MANUAL DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

Transcripción

1 MANUAL DE JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA Proyecto ACTIVE PROGRESS Aprendizaje mutuo para la inserción laboral de jóvenes en situación de fracaso escolar. Un enfoque transnacional

2 2 INDICE 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 2. PERIODO DE JUSTIFICACIÓN 3. FINANCIACIÓN DE LA ACTUACIÓN 4. GASTOS 5. REQUISITOS DE FACTURACIÓN 6. MODALIDADES DE PAGO 7. PROCEDIMIENTOS DE PAGO 8. PRESENTACIÓN DE INFORMES 9. RECOMENDACIONES PARA LA JUSTIFICACIÓN 10. ANEXOS

3 1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 3 Situación Inicial El fracaso escolar se refiere generalmente al abandono de la escuela en la educación secundaria, antes de obtener el título académico mínimo obligatorio. El abandono y fracaso escolar, suponen un problema principal en los Estados miembros de la UE, especialmente en España. De hecho, para la Comisión Europea, esto es una prioridad central de las políticas y recomendaciones de la UE (Iniciativa política Nuevas Capacidades para Nuevos Empleos). Objetivo Principal En este contexto, el proyecto de "Progreso Activo: Actividades de aprendizaje mutuo para la inserción laboral de los jóvenes en situación de fracaso escolar. Un enfoque transnacional. " Tiene como objetivo intercambiar buenas prácticas a nivel europeo en el campo del fracaso escolar, con el fin de evaluar las causas y las consecuencias de la inserción laboral de los/as jóvenes, y presentar un conjunto de medidas concretas para ayudar a mejorar las capacidades de este grupo, y consecuentemente su participación en el empleo y actividades relacionadas. Objetivos Específicos Este proyecto reúne a actores sociales y socios con experiencia y participación en sus respectivos países, en materia de diálogo y economía social. A través de intercambios, de ideas, diferentes puntos de vista y experiencias propias, trabajaran juntos para identificar, compartir y desarrollar buenas prácticas a nivel sectorial e intersectorial con el fin de alcanzar los siguientes objetivos específicos: Identificar las características específicas de experiencias innovadoras y concretas, prácticas y enfoques desarrolladas por cada socio del proyecto; Resaltar las fórmulas que se emplean para garantizar la inclusión social de los jóvenes en situación de fracaso escolar, así como su participación en el mercado laboral; Comparar y analizar estas medidas; Crear un "detonador" para la creación de un diálogo social a nivel europeo, entre los diferentes actores dentro de la inserción laboral y social y la educación; Establecer medidas concretas para la inclusión sociolaboral de los jóvenes con fracaso escolar

4 Resultados Esperados El proyecto está basado en la experiencia, los conocimientos y las capacidades de cada socio, y en las de expertos externos (universidades, expertos en materia de inclusión social de los jóvenes, etc.) 4 El proyecto metodológicamente producirá los siguientes resultados: Organización de seminarios transnacionales con el fin de intercambiar las mejores prácticas y presentar situaciones de diálogo social en cada uno de los países socios. Una conferencia final. Reuniones de Intercambio y análisis de las prácticas innovadoras, en particular a través de talleres transnacionales, intercambios en línea, conferencias telefónicas y reuniones de coordinación. Después de cada evento, los socios elaborarán informes destacando los principales puntos tratados. Estos informes se utilizarán para la realización de un informe final con las conclusiones y recomendaciones formuladas por los socios del proyecto. Realización de una publicación: los resultados del proyecto serán recogidos en una guía (traducida en todos los idiomas del proyecto) donde queden reflejadas las mejores prácticas y las diferentes recomendaciones, con el fin de contribuir a la inclusión laboral de los jóvenes con fracaso escolar. Socios Los socios participantes en el proyecto son: Unión sindical de Comisiones Obreras Madrid (España) A Nivel Regional DGB Jugend Berlin-Brandenburg (Alemania) A nivel Regional Eurocircle (ONG Europea, Francia) A nivel Europeo y Nacional UNIDAV- Universidad of Chieti/Pescara (Italia) A Nivel local

5 2. PERIODO DE JUSTIFICACIÓN 5 En este periodo se incluyen los gastos relativos al programa de trabajo efectuado. Estos gastos deben haber sido efectivamente realizados entre el 29 de julio de 2011 y el 29 de julio de En este período de justificación, todos los gastos de personal especificados en el programa de trabajo presentado deberán ser incluidos. Estos gastos se justificarán a través de las nóminas del personal asignado al proyecto, así como a través de recibos, facturas o documentos equivalentes de los gastos del personal contratado para el proyecto.

6 3. FINANCIACIÓN DE LA ACTUACIÓN Coste total l proyecto El presupuesto total del proyecto es de , de los cuales la Comisión Europea subvenciona el 80% de dicha cantidad.

7 3.2. Costes Elegibles El coste total de la actuación subvencionable que otorga la Comisión está estimado en , incluidos también los costes indirectos considerados elegibles Importe de la Subvención La Comisión contribuirá con un máximo de euros, equivalente al 80% de los costes estimados totales subvencionables indicados en el párrafo 2. La subvención de la Unión no puede financiar el coste total de la actuación. Los montos y las fuentes de cofinanciación que no sean fondos de la Unión se establecerán en el presupuesto estimado que se indica en el apartado Ajuste del presupuesto estimado El beneficiario podrá, en el ejercicio de la acción, ajustar el presupuesto estimado de las transferencias entre las partidas de gastos subvencionables, siempre que este ajuste de los gastos no afecte a la aplicación de la acción y la transferencia entre partidas no supere el 10% de la cantidad de cada título de los costes subvencionables estimados que se destina la transferencia, y sin rebasar los costes totales subvencionables indicados en el párrafo 2. Se informará a la Comisión por escrito.

8 8 4. GASTOS Los gastos deben incluir los costes estimados exclusivamente para la ejecución de la acción. 4.1 Criterios generales de elegibilidad de gastos Con el fin de ser elegibles para la financiación de la UE, los gastos efectivamente realizados deben cumplir los siguientes requisitos (art. 172 bis IR): ser generados en el curso de la acción, con la excepción de los gastos relativos a los informes finales y certificados de auditoría; estén indicados en el presupuesto total estimado de la acción que se adjunta al acuerdo de subvención; ser necesarios para la ejecución de la acción que es objeto de la subvención; ser identificables y controlables, en particular, su inscripción en los registros contables del beneficiario y determinará de acuerdo con las normas contables aplicables del país donde está establecido el beneficiario y de acuerdo con las costumbres prácticas contables de los beneficiarios; cumplir con los requisitos de los impuestos aplicables y la legislación social; ser razonables, justificados y cumplir con los requisitos de buena gestión financiera, en particular de economía y eficiencia. El candidato seleccionado deberá tener cuidado para evitar todo gasto innecesario o innecesariamente elevado. La contabilidad interna de los beneficiarios y los procedimientos de auditoría deberán permitir una conciliación directa de los gastos e ingresos declarados con respecto a la acción con los estados contables y los justificantes correspondientes. La documentación justificativa de los costes deberá ser conservada por el beneficiario durante cinco años tras el pago final por la Comisión. Sólo se podrán imputar gastos que estén comprendidos dentro del periodo de ejecución del proyecto.

9 Los costes adicionales asociados con la participación de las personas con discapacidad también son elegibles. Estos costes pueden ser necesarios para cubrir el uso, por ejemplo, de medios especiales de transporte, asistentes personales o intérpretes de lenguaje de signos Gastos directos subvencionables Los costes directos subvencionables de la acción son, siempre que cumplan los criterios de elegibilidad antes mencionados, los que se pueden identificar como gastos específicos directamente relacionados con el desempeño de la acción y que por tanto se puede reservar directamente. En particular, los costes directos elegibles son: Gastos de Personal Los gastos de personal (permanente o temporal empleado por el beneficiario o los socios) asignado a la ejecución de la acción, los salarios reales más cargas sociales y otros costes legales incluidos en la remuneración, son elegibles. Los costes salariales no deben exceder de los tipos medios correspondientes a la política habitual del beneficiario en materia de remuneración. Además, no debe ser superior a los tipos de mercado de aceptación general para el mismo tipo de tarea. Estos gastos quedarán reflejados en el espacio específicamente reservado para ellos (ver formulario de inscripción), indicando las personas a las que se les imputará parte del proyecto (tiempo completo o parcial), el número de días de trabajo a realizar y el cálculo de la tasa diaria en base a un promedio de 225 días laborables al año. La determinación de los días laborables debe hacerse respetando el tiempo normal de trabajo, ya sea en la legislación nacional, convenios colectivos o en la práctica de las organizaciones de contabilidad normal. En caso de que su propuesta sea considerada financiable por la Comisión, únicamente serán considerados gastos subvencionables los costes reales (es decir, salarios actuales): El tiempo real dedicado a la acción debe ser registrado en una base regular usando hojas de tiempo o un sistema de registro de tiempo equivalente establecido y certificado por el empleador. Los partes de horas deben estar fechados y firmados por la persona interesada y validado por el empleador. Se recomienda la adopción de un parte de horas que abarque solo el tiempo total trabajado por cada miembro del personal (no sólo las horas trabajadas por el empleado en particular para la acción de la UE).

10 Los partes de horas no se deben enviar a la Comisión, salvo que se solicite específicamente. Por ejemplo, al presentar la solicitud de pago final, el beneficiario podría ser requerido para presentar las nóminas y hojas de justificación de los gastos de personal reales declarados, así como la base para el cálculo de las tarifas diarias y días laborables. 10 Únicamente las personas que estén empleadas directamente por el promotor y / o socios y que reciben un salario son considerados como personal. Todas las demás personas, es decir, personas que reciben una cuota y / o presenten una factura por sus servicios se consideran expertos externos y están sujetos a las normas que rigen la adjudicación de contratos (ver subcontratación a continuación). El coste de cualquier trabajo realizado por expertos externos no debe ser incluido en los gastos de personal, sino en los servicios Viaje, alojamiento y dietas Los gastos de viaje no deben exceder las tarifas más razonables en el mercado. Los gastos de alojamiento y dietas de los participantes en la acción son elegibles siempre que estén en consonancia con las prácticas habituales del beneficiario en los gastos de viaje y no superen los baremos aprobados periódicamente por la Comisión que se exponen en la tabla de abajo Los viajes deben ser llevados a cabo por la ruta más directa y económica. Las tarifas en clase económica se utilizarán como punto de referencia para el análisis de los costes de los viajes aéreos. Los viajes en avión sólo son aceptables para distancias superiores a 400 km, ida y vuelta, es decir por encima de 800 km. Para otros modos de transporte, el punto de referencia es el billete de tren en primera clase. Los viajes en coche: equivalente de ticket correspondiente a tren de primera clase Las dietas (DSA) se pagan además de los gastos de alojamiento, una cantidad a tanto alzado y son considerados para cubrir el desayuno y dos comidas principales, transporte local, el coste de las telecomunicaciones y todos los otros gastos varios. Las dietas se calcularán de la siguiente manera de acuerdo con la duración de la acción: estancias de menos o igual a 6 horas: reembolso de los gastos reales (previa presentación de los documentos); más de 6 horas hasta 12 horas inclusive: 0,5 DSA; más de 12 horas hasta 24 horas inclusive: 1 DSA; más de 24 horas hasta 36 horas inclusive: 1,5 DSA; más de 36 horas hasta 48 horas inclusive: dos dietas más de 48 horas hasta 60 horas inclusive: 2,5 dietas, etc.

11 Los importes máximos (en euros por día calendario) aceptados para cada país se establecen en las dietas diarias (DSA) - Anexo II, y se aconseja adherirse a estos tipos en sus estimaciones presupuestarias. Tenga en cuenta que se trata de una lista general, por favor revise la convocatoria de propuestas para descubrir los países elegibles para la convocatoria específica. Tenga en cuenta que la Comisión y las demás instituciones europeas cubren los gastos de viaje y estancia de sus propios funcionarios cuando participan en un evento organizado por el beneficiario y estos no deben ser incluidos en el proyecto de presupuesto. 11 Catering La cantidad total calculada con arreglo a las normas antes mencionadas en relación con las dietas constituirá un máximo. Si los servicios de catering son proporcionados por los organizadores, las dietas que se pagan directamente a los participantes deben ser reducidas en consecuencia. En estos casos, la cantidad diaria se reduciría en un 30% para cada comida siempre, y en un 15% para el desayuno Coste de los Servicios Difusión de la información y costes de las publicaciones se pueden tomar en cuenta siempre que estén directamente relacionados con la acción. Por favor, dar, para cada publicación y / u otros materiales, una descripción, una estimación del número de páginas y las copias previstas, idioma de la publicación, la indicación de los costes de producción por ejemplar, así como una estimación de los costes de distribución. Los gastos de traducción deben incluir los siguientes datos: el número de idiomas, el número de páginas traducidas y la tarifa aplicada por página. Estas tasas no podrán exceder de los tipos de mercado más razonable Interpretación: los diferentes componentes deben ser especificados. En particular, el número de idiomas, el número de intérpretes, el número de días y tarifas diarias debe ser especificado. Los honorarios diarios de un intérprete no podrá exceder de 700 euros (IVA incluido).los intérpretes deben ser contratados a nivel local. En caso de no poder contratar a nivel local, se explicará el por qué y se detallarán los gasto para gastos de viaje y de subsistencia a ser cubiertos por la subvención Evaluación: si la acción propuesta requiere alguna forma de métodos de evaluación y coordinación, así como herramientas para evaluar, el coste de este trabajo será considerado como gasto subvencionable.

12 Subcontratación y suministro de servicios En este epígrafe se puede cubrir los costes de subcontratación o de prestación de servicios por una parte externa en relación con la ejecución de la acción (los honorarios de consultoría, producción de documentos, estudios, evaluación externa, etc.) 12 El trabajo y las tareas llevadas a cabo por los socios del proyecto (como se describe en las cartas de compromiso) no están sujetos a estas reglas de la subcontratación. Sin embargo, no está permitido incluir a proveedores comerciales de bienes y servicios como socios del proyecto a fin de evitar estas reglas. A modo de ejemplo, la Comisión no considera conveniente incluir como proyecto a consultores asociados independientes, organizadores de las conferencias, y así sucesivamente. Los solicitantes deben tener la capacidad operativa para realizar las acciones que deben apoyarse. Sin embargo, si el personal no tiene las habilidades necesarias, cuando esté justificado y necesario, partes del proyecto podrá ser subcontratado a otra persona u organización. En este caso, el beneficiario se asegurará de que 11 de los términos pertinentes aplicables al mismo en virtud del acuerdo también son aplicables a los subcontratistas. Debe especificarse con claridad las tareas que serán subcontratadas y por qué esta subcontratación es necesaria, en el anexo previsto a tal efecto en el formulario electrónico de solicitud ("contratos de ejecución de la acción"). Sólo los contratos que superen el umbral de 5000 deben ser incluidos en este anexo. Las normas generales sobre subcontratación sin embargo deben ser observadas (tenidas en cuenta?). Costes de administración Amortización de la compra de equipos: el coste de compra de equipos (nuevos o de segunda mano) es admisible, siempre que se amorticen de acuerdo con las normas fiscales y contables aplicables al beneficiario y admitidas generalmente para bienes de la misma clase. Sólo la parte de amortización correspondiente al período de elegibilidad para la financiación de la UE cubiertas por el acuerdo de subvención y el porcentaje de uso real a los efectos de la acción de los equipos, puede ser tenida en cuenta por la Comisión. Se anexará al presupuesto una justificación de la necesidad de la compra de estos equipos. Otros gastos administrativos subvencionables son: alquiler de salas de reuniones (coffee breaks incluidos), alquiler de cabinas de interpretación, gastos de comunicación (que no sean los gastos generales), gastos de servicios financieros, los gastos relativos a una garantía bancaria y de las auditorías externas, etc..cantidades indicativas para alquiler de cabinas, con exclusión de equipos técnicos: 750 euros (sin IVA) por cabina por día, alquiler de cabinas con equipo y asistencia técnica: 1200 euros

13 Costes indirectos subvencionables- gastos generales Los costes indirectos son costes generales de administración - los gastos generales incurridos en relación con los costes directos elegibles de la acción. Se limitan a un máximo global de 7% del total de costes directos subvencionables de la acción. Estos pueden incluir el mantenimiento, papelería, fotocopias, correo postal, teléfono y fax, calefacción, electricidad u otras formas de energía, agua, muebles de oficina, seguros y otros gastos necesarios para la correcta realización del proyecto. Los gastos de envío son considerados como gastos generales y no puede ser aceptada bajo el título "publicaciones" o "administración". Si el presupuesto aceptado incluye una disposición para la financiación a tanto alzado en concepto de gastos indirectos, tales costes no deben ser justificados por documentos contables. 4.4 Costes no subvencionables Los siguientes gastos no son elegibles y por lo tanto no se aceptan: Las contribuciones en especie: se trata de contribuciones que no sean facturadas, tales como el trabajo voluntario de equipo, o locales puestos a disposición de manera gratuita; Retorno sobre el capital; la deuda y el servicio de la deuda; deudas de dudoso cobro; provisiones para pérdidas o posibles deudas futuras; Los intereses adeudados; Las pérdidas de cambio; El IVA, salvo que el beneficiario pueda demostrar que él / ella es incapaz de recuperarlo de acuerdo con la legislación nacional aplicable. El IVA pagado por las entidades públicas no es un coste subvencionable. Gastos excesivos o injustificados; costes declarados por el beneficiario y cubiertos por otra acción o programa de trabajo que reciben una subvención de la UE.

14 4.5 Resumiendo En cuanto a la elegibilidad de los costes, para considerarlos como costes elegibles de la acción, los gastos deberán estar relacionados con el objeto del contrato y deberán corresponderse con el presupuesto de la acción subvencionada. Al mismo tiempo, dichos gastos deberán ser generados en el periodo de elegibilidad del proyecto, tal y como se especifica en el artículo I.2.2. del acuerdo;... (Artículo II.14.1 del Acuerdo de subvención) /09/ /09/2012 Los gastos no previstos en el presupuesto inicial adjunto al Acuerdo de subvención se consideran, en principio, como no elegibles. Cualquier eventual modificación debe ser comunicada por escrito a la Comisión y debe haber una aprobación previa por parte de la Comisión a dichas modificaciones para considerarlas elegibles. En casos debidamente justificados, el beneficiario puede solicitar en cualquier momento durante el periodo de ejecución del proyecto (a más tardar un mes antes de la fecha de cierre del mismo) cualquier enmienda al Acuerdo de subvención y al presupuesto estimado. (Artículo II.13 del acuerdo de subvención). Las modificaciones que requieran una enmienda del acuerdo de subvención (porque afectan a la ejecución de la acción o representan un incremento de más del 10% en uno de los títulos) siempre deberán ser aprobadas previamente por la Comisión. No obstante lo dispuesto en el artículo 11.13, el beneficiario podrá, en el ejercicio de la acción, ajustar el presupuesto estimado de las transferencias entre partidas de los costes subvencionables, siempre que este ajuste del gasto no afecte a la ejecución de la acción y la transferencia entre partidas no supere el 10% del presupuesto de cada partida de los costes subvencionables estimados que se destina la transferencia, y sin rebasar los costes totales subvencionables indicadas en el párrafo 2. Se informará a la Comisión por escrito. (Artículo I.3.4 del acuerdo de subvención). Este artículo permite modificaciones por debajo del 10%, pero siempre y cuando no afecte a la ejecución de la acción. Esto significa que la Comisión estimará la necesidad o no de incluir una adenda al Acuerdo, incluso en los casos en que debido al porcentaje no fuese necesario. Este es el caso para los costes no incluidos inicialmente en el proyecto. Los costes de personal sólo se considerarán gastos subvencionables si las personas que se imputan se mencionan por su nombre en el presupuesto inicial que se adjunte al Acuerdo de Subvención. Si algunos miembros del personal deben ser reemplazados durante la vida útil de la acción, el beneficiario debe enviar el CV de nuevo a la Comisión para su aprobación previa. Para los funcionarios que no se mencionan por su nombre en el presupuesto inicial, sin

15 embargo, estos currículos deben ser aprobados por la Comisión antes de que estos costes puedan ser considerados como gastos subvencionables. 15 La Comisión establece que los costes de salario diario mencionados en su propuesta se calculan según lo previsto en el artículo II.14.2 del acuerdo de subvención y a la guía financiera para los solicitantes, y se han basado pues en los costes salariales reales y no una cantiadad a tanto alzado. Al presentar la solicitud de pago final, o en cualquier momento durante la vida del proyecto, el beneficiario deberá presentar, si así se solicita, las nóminas y hojas de justificar los gastos de personal reales declarados. Estos documentos de todos modos debe mantenerse después de la finalización del proyecto para controles posteriores. La cantidad de número de días de su propuesta podría haber sido reducido por el comité de evaluación teniendo en cuenta su plan de acción. Un aumento significativo / disminución de los costes salariales diario no puede ser utilizado como una justificación para un aumento significativo / disminución del número de días trabajados en el proyecto, como los costes salariales diaria debe estar basada en los costos salariales reales. En lo que respecta Título 2 - gastos de viaje y de subsistencia, por favor vea el artículo II.4.2. del Acuerdo de Subvención: "gastos de viaje y estancia del personal que participa en la acción, siempre que estén en línea con las prácticas habituales del beneficiario en los gastos de viaje, o no superen los baremos aprobados anualmente por la Comisión". Los costos de la restauración y el coste de viaje y las dietas de otras personas luego el personal que participa en la acción (rúbrica 1) no es elegible bajo esta rúbrica. Esos costos pueden ser incluidos en la rúbrica 3 Otros Servicios. Si es necesario, deberán solicitar una adición para evitar que parte de los costos será considerado como no elegible.

16 5. REQUISITOS DE FACTURACIÓN 16 La fecha de las facturas deberá estar comprendida dentro del periodo de ejecución del proyecto. 22/09/ /09/2012 Los gastos no previstos en el presupuesto inicial aprobado por la Comisión Europea se considerarán como costes no elegibles. Por lo tanto se deberá especificar claramente en la factura el concepto de la misma de acuerdo a las actuaciones aprobadas sí como el nombre del proyecto en español y en ingles. Las facturas deben presentarse debidamente cumplimentadas y con el sello específico de gasto cofinanciado por la Comisión Europea. Las facturas deben estar perfectamente detalladas para que respondan a los criterios de elegibilidad del proyecto. Deben tener los datos totalmente visibles y legibles. Será más eficaz que la factura ofrezca concreción y descripción de la acción justificada. Requisitos para justificación de una factura: Datos del proveedor: nombre comercial, dirección, población y C.I.F./ N.I.F. Datos del cliente: nombre, dirección, población, C.I.F. Nº de factura. Fecha de emisión de la factura. El concepto de la factura debe responder a la acción realizada. Periodo imputado (periodo en el que se ha realizado ese gasto). Desglose de cada una de las acciones concretas por las que se factura. Cuantía individual de cada una de las acciones. I.V.A. desglosado. Procedimiento de pago: transferencia bancaria, efectivo, etc. Justificantes de pago (1). Sello de que el gasto ha sido cofinanciado por la Comisión Europea En el caso de entidades públicas, A.D.O.P.R. y en el caso de empresas privadas, APUNTE CONTABLE DE LA FACTURA Y DEL PAGO.

17 (1) En caso de pagos mediante transferencia, apunte bancario. En caso de pagos mediante cheque, copia del cheque y copia del apunte bancario. En caso de pagos en efectivo, la factura deberá contener una indicación expresa mediante sello que demuestre que ha sido pagada en efectivo (mediante sello de PAGADO y recibí firmado por el proveedor). 17 NOTA IMPORTANTE: El IVA podrá ser imputado siempre que suponga un coste real para la entidad y no se repercuta en la declaración de IVA de la entidad. Para la justificación del IVA soportado de las facturas es necesario adjuntar certificado de exención de IVA o bien declaración de la entidad certificando haber soportado el IVA del periodo como beneficiario final. NOTA IMPORTANTE: En las facturas o documentos originales del gasto deberá figurar su condición de gasto cofinanciado por la Comisión Europea a través de un sello o troquel donde se especifique el porcentaje de ejecución y el nombre del proyecto.

18 6. MODALIDADES DE PAGO 18 Pre-financiación Dentro de los 45 días siguientes a la fecha de la firma del acuerdo por ambas partes, se realizará un pago de prefinanciación al beneficiario, lo que representa el 30% de la cantidad Pagos de prefinanciación La pre-financiación puede ser abonada en varios plazos. En este caso, el pago de cada cuota adicional, no será realizado hasta haber agotado, al menos, el 70% del pago anterior. Dentro de los 45 días siguientes desde que la Comisión haya recibido la solicitud de pago de un tramo junto con la documentación mencionada en el párrafo anterior, se abonará al beneficiario el equivalente al 40% de la cantidad de Pago del saldo La solicitud de pago del saldo deberá ir acompañada del informe final de ejecución técnica y los estados financieros. La Comisión tiene 60 días para aprobar o rechazar el informe de ejecución técnica, o pedir cualquier documentación o información adicional. En ese caso, el beneficiario dispondrá de 30 días para presentar la información adicional o un nuevo informe. El pago que representa el saldo de la subvención determinada se hará al beneficiario dentro de los 45 días siguientes a su aprobación por la Comisión, del informe de ejecución técnica que acompaña a la solicitud de pago del saldo

19 7. PROCEDIMIENTOS DE PAGO 19 Los procedimientos de pago se establecerán en el acuerdo de subvención. En general, el pago de la subvención se realizará en tres cuotas (dos pagos de prefinanciación y un pago final bajo las siguientes condiciones: Un pago de prefinanciación del 30% a la firma del acuerdo de subvención. Un segundo pago de prefinanciación del 40% del importe total adjudicado a la recepción y aprobación por la Comisión de un informe sobre la aplicación de la acción y una declaración detallada de los gastos ya realizados, que muestran que al menos el 70% del pago de prefinanciación anterior se ha agotado. El saldo se pagará una vez aceptado por la Comisión del informe final de ejecución técnica y el estado financiero final.

20 8. PRESENTACIÓN DE INFORMES 20 Dentro de los tres meses siguientes a la fecha de finalización del proyecto, el beneficiario deberá presentar a la Comisión el informe final sobre la ejecución de la acción, junto con un estado financiero final de todos los gastos y los ingresos reales actuales. Ambos informes deben presentarse on-line a través de la herramienta SWIM así como en papel (ver sección 13). El informe final de ejecución deberá ser cumplimentado con el modelo anunciado en la convocatoria e irá anexado al acuerdo de subvención. Si el informe final se considerará inadecuado o de baja calidad, la Comisión se reserva el derecho de solicitar una información adicional dentro de los 60 días siguientes desde la recepción del mismo, y si es necesario, suspenderá el pago final hasta que la información solicitada sea proporcionada. Además de estos requisitos, otros documentos que pueden estar indicados en el texto de la convocatoria de propuestas también se deberán proporcionar. 9. RECOMENDACIONES PARA LA JUSTIFICACIÓN Procedimiento: MEDIOS ELECTRÓNICOS DE PRESENTACIÓN SWIM La aplicación de Internet llamada "SWIM" (SAGA Web Módulo de Entrada) permite a los solicitantes/beneficiarios introducir, editar, validar, enviar e imprimir las solicitudes de subvención, así como las solicitudes de pago y modificaciones en el proyecto de presupuesto. A SWIM se puede acceder a través de la siguiente dirección de Internet: La liquidación final y el informe final de ejecución se presentarán también a través de SWIM. El incumplimiento de este procedimiento hará que los gastos sean no elegibles. La Comisión Europea ha habilitado a la entidad representante del proyecto una contraseña de acceso para que pueda acceder a esta plataforma y cumplimentar así la documentación solicitada en cuanto a justificación de gastos, solicitudes de pago, entrega de informes finales sobre la ejecución del proyecto y el estado financiero final de los gastos incurridos.

21 Por todo ello y con el fin de unificar los criterios para todos los socios del proyecto, se crea este Manual de Justificación. 21 A continuación, se ofrecen unas recomendaciones básicas para todos los socios que se deberán cumplir para la correcta presentación de informes y datos a la Comisión Europea. La justificación de gastos se realizará según el siguiente procedimiento: 1º.- Desde Comisiones Obreras de Madrid, como socio líder del proyecto, se enviará al resto de socios participantes en el proyecto una comunicación recordatoria sobre la apertura del plazo para la presentación de la justificación, en el que habrá que cumplimentar los siguientes pasos: Datos económicos, datos de seguimiento del proyecto y memoria descriptiva del periodo justificado. Una vez cumplimentados todos los datos, se enviarán a la sede de Comisiones Obreras de Madrid los documentos que soportan la justificación (facturas, nóminas, otros documentos de valor probatorio, documentación de apoyo, etc.). Este apartado se desarrollará más adelante. o Comisiones Obreras de Madrid cruzará y verificará los datos presentados con la documentación adjuntada. Se procederá a la revisión de los requerimientos establecidos en la normativa europea respecto a las operaciones de gestión y control. o o o o o Verificar la realidad de la prestación de los bienes y servicios cofinanciados, requisito que implica la comprobación FÍSICA de haber recibido el bien o la prestación del servicio. Comprobar la fiabilidad e idoneidad de los gastos declarados en relación con las acciones del proyecto. Verificar la realización material del pago. Verificar que se han cumplido todos los requerimientos sobre contrataciones externas, las normas de publicidad, ayudas estatales y cumplimiento de los principios de medio ambiente e igualdad de oportunidades. Conservar la documentación relativa a las verificaciones realizadas. Revisados estos extremos, Comisiones Obreras de Madrid enviará, en el caso que sea necesario, una comunicación a las entidades que han justificado en el periodo enviando los reparos correspondientes para su subsanación, antes de subir los datos a la aplicación SWIM. Una vez que todos los datos de la justificación sean conformes, la Coordinación Técnica del Proyecto enviará una comunicación a las entidades validando su justificación y solicitando, para la cumplimentación final de la misma, los certificados del gasto realizado y de imputación de personal de estructura de cada entidad.

22 2º.- Comisiones Obreras de Madrid preparará el expediente conjunto de justificación para su firma por parte de los órganos competentes, tal y como se establece en la normativa europea del Progress. 22 3º.- A continuación, se presentará el expediente conjunto de justificación de los cuatro socios del proyecto a la Comisión Europea y se realizará un seguimiento del expediente presentado hasta el ingreso de la subvención correspondiente. 4º.- Finalmente se procederá a cumplimentar los trámites contables oportunos para transferir las subvenciones recibidas a cada una de las entidades que han justificado en el periodo de referencia. RECOMENDACIONES PARA LA JUSTIFICACIÓN Para asegurar una correcta justificación se recomiendan los siguientes aspectos: + Acompañar la entrega de documentación de un adjunto remito en el que se detallen los documentos presentados. + Entregar UNA COPIA COMPULSADA de la documentación. + Respetar los plazos establecidos en el calendario de justificación y los criterios establecidos en este Manual. + Las facturas deben presentarse debidamente cumplimentadas (tal y como se detalla en el apartado 5 de este Manual) y con el sello específico de gasto cofinanciado por la Comisión Europea. + Aportar toda la documentación probatoria de la realización de las actuaciones. Requisitos y documentación a presentar ante Comisiones Obreras de Madrid La justificación de gastos debe contener información que permita verificar la adecuación, la elegibilidad y la idoneidad de los gastos en relación con las acciones previstas y realizadas en el proyecto ACTIVE PROGRESS. La documentación a presentar para una correcta justificación ante la entidad representante es la siguiente: + Rellenar debidamente la información exigida en los anexos adjuntos. + Documentos probatorios de la realización de los gastos (facturas o equivalentes). + Constancia documental de la realización de las actuaciones. + Memoria de las actuaciones realizadas. + Certificación de la entidad sobre el personal imputado al proyecto (que será el mismo que se detalló en la solicitud del proyecto).

23 + Certificación del gasto correspondiente a ese periodo de justificación. Una vez enviadas las justificaciones por cada uno de los socios del proyecto, Comisiones Obreras de Madrid se encargará de verificar los siguientes puntos: 23 + Que las personas firmantes son las acreditadas o designadas previamente con capacidad para firmar. + Que la memoria presentada contiene los datos necesarios para valorar la adecuación de las actividades a las actuaciones recogidas en el Acuerdo de Subvención de fecha 28/07/2011 firmado por Comisiones Obreras de Madrid y la Comisión Europea, comprobando que las desviaciones presupuestarias, si las hubiere están debidamente justificadas y cumplen con los requisitos establecidos. + Que la información sobre la realización de contrataciones externas sea suficiente para valorar que se han cumplido los requisitos para la elegibilidad del gasto. + Que la relación de gastos coincide con los importes declarados y la documentación aportada y es coherente con las actividades recogidas en la memoria. + Que los gastos certificados han sido pagados en el periodo que se justifican. + Que los gastos certificados son elegibles. DOCUMENTOS PROBATORIOS DE LA REALIZACIÓN DE LOS GASTOS Los documentos probatorios de la realización de los gastos podrán ser: facturas, nóminas de personal, TC s, notas de gasto, billetes de avión, impuestos, etc. + Las facturas deben estar perfectamente detalladas para que respondan a los criterios de elegibilidad del proyecto. Deben tener los datos totalmente visibles y legibles. Será más eficaz que la factura ofrezca concreción y descripción de la acción justificada. Este apartado ya se ha descrito en el punto 5 de este Manual. + Las nóminas del personal que haya participado en las acciones. Requisitos para justificación de una NÓMINA: 1. Adjuntar copias compulsadas de todas las nóminas correspondientes al periodo de imputación. 2. En las nóminas originales del gasto deberá figurar su condición de gasto cofinanciado por la Comisión Europea a través de un sello o troquel donde se especifique el porcentaje de ejecución y el nombre del proyecto. 3. En caso de personal existente en la entidad, se habrá aportado un certificado antes del comienzo de las actuaciones (se adjunta como anexo Certificado de imputación de personal). 4. Se debe adjuntar el comprobante bancario movimiento dinerario del pago de las nóminas. + Las notas de gasto, se presentan en el caso de gastos relativos al desplazamiento en alguno de los países con los que se ha establecido el acuerdo.

24 Requisitos para justificación de notas de gastos: 1. Se realizará una relación de todos los gastos relativos a los desplazamientos transnacionales. 2. Adjuntar todos los recibos o tickets que se numeren en la relación anterior. 24 CONSTANCIA DOCUMENTAL DE LA REALIZACIÓN DE LAS ACTUACIONES De manera general, para cualquier actividad que se desarrolle en el marco del proyecto será necesario aportar los documentos suficientes que permitan verificar la realización de la misma en caso de una Auditoria posterior. Toda la documentación justificativa deberá permanecer en poder de cada una de las entidades cinco años después del abono de la subvención para posibles auditorías. A continuación se establece un listado de los documentos que se recomienda aportar en caso de justificar gastos relativos a diferentes actuaciones: + En el caso de actividades de divulgación, deberán aportarse los trípticos, dípticos o cualquier otro material publicitario creado dentro del proyecto. Si se han utilizado plotters o herramientas de difusión que no puedan adjuntarse por sus características, se deberá entregar material fotográfico suficiente que constate la realización del evento. + En el caso de realización de estudios o proyectos, se aportará una copia de esos estudios o proyectos una vez se hayan concluido. + Para el caso de la justificación de las actividades realizadas soportadas con nóminas, será necesaria la aportación, en formato electrónico o papel, de cualquier documento que sirva de base para verificar el trabajo realizado por la persona imputada durante ese periodo. MEMORIA DE LAS ACTUACIONES REALIZADAS Cada justificación de gasto debe presentarse acompañada de una memoria técnica sobre las actuaciones objeto de la justificación. Las memorias deben hacer referencia al periodo que se certifica y a la tipología de las actuaciones realizadas, y a la naturaleza de los gastos que se certifican; deberá asimismo, presentar una valoración sobre la adecuación de la realización a la programación y cualquier otra información que se considere pertinente para dar a conocer el desarrollo del proyecto. Esta memoria, referido al conjunto de la actividad deberá contener al menos los siguientes apartados: + Nombre de la Entidad.

25 + Periodo que se justifica. + Gasto total que se justifica. + Descripción de las actividades realizadas, explicando en qué ha consistido cualitativamente la actividad y que está relacionada con los gastos consignados en la justificación, indicando también la duración, el número de personas beneficiarias, recursos utilizados, coste, etc. + En el caso de contratación externa se detallarán las actividades que se han contratado externamente, justificando su necesidad y explicando el cumplimiento de los principios de transparencia, publicidad y libre concurrencia, de acuerdo a lo estipulado tanto en la normativa nacional como europea. + Justificación de la modificación de actuaciones (en caso de que se hubieran realizado cambios con respecto al programa de trabajo inicial). En él debe aparecer una explicación suficiente sobre las variaciones que se hayan producido entre las previsiones financieras presentadas en la solicitud y la ejecución final de las mismas. Estas variaciones están sujetas a una serie de reglas que se han descrito anteriormente en el apartado 4.5 de este manual de justificación económica. + Cumplimiento de políticas Comunitarias (Información, Publicidad y Contratación). 25 CERTIFICACIONES DE LA ENTIDAD SOBRE EL GASTO Y PERSONAL CORRESPONDIENTE AL PERIODO DE JUSTIFICACIÓN Será necesario entregar dos documentos originales de: + Certificación del gasto realizado. Deberá estar sellado y firmado por el Interventor, el Tesorero o el Responsable de Finanzas de la entidad. + Certificado del personal adscrito al proyecto. Deberá estar sellado y firmado por la persona responsable de personal de cada entidad..

26 ANEXOS ANEXO I.- DIRECTRICES SOBRE GASTOS SUBVENCIONABLES ANEXO II.- ASIGNACIONES DIETAS DIARIAS ANEXO III.- MEMORIA TÉCNICA DE LAS ACTUACIONES REALIZADAS ANEXO IV.- CERTIFICADO DE GASTOS ANEXO V.- CERTIFICADO DE IMPUTACIÓN DE PERSONAL

27 ANEXO I DIRECTRICES SOBRE GASTOS SUBVENCIONABLES 27 En cuanto a los costes subvencionables, con el fin de poder ser considerados como costes elegibles de la acción, los costes deben estar relacionados con el tema del acuerdo y deberán estar indicados en el presupuesto total estimado de la acción, sin que deben ser incurridos durante la duración de la acción como se especifica en el artículo I.2.2. del acuerdo,... (Artículo II.14.1 del Convenio de subvención). Los costes que no estén previstos en el presupuesto estimativo que se adjunte al Convenio de subvención no se considerarán, en principio, como gastos subvencionables. Cualquier modificación eventual debe ser comunicada por escrito a la Comisión y debe recibir una aprobación previa de la misma. En casos debidamente justificados, el beneficiario puede solicitar en cualquier momento de la vigencia de la acción (a más tardar un mes antes de la fecha de cierre de la acción) modificaciones respecto al Convenio de subvención y al presupuesto estimado. (Artículo II.13 del acuerdo de subvención). Deberán ser aprobadas por la Comisión las modificaciones que afecten a la ejecución de la acción o representen un incremento de más del 10% en alguna de las partidas presupuestadas. No obstante lo dispuesto en el artículo 11.13, el beneficiario podrá, en el ejercicio de la acción, ajustar el presupuesto estimado de las transferencias entre partidas de los costes subvencionables, siempre que este ajuste del gasto no afecte a la ejecución de la acción y la transferencia entre partidas no supere el 10% del presupuesto de cada partida de los costes subvencionables estimados que se destina la transferencia, y sin rebasar los costes totales subvencionables indicadas en el párrafo 2. Se informará a la Comisión por escrito. (Artículo I.3.4 del acuerdo de subvención). Este artículo permite modificaciones por debajo del 10%, pero siempre y cuando no afecte a la ejecución de la acción. Esto significa que la Comisión estimará la necesidad o no de incluir una adenda al Acuerdo, incluso en los casos en que debido al porcentaje no fuese necesario. Este es el caso para los costes no incluidos inicialmente en el proyecto. Los gastos de personal sólo se considerarán gastos subvencionables si las personas que se imputan se mencionan por su nombre en el presupuesto inicial que se adjunte al Acuerdo de Subvención. Si algunos miembros del personal deben ser reemplazados durante la vida útil de la acción, el beneficiario debe enviar el CV de nuevo a la Comisión para su aprobación previa. Para los funcionarios que no se mencionan por su nombre en el presupuesto inicial, sin embargo, estos currículos deben ser aprobados por la Comisión antes de que estos costes puedan ser considerados como gastos subvencionables.

28 La Comisión establece que los costes de salario diario mencionados en su propuesta se calculan según lo previsto en el artículo II.14.2 del acuerdo de subvención y a la guía financiera para los solicitantes, y se han basado pues en los costes salariales reales y no una cantiadad a tanto alzado. 28 Al presentar la solicitud de pago final, o en cualquier momento durante la vida del proyecto, el beneficiario deberá presentar, si así se solicita, las nóminas y hojas de justificar los gastos de personal reales declarados. Estos documentos de todos modos debe mantenerse después de la finalización del proyecto para controles posteriores. La cantidad de número de días de su propuesta podría haber sido reducido por el comité de evaluación teniendo en cuenta su plan de acción. Un aumento significativo / disminución de los costes salariales diario no puede ser utilizado como una justificación para un aumento significativo / disminución del número de días trabajados en el proyecto, como los costes salariales diaria debe estar basada en los costos salariales reales. En lo que respecta Título 2 - gastos de viaje y de subsistencia, por favor vea el artículo II.4.2. del Acuerdo de Subvención: "gastos de viaje y estancia del personal que participa en la acción, siempre que estén en línea con las prácticas habituales del beneficiario en los gastos de viaje, o no superen los baremos aprobados anualmente por la Comisión". Los costos de la restauración y el costo de viaje y las dietas de otras personas luego el personal que participa en la acción (rúbrica 1) no es elegible bajo esta rúbrica. Esos costos pueden ser incluidos en la rúbrica 3 Servicios, Otros. Si es necesario, deberán solicitar una adición para evitar que parte de los costos será considerado como no elegible. Respecto a los acuerdos de pago y lo que se refiere a la presentación de informes, consulte los artículos I.4, I.5, I.10 y II.15.2.

29 ANEXO II ASIGNACIONES DIETAS DIARIAS 29

30 ANEXO III MEMORIA TÉCNCIA DE ACTUACIONES (abrir) 30

31 ANEXO IV JUSTIFICACIÓN DE GASTO EFECTIVAMENTE PAGADO (abrir) 31

32 ANEXO V DECLARACIÓN DE IMPUTACIÓN DE PERSONAL (abrir) 32

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