COMPRAS DE MATERIA PRIMA Y EMPAQUE

Transcripción

1 Página: 1 de 9 1. OBJETIVO. Garantizar el abastecimiento de materias primas y material de empaque para los procesos de producción, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la empresa. 2. ALCANCE. Este procedimiento aplica para materia prima y empaque desde la revisión de inventarios hasta su llegada y aprobación para ser usados en la planta. 3. REFERENCIAS. 3.1 PROY-NMX-F-620-NORMEX-2007, Sistema de Gestión de la Inocuidad de los Alimentos / Requisitos. 3.2 Manual de Calidad NA-MC NMX-F-CC NORMEX-IMNC-2007 (ISO 22000:2005) Sistema de Gestión de la Inocuidad de los Alimentos / Requisitos para cualquier organización en la cadena alimentaria. 3.4 NOM-251-SSA Prácticas de higiene para el proceso de alimentos, bebidas o suplementos alimenticios. 3.5 Normas Consolidadas por AIB. 4. DEFINICIONES. 4.1 Compra: Adquisición de un bien o servicio. 4.2 Orden de compra: Documento mediante el cual se realiza un pedido formal a un proveedor para surtir cierto producto o servicio. 4.3 Proveedor: Persona física o moral que puede abastecer de bienes o servicios a un cliente. 4.4 Cotización: Documento que especifica producto y/o servicio, precio, tiempo de entrega, condiciones de pago, lugar de entrega, entre otros, el cual sirve como base para hacer una orden de compra. 4.5 Servicio: Bien intangible que ofrece una persona o empresa para satisfacer las necesidades del cliente.

2 Página: 2 de Precio: Valor en dinero (pesos mexicanos o dólares americanos) de un bien o un servicio. 4.7 Calidad: Características que permiten juzgar si un producto está o no, hecho de acuerdo a lo especificado. 4.8 Status: estado en el que se encuentra el material en el archivo de Excel que usamos para determinar los materiales que se deben pedir. (OK) no causa efecto ni movimiento (PEDIR) momento de hacer compra. 4.9 SAE: por sus siglas (S istema de Administración Empresarial), software para control de compras, inventarios y facturación. 5. RESPONSABILIDADES Y RELACION CON OTROS PUESTOS. 5.1 Jefe de AMP/Compras o auxiliar de AMP/Compras: buscar y seleccionar proveedores, solicitar cotizaciones de materiales de acuerdo a especificaciones, elaborar órdenes de compra, enviar orden de compra al proveedor y dar seguimiento. 5.2 Almacenista: Revisar que los materiales lleguen de acuerdo a las especificaciones, cantidades y precios pactados. 5.3 Gerencia de planta: Autoriza las órdenes de compra así como verificar que se cumpla el procedimiento. 5.4 Control de calidad: Tiene la responsabilidad de realizar los análisis pertinentes para verificar que los materiales estén dentro de las especificaciones requeridas. También tiene la responsabilidad de proporcionar al departamento de compras, cuando así lo requiera, las especificaciones de las materias primas y evaluar materias primas nuevas para ver si pueden ser adquiridas 5.5 Cuentas por pagar: Revisar y programar los pagos a proveedores y el control de los documentos correspondientes (Facturas y pagos). 5.6 Diseño: Proporcionar y autorizar los planos técnicos del material de empaque así como informar de cualquier cambio al departamento de compras.

3 Página: 3 de 9 6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES. 6.1 Determinación de la Necesidad de Compra Se revisan existencias en el SAE para los artículos que empiezan con número 2 y 3 que son materias primas y empaque, y se copian a una hoja de cálculo de Excel Se Abre archivo INVENTARIO DE ALMACEN MP Y EMP, el cual ya tiene las existencias mínimas que debe haber en almacén y se copian las existencias del SAE en la columna existencias del formato de Excel, lo cual modificara la columna status del mismo formato. En la columna status se pueden presentar dos posibles valores: OK y "PEDIR Si status=ok. No es necesario hacer nada, aquí termina el procedimiento Si aparecen productos por pedir (status=pedir) se debe revisar si el material ya esta pedido (ya hay orden de compra), si es así solo se revisa el seguimiento a la orden de compra (ir al paso 6.6), de lo contrario, si no hay pedido se continua con la compra (paso 6.2). 6.2 Precisar el artículo o material que se necesita, así como la cantidad a comprar El Encargado de compras revisa las especificaciones de materias primas o material de empaque; si es algo que nunca se había comprado, el solicitante debe proporcionar a compras las especificaciones necesarias En caso de Materias primas el departamento de Control de Calidad o Gerencia de Planta determinan y proporcionan las especificaciones del material a la persona encargada de compras; el catalogo de especificaciones de materia prima se revisara una vez al año o cuando sea necesario Para el material de empaque el Departamento de Diseño proporciona los planos técnicos autorizados al proveedor indicado por la persona encargada de compras.

4 Página: 4 de Determinar la cantidad requerida, tomando en consideración lo siguiente: El tiempo de entrega del proveedor. La cantidad mínima requerida para una producción determinada. La frecuencia de uso o el programa de producción. El precio y volumen del material. Costo de envío o flete. Nuestra capacidad de almacenamiento. Vida de anaquel del material. Si es una compra única, etc. 6.3 Seleccionar las posibles fuentes de abastecimiento El encargado de compras revisa la lista de proveedores aprobados (Anexo 8.1) para ver que proveedores pueden surtir el material, si no hay ninguno en esa lista se busca otro proveedor Revisar si el artículo a comprar se encuentra en la lista de proveedores únicos (Anexo 8.1) Se envían especificaciones y se solicita cotización del material a los posibles proveedores. 6.4 Analizar las Alternativas (Selección de proveedor) Se selecciona al proveedor que mejor cumpla con los parámetros de calidad, servicio y precio así como tiempos y lugar de entrega, días de crédito y cantidad mínima de material que nos puede entregar Si el proveedor es nuevo para Natural de Alimentos, S.A. de C.V. se le solicitan sus datos fiscales (Copia de su alta en SHCP) para darlo de alta en el sistema SAE.

5 Página: 5 de Colocación de Pedido (Orden de compra) El encargado de compras elabora orden de compra en SAE, en la cual se determina: proveedor, cantidad, descripción, precio, fecha y lugar de entrega. (Anexo 8.3) Autorización de las órdenes de compra por la Gerencia de Planta Enviar por fax o por la orden de compra y condiciones de recepción (Anexos 8.3 y 8.4) al proveedor, asegurándose de que las haya recibido; llamando nuevamente para confirmar o bien esperando respuesta de confirmación por Seguimiento a las Órdenes El Encargado de Compras dará el seguimiento a la entrega del material en la fecha acordada con el proveedor, esto verificando en el sistema SAE las órdenes pendientes por recibir Si la orden de compra no se surtió en la fecha establecida el Encargado de Compras (Jefe de A lmacén) contacta al proveedor para verificar si aun nos va entregar el material o de lo contrario determinar si es necesario en ese momento tomar medidas para conseguir el material con otro proveedor. 6.7 Recepción e inspección. (Verificar procedimiento de recepción) Una vez que el material es recibido el Encargado de Compras (Jefe de Almacén) revisa si esta facturado de acuerdo a lo especificado en la orden de compra y lo recibido en almacén Si hay alguna variación en precio o en cantidad del material entre lo facturado y lo recibido en almacén el Encargado de Compras debe solicitar el cambio de factura o la nota de crédito según el caso Si el material viene con remisión, el encargado de compras es responsable de recuperar la factura.

6 Página: 6 de Revisión de Facturas y Pago a Proveedores. El encargado de compras entrega las facturas (selladas de recibido por almacén) y orden de compra a la persona encargada de cuentas por pagar para que se programe al pago al proveedor o bien avisar al proveedor que traiga a revisión su factura con orden de compra. 6.9 Llevar Registro El encargado de compras registrar la recepción en SAE y archivar documentos Llevar registro de facturas entregadas a la persona encargada de cuentas por pagar en una bitácora de control de entregas de facturas.

7 Página: 7 de 9 7. DIAGRAMA DE FLUJO. Compras de Materia Prima y Empaque 1 Revisión de existencias en SAE y copiarlas en archivo de Excel INVENTARIO ALMACEN MP Y EMP Dar seguimiento a la compra Hay material por pedir Si Existe orden de compra No Si Fin Recepción de material No Determinar el material a comprar (especificaciones y Cantidad) Hay algún proveedor dentro de la lista de proveedores aprobados que pueda suministrar el material No Buscar nuevos proveedores Entregar facturas selladas de recibido por el almacén al Dpto. De cuentas por pagar y registrarlas en bitácora Si Enviar o verificar especificaciones Solicitar o revisar cotización Seleccionar proveedor de acuerdo a calidad, servicio y precio Realizar orden de compra Autorización de la orden de compra por Gerencia de planta Enviar orden de compra autorizada al proveedor, junto con las condiciones de recepción de materia prima o empaque 1

8 Página: 8 de 9 8. ANEXOS. 8.1 Lista de Proveedores Aprobados. NA-RLSPA Lista de Materias Primas. 8.3 Registro Orden de Compra. NA-RODCM Condiciones de Recepción de Materia Prima y Empaque. NA-ACMPE TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTO No. FECHA CONTENIDO ANTERIOR CAMBIO RESPONSABLE Rev Vigencia: 31 diciembre 2015 Vigencia: 31 Diciembre 2016 Juan Barrón Z 08

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