CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ASOCIACION OBRAS SOCIALES DEL HERMANO PEDRO PADRES FRANCISCANOS INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 GUATEMALA, MAYO DE 2009

2 926 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL La Asociación de Obras Sociales del Hermano Pedro Padres Franciscanos es una entidad no lucrativa no discriminatoria y apolítica, de servicio y proyección a la comunidad. Su personería jurídica fue autorizada mediante Acuerdo Gubernativo No de fecha 15 de julio de 1988, inscrita en el folio 267 libro 42 del Registro Civil de Guatemala. En 1995 realizo modificación de sus estatutos conforme Escritura Pública No. 165 de fecha 21 de octubre de 1995, autorizada por el Notario Jorge Mario González Álvarez, denominándose Asociación Obras Sociales Santo Hermano Pedro Frailes Franciscanos OFM, según consta en libro 2 folio 364 del Registro Civil de Guatemala. Se encuentra inscrita en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), con el Número de Identificación Tributaria NIT y en la Contraloría General de Cuentas, Cuentadancia número A5-61. La Asociación tiene como objetivo brindar asistencia médico quirúrgica, educacional, espiritual, religiosa, moral y social a la niñez, juventud, adultos huérfanos o abandonados y a toda persona de escasos recursos, cuidando todos los aspectos de su vida según los principios de la Iglesia Católica; creando y organizando hospitales, centros asistenciales, de recuperación, orfanatorios, asilos, escuelas, talleres de capacitación, centros educativos, culturales y recreativos Dentro de las funciones principales de la Asociación se encuentran las siguientes: brinda asistencia a los diversos tipos de pacientes: a) pacientes ambulatorios en lo que respecta a especialidades medicas, cirugía, tratamiento medico, farmacia, laboratorio, tienda de ropa, alimentación a familias de escasos recursos; y b) pacientes internos permanentes en los centros y hogares siguientes: De recuperación nutricional para niños, jóvenes discapacitados, para señoritas con parálisis cerebral, para niños con discapacidad física y mental, hogar de ancianas, hogar para mujeres y hombres limitados física y mentalmente así como centro de recuperación para personas alcohólicas. De conformidad con lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No de fecha 15 de julio de 1988 del Ministerio de Gobernación, la estructura organizativa de la Asociación se encuentra conformada por los órganos siguientes: La Asamblea General, que es la autoridad máxima de la entidad y b) La Junta Directiva integrada por el Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y tres Vocales. La entidad cuenta con las unidades administrativas, técnicas de dirección y control interno, comisiones, cuerpo de asesores, necesarios para el cumplimiento de sus fines establecidos. El patrimonio de la Asociación, se constituye con todos los bienes, derechos y acciones que adquiera por cualquier título legal, se sostiene financieramente con aportes voluntarios como donaciones, herencias, legados, y subvenciones de personas e instituciones nacionales y extranjeras, así como aportes del Gobierno de la República de Guatemala por medio del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y la Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la República. Durante el período auditado obtuvo ingresos provenientes del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social por la cantidad de OCHO MILLONES OCHOCIENTOS MIL QUETZALES (Q.8.800,000.00); Secretaria de Bienestar Social de la Presidencia de la República de Guatemala por la cantidad de TREINTA Y SEIS MIL QUETZALES (Q.36,000.00), mas el saldo inicial de Caja Fiscal por la cantidad de DOS MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y OCHO QUETZALES CON OCHENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q 2,878.84), más otros ingresos por diferentes conceptos, por la cantidad de SETECIENTOS CINCUENTA Y SEIS QUETZALES CON CINCUENTA Y TRES CENTAVOS. El total de los ingresos asciende a la suma de OCHO MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL SEISCIENTOS TREINTA Y CINCO QUETZALES CON TREINTA Y SIETE CENTAVOS (Q8.839,635.37), de los cuales se ejecutó la cantidad de OCHO MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL VEINTICUATRO QUETZALES CON NOVENTA Y UN CENTAVOS (Q8.839,024.91), quedando un saldo en Caja Fiscal de SEISCIENTOS DIEZ QUETZALES CON CUARENTA Y SEIS CENTAVOS (Q610.46), al 31 de diciembre de 2008.

3 927 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Practicar Auditoría Gubernamental con enfoque de gestión, con énfasis en la evaluación y análisis institucional y de procesos, para promover mejoras en los controles gerenciales y en la obtención de resultados. Evaluar la estructura Organizacional y de control interno, para conocer y comprender el funcionamiento de la Asociación Obras Sociales Hermano Pedro Padres Franciscanos, así como la identificación de las áreas críticas para definir su naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados en las circunstancias. Comprobar que las operaciones y transacciones financieras y administrativas, ejecutadas por la Asociación Obras Sociales Hermano Pedro Padres Franciscanos, estén debidamente autorizadas por la Junta Directiva y que las mismas sean congruentes con su función. Evaluar si los sistemas de control interno implementados por la entidad, aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y las operaciones de su gestión. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a las distintas operaciones auditadas, con criterios de transparencia en la calidad del gasto público. Verificar si el sistema de contabilidad implementado por la Asociación, llena los requisitos mínimos de registro, control y seguridad, para salvaguardar la información que se produce por las operaciones financieras que se efectúan. Verificar si la ejecución de los fondos administrados por la Asociación Obras Sociales Hermano Pedro Padres Franciscanos, en la prestación de servicios de atención a enfermos de escasos recursos económicos, entre otros: dar hogar y asistir a niños con desnutrición crónica, parálisis cerebral, jóvenes y adultos con problemas físicos y psicológicos, ancianos y ciegos que no encuentran asistencia en instituciones privadas y públicas; Brindar comida gratuita a los pobres y Atender a jóvenes y adultos con problemas de alcoholismo y drogadicción, etc. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables. Evaluar las posibilidades de irregularidades y fraudes cometidos por Directivos y empleados.

4 928 ALCANCE DE AUDITORÍA La auditoria se practicó a los registros y operaciones de la Asociación Obras Sociales Hermano Pedro Padres Franciscanos, ubicada en el Departamento de Sacatepequez, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre 2008, evaluando aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión institucional, con el fin de identificar áreas críticas de tipo legal, financiero y técnico-administrativo, que pudieran incidir en el desenvolvimiento de la gestión administrativa, aplicando técnicas de análisis y confirmación para determinar la razonabilidad de sus operaciones. Para la determinación de la muestra se consideró la totalidad de los ingresos percibidos de los aportes del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social por la cantidad de OCHO MILLONES OCHOCIENTOS MIL QUETZALES (Q.8.800,000.00), de la Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia por la cantidad de TREINTA Y SEIS MIL QUETZALES (Q.36,000.00), más el saldo inicial de caja por la cantidad de DOS MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y OCHO QUETZALES CON OCHENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q.2,878.84), más otros ingresos por diferentes conceptos, por la cantidad de SETECIENTOS CINCUENTA Y SEIS QUETZALES CON CINCUENTA Y TRES CENTAVOS (Q ). El total de los ingresos asciende a la suma de OCHO MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL SEISCIENTOS TREINTA Y CINCO QUETZALES CON TREINTA Y SIETE CENTAVOS (Q.8.839,635.37), de los cuales se ejecutó la cantidad de OCHO MILLONES OCHOCIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL VEINTICUATRO QUETZALES CON NOVENTA Y UN CENTAVOS (Q.8.839,024.91), que corresponde al 100% del total de los ingresos, quedando un saldo en Caja Fiscal de SEISCIENTOS DIEZ QUETZALES CON CUARENTA Y SEIS CENTAVOS (Q610.46), al 31 de diciembre de 2008.

5 929 INFORME DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1 TARJETAS DE CONTROL DE ALMACEN (KARDEX) PRESENTAN ANOMALIAS Condición Al efectuar la revisión de las Tarjetas de Control de Almacén y/o Bodega (kardex), se estableció que algunas de las tarjetas de bienes y/o productos alimenticios, no están firmadas por las personas que retiran los mismos del almacén, además en otras tarjetas, el encargado del almacén no firma de recibido cuando el proveedor hace entrega de los mismos. Criterio El Acuerdo Interno No , del 8 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Modificadas por Acuerdo Numero A , de fecha 8 de junio de 2006, del Subcontralor de Probidad Encargado del Despacho en lo que respecta a las Normas Generales de Control Interno, específicamente, en el numeral 2.4, Autorización y Registro de Operaciones. Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, guarda, custodia y control de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización, guarda y custodia de las operaciones y su documentación de soporte, son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente que dichas operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público posea la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa Inobservancia de las normas y procedimientos establecidos para el control de los bienes y/o productos alimenticios. Efecto Provoca descontrol e incertidumbre en la existencia de los bienes y/o productos alimenticios, facilitando perdida o destrucción de los mismos, por consiguiente limita deducir responsabilidades para su recuperación. Recomendación Que el Director y Representante legal instruya de inmediato al Auditor Interno y Contador de la entidad, para que implemente un sistema de control Interno, que conlleve al registro y resguardo de todos los bienes y/o productos alimenticios. Comentarios de la administración Con relación al hallazgo número uno, la administración manifiesta lo siguiente: En el mes de Noviembre del año 2007, se inició a trabajar con el sistema de tarjetas Kardex, para las áreas de Almacén y Bodega, por compras realizadas con fondos proporcionados por el Estado. En esta oportunidad contábamos con la presencia de dos señores Auditores de la Contraloría General de Cuentas, a quienes se consultó sobre el formato de las tarjetas, indicando que estaban bien como las habíamos trabajado. Cuando un producto ingresa a las áreas de Almacén y Bodega se llena la Forma 1-H Serie -B-, Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, donde firman los encargados del área de estar recibiendo el bien. Se tomará en cuenta a partir de la presente fecha las recomendaciones que su persona realizó en relación con las tarjetas Kardex, sobre registrar la firma de la persona que recibe el bien y la firma de la persona que retira el bien del Almacén y/o Bodega.

6 930 Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que la Administración reconoce que se tomará en cuenta las recomendaciones realizadas por la comisión de auditoría en cuanto a registrar la firma de la persona que recibe el bien y la firma de la persona que retira el bien de almacén y/o bodega. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para el señor Giuseppe Contran Crivellaro, Director General y Representante Legal; Señor Juan Francisco Solís Melgar, Subdirector y Administrador; Marixa Elizabeth Alvarado Alvarado, Vocal Primero Junta Directiva y miembro del Equipo de Trabajo Social; María Elizabeth García Oseída, Auditora Interna y señor Víctor Manuel Grave Contador de la Asociación Obras Sociales Hermano Pedro, Padres Franciscanos, por la Cantidad de DOS MIL QUETZALEZ (Q.2, ), para cada uno de los responsables, de conformidad con lo que establece el numeral 18 del Artículo 39, del Decreto Numero del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. El total de la sanción asciende a DIEZ MIL QUETZALES (Q.10, ).

7 931 HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 2 INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DEL RESUMEN DE INVENTARIO ANUAL A LA DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO Y CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Condición Durante la Auditoría practicada en la Asociación, se comprobaron deficiencias en los Registros Auxiliares de los bienes inventariables como: Las Tarjetas de responsabilidad carecen de sumatorias, los bienes no se registran por separado con sus valores, Tarjetas de Responsabilidad sin actualizar, bienes sin codificar y falta de envió del Resumen de Inventario a la Dirección de Bienes del Estado y la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Acuerdo Gubernativo número , de fecha 11 de mayo de 1994, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública, en el artículo 19, establece que las dependencias a que se refiere el presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefe superior, están obligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enero de cada año, informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registros en su inventario, al treinta y uno de diciembre de cada año, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas. Dicho informe deberá ser independientemente al que se refiere el artículo 70 de la Ley Orgánica del Presupuesto, contenida en el Decreto Ley número 2-86 y 27 de su Reglamento Contenido en Acuerdo Gubernativo El Acuerdo Interno No , del 8 de julio de 2003, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Modificadas por Acuerdo Numero A , de fecha 8 de junio de 2006, del Subcontralor de Probidad Encargado del Despacho en lo que respecta a las Normas Generales de Control Interno, específicamente, en el numeral 2.4, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Autorización y Registro de Operaciones. Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, guarda, custodia y control de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización, guarda y custodia de las operaciones y su documentación de soporte, son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente que dichas operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público posea la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa Inobservancia de las normas y procedimientos establecidos para el control de los bienes de activo fijo. Efecto Provoca descontrol e incertidumbre en la existencia y ubicación de los bienes de activo fijo, facilitando perdida o destrucción de los mismos, por consiguiente limita deducir responsabilidades para su recuperación. Recomendación Que el Director y Representante Legal de la Asociación Obras Sociales Hermano Pedro, Padres Franciscanos, instruya de inmediato al Auditor Interno y Contador de la Entidad, para que implemente un adecuado sistema de control Interno, que conlleve al registro y resguardo de todos los bienes de activo fijo. Comentarios de la administración Con relación al hallazgo número dos, la administración manifiesta lo siguiente: En el mes de Noviembre del año 2007, se inició a trabajar con el sistema de Tarjetas de Responsabilidad para el área de Inventario, por compras realizadas con fondos proporcionados por el Estado. En esta oportunidad contábamos con la presencia de dos señores Auditores de la Contraloría General de Cuentas, a quienes se consulto sobre el formato de las tarjetas de responsabilidad, indicando que estaban bien como las estábamos trabajado, que si a una persona se le asignaban más de dos activos, estos debería de registrarse en una sola

8 932 tarjeta. Por eso el Departamento de Contabilidad de la Institución las trabajó como se encuentran ahora. Todos los activos que se adquirieron con fondos del Estado, se les colocó un código contable, con un marcador permanente, posiblemente en el transcurso de los meses y la limpieza cotidiana hizo que estos códigos desaparecieran. Tomaremos en cuenta la recomendación que su persona realizó en relación con las tarjetas responsabilidad, registrando los bienes por separado con su respectivo valor, el código de los activos se colocara en un lugar visible y de un material que no se borre. A sugerencia de la Auditoría practicada por el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social se habilitó un libro de Inventario para el registro de los bienes adquiridos con fondos del Estado. Se presentará a la Dirección de Bienes del Estado y a la Contraloría General de Cuentas, un informe con la integración de todos los activos que se adquirieron con Fondos del Estado. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que la Administración reconoce haber incurrido en falta de Control Interno, al manifestar que se tomaran en cuenta las recomendaciones y aplicaran las medidas correctivas para cumplir con lo indicado en el hallazgo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para el señor Giuseppe Contran Crivellaro, Director General y Representante Legal; Señor Juan Francisco Solís Melgar, Subdirector y Administrador; Marixa Elizabeth Alvarado Alvarado, Vocal Junta Directiva y miembro del Equipo de Trabajo Social; María Elizabeth García Oseída, Auditora Interna y señor Víctor Manuel Grave Contador de la Asociación Obras Sociales Hermano Pedro, Padres Franciscanos, por la Cantidad de DOS MIL QUETZALEZ (Q.2, ), para cada uno de los responsables, de conformidad con lo que establece el numeral 18 del Artículo 39, del Decreto Numero del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. El total de la sanción asciende a DIEZ MIL QUETZALES (Q.10, ).

9 933 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES La última auditoría practicada a la Asociación por parte de la Contraloría General de Cuentas, abarcó el período del 29 de mayo al 31 de diciembre de Se solicitó copia del informe de auditoría anterior y al evaluar las recomendaciones, se determinó que están en proceso de implementar las mismas, entre las que se mencionan: 1) Que el Director y Representante Legal instruya a la persona responsable de elaborar la Caja Fiscal, a efecto que la información plasmada en la misma, sea eficaz, clara y oportuna y 2) Que el Director y Representante Legal de la Asociación, proceda a registrar la propiedad de los vehículos a nombre del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social de conformidad con el Acuerdo Ministerial No de fecha 20 de diciembre de 2007.

10 934 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. 1 2 Nombre Cargo Del Al FRAY GIUSEPPE CONTRAN CRIVELLARO JUAN FRANCISCO SOLIS MELGAR DIRECTOR Y REPRESENTANTE LEGAL SUBDIRECTOR Y ADMINISTRADOR 01/01/ /01/ /12/ /12/ MARIA ELIZABETH GARCIA OSEIDA AUDITOR INTERNO 01/01/ /12/ VICTOR MANUEL GRAVE CONTADOR GENERAL 01/01/ /12/2008

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