecto al plan, sino por lo que se está haciendo efectivamente al ejecutar proyectos fuera de él. La Fe y Alegría nacional debe dar seguimiento a la dinámica institucional que se implementa a través de los proyectos, garantizando que sea una dinámica coherente con su plan estratégico. A. Varios proyectos desarrollan un programa, propuesta o línea de acción del plan estratégico B. Un proyecto a ende a dis ntos programas, propuestas o líneas estratégicas C. Proyectos fuera del plan estratégico 14

19 1. EL PROYECTO DESDE LA MIRADA ESTRATÉGICA En cualquier momento de evaluación del plan institucional debe medirse el carácter estratégico de la cartera 8 de proyectos en su conjunto. No es posible establecer un criterio porcentual que represente una señal de alerta, pero en circunstancias normales este grupo de proyectos fuera del plan no debería representar un porcentaje significativo de la cartera. Es una buena práctica dar un seguimiento a la progresión de los proyectos en función de la estrategia, en la medida que la estrategia está dirigida a la transformación social y el proyecto es un medio para el desarrollo de la estrategia. 9 Se puede pensar en que la frontera de alarma se sitúe entre el 10 y el 15% de la cartera. En las evaluaciones intermedias (o finales) del plan se debe preguntar por la bondad de esos proyectos, y en su caso incorporarlos a la planificación estratégica o desechar su ejecución, respetando siempre los compromisos ya adquiridos con terceros. Para este análisis global de la cartera de proyectos en una Fe y Alegría nacional debe definirse un responsable. En el caso que exista una comisión o una persona con funciones delegadas para el seguimiento y/o impulso del plan estratégico, pueden ser ellos/ as mismos los/as responsables. En otro caso la misma dirección nacional o el órgano directivo colegiado deben asumir esta tarea. Siempre los insumos para este análisis los puede proporcionar el/la responsable del área o departamento de proyectos. 1 El ciclo de Proyectos I. el proyecto en nuestro modelo de financiación El Movimiento Fe y Alegría ha optado por un modelo de financiación en el que tiene un peso significativo los fondos que provienen de agencias nacionales e internacionales de cooperación 10, cuyo instrumento estándar es el proyecto. Han aumentado significativamente tanto el volumen de fondos canalizados a través de esta figura, el número de proyectos, así como la complejidad tanto en su formulación como en su seguimiento y cierre. Fe y Alegría propone proyectos caracterizados por procesos de gestión transparente y participativa, procesos ordenados y evaluables, procesos -en definitiva- capaces de incidir en la resolución de problemas prioritarios de aquellas comunidades en las que Fe y Alegría se inserta y de las que es parte. 8 La cartera de proyectos se puede medir teniendo en cuenta el volumen de recursos financieros ligados a cada uno de los proyectos que la conforman. Otros indicadores o criterios pueden referirse bien al número de unidades de gestión, bien al tiempo de ejecución que cada una de estas representa, etc. 9 GESPRO (o una herramienta similar) puede permitir fácilmente levantar esta información a través de un filtro si se completa el campo al dar de alta al proyecto en la base de datos. 10 De la integración financiera realizada en el sobre las cuentas consolidadas de las 16 Fe y Alegría latinoamericanas, cerca del 19% de los fondos provenían de agencias de cooperación, con un volumen total superior a los 35 millones de dólares. 15

20 LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA ORIENTACIONES METODOLÓGICAS El proyecto, en Fe y Alegría, es un instrumento al servicio de las estrategias de transformación social que buscan generar cambios duraderos y positivos en las comunidades participantes. ciclo de Proyectos 1El En este sentido se entiende un proyecto como un instrumento que contribuye al logro de objetivos superiores mediante estrategias que impulsan procesos de transformación social basados en los valores de justicia, participación y solidaridad, y en la imprescindible coherencia entre la práctica y dichos valores, que no pueden quedar al margen de los retos de la realidad 11 El proyecto se entiende siempre dentro de un plan estratégico, el cual debe ser referente obligado en la construcción, seguimiento y evaluación de los proyectos en Fe y Alegría QUÉ ES UN PROYECTO? a. El concepto Existen numerosas definiciones en los manuales de gestión de proyectos y de la metodología de El Enfoque del Marco Lógico. Se toma por ejemplo el que recoge los elementos clásicos de la definición. Proyecto: Una intervención planificada destinada a lograr ciertos objetivos específicos dentro de un presupuesto dado y dentro de cierto período de tiempo. 12 No es necesario por lo tanto crear un concepto que ya está ampliamente consolidado y explicado por los expertos. Pero sí que es importante reescribir este concepto en el contexto de Fe y Alegría, resaltando aquellos elementos que deberían caracterizar cualquiera de los proyectos y que pueden servir para el control de la calidad de los mismos. A continuación se propone una definición para luego desarrollar cada uno de sus elementos. Un proyecto en Fe y Alegría comprende (1) una lógica de intervención completa y coherente (2) orientada a transformar de manera positiva y duradera una situación que afecta (3) a un número determinado de personas. (4) Desde la participación y a través de (5) una propuesta de innovación, el proyecto se ejecuta (6) en un tiempo y lugar definido y (7) con unos recursos predeterminados. Los proyectos de Fe y Alegría (8) están insertos en estrategias de transformación social de mayor alcance, es decir son coherentes con la estrategia institucional y prevén (9) la sostenibilidad de sus transformaciones desde la perspectiva institucional, social y económica. 11 Ideario Internacional de Fe y Alegría. 12 El enfoque del marco lógico. IUDC-UCM Madrid,

21 2. QUÉ ES UN PROYECTO? b. Características del Proyecto 1. Lógica de Intervención completa y coherente: Estará definida por los objetivos que el proyecto persigue, vinculados al plan estratégico institucional y a los procesos de identificación realizados. La propuesta que el proyecto hace redundará en la consecución de unos resultados cuantificables; estos surgen desde la realización de actividades organizadas que cuentan con los recursos que se tiene, con los que hacen falta y con los procesos que caracterizan el accionar de Fe y Alegría. 2. Orientada a transformar de manera positiva y duradera una situación. Más allá del enfoque tradicional en la cooperación en la que se vinculan los proyectos a la resolución duradera de problemas concretos, la práctica de las Fe y Alegrías señala que muchos de sus proyectos se planean desde el enfoque del servicio; están orientados, por lo tanto, a la continuidad de los mismos, a su ampliación o aprovechar oportunidades de mejora. 1 El ciclo de Proyectos I. Un proyecto en Fe y Alegría se orienta a la transformación positiva y duradera de una situación, bien sea un problema, una oportunidad, la mejora o ampliación de un servicio, un desafío, es decir con un enfoque amplio de la intervención, el del servicio, que integra el enfoque del problema pero lo supera. Todos los proyectos deben estar orientados a transformar una situación, capacidad que está dada por la pertinencia de la intervención en relación a las demandas, necesidades o expectativas de la población. En el planteamiento de la justificación de un proyecto será preciso proponer siempre, con claridad, en qué medida y de qué manera ese servicio, esa oportunidad de mejora, ese desafío, resuelve o aporta a la problemática final que lo justifica. Muchas veces, en la identificación y en la formulación de proyectos se tendrá que recuperar los elementos de la identificación primera, es decir aquella que justifica la existencia del servicio mismo y/o de nuestra estrategia institucional y que, por ende, explica la promoción de esta iniciativa concreta que es el proyecto. 3. Que afecta a un número determinado de personas. En la medida en que los proyectos son pasos precisos para el avance o logro institucional enmarcado en determinadas estrategias de transformación social, el proyecto debe identificar con 17

22 LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA ORIENTACIONES METODOLÓGICAS claridad quiénes son los participantes 13 del mismo. Y debe hacerlo con el mayor detalle posible. ciclo de Proyectos 1El El proyecto prevé un número determinado de participantes, y los desagrega según el tipo de intervención que se puede plantear, entre otros, por algunos de los siguientes criterios: Género (hombres, mujeres, niños, niñas); Rangos de Edad; Grados escolares (básica, inicial, primaria, secundaria, bachillerato, etc.); Procedencia (contexto y ámbito de la intervención: urbano, rural, sierra, selva, costa, etc., según el caso); Étnico, especialmente cuando se trabaja con población indígena; Especialidad Educativa (Técnica y su nivel, Radial, Educación especial, etc.). También en los proyectos educativos si están o no contemplados en la currícula formal (Educación Formal vs Informal, Alternativa, etc.). 4. Desde la participación (la de los participantes). La participación debe estar presente de modo inmediato en un proyecto en todas sus fases. Los proyectos no son fruto de un especialista (técnico de proyectos) o de un mandato o visión de un director, junta directiva u otro órgano de poder dentro de la institución, sino que son la expresión concreta de la interpretación de la realidad compartida por el personal de las distintas áreas (dirección, servicios pedagógicos o académicos, formación, relación con la comunidad, etc.) junto con el personal de los centros educativos (comunidad escolar en un sentido amplio) u otras unidades de intervención, y muy especialmente de la población participante del barrio o de la comunidad donde dicha intervención se quiere implementar (comunidad educativa) 14. A su servicio es al que trabajan los/as técnicos de proyectos, y no desde su iniciativa propia. Este carácter participativo debe expresarse en todas las fases de la de proyectos, pero debe estar asegurada de manera principal durante su identificación, formulación y ejecución A través de una propuesta de innovación. El proyecto siempre generará algún producto, un bien o un servicio, algo que antes no estaba, material o intangible, consumible o no consumible. La innovación existe en la medida que relacionamos el beneficio que se obtiene con el/la participante que lo adquiere o disfruta (docentes que adquieren competencias). 13 Como se verá más adelante, en Fe y Alegría, se prefiere hablar de participantes o protagonistas frente a la terminología más habitual de beneficiarios/as utilizada por el común de las agencias. Esto tiene la intención de enfatizar una relación bidireccional de iguales, y el principio de la participación como uno de los rasgos principales y transversales de un proyecto en Fe y Alegría, descartando expresiones que parecen subrayar una relación unidireccional, de la institución hacia la persona, en vez de relaciones bidireccionales propias de la educación popular. 14 Para profundizar en los conceptos de comunidad escolar y comunidad educativa en Fe y Alegría se recomiendan los documentos del Congreso Internacional del 2006 de Cochabamba, Bolivia. 15 Se verá más adelante cómo articular la participación en las distintas fases del ciclo de vida de un proyecto. 18

23 2. QUÉ ES UN PROYECTO? Este ejercicio es importante porque nos dará los insumos normalmente a nivel de resultados esperados, o bien a nivel de indicadores del objetivo específico. 6. En un tiempo y lugar definidos. Otras de las expresiones de concreción de un proyecto la conforman el tiempo, que se estimará en la identificación y en la formulación del proyecto relacionando cada actividad con un período determinado para ser completada Con unos recursos predeterminados. El proyecto debe contar con una serie de recursos (humanos y materiales) predeterminados. Estos recursos son los que deben permitir realizar las actividades propuestas en los tiempos definidos. 8. Están insertos en estrategias de transformación social de mayor alcance, es decir son coherentes con la estrategia institucional. 17 Otra de las características de un proyecto en Fe y Alegría es su carácter estratégico. 1 El ciclo de Proyectos I. Esta característica identifica el por qué y el para qué se realiza el proyecto. Está directamente vinculada al objetivo específico de la intervención enmarcado en un proceso de transformación mayor (objetivo general del proyecto). 9. Prevén la sostenibilidad de sus transformaciones desde la perspectiva institucional, social y económica. Se comparte aquí dos definiciones complementarias de cómo se debe entender la sostenibilidad:»» El grado en que las instituciones del país anfitrión seguirán persiguiendo el objetivo después de que se termine la asistencia del proyecto 18»» Probabilidad de que los efectos positivos de un proyecto (bienes, capacidades, instalaciones o servicios mejorados) se mantengan durante un largo período de tiempo después de que finalice la asistencia externa 19 La primera de ellas, quizá de un carácter técnico menor, es sin embargo muy importante y se liga al carácter estratégico del proyecto. El enmarcarlo en una planificación estratégica de más largo alcance, que recoge la expresión del deseo institucional de cambio, nos da una primera clave de fortaleza de la sostenibilidad del proyecto; siempre incorporado a procesos de transformación social de mayor alcance y avalados por y desde la participación de los y las protagonistas. La segunda definición lleva a intentar responder a cuestiones básicas que deben plantearse en el momento en que se diseña el proyecto y no al finalizarlo: qué pasará con la innovación que ha traído un proyecto cuando termina la financiación 16 Generalmente se expresará el tiempo necesario para realizar una actividad en meses. 17 Se verá su importancia en la siguiente sección. 18 "El enfoque del marco lógico IUDC-UCM Madrid, Glosario. 19 Guía para el Seguimiento y Evaluación. Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA) Glosario. 19

24 LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA ORIENTACIONES METODOLÓGICAS externa?, cómo se garantiza que además de positiva sea duradera?, con qué recursos será mantenida?, etc. ciclo de Proyectos 1El Esta reflexión que, como se señaló, debe anticiparse en el momento de la identificación y formulación de un proyecto, debe tener al menos un triple enfoque: el institucional, el social y el económico Concepto y lógica del ciclo de proyectos en Fe y Alegría a. Concepto del ciclo de proyectos en Fe y Alegría 21 El ciclo de proyectos puede definirse como la sucesión de etapas que van desde la identificación de necesidades, alternativas y objetivos, pasando por la planificación e implementación de actividades encaminadas a satisfacer dichas necesidades y lograr dichos objetivos, hasta la evaluación de los resultados conducente a una nueva identificación de necesidades. Siempre en el marco del Plan Estratégico y dentro de la amplitud de procesos de desarrollo en los que Fe y Alegría está inmersa. En Fe y Alegría definimos 4 fases en el ciclo de vida de un proyecto que responden realmente a seis tipos de procesos y acciones: (1) la Identificación, (2) la negociación y formulación, (3) la ejecución y seguimiento y (4) el cierre del proyecto -innovación y aprendizaje. El criterio de agrupación son los tiempos en que se dan cada una de ellas, por eso la fase 2 y la fase 3 contemplan dos procesos íntimamente relacionados pero que conllevan 20 En la parte II se aporta una tabla que recoge distintos elementos a tener en cuenta para cada uno de estas tres perspectivas de la sostenibilidad. 21 Basado parcialmente en Biggs and Smith

25 3. CONCEPTO Y LÓGICA DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA distintas responsabilidades y contenidos. De modo estricto la vida del proyecto está compuesta por estas cuatro fases que la completan y que de modo cíclico van alimentando una a la otra. 22 Este documento abordará la sucesión lógica de fases dentro de un proceso estándar, aunque, en ocasiones, se resaltarán excepciones 22 que, por su relevancia o frecuencia, conviene tener en cuenta para la formación y en la práctica. Además, en Fe y Alegría se reconoce; una etapa previa 23, que es la que viene determinada por nuestro plan estratégico como marco referencial y mandato para la priorización e identificación de nuestras intervenciones de desarrollo y de fortalecimiento; y una etapa final que, con independencia de la puesta en marcha de nuevos proyectos, se refiere a la continuidad de servicios. Si bien el proyecto termina con su cierre, en Fe y Alegría se quiere explicitar una quinta fase que muestra el cambio o innovación generada en el servicio y la sostenibilidad de la intervención. En cualquier caso la continuidad del servicio mejorado debe darse con o sin recursos de un nuevo proyecto. 1 El ciclo de Proyectos I. Por último, para completar el marco, se propone un proceso transversal: la evaluación, en cuanto supone diversos momentos en el ciclo de gestión de un proyecto: evaluación inicial o diagnóstica, evaluación procesual (a lo largo del proceso de ejecución), evaluación intermedia (a medio proceso), evaluación final (a la conclusión del proceso), evaluación diferida (después de un tiempo de concluido el proceso). Por otra parte también se propone la inclusión enfoques transversales 24 que deben formar parte del accionar de Fe y Alegría: la participación, educación en valores, equidad de género, interculturalidad y cuidado del medio ambiente. Estos enfoques deben estar, con mayor o menor presencia, a lo largo y ancho de la vida del proyecto. Siempre es adecuado contemplar, en cada fase, la lógica global del ciclo de proyectos. Tener en cuenta esta lógica global en todas las fases permite una mejor planificación de lo que supone la gestión del proyecto, favorece la continuidad de los procesos de fondo, dota de una mayor coherencia interna y genera un orden que hace más aprovechable los insumos distintos que cada fase ofrece. 22 El ciclo de proyectos comporta la sucesión temporal de sus fases. Es más, para que una se dé ha tenido que desarrollarse en gran parte la inmediatamente anterior. Sin embargo en ocasiones este proceso lógico puede verse alterado. La negociación puede iniciar incluso antes de la identificación, y ésta puede ampliarse en la formulación e incluso su ampliación incorporarse como una actividad en la ejecución, puede ser necesario un ejercicio de formulación anual en proyectos plurianuales dentro de las tareas de seguimiento, etc. 23 Algunos autores no la reconocen, sobre todo en la literatura que abarca el proyecto directamente como unidad de estudio. Sin embargo otros autores, generalmente en manuales de proyectos de corte institucional, sí la explicitan como un punto de partida, algunos la llaman Fase 0, otros, programación (institucional). Para Fe y Alegría la planificación estratégica es punto de partida (y de llegada como se verá más adelante) de los proyectos. 24 Los enfoques son determinadas formas de ver, observar, percibir la realidad; determinadas perspectivas desde las cuales la realidad es comprendida y desde los cuales se interviene en ella tratando de ajustarla a la visión que tenemos de ella. Estos prismas desde los cuales percibimos la realidad inciden en toda nuestra intervención. Es por ello que la mirada, la perspectiva o el enfoque es transversal a la intervención en la realidad. Los proyectos son las herramientas que nos ayudan, institucionalmente, a intervenir en la realidad. En este sentido las miradas, perspectivas o enfoques que tenemos de la realidad inciden en toda la gestión del ciclo de un proyecto. 21

26 LA GESTIÓN DEL CICLO DE PROYECTOS EN FE Y ALEGRÍA ORIENTACIONES METODOLÓGICAS b. Fases principales en la del proyecto ciclo de Proyectos 1El A continuación se explica rápidamente el significado de cada una de las fases que han sido presentadas anteriormente como parte del ciclo de vida del proyecto. El siguiente gráfico presenta de manera resumida algunos de los pasos principales en cada una de las fases del ciclo. Fase 1. La identificación El ciclo inicia con la identificación del proyecto, la cual debe responder a una necesidad o problema prioritario, a una oportunidad de mejora o a la continuidad del servicio siempre aportando una innovación, en el marco de la planificación estratégica institucional. Desde lo estratégico, la identificación tiene como objetivo el análisis de la situación que enfrenta el proyecto, y debe estar apoyada en el principio de la participación, a través de diagnósticos y otras herramientas. Si bien el área de proyectos debe ofrecer los apoyos técnicos que sean necesarios o incluso la coordinación de esta fase, la responsabilidad de su impulso recae en el personal a cargo de los procesos de desarrollo de la institución (servicios pedagógicos, formación, etc.) y en los centros educativos u otras unidades de intervención (centros comunitarios, etc.). En esta fase se sitúa la idea que motiva el proyecto en su contexto para validarla y concretarla desde el mismo. Se interpreta la realidad desde la gente y se opta, en ese medio, por la mejor estrategia para llevarla a cabo. 22