NOTA DE INVESTIGACIÓN IBM COGNOS EXPRESS

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1 Documento J87 NOTA DE INVESTIGACIÓN IBM COGNOS EXPRESS OBJETIVO Los Directores que se resisten al coste y la complejidad de la adopción de tecnología como la inteligencia de negocio (BI) y la gestión del rendimiento (PM) deben tomar en consideración IBM Cognos Express como un medio para adoptar estas tecnologías y minimizar los plazos de generación de valor, los costes de despliegue y los costes de soporte. En Septiembre, IBM Cognos lanzó al mercado IBM Cognos Express, que es una aplicación integrada de BI y PM, diseñada específicamente para las pequeñas y medianas empresas. La aplicación ofrece herramientas y funcionalidad en áreas que incluyen la generación de informes, análisis, tableros de control (dashboards), cuadros de mando (scorecards), elaboración de presupuestos y previsiones (forecasting). La funcionalidad de la aplicación está disponible en tres módulos, que se pueden adquirir por separado: IBM Cognos Express Reporter, que permite a los usuarios finales construir informes y realizar consultas de manera independiente. IBM Cognos Express Advisor, que se conecta a fuentes de datos operacionales para que los usuarios puedan realizar análisis y crear activos tales como informes y tableros de control interactivos. También cuenta con herramientas de visualización que permiten a los usuarios crear informes altamente personalizados a efectos de presentación. IBM Cognos Xcelerator, que permite realizar análisis de negocio y planificación basados en Excel. Aunque nominalmente sea una aplicación, IBM Cognos Express representa la estrategia de IBM para llevar la funcionalidad de BI y PM a empresas en las que históricamente han faltado recursos para su despliegue. EL RETO Aunque herramientas como BI y PM de algún modo se han adoptado ampliamente en las empresas Fortune 500 y del segmento superior de las medianas empresas, los directivos de las empresas más pequeñas aún deben adoptarlas, aunque puedan conocer su valor y deseen desplegarlas. Algunas de las barreras que impide el acceso masivo a BI son las siguientes: Escala. En las empresas con menos de empleados a veces falta la base de usuarios necesaria para generar un retorno suficiente de un despliegue de BI o PM. Sede central Nucleus Research Inc. 100 State Street Boston, MA Teléfono: Nucleus Research Inc.

2 Resistencias a los precios. Las empresas que utilizan Excel para la generación de análisis e informes muchas veces saben que deben obtener más de sus datos, pero se resisten a la implantación de BI o PM porque ven su despliegue potencialmente demasiado costoso. Aversión al riesgo. Muchas empresas desean desplegar BI o PM para resolver los problemas relacionados con la generación de informes o análisis, pero temen que pueda interrumpir las operaciones. TEMAS Análisis e inteligencia de negocio No obstante, las empresas más pequeñas no pueden posponer la adopción de BI o PM indefinidamente. Estas empresas acumulan rápidamente grandes volúmenes de datos de fuentes heterogéneas, pero no pueden utilizarlos de forma que permita a los trabajadores y directivos de línea de negocio tomas mejores decisiones. Las pequeñas y medianas empresas han comenzado a utilizar BI y PM para resolver estos problemas. Las empresas que han tenido éxito en el uso de estas tecnologías para tomar mejores decisiones en sus organizaciones tendrán una ventaja competitiva frente a las que no lo hayan logrado. IBM COGNOS EXPRESS IBM Cognos Express es un conjunto integrado de módulos de generación de informes, análisis y planificación, creados específicamente a partir de módulos de IBM Cognos 8 para permitir que las empresas más pequeñas puedan derribar las barreras que impiden su acceso a BI y PM. El producto ofrece funcionalidades en diversas áreas, incluyendo los tableros de control, cuadros de mando, consultas, análisis y planificación. Nucleus ha identificado varias características de IBM Cognos Express que permiten la adopción de estas herramientas de manera más ágil y menos arriesgada: Precio. Los costes de las licencias son una función tanto del número de usuarios como del número de servidores. El despliegue de cualquiera de los módulos requiere una tarifa por conector de dólares. Los costes por puesto de trabajo son relativamente bajos. En una disposición de usuarios cerrada, los puestos de Reporter o Advisor se ofrecen a 500 dólares y los puestos Xcelerator cuestan dólares. Cada uno de los módulos puede ampliarse hasta 100 usuarios. Escalabilidad. Los tres componentes de la oferta, consulta e informes, análisis y visualización, y planificación y análisis, se pueden adquirir por separado. Preconfiguración. La aplicación incluye un servidor analítico en memoria preconfigurado, un almacén de contenido, un servidor Web y funcionalidad de integración de datos. La aplicación también cuenta con una interfaz de administración basada en Web preconfigurada, que permite al departamento de soporte de la aplicación, realizar rápidamente tareas administrativas relacionadas con la instalación, configuración y despliegue. Facilidad de uso. Las interfaces de usuario están diseñadas para que los usuarios más nuevos puedan llevar a cabo independientemente tareas relativamente complejas tales como la autoría de informes, ampliar detalles, creación de tableros de control, planificación de aplicaciones y consultas. VENTAJAS DE COGNOS EXPRESS Nucleus cree que IBM Cognos Express permite que las empresas consigan ventajas rápidamente de la funcionalidad BI y PM, incurriendo también en costes de despliegue que son inferiores a los que Nucleus ve generalmente en un despliegue 2

3 BI de empresa. Las ventajas de la solución son un despliegue rápido, menores costes de formación y menores costes de operación. Menores costes de despliegue y generación de informes La preconfiguración de características y herramientas tales como los cubos OLAP y la seguridad, implica que IBM Cognos Express puede desplegarse con mucha menos personalización y ajuste fino. También implica que los despliegues se pueden realizar con mucha menos participación y a veces con total independencia del departamento de TI. Esto permite que las empresas puedan minimizar los costes tanto relacionados con el despliegue como los de operación, tales como de personal y consultoría. Después de la fecha de puesta en marcha, las empresas también pueden utilizar IBM Cognos Express para reducir el coste posterior de dependencia del departamento de TI para construir informes y realizar otros proyectos relacionados con procesos analíticos. Esto se debe a que la aplicación cuenta con herramientas que permiten que las personas puedan realizar consultas, crear informes, analizar información y construir tableros de control con total independencia. Cuantos más usuarios finales puedan llevar a cabo estas tareas por sí mismos, menos dependerán del departamento de TI para crear y ajustar continuamente dichos activos. Generación rápida de beneficios La preconfiguración de características y herramientas también implica que los despliegues son menos complejos y que se pueden llevar a cabo con más rapidez. Como consecuencia, los usuarios finales de IBM Cognos Express disfrutan de aumentos de productividad y otras ventajas, como una mejor visibilidad y más rápida. Adicionalmente, la consecución de una fecha de puesta en marcha más rápida tiene tanta importancia para la gestión del riesgo como para el plazo de generación de beneficios. Otro factor de mejora del plazo de generación de valor de IBM Cognos Express es su adopción más rápida. Los usuarios beta indican a Nucleus que la funcionalidad orientada al usuario final, combinada con la velocidad del sistema, implican una mayor probabilidad de que los usuarios adopten la solución, y que muchos de ellos lo hagan rápidamente debido a su facilidad de uso. Un usuario comentó, IBM Cognos Express puede ejecutar un informe complejo en pocos minutos o segundos, en lugar de tardar varias horas, que es lo que tarda SQL. Por eso más personas lo aceptan, no se sienten frustradas y hacen más cosas. Para algunas empresas, la velocidad de despliegue es una forma importante de mitigar el riesgo. Dado que los despliegues de IBM Cognos Express pueden ser rápidos y menos complejos, también es poco probable que interrumpan las operaciones de una pequeña empresa, donde incluso los problemas de despliegue más pequeños pueden afectar a las operaciones y donde los recursos para dar soporte a los despliegues suelen ser escasos. Menores costes de formación Los despliegues de IBM Cognos Express requieren menores inversiones en formación, ya que posee interfaces de usuario final diseñados para facilitar su uso. También están diseñados para ofrecer un aspecto similar al de las herramientas 3

4 tradicionales como las de Microsoft Excel, por lo que los usuarios finales requieren poca o nula formación. Otra ventaja de la facilidad de uso es su gran adopción. Cuanto más fácil es utilizar una aplicación especialmente en el caso de BI, que tiende a ser adoptada de una forma caprichosa más fácil será propagar su uso entre nuevos grupos de usuarios y aumentar el retorno de la inversión. Un usuario comentó, Si migramos a IBM Cognos Express, el tiempo medio de formación del usuario final se reducirá de aproximadamente 24 horas para el BI tradicional, como por ejemplo SQL, a unas 16. Menores costes de software IBM Cognos Express ofrece una disposición de precios con puntos de entrada bajos y permite a los usuarios escalar mejor los costes con las ventajas en relación a lo que es habitualmente posible en despliegues de BI o PM. IBM Cognos Express basado en las cifras tanto de servidores como de usuarios finales. El despliegue de cualquiera de los módulos requiere dólares por conector. Los puestos de Reporter o Advisor están disponibles por 500 dólares y los puestos Xcelerator cuestan dólares. Cada uno de los módulos puede ampliarse hasta 100 usuarios. Con estos precios de entrada, las condiciones de financiación disponibles y el hecho de que las tres categorías de funcionalidad se pueden adquirir por separado, los CIOs o jefes de proyectos pueden reducir rápidamente el riesgo, adaptando los costes de despliegue a los beneficios previstos. PERFIL DE USUARIO BETA Nucleus ha analizado una empresa australiana que ha desplegado IBM Cognos Express en un entorno de pruebas, realiza en él pruebas agresivas de usuario final y está considerando su adopción como su estándar de BI. Las razones que hacen creer que la adopción puede ser amplia se relacionan con los menores costes de despliegue y administración, así como una mayor productividad. Los costes de despliegue son menores porque el personal TI junior puede construir cubos de datos con más facilidad que con muchas de las demás aplicaciones BI. Aunque se necesita personal TI para el despliegue inicial, el gestor de despliegue tiene la certeza de que la administración posterior la puede llevar a cabo personal externo al departamento TI, lo cual permitirá elevar el ROI del despliegue. La empresa incluso piensa delegar en personal externo al departamento de TI tareas que habitualmente son relativamente complejas, como la creación de nuevos cubos de datos. El despliegue también se ve como una herramienta para aumentar la productividad, ya que los usuarios pueden crear activos tales como consultas y tableros de control con el doble de velocidad que con las aplicaciones BI de empresa tradicionales. Adicionalmente, su mayor adopción se ve posible gracias a sus interfaces similares a las de Excel. Estas ventajas, combinadas con la velocidad de la aplicación, permiten que los empleados puedan realizar el análisis iterativo y experimental que lleva a una mejor toma de decisiones. Otra motivación para ampliar el uso de IBM Cognos Express en esta empresa es el nivel de tranquilidad que tiene el departamento de TI en el rendimiento de la aplicación. El gestor de despliegue constató que es extremadamente robusto y adaptable a los errores de los usuarios finales, tales como las consultas construidas con errores. Nucleus cree que la confianza del departamento de TI es un aspecto importante en los despliegues de BI. Cuanta más confianza exista en que una 4

5 aplicación cumplirá los SLAs de alto rendimiento, sin importar lo que los usuarios hagan con la misma, menos conservador será el departamento de TI en la creación del espacio BI. Esto puede aumentar notablemente tanto el número de usuarios que consiguen ventajas de productividad como el retorno de la inversión. CONCLUSIÓN Los directores de pequeñas y medianas empresas que dudan ante el coste y la complejidad de la adopción de tecnología como BI y PM, deben tomar en consideración IBM Cognos Express como medio para adoptar rápidamente estas tecnologías y minimizar los costes de despliegue y soporte. IBM Cognos Express ayuda a los equipos de despliegue y responsables de proyectos a superar las barreras a la adopción, porque gran parte de su funcionalidad está preconfigurada, lo cual reduce la necesidad de recursos TI y consultoría, y acelera los plazos de generación de valor. La aplicación también permite que los usuarios finales puedan crear activos BI y PM con total independencia, lo cual reduce la carga de trabajo en TI una vez se han entrado los datos iniciales. Los costes de formación también se ven reducidos, ya que las interfaces basadas en Excel de la aplicación permiten su rápida adopción. 5

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