IT.[PC06.21]-01 EXPURGO. Instrucciones Técnicas de la BUJA. Elaborado por. Sección de Normalización y Proceso Técnico

Transcripción

1 IT.[PC06.21]-01 EXPURGO Elaborado por Sección de Normalización y Aprobación Junta Técnica de 9 de julio de 2013 Objeto Proceso Liberar espacio y mejorar la calidad de la colección de la Biblioteca con la retirada de documentos no pertinentes para la colección. PC06.21 DESARROLLO DE LA COLECCIÓN BIBLIGRÁFICA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Histórico de cambios Código edición Fecha Modificaciones Universidad de Jaén Vicerrectorado de Extensión Universitaria Biblioteca

2 IT.[PC06.21]-01 Expurgo 2 PROCEDIMIENTO PARA EL EXPURGO 1. JUSTIFICACIÓN Tal como se especifica en el Plan de Expurgo del Fondo Bibliográfico de la Biblioteca de la Universidad de Jaén, aprobado en Consejo de Gobierno de 21 de junio de 2005 El mantenimiento de una colección adecuada a las necesidades de los usuarios conlleva tanto la incorporación de nuevos documentos como la retirada de otros que, por diferentes razones (obsolescencia, deterioro, duplicidad, etc.), pueden producir ruido en la colección, dificultando de esta forma el acceso a la información. 2. TEMPORALIDAD Generalmente una vez al año, en períodos de menor actividad en el préstamo, se realizará el expurgo de la colección. 3. TIPOS DE EXPURGO Se expurgan las obras incluidas en el catálogo de la biblioteca (automatizadas y no automatizadas con registro, sello, etc.) Programado (obras automatizadas): una vez al año. No programado (obras NO automatizadas): sin periodicidad, cada vez que vamos a realizar una catalogación retrospectiva de un ejemplar NO automatizado. 4. CRITERIOS DE EXPURGO Se expurgan obras pertenecientes a la Biblioteca, incluidas en el catálogo (automatizadas y no automatizadas) Como norma general, no se expurgarán las obras de 1958 o anteriores a esta fecha. EXCEPCIÓN: las obras comprendidas entre 1900 y 1958 (ambos inclusive) podrán retirarse de la colección siempre que conste la existencia de al menos tres ejemplares en Bibliotecas o servicios públicos. Además se tendrán en cuenta los criterios siguientes, sin perjuicio de otros que pudieran establecerse según el área: A- Antigüedad de las obras (se especificará según el área) D- Duplicidad (se justificará un segundo ejemplar o sucesivos, por compra, uso, bibliografía recomendada, etc.) U- Uso (este criterio no debe aplicarse a las obras recientemente recatalogadas, salvo que existan más ejemplares en el catálogo, ya que no han tenido oportunidad de ser prestadas) F- Accesibilidad (disponible en otras Bibliotecas Públicas, etc.) S- Disponible en otro soporte D- Deterioro O- Obsolescencia (Se especifican criterios si procede para cada área) I- Inadecuado (no relacionado con el fondo) X- Otros 5. INFORME-PROPUESTA DEL EXPURGO Se redactará un informe con la propuesta de Expurgo para su aprobación, si procede, por la Comisión de Biblioteca. 6. RETIRADA DE EJEMPLARES Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN DEL EXPURGO Una vez aprobado el expurgo, se enviarán los ejemplares según proceda (otras biblioteca, ONGs, reciclado, etc.). Se guardará en archivo electrónico, la documentación del Expurgo.

3 IT.[PC06.21]-01 Expurgo 3 PASOS A SEGUIR Atendiendo a la situación de los ejemplares que vamos a expurgar, aplicaremos distintos procedimientos: El ejemplar está automatizado, se aplicará el Expurgo programado. El ejemplar NO está automatizado (procede de devoluciones, depósito, etc.), se le aplicará el Expurgo no programado. EXPURGO PROGRAMADO (ejemplares automatizados) Determinación de los criterios para el expurgo Elaboración de un fichero de revisión en millennium, con los criterios establecidos. Exportación de datos a un fichero excel (revisión de datos con filtros excel) Eliminación en el fichero excel, de los ejemplares que NO cumplan los criterios establecidos Preparación de la hoja excel y envío a los Encargados de Equipo(ordenación signaturas, indicaciones especiales, etc.) Distribución de listados para comprobación y extracción de ejemplares de las estanterías. Anotación de observaciones. Marcado de ejemplares en el campo "Mensaje" con Expurgado (e); y en "I código 2" con Ocultar (n). Colocación ordenada de ejemplares en ubicación provisional (en estanterías o en cajas con indicación del contenido) Devolución de listados a Normalización (incidencias, observaciones, etc.) Solventar incidencias si procede (errores en bibliográficos, fechas, ejemplares, etc.) Sacar un nuevo fichero de revisión a partir de los ejemplares ya marcados. Exportarlo a un fichero excel y volver a comprobar que se cumplen los criterios establecidos. Elaborar un informe con el nº registros expurgados, criterios seguidos, metros de estanteria liberados, etc. Envío de informe y listado de registros expurgado, al director de la Biblioteca, para su aprobación en Comisión de Biblioteca. Autorización del expurgo por la Comisión de Biblioteca. Borrar ejemplares. En el caso de que tengan pedidos asociados, enviar a Adquisiciones archivo en Excel estos pedidos. Poner sello de expurgo a los libros y empaquetarlos en cajas, debidamente precintadas, numeradas y etiquetadas. Envío de cajas (a ONGs, otras Bibliotecas, reciclado, etc.) Archivo de la documentación del expurgo. Responsable/s / Responsables de Áreas Encargados de Equipo Personal Técnico Especialista Encargados de Equipo / Responsables de Áreas Comisión de Biblioteca Personal Técnico Especialista y Jefe de Administración

4 IT.[PC06.21]-01 Expurgo 4 EXPURGO NO PROGRAMADO (ejemplares con número de registros o sello de biblioteca pero NO automatizados) El ejemplar entra a proceso técnico procedente del depósito o de una devolución. Responsable/s Responsable Área / Personal Técnico Especialista Estudio del ejemplar para determinar si se expurga o se recataloga. Determinación del criterio de expurgo (ver apartado 4), con indicación del motivo del expurgo (obsoleto, duplicado, poco uso, etc.) y envío de ejemplares, si procede, a los Encargados de Equipo. Responsable del Área Por ejemplo: CCSSJJ - S (Expurgado del área de CCSSJJ, por existir en soporte online) Cumplimentar hoja de expurgo en el ordenador (ver anexo I) y sello de expurgo. Poner sello de expurgo, guardar libros en cajas y cerrarlas una vez llenas, con indicación exterior del contenido (se imprimen las hojas de expurgo correspondientes a la caja y se pegan en ella). Se mantendrán en Biblioteca hasta la aprobación del Expurgo por parte de la Comisión de Biblioteca. Remitir anualmente a Normalización, el listado de expurgados de enero a diciembre (según fecha de anexo I). Responsable del Área /Encargados de Equipo Responsable de Área Elaborar un informe con el nº registros expurgados, criterios seguidos, metros de estantería liberados, etc. Envío de informe y listado de registros expurgados, al director de la Biblioteca, para su aprobación, si procede, en Comisión de Biblioteca. Autorización del expurgo por la Comisión de Biblioteca. Comisión de Biblioteca Envío de cajas (a ONGs, otras Bibliotecas, reciclado, etc.) Archivo de la documentación del expurgo. y Jefe de Administración

5 IT.[PC06.21]-01 Expurgo 5 EXPURGO EN LA SECCIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS Responsable/s Planificación y temporalidad del expurgo Estudio de las colecciones (títulos) a expurgar PP. PP. Determinación de los criterio de expurgo Identificación y recuento de los años y nº de cajas a expurgar Técnicos especialistas Informe al director de la Biblioteca para su aprobación en Comisión de Biblioteca Autorización del expurgo por la Comisión de Biblioteca. Retirada de las cajas (Otras bibliotecas, ONGs, reciclado, etc.) Archivo de la documentación del Expurgo PP. PP. Comisión de Biblioteca PP. PP. / Jefe de Administración PP. PP.

6 IT.[PC06.21]-01 Expurgo 6