MEJORES PRÁCTICAS PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

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1 MEJORES PRÁCTICAS PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Enero 2017

2 Contenido INDICE 1 Cuáles son las mejores prácticas para el control de los activos fijos? 2 Quienes somos en Latinoamérica 3 Nuestros Miembros 4 Quienes somos en Ecuador 5 Categorías de Servicios ofrecidos 6 Contacta con nosotros

3 1 Cuáles son las mejores prácticas para el Control de Activos Fijos La importancia de los activos fijos En una industria intensiva en maquinarias los activos fijos suelen ser uno de los rubros más importantes por su valor monetario y por el cuidado que implica. Sin embargo, en otras empresas como las de retail las instalaciones y equipos toman ese lugar importante. Seguiríamos hablando de la importancia, pero ahora vamos a concretar los problemas que suelen estar relacionados con el uso de activos fijos, por ejemplo: a) No sabemos identificar cuáles son los activos fijos reconocidos por la NIC 16 para ser registrados contablemente y cuáles aquellos que solo se inventarían para propósitos de control. b) No sabemos dónde están los activos fijos, si todavía existen y si su condición es adecuada para seguir prestando su servicio. c) No sabemos cuál es el valor recuperable de un activo fijo d) No sabemos cuál es el valor de uso (financiero) del activo fijo e) No sabemos cuál es el valor actual del activo fijo. La Contabilidad puede indicarnos el monto de inversión en los activos fijos, pero los detalles auxiliares nos indican cuánto tenemos invertido por cada rubro importante, cuanto falta para terminar la vida útil, qué tipo específico de activos tenemos, además de la utilidad de la verificación física. El control está en los detalles. Lo que no se mide no se controla, lo que no se controla no se puede mejorar

4 1 Cuáles son las mejores prácticas para el Control de Activos Fijos No todos los activos fijos deben contabilizarse De acuerdo con la Norma Internacional de Información, NIC 16 Propiedad, planta y equipo un elemento de activos fijos s reconocerá como tal siempre y cuando: a) Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo; y b) El costo del activo para la entidad pueda ser valorado con fiabilidad. Esta situación obliga a una empresa a definir una política para reconocer los activos fijos que se contabilizarán como tal, aquellos que son sustituciones de los que se reemplazan, aquellos solo se consideran como gastos de mantenimiento, etc. En consecuencia, una empresa podría tener activos fijos depreciables y activos fijos solo controlables físicamente debido a que no cumplen la condición que exige la NIC 16 para ser reconocidos como activos fijos. Los estados financieros se elaboran siguiendo las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF. Específicamente para los activos fijos se sigue la NIC 16

5 1 Cuáles son las mejores prácticas para el Control de Activos Fijos No todos los activos son iguales El orden inicia con la definición de una estructura de información general y una específica para los activos fijos, por ejemplo: 1. Terrenos, 2. Edificios, 3. Maquinaria y equipo, 4. Herramientas 5. Moldes, 6. Vehículos 7. Adaptaciones y mejoras, Las características físicas que describen a cada activo pueden ser de naturaleza totalmente distinta, sin embargo, recomendamos que se elabore una estructura con información para aquella Unidad mínima indivisible 1. Características comunes: a) Código del activo b) Nombre del activo c) Cuenta contable d) Descripción del activo e) Valor de adquisición f) Fecha de adquisición g) Marca, modelo, serie h) Fecha de término estimada de vida útil Una recomendación fundamental para ejercer el control del activo fijo es la matrícula única y consecutiva de cada activo fijo. Este código es útil para controlar la secuencia de los activos y en forma posterior validar su existencia. 1 Se entiende como Unidad Mínima Indivisible aquella unidad de maquinaria integrada por el equipo propiamente dicho, accionado por un determinado mecanismo o transmisión, seguido, en su caso, de equipos o instalaciones menores, así como su ingeniería, directamente relacionados con este equipo, como son: instalaciones de ingeniería civil, mecánica, eléctrica, bombas, válvulas, tuberías, instrumentos, etc., y que por lo tanto definan una capacidad productiva. No se deben incluir aquellas refacciones o partes no instaladas, cuando éstas se encuentren formando parte del almacén de refacciones o hayan sido ya cargadas a resultados.

6 1 Cuáles son las mejores prácticas para el Control de Activos Fijos Trabajar en la trazabilidad El control de los activos fijos se inicia con la matrícula única que explicamos en el punto anterior, posteriormente se debe ubicar una etiqueta, placa u otro medio que será su identificación específica en el activo fijo con el código de barras que debe contener los datos del activo. La siguiente tarea debe ser la entrega-recepción de los activos fijos a una persona responsable de su custodia mediante un acta que identifique su destino, estado en el que se encuentra y su ubicación. La ubicación del activo debe seguir un patrón que incluya por lo menos lo siguiente: a) Área o unidad b) Departamento c) Piso d) Oficina e) Persona responsable f) Si fuese posible la posición geo-referencial En caso de no haber iniciado el control de activos fijos desde su adquisición, se hace necesario realizar un inventario físico completo para identificar todos y cada uno de los activos y asignar la etiqueta con el código de barras para acelerar los procedimientos de validación en el

7 1 Cuáles son las mejores prácticas para el Control de Activos Fijos futuro. Algunos activos fijos se pueden mover y cambiar de custodio por lo que la tecnología ayuda mucho para reducir validaciones posteriores. Los inventarios completos no deberían ser realizados por los mismos custodios, estos deben ser realizados por personas independientes y que dispongan de herramientas lectores de códigos de barras para asegurar la ubicación correcta del activo. Una vez identificados todos los activos fijos la siguiente tarea es cruzar la información obtenida con los registros detallados. Esto es lo que se denomina conciliación con libros contables, sin embargo, si no existe un archivo documental para relacionar los activos ubicados con sus respectivos costos nuestra recomendación es la valoración de los activos fijos.

8 1 Cuáles son las mejores prácticas para el Control de Activos Fijos Archivo documental Es una muy buena idea que exista un archivo documental centralizado con los documentos de soporte de las adquisiciones de activos fijos. Cada vez que se adquiera un activo fijo que cumpla con la política de reconocimiento debería enviarse una copia de la factura a este archivo documental de tal manera que se pueda iniciar con el registro de los datos del activo, monto, descripción, serie, etc. Para tener un control completo de los activos fijos se debe registrar todos los movimientos de altas, bajas y transferencias en el sistema, para lo cual recomendaciones el establecimiento de una política y procedimientos para adquisición, movimientos y bajas. El archivo documental de activos fijos es de suma importancia incluso se debe resguardar con cierta seguridad Si la empresa posee un archivo documental e implementa el sistema de identificación de activos por código de barra la validación y conciliación requiere menor inversión

9 2 Quienes somos en Latinoamérica Somos una organización integrada por Firmas profesionales independientes de Auditoría, Consultoría y Contabilidad, que comparten tecnología de avanzada para prestar los mejores servicios profesionales a nuestros clientes. Somos la única organización profesional en el continente que acredita valores latinoamericanos para servir a todas las empresas del mundo que radiquen sus operaciones en los países de la región. Nacimos con la convicción de la existencia de una Firma profesional que entienda la problemática latinoamericana desde su núcleo, para poder trabajar con una visión global de los negocios que nos permitan contribuir con el desarrollo económico de la región. Nos eligen empresas líderes. Entre nuestros clientes se encuentran parte de las 500 empresas más grandes del mundo. Nos encontramos calificados internacionalmente como auditores por organismos multilaterales. Somos la única Firma latinoamericana miembro de IFAC. Somos una Firma ágil y mediana; nos convertimos en una nueva alternativa en un mercado altamente concentrado. Contamos con gran prestigio regional e internacional ya que hemos fijado los más altos estándares de calidad que existen internacionalmente. Incorporamos tecnología de manera permanente, que compartimos con todos nuestros miembros a nivel regional. Sostenemos una intensa actividad académica y profesional en diversas Universidades y Asociaciones y, en este sentido, hemos desarrollado un plan de capacitación continua que abarca actividades de desarrollo profesional para los primeros tres años de carrera en la Firma - PRIMSA TM. Asimismo, desarrollamos un curso de posgrado y especialización en el ámbito de las ciencias económicas, destinado con exclusividad a los profesionales de nuestra organización, para capacitarlos en la metodología SMS PIADeF (Programa Internacional de Auditoría y Detección de Fraudes).

10 3 Nuestros Miembros SMS ECUADOR Fundada en 2005 (10 años) Quito Guayaquil SMS-San Martín, Suarez y Asoc. Fundada en 1987 en Argentina (28 años) SMS Honduras SMS Jamaica SMS México SMS Nicaragua SMS Panamá SMS Paraguay SMS Perú SMS Puerto Rico SMS República Dominicana SMS Trinidad & Tobago SMS Uruguay SMS Venezuela SMS Argentina SMS Bahamas SMS Bolivia SMS Brasil SMS Chile SMS Colombia SMS Costa Rica SMS Ecuador SMS El Salvador SMS Guatemala SMS Haití

11 4 Quienes somos en Ecuador SMS AUDITORES DEL ECUADOR fue fundada en el año 2005 (como Auditores y Asesores Gerenciales) por el Ing. Fabián Delgado Loor, nuestro Socio Director, ex Gerente de PricewaterhouseCoopers. Actualmente cuenta con un equipo de 40 auditores entre sus oficinas de Guayaquil y Quito. En el año 2006 se recibe la invitación para ser miembro de la Red Latinoamericana de Firmas de Auditoría y Consultoría SMS LATINOAMERICA, con sede en Buenos Aires, Argentina y cambia la denominación a SMS AUDITORES DEL ECUADOR. Con la incorporación de un nuevo Socio en el 2008, el Ing. Einstein Delgado, experto en Operaciones del sector bancario se creó SMS CONSULTING con la idea de incorporar servicios con mayor valor agregado surgiendo en ese momento las soluciones de Auditoría Interna. Para el año 2009, SMS Latinoamérica es aceptada por el Foro de Firmas, con lo cual pasamos a ser una Firma Internacional reconocida como tal y con las mismas responsabilidades y alcance global de las Big Four.

12 5 Categorías de Servicios ofrecidos Auditoría Consultoría y Asesorías Asesoramiento Fiscal Precios de Transferencia Business Process Outsourcing Outsourcing Contable Certificación de Gastos al Exterior Gestión del Talento Humano Toma Física de Inventarios Sistemas y Tecnología Informática Capacitación

13 Contacta con nosotros Oficinas de SMS Ecuador Quito Av. Replública de El Salvador No y Portugal, Edificio Zanté Piso 3 Of. 303 Guayaquil Urdesa Norte Calle 5ta. #223 entre callejón 5to. y Avenida 4to. Call Center en Guayaquil Tel: (593-4) o (593-4) info@smsecuador.ec comunicaciones@smsecuador.ec Síguenos en: f Facebook SMS Auditores y Asesores del Ecuador Cuente con Nosotros in Linkedin SMS Auditores Ecuador