LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS VICEPRESIDENCIA TÉCNICA GERENCIA DE AUTOS PLIEGO DE CONDICIONES. INVITACIÓN ABIERTA No.

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1 LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS VICEPRESIDENCIA TÉCNICA GERENCIA DE AUTOS PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN ABIERTA No VEHÍCULO DE REEMPLAZO BOGOTÁ, D.C. AGOSTO DE

2 CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES 1.1 OBJETO Seleccionar la propuesta que cumpla con los requisitos exigidos y ofrezca las mejores condiciones para satisfacer las necesidades de LA PREVISORA S.A. Compañía de Seguros, para la contratación de un proveedor con alto nivel de eficiencia técnica y operativa que le preste a los asegurados de la compañía el servicio de vehículo de reemplazo en las ciudades: Bogotá, Cali, Medellín, Bucaramanga, Pereira, Armenia, Manizales, Cartagena y Barranquilla. 1.2 LUGAR, FECHA Y HORA DE APERTURA Y CIERRE DE LA INVITACIÓN. El proceso se abrirá el 13 de agosto de 2013 en la Gerencia Jurídica de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No Piso 4º. de Bogotá D.C. y se cerrará el 22 de agosto de 2013 a las 11:00 AM. en la Sala de Juntas del primer piso de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No de Bogotá D.C. 1.3 FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial para la ejecución del contrato es de cuantía estimada por valor de OCHOCIENTOS SETENTA Y NUEVE MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL SEISCIENTOS TREINTA Y NUEVE PESOS MCTE. ($ oo.), suma que incluye el IVA y demás impuestos, costos directos e indirectos. 1.4 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD Para cumplir el compromiso que se adquiera, la Gerencia de Planeación Financiera de La Previsora S.A. expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número No emitido por la Gerencia de Planeación Financiera donde se contempla el presupuesto y sus respectivas partidas presupuestales. 1.5 FORMA DE PAGO DEL CONTRATO LA PREVISORA S.A., pagará al contratista seleccionado de la siguiente forma: Los pagos de las facturas se harán en la modalidad mes vencido por el número de servicios de vehículo de reemplazo efectivamente prestado y verificado en el mes inmediatamente anterior. PREVISORA PAGARÁ SOLO HASTA EL MONTO DEL PRESUPUESTO APROBADO TENIENDO EN CUENTA EL VALOR POR EVENTO QUE SEA OFERTADO POR EL PROVEEDOR SELECCIONADO. 2

3 Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días siguientes a la aceptación de la factura mediante recibo a satisfacción por parte de La Previsora S. A. Compañía de Seguros. Las facturas deberán estar acompañadas de una certificación de pago de parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio de Aprendizaje SENA) y de seguridad social en salud, pensiones y ARL de sus empleados, expedida por el Revisor Fiscal de la firma, si ésta tiene obligación legal de tenerlo, de no tenerla por el Representante Legal, lo anterior de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de Si la factura no es acompañada por los documentos solicitados, el término de los treinta (30) días no empezará a contarse hasta tanto se aporten. Dicha demora no generará al contratista el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna. La Previsora S.A. Compañía de Seguros únicamente realiza sus pagos a través de transferencia electrónica, para lo cual se requerirá cumplir con las políticas establecidas por la compañía para dicho fin. No es posible efectuar el pago a través de cheque o cualquier otro medio de pago. 1.6 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El tiempo de ejecución del contrato será de ocho meses (8) contados a partir de la suscripción del acta de aprobación de garantías. 1.7 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE El presente proceso se rige por el derecho privado por disposición expresa de los artículos 14 y 15 de la Ley 1150 de Al proceso se le aplicarán conforme a lo expuesto, las normas civil y comercial que le sean pertinentes. 1.8 CONVOCATORIA VEEDURÍAS CIUDADANAS LA PREVISORA S.A. invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas precontractual, contractual y post-contractual que LA PREVISORA S.A. adelanta, cuando a ello haya lugar. 1.9 PUBLICIDAD - CONSULTA LA PREVISORA S.A. realizará la publicidad del pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso, desde el 13 de agosto de 2013 fecha desde la cual podrán consultarse en la página de Internet: 3

4 Si LA PREVISORA S.A., estima conveniente efectuar aclaraciones con base en las consultas que se le formulen o se requiere insertar modificaciones al pliego con base en las solicitudes de los posibles oferentes, previa evaluación de las mismas, que en todo caso permitan garantizar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, lo hará mediante ADENDAS suscritas por la Vicepresidencia Técnica y Vicepresidencia Comercial de LA PREVISORA S.A RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES Y/O ACLARACIONES LA PREVISORA S.A., recibirá las preguntas y solicitud de aclaraciones en los correos electrónicos: desde el 13 de agosto de 2013 y hasta el 16 de agosto de 2013 a las 11 am. 1. Las preguntas deben enviarse sin excepción a todos los correos citados. Las preguntas se responderán una a una en tanto se reciban en LA PREVISORA S.A. y se publicarán en la página Web El pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso no tiene costo alguno PLAZO DE LA INVITACIÓN ABIERTA Y ENTREGA DE PROPUESTAS Por plazo de la invitación abierta debe entenderse el término que transcurre a partir de la fecha en la cual se pueden presentar propuestas, esto es desde el 13 de agosto de 2013 y hasta el 22 de agosto de 2013, a las 11:00 AM. (fecha de cierre de la invitación abierta) TÉRMINO PARA RETIRO DE PROPUESTAS Los oferentes podrán retirar su propuesta antes de la hora prevista para el cierre del proceso de selección. En este caso, se les devolverá sin abrir y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas CIERRE DE LA INVITACIÓN ABIERTA Los sobres de requisitos habilitantes (primer sobre) y especificaciones obligatorias (segundo sobre) que contienen las propuestas, serán abiertos en el lugar, fecha y hora señalada para el cierre de la 1 Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio en el link la cual está y esta establecida en la página web de Previsora Seguros S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana 4

5 Contratación; el sobre relativo a los aspectos calificables (tercer sobre) no será abierto en esta audiencia, sino una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el Pliego de Condiciones. La apertura de las propuestas, así como la devolución de aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro de los términos señalados, se realizará en presencia de los oferentes que deseen asistir al acto de cierre del proceso. De lo anterior se levantará un acta donde se consignarán los siguientes datos de cada una de las propuestas así: 1) Número y fecha del proceso. 2) Número de folios. 3) Nombre de los oferentes. 4) Propuesta económica. (En sobre cerrado y sellado dicho sobre solo se abrirá una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones como habilitantes y una vez calificados los aspectos técnicos.) 5) Identificación de la garantía de seriedad de la propuesta EVALUACIÓN Procedimiento LA PREVISORA S.A., efectuará la evaluación conforme lo establece el presente pliego de condiciones que sirve de base a este proceso, del 22 de agosto de 2013 hasta el 27 de agosto de En dicho período, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de sus propuestas o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas, no podrá ser revelada a los oferentes, ni a terceros hasta que LA PREVISORA S.A. ponga a disposición de éstos los informes de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes. La verificación y calificación será publicada el 28 de agosto de

6 Las observaciones que realicen los oferentes sobre la verificación y calificación serán recibidas por escrito desde el momento de la publicación de las evaluaciones y hasta el 29 de agosto de 2013 a las 5:00 P.M., dirigidas a la Gerencia Jurídica ubicada en la Calle 57 No Chapinero, Piso 4º o a todos los siguientes correos electrónicos, sin excepción: Las respuestas a dichas observaciones se darán a todos los oferentes a través de la página Web SELECCIÓN DEL CONTRATISTA La selección del contratista se realizará mediante acta, la cual será publicada el 30 de agosto de 2013, en la página Web Los procedimientos de selección, en cualquiera de sus modalidades, terminarán con la selección de la oferta que cumpla con los requisitos mínimos contenidos en el pliego de condiciones y obtenga la mayor calificación o en la declaratoria de fallida o desierta CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN ABIERTA No ACTIVIDAD Publicación de pliegos en la página Web y apertura del proceso de contratación (fecha a partir de la cual se podrán presentar propuestas) Plazo para presentar observaciones y preguntas con relación al pliego de condiciones Cierre de la Invitación Abierta FECHA 13 de agosto de 2013 Desde al 13 de agosto y hasta 16 de agosto de 2013 a las 11:00 AM. El 22 de agosto de 2013 a las 11:00AM Termino para evaluación de las propuestas y recibo de documentos de aclaraciones solicitadas Hasta el 27 de agosto de 2013 Publicación de evaluación 28 de agosto de 2013 Recibo de observaciones a las evaluaciones Hasta el 29 de agosto de 2013 a las 5:00PM 6

7 ACTIVIDAD FECHA Selección del contratista El 30 de agosto de 2013 CAPITULO II PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS 2.1 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán ser entregadas en documento escrito a máquina o en computador y deberán presentarse en original y copias de acuerdo como se describe en el numeral 2.3 del presente pliego de condiciones, de idéntico contenido y valor, redactada en idioma español y con las hojas debidamente foliadas, tanto el original como las copias y con un índice en el que se relacione el contenido total de la propuesta. Deberán ser depositadas en sobres cerrados y sellados, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1.13 Cierre de la Invitación Abierta, en la urna ubicada en la Sala de Juntas del 1er. Piso de La Previsora S.A., en la Calle 57 No. 9-07, a más tardar el 22 de agosto de 2013 a las 11:00 A.M. Las propuestas que se presenten después de la fecha y hora fijada como límite para su entrega serán rechazadas. No se aceptarán propuestas por correo corriente o electrónico, fax, ni presentadas en un sitio distinto del indicado. 2.2 IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Cada paquete deberá presentarse con el siguiente rótulo: PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS INVITACIÓN ABIERTA No Original/Copia, No. (Indicación si se trata de original o copia y números de éstas) Nombre o Razón Social del Oferente Número de folios que se presentan, enumerados en forma consecutiva ascendente Dirección del Oferente Teléfono, Correo Electrónico y Fax del Oferente En caso de discrepancias entre el original y las copias, prima para todos los efectos, el contenido de la propuesta original. 7

8 En caso de existir discrepancia entre textos que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. Para que sean válidas las correcciones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del representante legal del oferente, en caso contrario, LA PREVISORA S.A. no tendrá en cuenta la enmienda. 2.3 FORMA DE PRESENTACIÓN Y CALIFICACIÓN La propuesta será recibida de la siguiente manera: Primer Sobre: Requisitos habilitantes (Original y dos copias). Segundo sobre: Especificaciones obligatorias (Original y una copia). Tercer sobre: Aspectos calificables (Original). 2.4 CORRESPONDENCIA La correspondencia relacionada con este proceso deberá ser remitida a los correos electrónicos: Indicando en el asunto: INVITACIÓN ABIERTA No VIGENCIA DE LA PROPUESTA La propuesta debe estar vigente por el término del proceso y dos (2) meses más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación abierta. 3.1 CAPACIDAD JURÍDICA Participantes. CAPITULO III REQUISITOS HABILITANTES En el presente proceso de selección, los participantes deben ser personas jurídicas en cuyo objeto social este comprendido el objeto a contratar, legalmente constituidas en Colombia presentados individualmente o en consorcios o uniones temporales o cualquiera otra modalidad de asociación, que no infrinja las normas constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos, de la manera que se exige en el presente pliegos de condiciones. 8

9 En caso de consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes, deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación Capacidad Jurídica El oferente debe presentar la propuesta debidamente suscrita por el Representante Legal de la empresa, unión temporal, consorcio u otra forma de asociación, dentro del plazo y en el sitio fijado. La omisión de este requisito desde el momento de presentación de la propuesta no es subsanable y configura el rechazo del ofrecimiento. El Representante Legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta, suscribir y ejecutar el contrato. Cuando los estatutos de la entidad contengan alguna limitación para presentar ofertas, deberá anexarse además de la representación legal, copia del acta de junta o del órgano social según lo establezcan los estatutos en la cual se le faculte para presentarla Carta de presentación de la oferta. Aportar la carta de presentación de la propuesta, Anexo No. 1 Carta de presentación de la propuesta, la cual deberá ser firmada por el representante legal del proponente. Si la propuesta es presentada por una persona jurídica, unión temporal, consorcio u otro tipo de asociación, deberá encontrarse suscrita por el representante legal o apoderado. En este caso, se deberá aportar además el documento donde conste legalmente lo siguiente: Que el objeto del presente proceso está comprendido dentro de su capacidad jurídica; y que la persona que suscribe la Carta de presentación de la propuesta tiene facultades amplias y suficientes para comprometer al proponente en el objeto del contrato e igualmente en su ejecución y liquidación. Si existieren limitaciones en el anterior sentido, la propuesta debe acompañarse del documento en donde conste que con anterioridad al cierre del proceso, se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente Existencia y representación legal. Aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con los siguientes requisitos: a. Expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la invitación abierta, en el que conste que el proponente se encuentra registrado, que tiene domicilio en Colombia y que el término de su duración no es inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más y su liquidación. 9

10 b. Si de este certificado se desprende que las facultades del representante legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato, deberá anexarse la correspondiente autorización de la Junta Directiva o de Asamblea General de Accionistas acorde al Código de Comercio, según se anote en los estatutos. Dicha autorización deberá comprender la presentación de la propuesta, la ejecución del contrato y su correspondiente liquidación. c. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Los consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación deberán adjuntar el certificado de existencia y representación legal de cada uno de sus miembros. NOTA: En caso que el proponente no presente el certificado o que lo presente con el término de vigencia vencido, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar, según el caso, la presentación o actualización de este documento dentro del término establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo de la propuesta Paz y salvo por concepto de aportes parafiscales. El oferente deberá aportar certificación expedida durante el mes de presentación de la propuesta, en donde conste que la firma o sociedad se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes a seguridad social integral, parafiscal y ARL de sus empleados. Por aportes de seguridad social integral y parafiscal se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje Para acreditar el cumplimiento de este requisito el oferente deberá: aportar certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su representante legal, en el que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y de seguridad social en salud, pensiones y ARL de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta, y durante los últimos 6 meses de acuerdo con lo indicado en el art. 50 de la Ley 789 de Garantía de seriedad de la propuesta. 10

11 El oferente deberá presentar una garantía de seriedad de la oferta, expedida a favor de LA PREVISORA S.A., por un banco o una compañía de Seguros legalmente habilitada para ello, con clausulado entre particulares, por un valor asegurado no inferior al 10% del presupuesto oficial, con una vigencia de cómo mínimo dos (2) meses, contados a partir de la fecha límite para presentar propuestas. Con la misma, se debe aportar el recibo de pago de la prima, expedido por la Compañía aseguradora Propuestas Conjuntas. Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar los documentos que acrediten su constitución y representación. Adicionalmente, deberá presentar el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual constará, por lo menos: La facultad con que actúan para la constitución del Consorcio o Unión Temporal. (Es decir, la correspondiente autorización del órgano social para participar en la constitución de la Unión Temporal o el Consorcio, autorización que debe ser expresa en el documento en el cual conste, identificando la clase y No. del proceso para el cual se confiere la autorización: Invitación Abierta No El objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual debe ser el mismo del objeto a contratar. (En caso de Consorcios o Uniones Temporales, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación). La duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato, un año más y su liquidación. La designación de un representante legal principal, quien deberá estar facultado para actuar a nombre y en representación del Consorcio o Unión Temporal. La facultad que se le otorga en particular para proponer, firmar y liquidar el contrato, y en el caso de resultar seleccionados, de ejecutar las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, deberá designarse un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva del representante legal principal. Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal. 11

12 La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes del mismo, o a un tercero, según sea el caso. En ningún caso, se podrá participar con más de una propuesta, ya sea individualmente, en Consorcio y/o Unión Temporal o como miembro de otro Consorcio o Unión Temporal o presentar propuestas alternativas. En caso de Unión Temporal o Consorcio, sus integrantes deberán señalar los términos y extensión de la participación de cada uno de ellos en la propuesta y la ejecución del contrato. Se admitirán ofertas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales constituidas máximo por dos personas jurídicas Verificación de no inclusión en el boletín de responsables fiscales y antecedentes disciplinarios: Como requisito indispensable para celebrar cualquier tipo de contrato, LA PREVISORA S.A, verificará en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión Temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho boletín. Así mismo, se verificará que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o Unión Temporal, no registren sanciones ni inhabilidades vigentes en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades SIRI de la Procuraduría General de la Nación. 3.2 CAPACIDAD FINANCIERA Para efectos de constatar la capacidad financiera, el proponente deberá presentar el Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de Diciembre de 2012 con sus notas aclaratorias, firmados por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Balance General o en documento anexo firmado por el contador, deberá discriminarse el Activo corriente, Bienes entregados en arrendamiento operativo y/o Bienes recibidos en arrendamiento financiero y el Pasivo Corriente. En el Estado de Resultados discriminar la Utilidad Operativa. El valor que se reporte por Bienes entregados en arrendamiento operativo neto y/o Bienes recibidos en arrendamiento financiero, debe corresponder a los bienes que se utilizan para generar ingresos operacionales, producto del arrendamiento de los mismos. Adicionalmente, el proponente deberá anexar fotocopia de las tarjetas profesionales y los certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta 12

13 Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y revisor fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados. En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá allegar la misma documentación y requisitos mencionados. Cuando PREVISORA en desarrollo de la verificación financiera requiera constatar la información del proponente, ésta podrá solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para la aclaración de la información, tales como estados financieros dictaminados de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte requerido por PREVISORA. Para participar en el proceso de selección, el proponente deberá cumplir con los siguientes indicadores a 31 de Diciembre de 2012: Capital de trabajo (Activo Corriente + Bienes entregados en arrendamiento operativo neto y/o Bienes recibidos en arrendamiento financiero - Pasivo corriente): Mayor o igual al 30% del presupuesto oficial de esta contratación. Total Patrimonio: Mayor o igual al 90% del presupuesto oficial de esta contratación. ROE (Utilidad Operacional/Patrimonio total): Mayor o igual al 2.44%. En caso de que participen consorcios o uniones temporales, se sumarán los rubros contables de cada uno de los participantes, correspondientes a las variables determinantes de cada indicador, ponderados por el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. Si el proponente no acredita la capacidad financiera exigida será rechazado. Nota: En caso que el proponente no presente las notas aclaratorias, fotocopia de las tarjetas profesionales y los certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios, PREVISORA podrá solicitar, según el caso, la presentación de los mismos dentro del término establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo. 3.3 CAPACIDAD TÉCNICA 13

14 3.3.1 Experiencia del Proponente El proponente debe presentar con su propuesta tres (3) certificaciones de contratos suscritos con posterioridad al 1 de enero de 2010, cuyo objeto, sea la prestación de servicios de vehículos de reemplazo a compañías aseguradoras. Cada una de las certificaciones aportadas deberá acreditar un valor igual o superior al 50% del presupuesto establecido para la presente INVITACIÓN ABIERTA, incluido el IVA. Si el proponente presenta un mayor número de certificaciones, LA PREVISORA S.A., únicamente tendrá en cuenta las tres (3) primeras, en el orden que fueron anexadas en la propuesta. Las certificaciones citadas, para ser tenidas en cuenta deben contener las siguientes características: a. Nombre del contratante. b. Ser expedida y firmada por el representante legal o el responsable de la ejecución del contrato de la empresa contratante. c. La empresa que expide la certificación, debe indicar la calidad (representante legal o responsable de la ejecución del contrato) de quien firma la certificación. d. Estar impresa en papel membretado de la empresa que la expide. e. Indicar expresamente el objeto contratado. f. Indicar fecha de iniciación y fecha de terminación del contrato, y de sus prorrogas si a ello hubiere lugar. g. Los valores de las certificaciones deberán estar expresados en pesos colombianos incluido IVA. h. Para los contratos en ejecución, la certificación respectiva deberá indicar el porcentaje del valor ejecutado del mismo a la fecha de expedición del documento. i. Indicar la(s) ciudad(es) en la(s) que se prestó el servicio. j. Cada certificación deberá indicar la constancia de que el contrato se cumplió o se está cumpliendo a satisfacción, para los contratos en ejecución se deberá indicar que se está cumpliendo a cabalidad. k. Se aceptan certificaciones dirigidas a otras entidades, siempre y cuando en el contenido de estas se pueda verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos exigidos. Las certificaciones que tengan calificación del servicio como regular o malo no serán tenidas en cuenta. Las certificaciones que no presenten las anteriores características o que tengan calificación del servicio como regular o malo no serán tenidas en cuenta y se rechazará la propuesta. LA PREVISORA S.A. se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados. 14

15 En caso de presentación conjunta de propuestas se tendrá en cuenta para el cumplimiento de este requisito la sumatoria de la experiencia de los integrantes del Consorcio, Unión temporal o cualquier otro tipo de asociación en el que uno de los integrantes deberá acreditar el 60% de la experiencia y el otro (s) el 40% restante, para cumplir con el 100% de la experiencia requerida. LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de las certificaciones o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. En caso de que la aclaración no se entregue en los tiempos predeterminados, se rechazará la propuesta Capacidad Organizacional La propuesta seleccionada deberá contar con el siguiente esquema de organización, el cual redundará en la prestación del servicio objeto de la presente convocatoria, y que éste deberá ser detallado en la propuesta: Certificar que el proponente cuenta con la infraestructura suficiente que permita la operación de los servicios de alquiler de vehículos en las ciudades mencionadas en el objeto, la cual debe incluir el listado del parque automotor con el que cuenta, donde se detalle la cantidad, marca y el modelo de los vehículos que se pondrán a disposición de Previsora. Dentro del servicio a desarrollar, el proponente debe certificar que cuenta con una central telefónica, certificar que destinará mínimo 3 agentes exclusivos para la operación - Call Center de Previsora a fin de atender todas las solicitudes del servicio. Informar como se compone su Call Center. Incluir el esquema de los procesos que comprenden la operación. El oferente deberá detallar el manejo de la operación con el número de personas, cargos, dependencias que componen todo el esquema del servicio. Los oferentes deben acreditar mediante certificación firmada por su representante legal que tienen disponibilidad de prestación del servicio de suministro del vehículo en las siguientes ciudades mencionadas en el objeto de la presente convocatoria, según el siguiente cuadro. 15

16 CIUDADES BOGOTÁ MEDELLÍN CALI BUCARAMANGA PEREIRA ARMENIA MANIZALES CARTAGENA BARRANQUILLA CAPITULO IV ESPECIFICACIONES OBLIGATORIAS 4. ASPECTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS 4.1 Dentro de las generalidades del servicio, tenemos las siguientes: Los vehículos que suministrará el proveedor no podrán tener más de 5 años de antigüedad, los cuales deberán ser de gama media y alta definiendo gama media como vehículos que tienen un valor comercial entre $ y $ de pesos y gama alta entre $ y $ Estos valores serán validados de acuerdo a la guía de valores de Fasecolda vigente al inicio del contrato. El proponente debe entregar el vehículo de reemplazo con el tanque de gasolina lleno al momento de realizar la entrega el usuario del servicio. El proponente acepta con la presentación de la propuesta, que los daños ocasionados al vehículo o sus pérdidas a partir del momento de entrega del mismo al usuario del servicio, correrán por cuenta y riesgo de éste, con lo cual Previsora queda exenta de cualquier responsabilidad por este hecho. El vehículo suministrado deberá tener una póliza que lo ampare contra todo riesgo en donde el deducible será el que asuma el cliente/usuario del servicio, en la propuesta se deberá indicar las formas de cubrirlo por nuestro asegurado. El oferente deberá indicar en la propuesta que está en capacidad de realizar la entrega del vehículo de reemplazo en un tiempo no superior a 24 horas a partir del momento en que el cliente solicite el servicio. 16

17 El oferente que gane el presente proceso deberá tener para los vehículos puestos a disposición de nuestros clientes, una póliza de seguros todo riesgo que lo ampare integralmente contra los daños que pueda ocasionar el usuario o pérdida que el vehículo sufra durante el período de alquiler. Para este fin se deberá suministrar copia de la póliza de todo riesgo de la flota puesta a disposición de la compañía donde se relacionen los riesgos, con cláusula de no revocación para garantizar la continuidad de cobertura de estos vehículos. El oferente seleccionado deberá certificar mediante comunicación escrita suscrita por el representante legal que todos los vehículos puestos a disposición de nuestros clientes cuentan con los siguientes documentos: - Seguro Obligatorio Soat vigente - Revisión Técnico mecánica y de gases vigente El oferente seleccionado acepta que la Previsora le entregue folletos, de diferente clase de publicidad sobre la compañía y sus productos para ser incluida en los vehículos que los usuarios tendrán a su disposición. El oferente seleccionado debe indicar en la propuesta que bajo ninguna circunstancia los vehículos entregados a los usuarios de Previsora tendrán ningún tipo de logo o insignia de otras compañías de seguros. El oferente deberá certificar en su propuesta, la disponibilidad de vehículo en todo momento, ante una solicitud con el lleno de los requisitos se hará acreedor a multas por incumplimiento de lo anterior y demás sanciones previstas por incumplimiento contractual. El valor de la sanción será como mínimo el doble del valor que cobre en su propuesta, entendido este valor por evento de 7 días el cual será descontado del pago mensual a realizarle El proponente se compromete a rendir informes sobre: 4.2 Reportes de la gestión El Proveedor seleccionado deberá estar en capacidad de rendir y presentar informes de gestión de calidad mensuales, de todos los servicios prestados discriminados por sucursal, que contenga los informes estadísticos de los vehículos suministrados a nuestros asegurados y o beneficiarios del servicio, comparativos y evoluciones mensuales; número de vehículos por ciudad discriminados mes a mes y el comparativo a nivel general. 17

18 El Proveedor seleccionado deberá suministrar reportes mensuales con el detalle de los servicios prestados, agrupados por cada una de las sucursales de la compañía, donde se especifique los datos del beneficiario y el vehículo sustituto asignado con el fin de poder constatar la prestación del servicio y su concepto al respecto, enviando en medio magnético tal información. Al inicio del contrato, definiremos conjuntamente los tipos de informes, periodicidad y la información pertinente que deberán contener. Así mismo, en el desarrollo del contrato se realizarán reuniones de seguimiento y control a la operación y de calidad mensual, por lo cual si se hace necesario solicitar algún tipo de estudio o informe relacionado con el objeto del contrato, el contratista acepta el compromiso de llevarlos a cabo. El Proveedor seleccionado deberá presentar un Informe de calidad mensual validado por su ente externo o ella misma según lo lleve a cabo, el cual deberá contener el análisis del mes que presenta y el consolidado por diferentes variables obtenidas de las encuestas a los clientes atendidos con el fin de medir su satisfacción con el servicio. Al inicio del contrato, conjuntamente se definirá la información y el tipo de reporte a presentar así como el número de clientes a encuestar como muestra representativa o si opta por la evaluación a todos los clientes atendidos. 4.3 Soporte técnico El proponente debe acreditar el canal con el que cuenta para proceder a atender las necesidades de los usuarios (asegurados o beneficiarios de Previsora) en cuanto a servicios de asistencia vehicular que pueda requerir aquel durante el tiempo que se le esté prestando el servicio del vehículo de reemplazo. Así como, el canal de comunicación para el soporte y logística con los funcionarios de la Previsora que manejarán los diferentes aspectos del contrato. CAPITULO V. ASPECTOS CALIFICABLES Solo se calificarán las propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos habilitantes y especificaciones obligatorias. Los aspectos calificables de la oferta deberán venir en sobre cerrado y la apertura de tal sobre, se realizará una vez habilitada la propuesta por el cumplimiento de los requisitos mínimos obligatorios y habilitantes. 18

19 LA PREVISORA S.A. efectuará la evaluación sobre la base de mil (1.000) puntos, de acuerdo con los siguientes criterios: Aspecto Evaluado-Vehículo Reemplazo Puntos Máximos PRECIO Servicio de vehículo de reemplazo 900 SERVICIOS ADICIONALES Servicio a Domicilio 100 TOTAL PUNTAJE Precio (900 puntos) Corresponde al valor o precio que cada uno de los proponentes presenten en su oferta Servicio de vehículo de Reemplazo (900 puntos) En el siguiente cuadro, presentamos el puntaje que se obtendrá para el servicio así: Vehículo de Reemplazo Puntaje PRECIO Por 7 días 200 Por Por 10 días 250 evento Por 14 días 290 Día adicional 160 Total 900 El oferente deberá presentar en el siguiente cuadro los valores que serán los vigentes durante toda la ejecución del contrato, el cual está estimado en un término de (8) meses, individuales sin incluir el valor del iva. 19

20 El valor del día adicional será pagado por el cliente/asegurado de La Previsora pero será un valor preferencial en caso de que requiera seguir utilizando el vehículo a su conveniencia. Lo anterior indica que dicho valor NO hace parte del presupuesto oficial asignado a la presente invitación. Vehiculo de Reemplazo costo sin iva PRECIO Por evento Total Por 7 días $ Por 10 días $ Por 14 días $ Día adicional $ $ La oferta económica cuyos precios individuales según el tipo de servicio solicitado, sea más baja, tendrá el puntaje establecido. NOTA: El proponente entiende y acepta que los precios que ofrezca no tendrán ningún incremento durante toda la ejecución del contrato. 5.2 Servicio a Domicilio puntos El proponente que ofrezca en su oferta el SERVICIO A DOMICILIO, es decir, entregar el vehículo al asegurado de Previsora en su domicilio u oficina dentro de las ciudades donde está obligado a prestar el servicio, obtendrá CIEN (100) puntos, las demás no obtendrán puntaje. El proponente entiende y acepta que los precios que ofrezca no tendrán ningún incremento durante toda la ejecución del contrato. 5.3 Criterios de desempate Si hay empate entre varias propuestas, LA PREVISORA S.A. definirá la adjudicación por sorteo de balota, en presencia de los oferentes que se encuentren en tal situación. CAPITULO VI. CAUSALES DE RECHAZO Solo serán objeto de calificación aquellas propuestas que hayan cumplido en su totalidad los requisitos exigidos en los capítulos I, II, III y IV. 20

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