OBS Factura 1.2 Copyright 2009 OBS E-commerce Consulting, Ltd.

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1 Manual de Ayuda OBS Factura 1.2 OBS Factura 1.2 Copyright 2009 OBS E-commerce Consulting, Ltd visitando nuestra web: OBS E-commerce Consulting LTD Es una sociedad limitada, registrada en Inglaterra y Gales con oficina registrada en 3 More London Riverside, Londres - SE1 2RE, Reino Unido, Nº Compañía: pagina 1

2 Introducción general OBS Factura es una aplicación de facturación especializada para empresas, autónomos y profesionales independientes. Concretamente para empresas de servicios que no necesitan de una gestión comercial completa como cálculo de stock, albaranes, etc. Si usted sólo necesita facturar, crear presupuestos ésta es su herramienta, sencilla y potente. Características de OBS Factura Le permite gestionar sus archivos de datos como: Productos y servicios. Clientes. Proveedores. Gastos - Facturas de compra. Presupuestos de venta. Ingresos - Facturas de venta. Facturas rectificativas. Puede realizar presupuestos de venta y posteriormente convertirlos en factura con un simple clic de ratón. OBS Factura le ofrece la posibilidad de cambiar el nombre y valor de los impuestos. Para soportar IVA, VAT, IPSI, IGIC, RUT, etc. Disponible en Español, Inglés y Catalán. Entre otras funciones importantes, puedes configurar los modelos de facturas mediante un potente editor de informes incluido, puedes obtener informes sobre tus ingresos y gastos facilitándote el beneficio obtenido y tambièn puedes calcular informes b sicos como listados de productos, clientes, etc. Si usas Windows XP o Vista, soporta temas de escritorio. Requisitos mínimos Sistemas operativos Windows de 32 bits (95, 98, Me, NT, 2000 y XP). PC IBM o 100 % compatible. Intel Pentium III, 800 MHz o superior. 128 Mb de RAM. 64 Mb de espacio de disco disponible para instalación. Monitor de resolución super VGA (800 x 600) o superior. pagina 2

3 Archivos de datos en OBS Factura Productos y servicios. Clientes. Proveedores. Gastos - Facturas de compra. Presupuestos de venta. Ingresos - Facturas de venta. Facturas rectificativas. Formas de pago. Países. Provincias. Todos los archivos se gestionan de forma muy similar, siempre mediante un listado con las cabeceras de cada archivo. Veamos como ejemplo el fichero de países: Fichero de países Rejilla de datos y registro activo (fila seleccionada) pagina 3

4 En la parte superior de la imagen aparecen los siguientes botones: Veamos para que sirve cada uno de ellos: Botón Crear: Como estamos trabajando con el archivo de países su consecuencia sería la creación de un nuevo país en OBS Factura. Botón Visualizar: Para visualizar (no permite la modificación) el país seleccionado (registro activo). Botón Modificar: Para modificar el país seleccionado (registro activo). Botón Eliminar: Para eliminar el país seleccionado (registro activo). Botón Buscar: Para buscar un país. Más adelante, en esta misma página, trataremos las búsquedas. Botón Ver todos: Para refrescar todos los datos. Botón Seleccionar. Para seleccionar el registro activo. Por ejemplo cuando estamos creando una factura seleccionaremos el cliente con este botón. Botón Primero: Para movernos al primer registro de la rejilla (desplazarnos por las provincias dadas de alta). Botón Anterior: Para movernos al anterior registro de la rejilla. Botón Siguiente: Para movernos al siguiente registro de la rejilla. Botón Último: Para movernos al último registro de la rejilla. Una vez que ejecutamos acciones como Crear, Visualizar, Modificar o Eliminar se abre un editor de archivo asociado que nos facilita la introducción de los datos correspondientes. Por ejemplo si estamos trabajando con el archivo de provincias se abriría un cuadro de diálogo asociado para su edición: Editor de países En este caso sólo tendremos que indicar el código de país y el nombre para tener completa nuestra edición. Pulsaremos el botón Aceptar si queremos guardar los cambios o bien el botón Cancelar si no deseamos guardar la información. pagina 4

5 Búsquedas Cuando el volumen de información sea considerable usaremos el cuadro de búsqueda para localizar los datos deseados, usaremos el botón buscar: Cuadro de búsqueda Especificaremos los valores que deseamos encontrar y hacemos clic en el botón buscar. Si necesitamos realizar un filtro para un campo sólo, hacemos clic en ">> Búsqueda avanzada" donde podremos seleccionar los campos en los que nos interesa buscar: Cuadro de búsqueda avanzado Editor de informes OBS Factura incluye un potente editor de informes que le permite cambiar sus modelos de facturas, añadiendo su logotipo, direcciones alternativas,... Puede acceder al gestor de informes desde la vista preliminar de cualquier documento imprimible: facturas, presupuestos, listados,... Tomemos como ejemplo las facturas de venta. Una vez que creamos una factura y hacemos clic en imprimir aparece en pantalla la vista preliminar de la misma. Observe la imagen siguiente: pagina 5

6 Gestor de infromes Si hacemos clic en el botón modelos podremos ver todas las plantillas disponibles para el informe que estamos mostrando. En este caso vemos los posibles modelos de factura en diversos idiomas: Gestor de infromes modelos pagina 6

7 Una vez seleccionamos un modelo del árbol de la imagen anterior podemos hacer clic en diseñar para personalizarlo a nuestro gusto: Gestor de infromes - editor Finalmente, una vez realizados los cambios oportunos, podremos guardar el informe y salir del editor. Ahora hacemos clic en el botón predeterminar para usarlo como plantilla por defecto. pagina 7

8 Vea de lo que es nuestro programa de facturación, aquí tiene un ejemplo de una factura personalizada pagina 8

9 Menú de nuestra aplicación OBS Factura Productos Como en cualquier tipo de archivo de OBS Factura la gestión (crear, visualizar, modificar, eliminar, etc) se realiza de una forma común. Si desea más información vea la página 3. Lista de productos Editor de productos En la parte superior de la imagen aparecen los siguientes campos: Código: Aquí indicaremos un código único para el producto o servicio. Esto permite al sistema distinguir entre dos productos distintos. OBS Factura genera estos códigos, de forma automática, secuencialmente: 1, 2, 3,... por lo que usted no debe preocuparse por el valor este campo. Nombre: Una descripción para el tipo de producto o servicio. Datos de venta: El campo "Precio" es el precio del producto sin impuestos. El campo "IVA" es el % de IVA que se le aplicará al precio. El campo "Descuento" es para aplicar un descuento al Precio final del producto (PVP). pagina 9

10 Clientes Como en cualquier tipo de archivo de OBS Factura la gestión (crear, visualizar, modificar, eliminar, etc) se realiza de una forma común. Si desea más información vea la página 3. Lista de clientes Editor de clientes En la parte superior de la imagen aparecen los siguientes campos: Número: Aquí indicaremos un número único para nuestro cliente. Esto permite al sistema distinguir entre dos tipos de clientes distintos. OBS Factura genera estos códigos, de forma automática, secuencialmente: 1, 2, 3,... por lo que usted no debe preocuparse por el valor este campo. Nombre comercial, nombre, Dirección, CP (Código postal), Ciudad, País, Provincia, NIF/CIF: En estos campos indicaremos los datos referentes a la facturación, es decir, nombre o razón social, dirección de facturación, etc. Teléfono, Móvil, Fax, Web, Datos para contactar. pagina 10

11 Contacto: Persona de contacto en la empresa. Condiciones de facturación: - Facturar sin IVA: Si el cliente está exento de IVA. - Aplicar RE: Si nuestro cliente está acogido al régimen de recargo de equivalencia. - Descuento: Si nuestro cliente tiene un descuento asignado por cada factura. - Forma de pago: Forma de pago predeterminada para el cliente en cuestión. - Número de cuenta: Cuenta bancaria para domiciliar los cobros. Si hacemos clic en la pestaña de datos adicionales encontramos los siguientes campos: Editor de clientes - Datos adicionales Observaciones: Campo libre para anotar cualquier situación referente a nuestros clientes. Proveedores Como en cualquier tipo de archivo de OBS Factura la gestión (crear, visualizar, modificar, eliminar, etc) se realiza de una forma común. Si desea más información haga clic en la página 3 introducción a los archivos. Lista de proveedores pagina 11

12 Editor de Proveedores En la parte superior de la imagen aparecen los siguientes campos: Número: Aquí indicaremos un número único para nuestro proveedor. Esto permite al sistema distinguir entre dos tipos de proveedores distintos. OBS Factura genera estos códigos, de forma automática, secuencialmente: 1, 2, 3,... por lo que usted no debe preocuparse por el valor este campo. Nombre comercial, nombre, Dirección, CP (Código postal), Ciudad, País, Provincia, NIF/CIF: En estos campos indicaremos los datos referentes a la facturación, es decir, nombre o razón social, dirección de facturación, etc. Teléfono, Móvil, Fax, Web, Datos para contactar. Contacto: Persona de contacto en la empresa. Condiciones de facturación: - Facturar sin IVA: Si el cliente está exento de IVA. - Aplicar IRPF: Si nuestro proveedor nos factura sin IVA. - Descuento: Si nuestro cliente tiene un descuento asignado por cada factura. - Forma de pago: Forma de pago predeterminada para nuestro proveedor en cuestión. - Número de cuenta: Cuenta bancaria para domiciliar los cobros. pagina 12

13 Si hacemos clic en la pestaña de datos adicionales encontramos los siguientes campos: Observaciones: Campo libre para anotar cualquier situación referente a nuestros proveedores Menú edición En este menú tenemos todas las opciones para copiar y pegar texto entre el portapapeles y la aplicación. Podremos copiar valores de las listas de archivos que tengamos abiertas al portapapeles. El valor a copiar viene dado por el registro activo y el campo donde se encuetra el cursor. Veamos la siguiente imagen: Lista de clientes Para la imagen anterior, si hacemos clic en copiar, el efecto conseguido sería disponer del código del cliente en el portapapeles: "0005". Lo más común trabajando con el portapapeles es usar los atajos de teclado: Deshacer = Ctrl + Z Cortar = Ctrl + X Copiar = Ctrl + C Pegar = Ctrl + V pagina 13

14 Estos atajos funcionan en todo el sistema operativo siempre que se esté trabajando con campos que permitan la inserción/edición de texto. Por tanto cualquier campo de texto editable de OBS Factura soporta estas combinaciones de teclado. Gastos - facturas de compra Como en cualquier tipo de archivo deobs Factura la gestión (crear, visualizar, modificar, eliminar, etc) se realiza de una forma común. Si desea más información haga clic en la página 3. Editor de gastos pagina 14

15 En la parte superior de la imagen aparecen los siguientes campos: Número: Aquí indicaremos un número único para nuestro gasto. Esto permite al sistema distinguir entre dos gastos distintos. OBS Factura genera estos códigos, de forma automática, secuencialmente: 1, 2, 3,... por lo que usted no debe preocuparse por el valor este campo. Nombre, Dirección, CP (Código postal), Ciudad, NIF/CIF: En estos campos indicaremos los datos referentes a la facturación, es decir, nombre o razón social, dirección de facturación, etc. Si hacemos clic en el botón lupa podemos obtener un listado de proveedores para filtrar y seleccionar. Factura del proveedor: Número de factura de nuestro proveedor. Condiciones: Sin IVA: Si est exento de IVA. Con Retención IRPF : Si el proveedor está obligado a facturar con IRPF. Con RE: Si estamos acogidos al régimen de recargo de equivalencia. Pagado: Si la factura está pagada. Detalles de factura: En esta rejilla de datos podremos insertar todos los productos y servicios que se vayan a incluir en la factura de gasto. Podemos especificar el código, descripciún o nombre de producto, la cantidad, precio, descuento por producto y el tipo de IVA para cada linea de factura. Editor de gastos detalles de factura Si hacemos clic en el botón lupa dentro de la casilla de código podemos obtener un listado de productos para filtrar y seleccionar el que deseemos incluir. Editor de gastos detalles de factura botón lupa pagina 15

16 Descuento: Si hay descuento en la factura que nos han emitido. % IRPF: Si marcamos la casilla Con retención IRPF se mostrará un campo de texto para introducir el porcentaje a aplicar. Si hacemos clic en la pestaña de datos adicionales encontramos los siguientes campos: Editor de gastos Datos adicionales Forma de pago: Forma de pago predeterminada para el proveedor en cuestión. Número de cuenta: Cuenta bancaria para domiciliar los pagos. Presupuestos de venta Como en cualquier tipo de archivo de OBS Factura la gestión (crear, visualizar, modificar, eliminar, etc) se realiza de una forma común. Si desea más información haga clic en la página 3, introducción a los archivos. El objetivo de un presupuesto es convertirse en factura. Por tanto cuando nos aprueben un presupuesto podemos hacer clic en el botón facturar para convertirlo automaticamente en una factura de venta. Lista de presupuestos pagina 16

17 En la parte superior de la imagen aparecen los siguientes campos: Número: OBS Factura genera estos códigos, de forma automática, secuencialmente: 1, 2, 3,... por lo que usted no debe preocuparse por el valor este campo. Nombre, Dirección, CP (Código postal), Ciudad, NIF/CIF: En estos campos indicaremos los datos referentes a la facturación, es decir, nombre o razón social, dirección de facturación, etc. Si hacemos clic en el botón lupa podemos obtener un listado de clientes para filtrar y seleccionar. Condiciones: Sin IVA: Si el cliente está exento de IVA. Con Retención IRPF : Si estamos obligados a facturar con IRPF. Con RE: Si el cliente está acogido al régimen de recargo de equivalencia. Pagado: Si la factura está pagada. Detalles: En esta rejilla de datos podremos insertar todos los productos y servicios que se vayan a incluir en la factura. Podemos especificar el código, descripción o nombre de producto, la cantidad, precio, descuento por producto y el tipo de IVA para cada linea de factura. Editor presupuestos - detalles y botón lupa pagina 17

18 Si hacemos clic en el botón lupa dentro de la casilla de código podemos obtener un listado de productos para filtrar y seleccionar el que deseemos incluir. También podemos teclear el código y pulsar intro para realizar esta operación si conocemos el código de memoria. Descuento: Si nuestro cliente tiene un descuento asignado por cada factura. % IRPF: Si marcamos la casilla Con retención IRPF se mostrará un campo de texto para introducir el porcentaje a aplicar. Si hacemos clic en la pestaña de datos adicionales encontramos los siguientes campos: Editor presupuestos datos adicionales Forma de pago: Forma de pago predeterminada para el cliente en cuestión. Número de cuenta: Cuenta bancaria para domiciliar los cobros. Observaciones: Este es un campo libre en el que podemos anotar cualquier observación. Ingresos facturas de venta Como en cualquier tipo de archivo de OBS Factura la gestión (crear, visualizar, modificar, eliminar, etc) se realiza de una forma común. Si desea más información haga clic en la página 3, introducción a los archivos. Lista de ingresos pagina 18

19 Editor de Ingresos En la parte superior de la imagen aparecen los siguientes campos: Número: Aquí indicaremos un número único para nuestra factura. Esto permite al sistema distinguir entre dos facturas distintas. OBS Factura genera estos códigos, de forma automática, secuencialmente: 1, 2, 3,... por lo que usted no debe preocuparse por el valor este campo. Nombre, Dirección, CP (Código postal), Ciudad, NIF/CIF: En estos campos indicaremos los datos referentes a la facturación, es decir, nombre o razón social, dirección de facturación, etc. Si hacemos clic en el botón lupa podemos obtener un listado de clientes para filtrar y seleccionar. Condiciones: Sin IVA: Si el cliente está exento de IVA. Con Retención IRPF : Si estamos obligados a facturar con IRPF. Con RE: Si el cliente está acogido al régimen de recargo de equivalencia. Pagado: Si la factura está pagada. Rectificativa: Esto permite realizar una factura rectificativa para abonar facturas anteriores. Detalles de factura: En esta rejilla de datos podremos insertar todos los productos y servicios que se vayan a incluir en la factura. Podemos especificar el código, descripción o nombre de producto, la cantidad, precio, descuento por producto y el tipo de IVA para cada linea de factura. pagina 19

20 Editor de Ingresos - detalles de factura y botón lupa Si hacemos clic en el botón lupa dentro de la casilla de código podemos obtener un listado de productos para filtrar y seleccionar el que deseemos incluir. También podemos teclear el código y pulsar intro para realizar esta operación si conocemos el código de memoria. Descuento: Si nuestro cliente tiene un descuento asignado por cada factura. % IRPF: Si marcamos la casilla Con retención IRPF se mostrará un campo de texto para introducir el porcentaje a aplicar. Si hacemos clic en la pestaña de datos adicionales encontramos los siguientes campos: Editor de Ingresos - Datos Adicionales Forma de pago: Forma de pago predeterminada para el cliente en cuestión. Número de cuenta: Cuenta bancaria para domiciliar los cobros. Observaciones: Este es un campo libre en el que podemos anotar cualquier observación. pagina 20

21 Informe de productos Mediante este informe podemos obtener un listado de los productos o servicios de nuestra empresa, detallando el código, nombre, precios, etc. Puede filtrar el resultado por los siguientes campos: Nombre: Aquí puede especificar un nombre total o parcial. Por ejemplo: Caja, Caja de tornillos, etc Informe de clientes Este informe nos permite obtener un listado de los clientes de nuestra empresa, detallando los datos que deseamos visualizar Informe de clientes pagina 21

22 Informe de proveedores Este informe nos permite obtener un listado de los proveedores que trabajan para nuestra empresa, detallando los datos que deseamos visualizar. Informe de proveedores Puede filtrar el resultado por los siguientes campos: Código postal: Para obtener sólo los proveedores de una zona determinada. Provincia: Para obtener los proveedores de una provincia determinada. Detallar todos: Esta opción muestra más datos referentes al proveedor. Informe de presupuestos Este informe nos permite obtener un listado de presupuestos de venta, mostrando bases e impuestos desglosados, entre un periodo de fechas determinado, filtrándolos por el cliente y si están pendientes de facturar, pagados, etc. Informe de presupuestos pagina 22

23 Puede filtrar el resultado por los siguientes campos: Mostrar presupuestos: Si marcamos todos se mostrarán todos los presupuestos, si marcamos pendientes sólo los no facturados... Filtrar cliente: Si deseamos ver las facturas de un determinado cliente o proveedor. Fechas: Aquí podemos establecer el intervalo de fechas en el que pretendemos realizar la consulta. Detallar todos: Esta opción muestra el detalle de cada operación. Informe de ingresos y gastos Este informe nos permite obtener un listado de facturas de venta o compra, mostrando bases e impuestos desglosados, entre un periodo de fechas determinado, filtrándolos por el cliente/proveedor y si están pendientes de facturar, pagados, etc. Informe de ingresos y gastos Puede filtrar el resultado por los siguientes campos: Consultar: Aquí especificamos que tipo de facturas queremos visualizar: Ingresos o Gastos. Mostrar facturas: Si marcamos todas se mostrarán todas las facturas, si marcamos pendientes sólo las que tengan el campo pagado en blanco, y si marcamos las pagadas se visualizarán aquellas que tengan marcadas este campo. Filtrar cliente: Si deseamos ver las facturas de un determinado cliente o proveedor. Fechas: Aquí podemos establecer el intervalo de fechas en el que pretendemos realizar la consulta. Detallar todos: Esta opción muestra el detalle de cada operación Informe del beneficio Este informe nos permite obtener un gráfico de barras contrastando las facturas de venta y las facturas de compra, entre un periodo de fechas determinado pagina 23

24 Extras En este menú dispone de utilidades básicas como un calendario, un bloc de notas, una calculadora, un explorador de internet. El bloc de notas puede ser de gran utilidad ya que si escribimos cualquier texto y lo guardamos en OBS Factura nos lo recordará cuando arranquemos la aplicación. Calculadora Aplicación Calculadora Calendario Aplicación Calendario pagina 24

25 Notas Explorador de internet Aplicación explorador internet pagina 25

26 Ventana Mediante las tres primeras opciones de este menú podremos ordenar en pantalla todas las ventanas de achivos. Esto puede ser útil cuando deseemos visualizar dos archivos a la vez, por ejemplo ver al mismo tiempo datos de clientes y facturas de venta. Las ordenaciones posibles son: Cascada. Horizontal. Vertical. Ordenación en cascada Ordenación en vertical pagina 26

27 Ordenación en vertical Ayuda En el menú ayuda tenemos varios títulos: Ayuda de OBS Factura: abre la ayuda correspondiente a la aplicación en formato pdf. Buzón de sugerencias: Le permite enviar información como sugerencias, errores,... le redigirá a nuestra web Acerca de: Muestra una ventana con información del producto y la empresa propietaria del mismo. Así como los datos de su registro de OBS Factura Registrar OBS Factura: Esta opción le permite registrar nuestro software: Ventana acerca de pagina 27

28 Ventana de registro de OBS Factura pagina 28

29 Software de Facturación OBS Factura 1.2 Licencia anual de nuestro Software de Facturación OBS Factura 1.2 Si usted desea actualizar nuestro programa en los siguientes años el precio será 75 eur. Nuestro Precio: 95 Solicite ahora!! visitando nuestra web: OBS E-commerce Consulting LTD Es una sociedad limitada, registrada en Inglaterra y Gales con oficina registrada en 3 More London Riverside, Londres - SE1 2RE, Reino Unido, Nº Compañía: pagina 29

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