AYUNTAMIENTO DEL DISTRITO NACIONAL Ciudad Limpia, Orgullo de Todos. Dirección de Gestión Humana MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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1 AYUNTAMIENTO DEL DISTRITO NACIONAL Ciudad Limpia, Orgullo de Todos Dirección de Gestión Humana MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Realizado por: Dirección de Gestión de Calidad 2013

2 Índice Pág. I. Introducción 03 II. Organigrama Estructural 05 Organigrama de Puesto 06 III. Atribuciones 08 IV. Descripciones de Puestos Director/a de Gestión Humana Analista de Recursos Humanos Encargado/a Departamento de Nómina Encargado/a Departamento de Seguridad Social y Pensiones Encargado/a Departamento de Registro y Control Encargado/a Departamento de Relaciones Laborales Encargado/a Departamento de Reclutamiento y Selección Encargado/a Departamento de Evaluación de Desempeño Asistente de Nómina Asistente Administrativo Secretaria Ejecutiva Secretaria Auxiliar de Oficina 47 DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 2

3 I. INTRODUCCION Las descripciones de puestos correspondientes a la Dirección de Gestión Humana en el Ayuntamiento del Distrito Nacional, constituyen una fuente de consulta sobre la estructura, los cargos, las funciones y requisitos de cada puesto. Contienen en detalle las atribuciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo, así como las especificaciones de clase de los mismos. Este documento, en la medida que los funcionarios y empleados se identifiquen con él, se convertirá en un verdadero instrumento de gerencia y en un aliado permanente para facilitar el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la Institución y la correcta administración de sus recursos humanos. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 3

4 II. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y DE PUESTO: Dirección de Gestión Humana DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 4

5 AYUNTAMIENTO DEL DISTRITO NACIONAL DIRECCION DE GESTION HUMANA ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 5

6 AYUNTAMIENTO DEL DISTRITO NACIONAL DIRECCION DE GESTION HUMANA ORGANIGRAMA DE PUESTO DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 6

7 III. ATRIBUCIONES DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 7

8 La Dirección de Gestión Humana tiene como atribuciones principales: Garantizar que se realicen eficientemente las labores relacionadas con la administración y control de los recursos humanos, así como las operaciones de jubilaciones y pensiones del Ayuntamiento. Planificar, dirigir y supervisar los programas de los diferentes subsistemas de recursos humanos (reclutamiento, selección y evaluación del desempeño) así como la aplicación de las políticas del personal. Coordinar con las diferentes Direcciones del Ayuntamiento, las necesidades de personal para la elaboración del presupuesto anual. Supervisar las actividades relativas al Plan de Retiro, Jubilaciones y Pensiones. Coordinar la realización de los estudios de expedientes del personal, para fines de dar las informaciones solicitadas, tales como: dimisiones, transferencias, vacaciones y otras. El Departamento de Nómina tiene como atribuciones principales: Dirigir, coordinar y supervisar las labores relacionadas con la preparación de las nóminas de pagos del personal nombrado, normal, fijo y ocasional de la institución, así como los registros y descuentos relativos a las mismas. Tramitar y registrar el pago de los descuentos de nómina a las diferentes entidades que ofrecen servicios a funcionarios y empleados. Atender los requerimientos de informaciones y orientaciones de sueldos e incentivos. Coordinar con la Dirección de Gestión Humana todo lo relativo a movimiento de personal, nombramiento, transferencia, promoción cambio o designación de personal para fines de control de nómina. El Departamento de Seguridad Social y Pensión tiene como atribuciones principales: Garantizar que se realicen eficientemente las actividades relacionadas con Seguro Médico y Seguro Savica, para beneficio del personal. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 8

9 Realizar oportunamente labores de inclusión y exclusión de empleados y dependientes en los diferentes seguros y planes de pensiones (ARS y AFP). Tramitar las pensiones por discapacidad, vejez y sobrevivencia, coordinar con DIDA y SISARIL, cual sea el caso. Las afiliaciones de los nuevos empleados a las diferentes AFP. Dar seguimiento de acuerdo al estado de salud, trabajando en conjunto con la seguridad social, los posibles próximos pensionados. Orientar a familiares de fallecidos sobre pasos de pensión por sobrevivencia, en caso de fallecimiento. Llevar control de los dependientes asegurados, para fines de aplicar nuevas coberturas, cuando el caso lo requiera Mantener contacto con la Superintendencia de Seguridad Social para garantizar un servicio adecuado, tanto en la escogencia de la A. F. P., del Seguro Médico y Riesgo Laboral. El Departamento de Registro y Control tiene como atribuciones principales: Garantizar que se realicen eficientemente las actividades relacionadas con el registro y control de personal, la orientación y servicios a los empleados, el proceso de reclutamiento y selección. Preparar los movimientos y acciones de personal y reportar a nómina. Elaborar y mantener actualizados los registros relacionados con acciones y movimientos de personal y el expediente de cada empleado activo y pensionado Mantener actualizado el inventario de los recursos humanos existentes. Preparar datos de empleados cancelados, renunciantes y pensionados y enviarlos al Departamento de Nóminas para ser excluidos. Expedir las certificaciones de trabajo requeridas por el personal. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 9

10 El Departamento de Relaciones Laborales tiene como atribuciones principales: Velar por la correcta aplicación de la Ley y el Reglamento de Relaciones Laborales, en lo que se refiere a los derechos y obligaciones de los trabajadores, para prevención o resolución de conflictos laborales. Analizar, evaluar y proponer alternativas para atender las peticiones del personal: promoción, salario. Pactar o negociar la desvinculación de un trabajador. Establecer comunicación periódica con los representantes con los representantes de las aéreas a efecto de revisar y desahogar los asuntos laborales que se presenten, observando las disposiciones normativas y la conciliación de intereses. Recibir y aplicar disfrute de vacaciones. Velar por el cumplimiento de Derechos y Deberes de los servidores públicos. El Departamento de Reclutamiento y Selección de personal tiene como atribuciones principales: Asesorar al/la Director/a de Gestión Humana en la aplicación de los Subsistemas de Reclutamiento y Selección. Elaborar y suministrar las pruebas técnicas para aquellos empleados que van a ser incorporados al Sistema de Carrera Administrativa. Coordinar y monitorear la implantación de técnicas y procedimientos de reclutamiento y selección de personal. Supervisar la administración, corrección e interpretación de pruebas psicométricas y técnicas aplicadas, tanto a candidatos de concursos públicos interesados en ocupar puestos en la Administración Públicos como a empleados. Realizar estudios técnicos necesarios para la implantación del subsistema de Reclutamiento y Selección correspondiente a la aplicación de la LEY DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 10

11 El Departamento de Evaluación del Desempeño tiene como atribuciones principales: Asesorar al/la Director/a de Gestión Humana en la aplicación de los Subsistemas de Evaluación de Personal. Coordinar, controlar, administrar y planificar todo el proceso de Evaluación del Desempeño y llevar datos estadísticos de los mismos. Desarrollar en coordinación con el Ministerio de Administración Pública (MAP) talleres prácticos sobre el sistema de Evaluación de Desempeño a los encargados y supervisores de área. Elaborar instructivos y demás instrumentos a ser aplicados en los procesos de gestión del desempeño. Supervisar el cumplimiento de las instrucciones emanadas por el MAP en cuanto al proceso de gestión de Recursos Humanos en materia de Evaluación del Desempeño de Personal. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 11

12 IV. Descripciones de Puestos: Dirección de Gestión Humana DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 12

13 Descripciones de Puestos Dirección de Gestión Humana GRUPO OCUPACIONAL Grupo I: Servicios Generales Grupo II: Apoyo Administrativo Mensajero CARGOS Secretaria Ejecutiva Secretaria Auxiliar de Oficina Coordinador/a de Archivo Grupo III: Técnicos Soporte Administrativo Grupo V: Profesionales Encargado/a de Nómina Encargado/a de Seguridad Social Encargado/a de Registro y Control Encargado/a de Relaciones Laborales Encargado/a de Reclutamiento y Selección Encargado/a de Evaluación del Desempeño Grupo VI: Alta Dirección y Dirección Director/a de Gestión Humana DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 13

14 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Director/a de Gestión Humana DIRECCIÓN : Gestión Humana SUPERVISOR INMEDIATO : Alcalde del Distrito Nacional SUPERVISA : Los encargados departamentales, Secretaria Ejecutiva y personal de apoyo asignado a la Dirección II. PROPOSITO GENERAL Implementar una Gestión de los Recursos Humanos en el Ayuntamiento del Distrito Nacional. III ACTIVIDADES Velar por la racionalidad de los Recursos Humanos. Organizar el factor humano de la institución. Asegurar la contratación y permanencia del personal idóneo para los puestos de trabajo. Capacitar y desarrollar el personal de acuerdo a las necesidades presentes y futura. Propiciar un mejor clima laboral. Establecer mecanismos para mejorar la comunicación interna. Facilitar la integración del personal al disfrute de los programas sociales. Propiciar una estructura de cargos que se corresponda con las aéreas que conforman el ADN, acorde a la ley de Función Pública. Incorporar al personal calificado en la Carrera Administrativa Municipal. Elaborar el presupuesto del área. Planificar, asignar y coordinar las labores del área. Supervisar las labores de sus colaboradores. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 14

15 IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciado en Administración de Empresas o Psicología Industrial, preferiblemente postgrado o Maestría en Administración de Recursos Humanos. EXPERIENCIA REQUERIDA: Cinco (5) años en labores de Dirección, con Maestría en Administración de Recursos Humanos. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel o Power Point Conocimiento de las leyes, reglamentos, disposiciones y normas de la Institución Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas Capacidad para planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo del área Capacidad para expresarse, comunicarse y dar instrucciones de manera oral y escrita Capacidad para resolver situaciones imprevistas y tomar decisiones Discreción. Iniciativa y creatividad. Responsabilidad y Honestidad Liderazgo VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo del equipo, útil y material que utiliza en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 15

16 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Analista de Recursos Humanos DIRECCIÓN : Gestión Humana DEPARTAMENTO : Asignado SUPERVISOR INMEDIATO : Encargado del área SUPERVISA : No ejerce supervisión II. PROPOSITO GENERAL Ejecutar eficientemente las labores relacionadas con el análisis, elaboración y control de las acciones de personal y de informes, así como la orientación a los empleados. III ACTIVIDADES Participa en el análisis y preparación de las acciones de personal, certificaciones de trabajo a empleados, exempleados y pensionados. Realiza estudios de expedientes a solicitud de sus superiores. Lleva registro de las acciones o movimientos de personal (toma de posesiones, cancelaciones, renuncias, promociones, traslado, entre otras. Lleva control del personal designado, y los movimientos de personal. Revisa las solicitudes de vacaciones y licencias médicas del personal del Ayuntamiento para su tramitación. Prepara datos personales para excluir de nómina a empleados cancelados, pensionados o renunciante de la institución. Vela por el mantenimiento al día de los expedientes de empleados, exempleados y pensionados. Ofrece un trato amable y cortés a la ciudadanía. Realiza otras tareas afines y complementarias al puesto. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 16

17 IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciatura en Administración de Empresas o Psicología Industrial. EXPERIENCIA REQUERIDA: Un (1) Año en labores similares V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point. Tener conocimientos de la organización y funcionamiento de la Institución. Curso de Administración de Personal. Conocimiento de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas. Discreción Iniciativa y creatividad Capacidad para redactar y comunicarse de manera oral y por escrito Responsabilidad y honestidad VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo del equipo, útil y material que utiliza en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración, los cuales pueden ser corregidos en el curso normal del trabajo. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 17

18 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Encargado/a Departamento de Nómina DIRECCIÓN : Gestión Humana DEPARTAMENTO : Nómina SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a de Gestión Humana SUPERVISA : Al personal de apoyo asignado II. PROPOSITO GENERAL Dirigir, coordinar y supervisar las labores relacionadas con la preparación de la nómina de pagos del personal nombrado, normal, fijo y ocasional de la Institución, así como los registros y descuentos relativos a la misma. III ACTIVIDADES Coordinar y supervisar la elaboración de la nómina de pago mensual de los empleados fijos, contratados y nominales. Supervisar el control de los descuentos que afectan la nómina de pago. Revisar y firmar pagos por planillas adicionales. Tramitar y registrar el pago de los descuentos de nómina a las diferentes entidades que ofrecen servicios a funcionarios y empleados. Atender los requerimientos de informaciones y orientaciones de sueldos e incentivos. Coordinar con la Dirección de Gestión Humana todo lo relativo a movimiento de personal, nombramiento, transferencia, promoción o cambio de designación de personal, para fines de control de nómina. Participar en la determinación de las necesidades de adiestramiento y capacitación del personal a su cargo. Elaborar los Indicadores de Gestión y las Memorias del área. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 18

19 Tramitar a la Dirección de Auditoría Interna la nómina de pago confeccionada, para revisión. Tomar medidas para que la documentación relativa a los pagos sean elaborados en los plazos previstos. Planificar, asignar y coordinar las labores del área. Supervisar las labores del personal a su cargo. Participar en el proceso de selección del personal del área. Evaluar a su personal y recomienda cursos de capacitación para el mismo. Elaborar el presupuesto del área. Velar por la ejecución presupuestal del área que dirige. Velar por una adecuada atención a la ciudadanía. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciado en Contabilidad o Administración de Empresas. EXPERIENCIA REQUERIDA: Tres (3) años en labores similares V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Código Laboral Código Tributario Manejo de PC especialmente Word, Excel, Power Point Conocimiento de las leyes, reglamentos, resoluciones y normas que le corresponda aplicar. Conocimiento de la organización y funcionamiento de la institución. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas. Liderazgo Iniciativa y creatividad DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 19

20 Discreción Capacidad para planificar, organizar, dirigir y controlar las labores del área Capacidad para comunicarse y dar instrucciones de manera oral y escrita Capacidad para tomar decisiones y resolver decisiones imprevistas Responsabilidad y honestidad VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo. Consecuencias del Error Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 20

21 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Encargado/a Departamento de Seguridad Social y Pensiones DIRECCIÓN : Gestión Humana DEPARTAMENTO : Seguridad Social SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a de Gestión Humana SUPERVISA : Personal de apoyo II. PROPOSITO GENERAL Garantizar que se realicen eficientemente las actividades relacionadas con Seguro Médico y Pensiones a beneficio del personal. III ACTIVIDADES Garantizar que se realicen eficientemente las actividades relacionadas con Seguro Médico y Seguro Savica, para beneficio del personal. Realizar oportunamente labores de inclusión y exclusión de empleados y dependientes en los diferentes seguros y planes de pensiones (ARS y AFP). Tramitar las pensiones por discapacidad, vejez y sobrevivencia, coordinar con DIDA y SISARIL, cual sea el caso. Las afiliaciones de los nuevos empleados a las diferentes AFP. Dar seguimiento de acuerdo al estado de salud, trabajando en conjunto con la seguridad social, los posibles próximos pensionados. Orientar a familiares de fallecidos sobre pasos de pensión por sobrevivencia, en caso de fallecimiento. Llevar control de los dependientes asegurados, para fines de aplicar nuevas coberturas, cuando el caso lo requiera. Mantener contacto con la Superintendencia de Seguridad Social para garantizar un servicio adecuado, tanto en la escogencia de la AFP, del Seguro Médico y Riesgo Laboral. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 21

22 Elaborar los Indicadores de Gestión y las Memorias del Departamento. Preparar informes de las actividades realizadas. Evaluar el personal y recomienda cursos de capacitación para el mismo. Elaborar el presupuesto del área. Planificar, asignar y coordinar las labores del área. Supervisar las labores de sus colaboradores. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciado en Administración de Empresas o áreas afines. EXPERIENCIA REQUERIDA: Tres (3) años en labores similares. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Conocimientos y dominio de las leyes de Seguridad Social. Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point. Cursos de Administración de Seguros. Conocimiento de las leyes, reglamentos, resoluciones y normas que le corresponda aplicar. Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas. Iniciativa y creatividad. Discreción. Capacidad para plantificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo del área. Capacidad para comunicarse y dar instrucciones de manera oral y escrita. Capacidad para tomar decisiones y resolver situaciones imprevistas. Liderazgo. Responsabilidad y honestidad. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 22

23 VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo del equipo, útil y material que utiliza en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 23

24 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Encargado/a Departamento de Relaciones Laborales DIRECCIÓN : Gestión Humana DEPARTAMENTO : Relaciones Laborales SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a de Gestión Humana SUPERVISA : Personal de apoyo asignado II. PROPOSITO GENERAL Diseñar y desarrollar las políticas y estrategias que aseguren la paz laboral en el ADN en un clima de armonía entre institución y empleado, que propicie la calidad y productividad, así como el desarrollo integral del personal. Establecer y coordinar las acciones necesarias para el cumplimiento de los compromisos institucionales contraídos en materia laboral. III ACTIVIDADES Velar por la correcta aplicación de la Ley y el Reglamento de Relaciones Laborales, en lo que se refiere a los derechos y obligaciones de los trabajadores, para la prevención o resolución de conflictos laborales. Analizar, evaluar y elaborar propuestas que faciliten la resolución de los asuntos laborales para contribuir a evitar demandas laborales. Establecer comunicación periódica con los representantes con los representantes de las aéreas a efecto de revisar y desahogar los asuntos laborales que se presenten, observando las disposiciones normativas y la conciliación de intereses. Analizar, evaluar y proponer alternativas para atender las peticiones del personal: promoción, salario. Elaborar y presentar al/la Directora/a de Gestión Humana, los informes de trabajo que le sean requeridos. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 24

25 Asistir a mediaciones o audiencias laborales en tribunales. Pactar o negociar la desvinculación de un trabajador. Estar al tanto de la legislación laboral vigente y de los proyectos de la ley o las leyes por venir. Recibir y aplicar disfrute de vacaciones. Recibir y dar seguimiento calendarización de vacaciones. Validar las causas de las exclusiones en la Ley Llevar el control de la asistencia, por relojes biométricos para así velar por el cumplimiento de la jornada diaria de trabajo. Recibir y aplicar formularios de permisos, ausencias y tardanzas. Dar seguimiento a las comisiones de personal de cancelados. Velar por el cumplimiento de normas y condiciones de trabajo justo y sin discriminación. Velar por el cumplimiento de Derechos y Deberes de los servidores públicos. Velar por el cumplimiento del disfrute de licencias y permisos según establece la Ley. Recibir y aplicar y aplicar cálculos de pago de prestaciones laborales de personal desvinculado de la institución. Recibir y aplicar las sanciones disciplinarias del régimen disciplinario. Velar y dar seguimiento mediante el Comité de Recursos Humanos a conflictos laborales generados. Verificar las formas de desvinculación antes de su aplicación y ver si pueden o no. Elabora los Indicadores de Gestión y las Memorias del Departamento. Preparar informes de las actividades realizadas. Evaluar el personal y recomienda cursos de capacitación para el mismo. Elaborar el presupuesto del área. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 25

26 Planificar, asignar y coordinar las labores del área. Supervisar las labores de sus colaboradores. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciado en Derecho EXPERIENCIA REQUERIDA: Tres (3) años en labores del área V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Manejo de PC, preferiblemente Word. Excel o Power Point. Conocimiento de leyes, reglamento, disposiciones y normativas legal laborales de la Administración Pública. Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas Capacidad para planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo del área Capacidad para comunicarse y dar instrucciones de manera oral y escrita Capacidad para tomar decisiones, resolver situaciones imprevistas Liderazgo Discreción Iniciativa y creatividad. Responsabilidad y honestidad. VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo del equipo, útil y material que utiliza en su trabajo. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 26

27 Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 27

28 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO II. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Encargado/a Departamento de Reclutamiento y Selección DIRECCIÓN : Gestión Humana DEPARTAMENTO : Departamento de Reclutamiento y Selección SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a de Gestión Humana SUPERVISA : Personal de apoyo asignado II. PROPOSITO GENERAL Definir, implantar y evaluar métodos y mecanismos para el ingreso de personal a los sistemas de Carrera, a los fines de garantizar la profesionalización de la Función Pública. Procurar atraer y captar ciudadanos/as con vocación de servicio, capacidad de idoneidad, para que puedan brindar servicios públicos de calidad que permitan satisfacer las demandas de los munícipes del ADN III ACTIVIDADES Hacer la evaluación de desempeño a los empleados de la institución. Reconocer los empleados meritorios del año. Incorporar a la Carrera Administrativa municipal a los empleados que califiquen, así como también las compensaciones que de éstos de deriven. Hacer estudios y recomendaciones necesarias para los movimientos del personal. Solicitar al posible candidato los documentos necesarios para conformar su expediente de personal. Verificar pruebas Antidoping, certificados médicos, certificaciones de no delincuencia, entre otras. Entregar al nuevo empleado copia de la descripción del puesto que vaya a desempeñar, copia del Manual de Orientación y coordinar con el superior inmediato la inclusión del nuevo empleado. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 28

29 Elabora los Indicadores de Gestión y las Memorias del Departamento. Preparar informes de las actividades realizadas. Evaluar el personal y recomienda cursos de capacitación para el mismo. Elaborar el presupuesto del área. Planificar, asignar y coordinar las labores del área. Supervisar las labores de sus colaboradores. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciado en Psicología Industrial o Administración de Empresas. EXPERIENCIA REQUERIDA: Tres (3) años en labores similares. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Conocimientos y dominio de las leyes de Seguridad Social. Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point. Conocimiento de las leyes, reglamentos, resoluciones y normas que le corresponda aplicar. Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas. Iniciativa y creatividad. Discreción. Capacidad para plantificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo del área. Capacidad para comunicarse y dar instrucciones de manera oral y escrita. Capacidad para tomar decisiones y resolver situaciones imprevistas. Liderazgo. Responsabilidad y honestidad. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 29

30 VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo del equipo, útil y material que utiliza en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 30

31 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Encargado/a Departamento de Evaluación del Desempeño DIRECCIÓN : Gestión Humana DEPARTAMENTO : Departamento de Evaluación del Desempeño SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a de Gestión Humana SUPERVISA : Personal de apoyo asignado II. PROPOSITO GENERAL Definir, implantar y evaluar métodos y mecanismos para el gestionar el desempeño para gestionar el desempeño del personal en la institución a los fines de garantizar la profesionalización del Función Pública. III ACTIVIDADES Asesorar al/la Director/a de Gestión Humana en la aplicación de los Subsistemas de Evaluación de Personal. Coordinar, controlar, administrar y planificar todo el proceso de Evaluación del Desempeño y llevar datos estadísticos de los mismos. Desarrollar en coordinación con el Ministerio de Administración Pública (MAP) talleres prácticos sobre el sistema de Evaluación de Desempeño a los encargados y supervisores de área. Elaborar instructivos y demás instrumentos a ser aplicados en los procesos de gestión del desempeño. Realizar los estudios técnicos necesarios para la implantación del Subsistema de Evaluación del Desempeño correspondiente a la aplicación de la Ley Supervisar el cumplimiento de las instrucciones emanadas por el MAP en cuanto al proceso de gestión de Recursos Humanos en materia de Evaluación del Desempeño de Personal. Elaborar los informes sobre las áreas con necesidad de capacitación a partir de los resultados de las evaluaciones del desempeño y los planes de desarrollo de recursos humanos. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 31

32 Aplicar medidas correctivas en los casos de evaluaciones de desempeño insatisfactorias para lograr una mayor profesionalización en los servicios conforme a la Ley Gestionar los incentivos monetarios y no monetarios consignados en la Ley de a los servidores con evaluaciones de desempeño sobresalientes. Gestionar el ingreso definitivo a la Carrera Administrativa a los servidores que hayan cumplido. Elabora los Indicadores de Gestión y las Memorias del Departamento. Preparar informes de las actividades realizadas. Evaluar el personal y recomienda cursos de capacitación para el mismo. Elaborar el presupuesto del área. Planificar, asignar y coordinar las labores del área. Supervisar las labores de sus colaboradores. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciado en Psicología Industrial o Administración de Empresas. EXPERIENCIA REQUERIDA: Tres (3) años en labores similares. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Conocimientos y dominio de las leyes de Seguridad Social. Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point. Conocimiento de las leyes, reglamentos, resoluciones y normas que le corresponda aplicar. Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 32

33 CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas. Iniciativa y creatividad. Discreción. Capacidad para plantificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo del área. Capacidad para comunicarse y dar instrucciones de manera oral y escrita. Capacidad para tomar decisiones y resolver situaciones imprevistas. Liderazgo. Responsabilidad y honestidad. VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo del equipo, útil y material que utiliza en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 33

34 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Asistente de Nómina DIRECCIÓN : Gestión Humana DEPARTAMENTO : Nómina SUPERVISOR INMEDIATO : Encargado/a de Nómina SUPERVISA : Auxiliares de Oficina II. PROPOSITO GENERAL Colaborar en la coordinación y supervisión de las labores relacionadas con la preparación de la nómina de pago, así como los registros y descuentos relativos a la misma. III ACTIVIDADES Colaborar con el encargado en la elaboración de la nómina de pago mensual de los empleados fijos, contratados y nominales. Colaborar con el encargado en la supervisión y control de los descuentos que afectan la nómina de pago. Colaborar en la revisión de pagos por planillas adicionales. Es responsable de la operatividad del Sistema de Nómina. Asistir en la tramitación de pago de los descuentos de nómina a las diferentes entidades que ofrecen servicios a funcionarios y empleados. Colaborar con el encargado en los requerimientos de informaciones y orientaciones de sueldos e incentivos. Participar en la determinación de las necesidades de adiestramiento y capacitación del personal a su cargo. Llevar el control de asistencia del personal del área. Rendir informe requerido por su superior inmediato. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 34

35 Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciado en contabilidad o Administración de Empresas. EXPERIENCIA REQUERIDA: Dos (2) años en labores similares VI. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Conocimientos del sistema y los procedimientos contables establecidos. Conocimientos de las leyes, normas y reglamentos que le corresponda aplicar. Manejo de PC, preferiblemente Word y Excel. Conocimiento del Código Laboral Conocimiento del Código Tributario CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas Iniciativa y creatividad Responsabilidad y honestidad Capacidad analítica Capacidad para redactar informe VII. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con sumo cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 35

36 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Asistente Administrativo DIRECCIÓN : Asignada DEPARTAMENTO : Asignado SUPERVISOR INMEDIATO : Director/a asignado/a SUPERVISA : Personal de Apoyo asignado II. PROPOSITO GENERAL Desarrollar y ejecutar las actividades administrativas de su área. III ACTIVIDADES Asistir en la planificación, asignación y coordinación de las labores del área. Asistir al Encargado en la compra de material gastable y/o requerimientos. Colaborar en la ejecución de las actividades a cargo del superior del área Realizar los pagos de sueldos del personal del área. Dar seguimiento al uso y mantenimiento de los activos del área Colaborar en el diseño del programa calendario de la compra de material gastable y/o equipos. Supervisar por delegación del Director la ejecución de las actividades que realizan las distintas áreas de la Dirección Realizar trámite de documentos y le da el debido seguimiento. Dar seguimiento a las solicitudes de pagos, de adquisición de bienes y servicios y otras del área. Llevar control de los fondos especiales y/o de caja chica y solicita reposición del mismo. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 36

37 Solicitar y dar seguimiento al acondicionamiento y mantenimiento de las áreas de trabajo. Revisar las solicitudes de reparación de equipos y muebles de oficina para su ejecución. Solicitar material gastable y equipos de oficina de acuerdo a los requerimientos de las dependencias de la Dirección. Promover la preparación y solicitudes de órdenes de servicios, circulares, memorando y demás comunicaciones internas. Recopilar noticias de la prensa que sean de interés de la Dirección. Recopilar los Indicadores de Gestión de la Dirección asignada. Organizar y mantiene actualizado las leyes, decretos, resoluciones y demás documentos de interés del área. Organizar y mantener actualizado el sistema de fichas y registros relativos al personal de la Dirección y sus dependencias. Llevar control de la asistencia del personal del área, tanto fijo como temporero, si los hubiere. Preparar nómina del personal temporero. Organizar y propone anualmente el programa de vacaciones, remitiendo una copia de la lista a la Dirección de Personal. Promover la limpieza, conservación, seguridad y fiscalización de los equipos y bienes muebles asignados a la Dirección y sus dependencias. Velar por una adecuada atención a la ciudadanía. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciado en Administración de Empresas y/o Contabilidad EXPERIENCIA REQUERIDA: Un (1) año en labores similares. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 37

38 V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Conocimientos de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel y Power Point. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas Capacidad para organizar, dirigir y controlar el trabajo del área Capacidad para comunicarse y dar instrucciones oral y escrita Capacidad para tomar decisiones imprevistas Capacidad para redactar. Iniciativa y creatividad Responsabilidad y honestidad VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo del equipo, útil y material que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 38

39 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Secretaria Ejecutiva DIRECCIÓN : Asignada DEPARTAMENTO : Asignado SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado/a SUPERVISA : No ejerce supervisión II. PROPOSITO GENERAL Realizar las labores de apoyo secretarial y logístico de la Dirección. III ACTIVIDADES Digitar los trabajos de oficina, tales como: cartas, oficios, informes, presentaciones y otros documentos. Tomar y transcribir dictados. Tomar notas de las correspondiente. reuniones dónde participa su superior y redacta el acta Recibir y registrar las correspondencias y documentos del área. Velar por el orden y la higiene de las áreas de trabajo de la Dirección. Redactar las comunicaciones que le sean encomendadas por su superior. Atender al público y concertar entrevistas con el superior inmediato. Llevar control de asistencia del personal del área. Llevar agenda de reuniones y citas de su superior. Preparar solicitud de material gastable y controla su uso. Realizar y recibir llamadas telefónicas, las transcribe y anota las informaciones de lugar. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 39

40 Mantener el carácter confidencial de las informaciones que maneja. Ofrecer atenciones a los visitantes del área y los orienta. Recibir y envía mensajes a través de fax y el Internet. Mantener organizado y actualizado el archivo de documentos del área. Suministrar informaciones autorizadas previamente. Recortar artículos periodísticos que interesen a la unidad. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo. Manejar el fondo de la Caja Chica. Ofrecer un trato amable y cortés a la ciudadanía. Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Licenciada en Ciencias Secretariales o Secretariado Ejecutivo EXPERIENCIA REQUERIDA: Un (1) año en labores secretariales. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Manejo de PC, especialmente los programas Word, Excel, Power Point y Visio. Curso de Relaciones Humanas y Atención al Cliente. Curso de Redacción de Informes y Ortografía CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas Discreción Responsabilidad y honestidad Facilidad para comunicarse. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 40

41 Sentido de organización. Iniciativa y creatividad Capacidad para planificar, organizar y controlar el trabajo. VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 41

42 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Secretaria DIRECCIÓN : Asignada DEPARTAMENTO : Asignado SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado/a SUPERVISA : No ejerce supervisión II. PROPOSITO GENERAL Realizar labores secretariales del área a la que pertenece. III ACTIVIDADES Digitar cartas, oficios, informes, presentaciones y otros documentos. Redactar oficios y otros documentos sencillos de comunicación escrita según requerimientos. Asistir a la Secretaria Ejecutiva en lo que le sea asignado. Llenar asignaciones, facturas, cheques, formularios. Velar por la higiene del área dónde labora. Tomar dictados de su superior y lo transcribe. Recibir, registrar y despachar correspondencia. Recibir visitantes y ofrece informaciones sencillas. Realizar y recibe llamadas telefónicas, las transfiere y anota las informaciones de lugar. Realizar labores de archivo relacionadas con la correspondencia que recibe y despacha. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 42

43 Mantener actualizado el directorio telefónico interno y de números internos mas usados. Asistir a las distintas áreas de la Dirección dónde labora. Atender al público y concertan entrevistas. Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo. Llevar registros y controles que le sean asignados. Mantener el carácter confidencial de las informaciones que maneja. Ofrecer un trato amable y cortés a la ciudadanía. Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS: NIVEL EDUCATIVO: Secretariado Ejecutivo o Técnico Secretarial. EXPERIENCIA REQUERIDA: Un (1) año en labores Secretariales V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Manejo de PC Especialmente Word, Excel y Power Point. Curso de Relaciones Humanas y Atención al Cliente Curso de Redacción y Ortografía Técnicas de Archivo Conocimiento de las leyes, disposiciones, reglamentos y normas que le corresponda aplicar. Conocimiento de la organización y funcionamiento de la Institución. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas. Discreción. Responsabilidad y honestidad Facilidad de comunicación Iniciativa y creatividad DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 43

44 VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable por el adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que usa en su trabajo Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 44

45 Ayuntamiento del Distrito Nacional DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACION TITULO DEL PUESTO : Auxiliar de Oficina DIRECCIÓN : Asignada DEPARTAMENTO : Asignado SUPERVISOR INMEDIATO : Asignado/a SUPERVISA : No ejerce supervisión II. PROPOSITO GENERAL Realizar eficientemente labores de oficina. III ACTIVIDADES Recibir, anotar y desglosa los documentos y expedientes que ingresan a la oficina para su distribución. Organizar y clasificar documentos, materiales y equipos diversos. Reproducir copias de documentos diversos, previa autorización. Sellar y registrar documentos para fines de despachos y/o salidas. Verificar la existencia de los materiales y equipos. Llenar documentos internos (Formularios, recibos y tarjetas) y gestiona firmas. Manejar los equipos que le sean asignados (fotocopiadora, máquina de confección de carnets, fax, p.c., máquinas de escribir) y reporta las averías de los mismos. Digitar y/o transcribir los documentos que le son requeridos (Informes, oficios, tarjetas, actas, contratos y otros documentos). Dar mantenimiento sencillo a los equipos asignados. Mantener el carácter confidencial de las informaciones contenidas en los expedientes. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 45

46 Colabora en la elaboración de informes. Buscar documentos directos en archivos y tarjeteros. Recopilar informaciones para preparar expedientes. Realizar labores de registro de operaciones. Ejecutar y recibir llamadas telefónicas para atender a clientes internos o externos. Observar el funcionamiento del equipo e informa a su superior inmediato las fallas que detecta en el mismo. Ofrecer un trato amable y cortés a la ciudadanía. Realizar otras tareas afines y complementarias al puesto. IV. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO Bachiller Estudios Comerciales. EXPERIENCIA REQUERIDA Seis (6) meses en labores similares. V. OTROS REQUISITOS CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Técnicas de Archivo y Mecanografía Manejo de PC, preferiblemente Word, Excel, Power Point y Visio. Manejo de fax, fotocopiadora, calculadora, máquinas de confección de carnets. CUALIDADES PERSONALES: Buenas relaciones humanas. Discreción Responsabilidad y honestidad Capacidad para planificar y organizar el trabajo. Iniciativa DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 46

47 VI. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Materiales y Equipos: Es responsable del adecuado empleo de los equipos, útiles y materiales que se usa en su trabajo. Consecuencias del Error: Los errores cometidos pueden causar pérdidas, daños o atrasos de alguna consideración, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. DIRECCION DE GESTION DE CALIDAD 47