OFICIO CIRCULAR DG

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1 OFICIO CIRCULAR DG Para: Jerarcas Institucionales Directores y Directoras de Gestión Institucional de Recursos Humanos Auditores y Auditoras internos/as institucionales Directores y Directoras - Coordinadores DGSC Directores y Directoras Unidades de Planificación Institucional De: Asunto: José Joaquín Arguedas Herrera DIRECTOR GENERAL Regulaciones complementarias para la aplicación de la Regla Técnica y Modificación o diseño de Modelos de Evaluación del Desempeño Institucionales, en el Régimen de Servicio Civil (Resolución DG , Evaluación del Desempeño) Fecha: 31 de mayo del Con la emisión del Oficio Circular DG de fecha 11 de octubre del 2010, se comunicó a los y las Jefaturas de la Gestión Institucional de Recursos Humanos bajo el Régimen de Servicio Civil, la estandarización de la plantilla y formato de Resolución Administrativa razonada para aplicar la Regla Técnica en materia de Evaluación del Desempeño en el Régimen de Servicio Civil, instituida en la instrumentación técnica (Específicamente el Anexo 4: COMPENDIO GENERAL REGULADOR PARA LA ELABORACIÓN DE LAS GUÍAS DE APLICACIÓN DE LOS MODELOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO INSTITUCIONALES EN EL RÉGIMEN DE SERVICIO CIVIL TITULO I Y IV) vinculada a la Resolución DG de fecha 23 de octubre del El propósito de la normativa referida con antelación persigue, como parte de los principios de garantía de eficiencia que fundamentan la promulgación del Servicio

2 Civil de Costa Rica, identificar el desempeño destacado relacionado con el logro de resultados afines a planes nacionales, estratégicos, operativos, compromisos de gestión o expectativas e intenciones del desempeño, que son pactados entre jefaturas y colaboradores/as según corresponda, en cada institución bajo el ámbito del Estatuto de Servicio Civil, aspectos que están recíprocamente interrelacionados. Siendo que el Ciclo de Evaluación del desempeño ha recorrido ya seis meses, se hace hincapié y énfasis en la imperiosa obligación de que las jefaturas que evaluarán a sus colaboradores/as establezcan el amarre de los resultados de la evaluación en cuestión al cumplimiento de logros institucionales. Consecuentes con el hecho de que la vinculación del proceso de planificación y evaluación del desempeño de los colaboradores/as institucionales, es un proceso que debe gestionarse adecuadamente y cuyos resultados van a ser obtenidos a mediano y largo plazo, adicionalmente a lo descrito con antelación se considera oportuno recordar y compatibilizar los aspectos relacionados con la aplicación de la supra indicada Regla técnica conforme puntualmente denotamos a continuación: 1. Se deroga completamente el Oficio Circular DG , de fecha 11 de octubre de 2010 y en sustitución regirán las disposiciones que a continuación se indican: 1.1 En las distintas dependencias institucionales debe ejecutarse el procedimiento de vincular los resultados de la evaluación del desempeño a los planes (ya sea operativo, estratégico, nacional; o bien a los acuerdos de gestión pactados cuando su misión tiene un enlace indirecto con tales planes, según el caso de cada dependencia), con el propósito de concordar los resultados de la evaluación del desempeño cuando supera más del 20% de funcionarios/as con la categoría excelente, hecho que debe razonarse mediante resolución al efecto ante la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH) respectiva, conforme la normativa vigente. 1.2 El resultado de las evaluaciones del desempeño de los colaboradores/as institucionales asignados por cada una de las jefaturas, debe relacionarse con la planificación institucional, sea ésta estratégica, operativa o bien acuerdos pactados, derivados de las obligaciones asignadas a cada dependencia, sea su concordancia directa o indirecta a dicha proyección.

3 1.3 Para el ciclo de evaluación del desempeño vigente ( ) y los subsiguientes, aún cuando no exista una vinculación directa del desempeño con los referenciados planes, será obligatorio establecer Compromisos de Gestión o bien Expectativas e Intenciones del Desempeño con los colaboradores/as. En ocasión de esta situación tanto el criterio técnico de marras, como los compromisos y expectativas denotados han de figurar en los expedientes de evaluación del desempeño de las y los colaboradores respectivos. 1.4 Igualmente se informa que el Anexo Nº4 de la Resolución DG fue modificado, siendo que el texto de la Regla Técnica en adelante se leerá: Regla Técnica: Las Jefaturas que evalúen más del 20% de la totalidad de sus colaboradores (as) con la categoría excelente, deben justificar tales resultados mediante resolución en la que se razone y compruebe el cumplimiento de objetivos institucionales, derivados de la planificación estratégica y operativa de cada dependencia. Para la operación y puesta en práctica de la Regla anterior, corresponde aclarar los siguientes aspectos: Las Jefaturas referidas en la citada Regla, corresponden a aquellas que tienen formalmente establecidas los Ministerios, Instituciones u Órganos Adscritos bajo el ámbito del Estatuto de Servicio Civil. Los planes para relacionar el cumplimiento de objetivos son: Plan Nacional de Desarrollo (PND), Plan Estratégico Institucional (PEI) o Plan Anual Operativo (PAO), Intenciones, Compromisos o Expectativas de Gestión, así como el cumplimiento óptimo de los estándares e indicadores preestablecidos para el desempeño destacado, según competa. Para la aplicación de esta Regla, las dependencias que deben emitir la Resolución en cuestión, serán: Divisiones, Áreas, Direcciones, Procesos, Subprocesos, Departamentos u otras nomenclaturas similares (Unidades o Secciones de menor rango se incluyen como parte de las mencionadas, integrándose en un solo equipo ejecutor). Adicionalmente debe emitirse el respectivo reporte de resultados a presentarse en ésta Dirección General, según los lineamientos establecidos en esta materia.

4 1.5 Conforme a lo detallado en el punto anterior, anexo a este Oficio Circular se adjunta el formato y plantilla de Resolución que incluye los ajustes denotados con respecto a la Regla Técnica, la cual será emitida únicamente por las jefaturas correspondientes, según proceda y en los términos de las reformas descritas. 1.6 Se autoriza a los Ministerios, Instituciones u Órganos Adscritos que cuenten con su Modelo de Evaluación del Desempeño debidamente aprobado por esta Dirección General, a ejecutar los ajustes requeridos en las Guías de aplicación de los mismos, remitiendo posteriormente el documento en archivo digital al Área de Gestión de Recursos Humanos a más tardar al 30 de junio del año en curso, a efecto de registrar la variaciones originadas. 1.7 Adicionalmente, es preciso indicar la posibilidad en ampliar la entrega de los resultados del proceso de evaluación de desempeño de las y los colaboradores a esta Dirección General que la OGEREH debe ejecutar, ante lo cual, se debe coordinar previamente con la instancia competente a cargo de este proceso (Área de Gestión de Recursos Humanos Unidad de Desarrollo y Transferencia Técnica), a efecto de conceder la anuencia pertinente previa valoración de las causas y razones respectivas, tomando en cuenta las particularidades de cada situación e institución en donde ocurra tal evento. En cuanto a la Modificación o Diseño de Modelos y Sistemas de Evaluación del Desempeño Institucionales resulta oportuno señalar lo siguiente: 1. El Anexo 1: Procedimiento para el Trámite y Aprobación de los Modelos y Sistemas Institucionales de Evaluación del Desempeño en el Régimen de Servicio Civil Títulos I y IV, emitido mediante Resolución DG de fecha 23 de octubre del 2009 y el Procedimiento en apego al Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento y la Ley General de Control Interno Título I y IV del Estatuto de Servicio Civil: Manual de Procedimientos: Trámite y Aprobación de los Modelos y Sistemas Institucionales de Evaluación del Desempeño establecen que las solicitudes planteadas ante esta Dirección General deben presentarse y finiquitarse durante el año anterior al Ciclo de Evaluación en que serán implementadas. 2. Los Ministerios, Instituciones y Órganos Adscritos cubiertos por el ámbito del Estatuto de Servicio Civil, mediante sus OGEREH, deberán disponer de los mecanismos de planificación necesarios para dar cumplimiento a las disposiciones normativas emitidas por la Dirección General de Servicio Civil en materia de Diseño o Modificación de sus Modelos de Evaluación del

5 Desempeño Institucionales. Aquellas instituciones pendientes de diseñar el Modelo de Evaluación del Desempeño Institucional deberán presentar sus propuestas, para la correspondiente aprobación, a más tardar al 30 de agosto del 2011, previa ejecución de las asesorías requeridas La observancia de este plazo asegura un margen de tiempo prudencial para ejecutar la adecuada socialización institucional por parte de dichas Oficinas para la implementación apropiada del modelo de evaluación. 3. En el sentido expuesto los Ministerios, Instituciones y Órganos Adscritos cubiertos por el ámbito del Estatuto de Servicio Civil en la condición indicada con antelación deberán solicitar la autorización para utilizar el Prototipo de Evaluación del Desempeño Transitorio regulado mediante la Resolución DG del 26 de abril del 2010, así como lo dispuesto en el Artículo 9 de la Resolución DG del 23 de octubre del 2009, para el ciclo de evaluación vigente. Es importante señalar que este Oficio, deroga del punto Nº1 al Nº4 del Oficio Circular DG del 16 de diciembre de 2010, y modifica su texto en lo que compete a las dependencias que deben emitir la Resolución derivada de la aplicación de la Regla Técnica, en cuanto a los demás aspectos del mismo, recordamos lo establecido en el párrafo final de dicho Oficio, en tanto deben haberse aplicado las previsiones para la definición de objetivos y metas de cada dependencia, pactados con sus colaboradores (as), siendo que el actual ciclo de evaluación inició desde el mes de diciembre de La versión actualizada de la instrumentación técnica establecida en el Anexo Nº4 de la Resolución DG , denominado Compendio General Regulador para la elaboración de las Guías de Aplicación de los Modelos de Evaluación de Desempeño institucionales en el Régimen de Servicio Civil, Título I y IV, se encuentra disponible en la siguiente dirección electrónica: ANEXO: Formato y plantilla de Resolución. RCV/OLJC/ARC C: Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, MIDEPLAN. Sr. Rómulo Castro Víquez, Director del Área de Gestión Recursos Humanos. DGSC. Sr. Olman Luis Jiménez Corrales, Coord. Unidad de Desarrollo y Transferencia Técnica, AGRH, DGSC.