Es un programa de aplicacion que permite manejar datos numericos y alfanumericos. diseñado para realizar calculos de forma rapida y precisa.

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1 Guía Básica de Microsoft Excel Es un programa de aplicacion que permite manejar datos numericos y alfanumericos. diseñado para realizar calculos de forma rapida y precisa. Hoja Electrónica de Cálculo caracteristicas: estructura en forma de tabla compuesta por filas y columnas. Ayuda a resolver problemas relacionados con el calculo en diversas area.( aritmetica,estadistica,finanzas, contabilidad,etc.). Recalcula automaticamente los resultados. Genera diferentes tipos de graficos. Emplea diferentes formatos de impresion. AREA DE TRABAJO DE EXCEL La Hoja Electrónica de cálculo está compuesta por: Cuadro de nombres Barra de fórmulas: Columna: se ubican verticalmente. Se identifican por letras situados en la parte superior de la hoja. A, B, C, D, E. Filas: se ubican horizontalmente. Se identifican por números situados a la izquierda de la hoja 1, 2, 3,... RANGO A4:A12 CELDA: Es la intersección de una fila y una columna. Ejemplo: C4 Es donde se intersectan la columna C, fila 4 RANGOS DE CELDA: Son dos o más celdas contiguas de una hoja. Ejemplo: D8:F12 Un archivo de Microsoft Excel se llama libro y un libro se pueden crea muchas hojas. La extensión de un archivo de Excel es:.xlsx Celda activa: es la celda seleccionada, donde se introducirán o editaran los datos. Al hacer clic sobre una celda, esta se convierte en la celda activa. Barra De Formulas: despliega la fórmula o función que está contenida en la celda seleccionada mientras que el resultado de dicha fórmula o función es mostrado dentro de la celda. A través de esta barra que podemos introducir el contenido de una celda así como modificarlo. Además nos facilita la inserción de funciones. Ingresa lo que ha escrito en la celda y la deja seleccionada. Pulsando la tecla ENTRAR = 23 + D3*A2 Cuadro de nombres: indica la celda activa, aquella en la que se encuentra situado el cursor. También se usa para asignar nombres a las celdas. Cancela los cambios si Cancela Insertar los cambios función: si todavía no ha entrado todavía no ha entrado los Abre un diálogo que los datos. Pulsar en la datos. Pulsar en la tecla ESC ayuda le a escoger y hace lo mismo. completar varias funciones de la norma. Cuadro de contenido: muestra el contenido de la celda activa. (Formula, función, texto, números) pág. 1

2 Tipos de Datos Una hoja de cálculo puede trabajar con diferentes tipos de datos: Valores numéricos: Representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha. Texto: es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja. Fechas: son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. Sirven para indicar fechas de nacimiento, de ingreso, de venta, etc. Formulas y funciones: Una Celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de instrucciones que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado. Referencias Referencias: permiten identificar una celda o rango de celdas. Indican en que celdas se localizan los valores o los datos. En una celda que contiene una fórmula se ve siempre la cifra resultante y la fórmula en sí se ve en la barra de fórmulas arriba de la pantalla. Tipos de Referencias A1 L1C1 3D a otra hoja pág. 2

3 TIPOS DE REFERENCIAS DE CELDAS ABSOLUTAS RELATIVAS MIXTAS Siempre hace referencia a una celda en una ubicación especifica. la letra de la columna y el numero de la fila estan precedidas por el signo de pesos ($). =$B5+$C5 se basa en la posición relativa de lasc eldas que contiene la formula y de la celda a que hace referencia. =B5+C5 esta formada por un componente relativo y uno absoluto. =$B5+C5 FORMULA Es una secuencia de operandos y operadores en una celda, que juntos producen un nuevo valor. Se utilizan para realizar cálculos. Las fórmulas se componen de 3 elementos: Ejemplos: = = (B13+B21+C30)/3 = 23 + D3*A2 3 Elemento Funcion 1. Signo de _= Indica se realiza una formula. 2. operando Son los elementos que se van a operar. 3. operadores Especifican el tipo de cálculo que se va a realizar. 1 2 Fórmula Cifra resultante pág. 3

4 Al usar fórmulas, los resultados cambian cada vez que se modifican los números. Para hacer esto, debemos incorporar la celda dentro de la fórmula. Una celda se puede agregar a la fórmula en forma manual (escribiendo la letra y número correspondientes a su columna y fila, respectivamente), pero otra forma de hacerlo es seleccionando la celda con el mouse y haciendo clic sobre ella. La celda seleccionada tendrá un recuadro de 2 colores, con una línea punteada intermitente: En una formula se pueden emplear diferentes tipos de referencias, dependiendo de del problema a resolver. Errores en Excel En Excel es posible que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores. ##### - Este error se muestra cuando: o El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna o Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha. Se soluciona abriendo el ancho de la Columna. # NOMBRE? : Aparece cuando se digita mal el nombre de una formula o cuando la formula no existe error. # REF! : Este error es de referencia, cuando Excel busca una celda q se ha utilizado y no es válida. Posibles causa para el error # REF!: Se ha eliminado las celdas q se han utilizado como referencia por otra fórmula o se han pegado celdas movidas sobre otras a las q hacía referencia en otras fórmulas. La solución: Cambiar las formulas, o eligiendo deshacer para restablecer las celdas de la hoja de cálculo inmediatamente después de eliminarlas o pegarlas. # DIV/0!: Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor. Ejemplo El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error # DIV/0! pág. 4

5 # NUM!: Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha. # NULO! : Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función rangos de datos o celdas que no interseccionan. Ejemplo: La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen dá como resultado el error # NULO! #N/A: Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado. Ejemplo: usar la función BuscarV para encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda especificado. Ejemplo de una formula Para Calcula los valores de la celda C5 se debe conocer la operación manual es decir la fórmula matemática, para diseñar la formula en Excel utilizando las referencias de celdas. Los valores de las celdas se obtienen con número de lados del poligono-3, es decir n-3. Por lo que se ubica en la tabla el valor de n, que se encuentra en B5 y el 3 es un número constante de la fórmula matemática. Por lo tanto se sustituyen los valores de la formula por las referencias de celda. Fórmula matemática Formula en Excel n-3 =B5-3 El signo = indica que se realiza una operación. pág. 5

6 FUNCIONES Una función es una fórmula o una serie de fórmulas ya escritas y preparadas en forma simplificada, para realizar cálculos comúnmente usados. Son más fáciles de escribir que una serie de fórmulas y pueden resolver un problema matemático en un sólo paso en lugar de muchos. Al escribir estas funciones necesitamos seguir un orden o sintaxis, tal como si estuviéramos escribiendo una frase. La sintaxis correcta de una función es la siguiente: Elementos de la función: Signo igual Ejemplo: = PROMEDIO (B5:B10) = COS (B5) =MIN (A1:A10) = SUMA (A1:A200) Nombre de la función Argumentos separados por dos puntos y encerrados entre paréntesis. Diferencia entre formula y función Si se solicita para calcular el promedio de las calificaciones, se puede utilizar la función PROMEDIO o hacer una función. a) Para obtener el promedio de las calificaciones de los alumnos que corresponden al rango de datos C6:k6 Utilizando la Función PROMEDIO. Se escribe el nombre de la Función y se selecciona el argumento (la referencia de la celda, o el rango de datos). En el ejemplo se selecciona el rango C6:K6. Como se muestra a continuación. Observa la sintaxis de la función que coloca en la celda L6. Después de colocar el signo = se escribe o se selecciona la función PROMEDIO y se seleccionan las celdas que intervienen en el cálculo de la función. b) Para obtener el promedio de las calificaciones de los alumnos utilizando una fórmula se debe conocer el proceso manual es decir la o las operaciones para poder diseñar dicha fórmula. Se coloca el signo = en la celda deseada. Se colocan los operadores y se seleccionan o escriben las referencias de celdas de los valores (operandos) de cada calificación. Como se muestra en la imagen: Sintaxis: son las normas que especifican como se debe escribir un procedimiento. Observa la sintaxis de la fórmula que sido creada: Aquí primero se realiza la suma de todas las celdas seleccionadas y después el resultado se divide entre 9. Claramente el nueve se obtiene de contar manualmente cuantas calificaciones se van a promediar. Los paréntesis determinan que operación se realiza primero en este caso la suma y después la división. pág. 6

7 Gráficos en Excel Los gráficos permiten Visualizar de una manera integral la información de la hoja de cálculo. Interpretar la información, comparar los datos, observar sus proposiciones, sus tendencias, etc. Tipos de gráficos Excel te ofrece varios tipos de gráficos que cuentan con sus propias ventajas. Estos son: Columna: Pueden ser utilizados para mostrar casi cualquier tipo de datos y hay muchas variaciones, tales como 3-D, Stacked, pirámide y otras. El ejemplo mostrado es un gráfico de columnas agrupadas. Líneas: Los gráficos de líneas son ideales para mostrar tendencias. Los puntos están conectados con líneas por lo que es fácil ver que los números están aumentando o disminuyendo. Circular: Los gráficos circulares te permiten ver las proporciones de un vistazo. Cada valor se muestra como una rebanada del pastel, así que es fácil ver cuál valor representan el porcentaje más grande y más pequeño. Barras: Funcionan igual que los gráficos de columnas, pero en lugar de columnas verticales, utilizan barras horizontales. Área: Similares a los de línea, excepto que la zona bajos las líneas tienen relleno. Esto puede facilitar la lectura de los datos aunque en algunos casos el relleno puede tapar información. Superficie: Muestran los datos en un tipo de paisaje 3D. Funcionan mejor con grandes conjuntos de datos, lo que le permite ver exactamente donde los valores son más altos y más bajos. Pasos para crear un gráfico en Excel: Paso 1: Selecciona las celdas que vas a graficar, incluyendo los títulos de las columnas y las etiquetas de fila. Estas celdas serán los datos de origen del gráfico. pág. 7

8 Paso 2: Haz clic en la pestaña Insertar. Luego, ubica el grupo Gráficos y selecciona la categoría de gráfico deseado (dispersión, por ejemplo). Y selecciona el tipo de gráfico que desees en el menú desplegable (dispersión con líneas suavizadas y marcadores, por ejemplo). Paso 4: El gráfico aparecerá en la hoja de cálculo. No olvides contestar las preguntas de reflexión al finalizar cada una de las prácticas y anexarlas a tu reporte de practica. Bibliografía: Informática II. María Josefina Pérez Martínez Editorial: Alfaomega. pág. 8