MANEJO DE LAS HOJAS DE CÁLCULO

Transcripción

1 Centro de Estudios Empresariales 1 MANEJO DE LAS HOJAS DE CÁLCULO Editar una hoja de cálculo Para editar los datos que se han introducido en una celda, podemos realizar diferentes acciones: Hacer doble clic en la celda: así se coloca el cursor directamente en la celda, y podemos empezar a modificar, eliminar o introducir datos. Hacer un clic en la celda y pulsar F2: se sitúa el cursor en la celda. Hacer un clic en la celda que se desea editar: se editan los datos en la barra de fórmulas. Moverse en una hoja de cálculo En la siguiente tabla se describen algunos métodos abreviados de teclado: PULSAR PARA MOVERSE A LA SELECCIÓN Inicio A la columna A. Ctrl+ Inicio Ctrl+ Fin A la celda A1, la primera celda de la hoja de cálculo. A la última celda de la última fila con datos.,,, A la siguiente celda. Ctrl+,,, RePag o AvPag Alt+ RePag o Alt+ AvPag Ctrl+ RePag o Ctrl+ AvPag En una dirección hacia la celda más cercana con datos o a la primera o a la última celda en la fila o columna. Una pantalla de filas arriba o abajo. Una pantalla de columnas a la izquierda o la derecha. Hacia atrás o hacia delante a través del libro, de hoja de cálculo en hoja de cálculo. También lo puedes hacer de esta manera: -Barras de desplazamiento. -Rueda de desplazamiento del ratón. -Cuadro de nombres. -Comando Ir a. -Comando Buscar.

2 Centro de Estudios Empresariales 2 Inmovilizar y dividir las columnas y las filas Para ver una parte de una hoja de cálculo, sin que nos importe la ubicación donde no situemos, se puede dividir la hoja de cálculo o inmovilizar las columnas y las filas en pantalla. Al hacerlo mediante la inmovilización de paneles, en una hoja de cálculo, se muestra una línea horizontal y otra vertical que indican las columnas y las filas congeladas. Para inmovilizar una fila o una columna, hay que situarse en la celda adyacente y pulsar sobre el botón de comando Inmovilizar paneles del grupo Ventana en la ficha Vista. Dividir la hoja de cálculo en inmovilizar paneles Sigue estos pasos: 1. Haz un clic en la celda directamente debajo de la fila o la derecha columna que desees inmovilizar o dividir. 2. En el grupo Ventana de la ficha Vista, eligen entre dividir o inmovilizar las columnas y las filas. Dividir: haz clic en el botón de comando Dividir, a continuación haz un clic y arrastra una barra de división para dividir la pantalla vertical u horizontalmente. Inmovilizar paneles: haz un clic en el botón de comando Inmovilizar paneles y elige una de las tres opciones de inmovilización de la lista desplegable. La primera opción Inmovilizar paneles, congelas las columnas a la izquierda y las filas por encima de la celda que seleccionamos. Las opciones segunda y tercera respectivamente, congelan la fila superior o la primera columna. Utiliza una de estas técnicas para deshacer la división o inmovilización de celdas: Deshacer dividir: pulsa en el botón de comando Dividir en el grupo Ventana de la ficha Vista, o haz doble clic en una de las barras de división para eliminarla o arrastra una barra de división a la parte superior o la izquierda de la ventana de la hoja de cálculo. Deshacer inmovilizar paneles: haz un clic en el botón de comando Inmovilizar paneles en el grupo Ventana de la ficha Vista y en la lista desplegable elige Movilizar paneles Vistas personalizadas Sigue estos pases para crear una vista personalizada: 1. En el grupo Vistas de libro de la ficha Vistas, haz un clic en el botón de comando Vistas personalizadas. 2. Haz clic en el botón Agregar. 3. Introduce un nombre para la vista y haz clic en Aceptar.

3 Centro de Estudios Empresariales 3 Ocultar columnas y filas - Ocultar columnas o filas: arrastra el cursor para seleccionar todas las columnas y las filas que deseas ocultar. Haz clic en el botón de comando Formato en el grupo Celdas de la ficha Inicio, elige Ocultar y mostrar y selecciona Ocultar filas u Ocultar columnas. - Mostrar columnas o filas: selecciona las columnas a la derecha y la izquierda de las columnas ocultas, o las filas por encima y por debajo de las filas ocultas. A continuación, haz clic en el botón de comando Formato en el grupo Celdas de la ficha Inicio, elige Ocultar y mostrar y selecciona Mostrar columnas o Mostrar filas. Utilizar comentarios para documentar la hoja Para manejar comentarios podemos realizar las siguientes acciones: Escribir un comentario: haz clic en la celda que necesita el comentario, ve a la ficha Revisar y haz un clic en el botón de comando Nuevo comentario o pulsa Mayúscula+ F2, también puedes pulsar con el botón secundario del ratón sobre la celda y seleccionar Insertar comentario. Leer un comentario: mueve el puntero sobre el triángulo rojo y lee el comentario en el cuadro emergente. Encontrar comentarios: en la ficha Revisar en el grupo Comentarios, haz un clic en el botón de comando Anterior o siguiente para ir de una observación a otra. Editar un comentario: selecciona la celda con el comentario, haz clic en el botón de comando Modificar comentario en el grupo Comentarios de la ficha Revisar y editar el comentario en el cuadro emergente. Eliminar comentarios: haz clic en la celda que contenga comentarios y a continuación, haz clic en el botón de comando Eliminar en el grupo Comentarios de la ficha Revisar o haz clic con el botón secundario del ratón en la celda y elige Eliminar en el menú contextual. Eliminar todos los comentarios de una hoja de cálculo: selecciona todos los comentarios y, a continuación, haz clic en el botón de comando Eliminar del grupo Comentarios en la ficha Revisar. Seleccionar celdas en una hoja de cálculo Bloque de celda: arrastra diagonalmente a través de la hoja de cálculo desde una esquina del bloque de celdas a la esquina opuesta. Las celdas adyacentes de una fila o columna: arrastra a través de las celdas. Celdas alternativas: mientras mantengas pulsada la tecla Ctrl puedes hacer clic en celdas diferentes para ir seleccionándolas. Una fila o filas: haz clic en un número de fila para seleccionar una fila completa, y si arrastras a través de las letras seleccionaras varias columnas contiguas. Toda la hoja de cálculo: haz clic en Seleccionar todo o pulsa Ctrl+ Mayúscula+ Barra espaciadora.

4 Centro de Estudios Empresariales 4 Eliminar, copiar y mover datos Eliminación del contenido de la celda/as: selecciona la celda o celdas y, a continuación pulsa Supr, o usa el botón secundario del ratón y pulsa Eliminar contenido. Evita utilizar el botón de comando Eliminar del grupo Celdas en la ficha Inicio, al hacer clic en este botón se eliminan las celdas y su contenido. Copiar y mover el contenido de la celda/as: selecciona las celdas y utiliza uno de los siguientes métodos. Comandos cortar o copiar y pegar: al pegar los datos, haz un clic en la ubicación dónde desees situar la primera celda del bloque de celdas que deseas copiar o mover. Ten especial cuidado de no sobrescribir los datos al copiar o mover los datos de origen. Al pegar los datos aparece el botón de Opciones de pegado, haz clic en él y elige una opción de pegado. Arrastrar y soltar: mueve el puntero hacia el borde del bloque de celdas, haz un clic cuando veas la flecha de cuatro puntas y comienza a arrastrar, mantén pulsada la tecla Ctrl para copiar los datos. Manipular las hojas de cálculo de un libro Moverse entre hojas de cálculo: haz clic en la ficha o pestaña de la hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla. También puedes usar las flechas de desplazamiento a la izquierda de las fichas de la hoja de cálculo. Cambiar el nombre de una hoja de cálculo: haz clic en el botón derecho del ratón en la fiche de la hoja de cálculo, elige en el menú contextual, escribe un nuevo nombre y pulsa Intro. Seleccionar una hoja de cálculo: haz clic en la ficha de la hoja de cálculo para seleccionarla. Para seleccionar varias pulsa Ctrl y sin soltar la tecla selecciona. Para seleccionar todas las hojas, haz clic en el botón secundario del ratón en una ficha y elige Seleccionar todas las hojas en el menú contextual. Reorganizar las hojas de cálculo: arrastra la ficha de la hoja de cálculo a una nueva ubicación. Mientras arrastras aparecen una pequeña flecha negra y un icono de página para mostrarte el lugar dónde aterrizará la hoja de cálculo. Insertar una nueva hoja de cálculo: en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, abre la lista desplegable en el botón de comando Insertar y elige Insertar hoja. También puedes pulsar Mayúscula+ F11 o hacer clic con el botón secundario del ratón y elegir Insertar en el menú contextual. Eliminar una hoja de cálculo: selecciona la hoja y en la ficha Inicio en el grupo Celdas, abre la lista desplegable en el botón de comando Eliminar y elige Eliminar hoja. También puedes hacerlo con el botón secundario del ratón, eligiendo Eliminar en el menú contextual. Mover o copiar una hoja de cálculo: mantén pulsada la tecla Ctrl y arrastra la ficha de la hoja de cálculo que deseas copiar a la nueva ubicación. Elegir el color de una hoja de cálculo: haz clic con el botón secundario del ratón en una ficha de hoja de cálculo y elige el color de etiqueta, selecciona un color del submenú.

5 Centro de Estudios Empresariales 5 Controlar la edición de las hojas Es aconsejable separar por un lado las hojas de cálculo con los datos y por otro lado las hojas de cálculo con las fórmulas para realizar los cálculos. Así se evita que los usuarios puedan manipular los datos. Ocultar una hoja de cálculo Ocultar una hoja de cálculo: haz clic con el botón derecho en la ficha de la hoja de cálculo y elige Ocultar en el menú contextual. Mostrar una hoja de cálculo: : haz clic con el botón derecho en cualquier ficha de la hoja de cálculo y elige Mostrar en el menú contextual. Proteger una hoja de cálculo Así impedimos que otros usuarios hagan modificaciones en nuestra hoja de cálculo. 1. Selecciona la hoja de cálculo que deseas proteger. 2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haz un clic en el botón de comando Proteger hoja. 3. Introduce una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja si deseas que solo las personas que conozcan esta contraseña puedan editarla. 4. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, selecciona las casillas de verificación junto al nombre de cada una de las tareas que deseas habilitar. 5. Haz clic en Aceptar.