Unidad Didáctica 6: La factura y otros documentos

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1 Unidad Didáctica 6: La factura y otros documentos LA FACTURA La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios y se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarán que acepta el comprador. La expide el vendedor ajustándose, al mismo tiempo, a los requisitos exigidos por la normativa legal que regula la emisión de facturas cuando se realizan operaciones de compraventa o prestación de servicios. La factura está regulada por el Real Decreto 2402/1985 BOE 30 de Diciembre, dice que: deberán expedir facturas todos los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen incluso por las exportaciones debiendo conservar una copia de las mismas. Siempre y en todo caso, los empresarios/as y profesionales están obligados a expedir una factura en los supuestos siguientes: Cuando el destinatario sea empresario o profesional que actúe como tal. Cuando el destinatario así lo exija. Exportaciones de bienes exentos de IVA. Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA (es decir, envíos de mercancías a estados miembros de la UE). Todas las facturas y sus copias deben de contener los siguientes datos: Datos del vendedor o emisor (suministrador de los bienes o servicios). Nombre y apellidos o razón social. NIF o CIF, y la dirección completa. Número de factura. La numeración debe ser correlativa. Si se emiten facturas desde varios centro se pueden usar series diferentes Lugar y fecha de emisión. Datos del comprador o destinatario. Nombre y apellidos o razón social. NIF o CIF, y la dirección completa Descripción de la operación de compraventa o prestación de servicios. Relación de los artículos entregados, número de unidades y precios unitarios. Otros datos como descuentos, embalajes o gastos, para el cálculo de la base imponible (BI). Tipo impositivo de IVA y recargo de equivalencia (RE), en los casos necesarios, y cuantas resultantes. Importe total de la operación. También se debe indicar la referencia del pedido o el albarán que ha originado la factura. Además, se suele incluir un apartado para las observaciones, en el cual se hace constar las condiciones de pago, forma y plazo, las cantidades que el cliente/a entrega a cuenta, la domiciliación bancaria (en su caso), etc. Respecto al documento o impreso que se utiliza para confeccionar la factura, el vendedor/a puede adquirirlo o diseñarlo en función de sus necesidades, siempre que el contenido del mismo reúna los requisitos legales. Página 1 de 8

2 LA FACTURA PROFORMA La factura proforma es un documento que refleja una oferta detallada de venta o presupuesto. Este tipo de factura la emite la empresa exportadora para que el importador pueda solicitar la licencia de importación, la apertura de un crédito documentario o la obtención de divisas para efectuar el pago de la compraventa. Los datos que deben figurar en la factura proforma son similares a los de la factura comercial: datos del comprador o vendedor, lugar y fecha de emisión, descripción de la mercancía (denominación, cantidad, precio unitario, importe total), forma y condiciones de pago, tipo de embalaje, término de entrega de la mercancía (INCOTERM), etc. No obstante, no se debe confundir la factura de compraventa con la factura proforma; pues mientras la factura comercial acredita una venta realizada, la factura proforma sólo refleja la oferta de una posible venta. LA FACTURA ELECTRÓNICA (E-FACTURA) El Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre de 2003 y la Orden Ministerial HAC/3134/2002, BOE del 13 de diciembre de 2002 establecen: se considera factura electrónica o e-factura a todo archivo electrónico que puede ser objeto de transmisión o almacenamiento de forma telemática y posea firma digital. Las facturas pueden expedirse y enviarse a su destinatario/a en soporte electrónico (factura electrónica) siempre que esta forma de confeccionar la factura permita: Constatar la fecha de expedición de la factura. Su inscripción en el libro de facturas expedidas. Su adecuado archivo y conservación. Cuando se remitan las facturas electrónicas, es preciso cumplir varias condiciones: Que el destinatario dé su conformidad de forma expresa. Lo que significa que, si no existe esta conformidad, deberá enviarse la factura impresa en papel. Que los medios electrónicos utilizados garanticen la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Estas garantías se acreditarán mediante la firma digital. La firma digital es un proceso que garantiza la validación de los datos del documento, tanto en su autenticidad (identidad del emisor) como en su integridad (que no han sido modificados). Así pues, una factura electrónica, con firma digital, sustituye a la factura en soporte en papel y está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones (contenido, conservación, etc.). Un ejemplo de factura digital es el EDI-Invoic, para el estándar EACOM. Página 2 de 8

3 OTROS REQUISITOS Y EXCEPCIONES Las facturas dirigidas a un mismo destinatario pueden contener varias operaciones siempre que consten por separados los conceptos, contraprestaciones, impuesto y cuota de cada operación, por ejemplo, un taller de reparación de vehículos incluye en la misma factura la mano de obra, las piezas sustituidas en la reparación y los accesorios que compre el/la cliente/a. También se puede incluir en una sola factura todas las operaciones realizadas con un mismo destinatario durante un mes natural o período de tiempo inferior. Los empresarios y profesionales que realicen operaciones para quienes no tengan la consideración de tales, o no actúen en ese momento bajo dicha condición, podrán sustituir la factura por vales numerados o tickets expedidos por máquinas registradoras. Esta sustitución se puede hacer, entre otros, en los siguientes casos: ventas al por menor, transporte de personas y de sus equipajes; servicios de hostelería y restaurantes; espectáculos públicos y actividades recreativas; utilización de autopistas de peaje, etc. LA FACTURA DE REPASO La Factura de repaso: Incluye todas las operaciones realizadas con un mismo destinatario durante un mes natural o período de tiempo inferior. EL TICKET DE VENTA El ticket de venta: Los/as empresarios/as y profesionales que realicen operaciones para quienes no tengan la consideración de tales podrán sustituir la factura por un talonario de vales o tickets numerados. Cuando el importe de las operaciones no excede de 3.000, las facturas pueden sustituirse por tiques y copia de éstos, en los siguientes casos: Ventas al por menor. Ventas y servicios en ambulancia y a domicilio del consumidor/a. Servicios de hostelería, restauración y suministros de bebidas y comidas en restaurantes, bares, cafeterías, chocolaterías y horchaterías. Salas de baile y discotecas. Servicio de peluquerías e institutos de belleza. Utilización de instalaciones deportivas. Revelado de fotografías y estudios fotográficos. Aparcamientos y estacionamiento de vehículos. Servicios de videoclub. Utilización de autopistas de peaje. Tintorerías y lavanderías. El ticket de venta o caja debe contener los siguientes datos: Nombre o razón social del vendedor/a: CIF o NIF, dirección completa, fecha de expedición y dependiente o vendedor/a que ha efectuado la venta. Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados: precio unitario, importes parciales y total con la expresión IVA incluido. Forma de pago: en efectivo o con tarjeta. Cuando el/la cliente/a paga con tarjeta, al pie del documento figura un recuadro para los datos de la misma y firma del cliente. No obstante, el/la vendedor/a o profesional estará obligado/a a emitir factura cuando el/la destinatario/a de la operación a sí lo exija; para poder practicas las correspondientes deducciones Página 3 de 8

4 en la base o en la cuota de aquellos tributos de los que sea sujeto pasivo o presentar el justificante del gasto a terceras personas. PLAZO PARA LA EXPEDICIÓN Y ENVÍO DE LA FACTURA A continuación se reproduce una tabla donde se pueden observar los distintos plazos de expedición y envío de la factura, en función de la condición del destinatario o de la naturaleza de las operaciones. Operación Plazo de expedición Plazo de envío El destinatario no es empresario ni profesional Al realizar la operación. En el momento de su expedición. El destinatario es empresario o profesional Un mes después de realizar la operación y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al que termine el periodo de liquidación de las operaciones. Un mes a partir de la fecha de expedición. Facturas de repaso o recapitulativas El último día del mes natural en que se hayan efectuado las operaciones. En el momento de su expedición. Facturas de repaso o recapitulativas destinadas a empresarios y profesionales Un mes contado a partir del último día del mes natural en que se hayan efectuado. Las operaciones y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que termine el periodo de liquidación de las operaciones. Un mes a partir de la fecha de su expedición. DUPLICADOS Y COPIAS DE LAS FACTURAS Los empresarios y profesionales sólo pueden expedir un original de cada factura o documento sustitutivo. Se pueden expedir duplicados en los siguientes casos: Cuando en una misma operación concurran varios destinatarios. En el supuesto de pérdida del original. En cada uno de los duplicados debe constar la expresión DUPLICADO y la razón de la expedición. En todas las copias de las facturas se hará constar su carácter de COPIA. Página 4 de 8

5 CONSERVACIÓN Y REGISTRO DE LAS FACTURAS El vendedor debe conservar copia de cada factura emitida, ticket o vale, durante 6 años a partir de la expiración de la operación en ella reflejada (venta o servicio realizado ). Estas copias las puede conservar en soportes que ocupen poco espacio (disquettes, cds ). El comprador que tenga la condición de empresario/a debe conservar las facturas recibidas, numerándolas correlativamente, durante: SEIS años si se trata de géneros para la venta. DIEZ años cuando haya adquirido bienes para la empresa, como mobiliario o maquinaria. QUINCE años en la compra de bienes inmuebles (locales, terrenos, etc.). Los/as empresarios/as y profesionales sujetos al IVA también están obligados a llevar dos libros de registro: Libro de Registro de facturas emitidas. En él se registrará, una por una, las facturas o documentos sustitutivos de ellas que hayan expedido los sujetos pasivos del Impuesto sobre Valor Añadido, reflejando el número, fecha, destinatario, base imponible o importe de las operaciones y, en su caso, el tipo impositivo y cuota tributaria. Libro de Registro de facturas recibidas. En él se registrará, una por una, las facturas recibidas o los documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el ejercicio de su actividad empresarial o profesional, reflejando su número de recepción, fecha, nombre y apellidos o razón social del expedidor, base imponible y, en su caso, el tipo impositivo y la cuota. FACTURAS Y DOCUMENTOS RECTIFICATIVOS Las facturas y documentos sustitutivos pueden rectificarse en los siguientes casos: Cuando no se cumpla alguno de los requisitos que establece el reglamento del impuesto en cuanto al contenido. Cuando se produzcan circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible. Por incorrecta fijación de las cuotas repercutidas. La rectificación deberá efectuarse inmediatamente después de advertirse la circunstancia que la motiva, siempre que no hubiesen transcurrido cuatros años desde el devengo del IVA, o en su caso, de la fecha en que se hubiese producido la circunstancia modificativa. La rectificación se efectúa mediante la emisión de una nueva factura o documento sustitutivo en el que se haga constar los datos identificativos de la factura o documento sustitutivo que se está rectificando, la modificación efectuada, la causa que motiva la rectificación y la condición de documento rectificativo. La factura rectificativa deberá cumplir los requisitos establecidos como obligatorios de carácter general. Se establecerán series especiales de numeración para las factura de rectificación. No será necesario expedir factura rectificativa: Si la modificación de la base imponible es consecuencia de la devolución de envases y embalajes, y éstos se recogieron en la factura de entrega. Se podrá practicar la rectificación en la factura que se expida por una operación posterior que tenga el mismo destinatario, restando a su vez el importe de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior, repercutiendo al Página 5 de 8

6 destinatario de las operaciones solamente el importe correspondiente a la diferencia en cuestión. Si tiene su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, no se precisa que se especifiquen las facturas rectificadas, sino que basta la determinación del periodo a que se refieran. CALCULO DEL IMPORTE DE LA FACTURA Importe bruto - Descuentos + Gastos = Importe neto o Base Imponible + Impuestos = TOTAL A PAGAR El importe bruto es el resultado de multiplicar las cantidades de cada artículo por su precio unitario correspondiente. Descuentos: son bonificaciones o rebajas que se aplican sobre el valor de la mercancía: Descuentos comerciales: es un porcentaje a calcular sobre el importe de cada artículo o sobre la suma de los importes total su todos tiene el mismo tanto por ciento. Descuentos por cantidad o rappel: se otorgan a los compradores que realizan una gran cantidad de pedidos, se aplica una vez deducido el descuento comercial. Descuentos por pronto pago: son los concedidos por abonar rápidamente el importe de la compra, se aplicarán sobre la cantidad resultante después de haber restado los dos descuentos anteriores. Unidades bonificadas: son un número de unidades gratis por cada X de compra, por ejemplo ofertas de 3x2. Estas unidades siempre se deben incluir en la factura, aunque sea gratis, pues hay que tenerlas en cuenta al preparar el transporte. Gastos a cargo del comprador. Serán todos los gastos ocasionados por la adquisición de la compra: Portes o Transportes: están gravados al mismo tipo impositivo del género o mercancía que se transporta. Si hay facturas en las que se transportan artículos al 18%, al 8% y al 4%, se deben prorratear los portes entre los distintos artículos. Seguros: van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercancía, si hay artículos con varios tipos impositivos habrá que prorratear los seguros. Envases y embalajes: Se diferencian dos tipos: los reutilizables y los no reutilizables, estos envases incrementan el importe de la factura y en el caso de los reutilizables el cliente los devuelve y el proveedor abona su importe mediante una factura de rectificación. Las operaciones que realiza la empresa es necesario que queden reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con estos documentos, y también un control externo. Página 6 de 8

7 OTROS DOCUMENTOS DE LA COMPRAVENTA NOTA DE GASTOS Se utiliza para reflejar los gastos suplidos que son aquellos que el vendedor paga a terceras personas en nombre y por cuenta del comprador. Portes: se la empresa que presta el servicio cobra en origen es el vendedor quien paga al transportista, pero si se han pactado que loa gastos fueran a cargo del comprador, el vendedor para cobrarle los gastos al comprador extenderá una nota de gastos por el importe pagado a la agencia de transportes. Envases y embalajes: estos gastos se originan cuando el producto no sale envasado de fábrica o el comprador solicita un envase o embalaje especial. En estos casos son a cargo del comprador y se facturan por separado. Seguros: gasto que se paga a la compañía de seguros para que asuma los riesgos que pueda sufrir la mercancía. El formato de la nota de gastos es similar a la factura, los gastos incluidos en la nota de gastos tributan al tipo impositivo general, mientras que los gastos incluidos en factura se gravan con el IVA que corresponde al producto. NOTA DE ABONO La confeccionaremos para reflejar los importes que el vendedor tiene que devolver al comprador, serán cantidades que se han incluido en factura y cobrado pero que el comprador no tiene por que pagar. Casos en que se hace la nota de abono: Para devolución de mercancías, envases o embalajes. Para los rappels o descuentos por volumen de operaciones. Cuando se detectan errores después de haber expedido la factura. Indicaremos en la nota de abono la causa o el número de documento que a originado la rectificación con los mismos tipos impositivos y la serie y numeración será distinto. CARTA DE PORTES Las empresas dedicadas al transporte para facturar el servicio que hacen a los clientes harán la carta de portes. Contenido mínimo: 1. Datos de la empresa que presta el servicio (transportista) 2. Datos del remitente, cargador o expedidor. 3. Datos del destinatario o consignatario 4. Descripción de la mercancía, número de bultos, peso, volumen, etc. 5. Fecha de emisión y número del documento. 6. Forma de pago. Origen o Destino. Portes pagados o debidos. Página 7 de 8

8 7. Importe del servicio del transporte. 8. Otros gastos. Seguros, carga, descarga. 9. Impuestos. 10. Fecha y hora de salida y llegada. Página 8 de 8

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