paso a paso: Control y gestión de Morosidad de la Versión 1.03 Junio 2012

Transcripción

1 paso a paso: Control y gestión de Morosidad de la Versión 1.03 Junio 2012 Cada día es mas necesario tener un control sobre la morosidad que se esta produciendo en nuestros despachos debido a la situación económica en la que estamos inmersos Este proceso permite la gestión y control de seguimiento de expedientes de reclamación de deuda, ya sea de Comunidad, como de Alquileres encomendada por nuestros clientes, y pasado al departamento jurídico hasta su minutación final Podrán ser controlados los expedientes, las provisiones de fondos, y los gastos internos que se producen al gestionar un expediente y que no pueden ser imputados al mismo. Le detallamos los pasos que debe efectuar en el momento de proceder a preparar las fichas maestras de ABOGADOS PANTALLA INICIAL En la pantalla general se visualizan todas los clientes que constan en personales, como teléfonos y fax. cartera con su código, nombre y datos La característica principal de esta pantalla, es que desde la misma se pueden acceder a diversas opciones de la aplicación, de forma automática y sin salirnos de la misma. Si pulsamos el icono haciendo doble clic sobre la línea de registro tendremos en pantalla todos los registros de las fichas de clientes a la que podrá acceder Si pulsamos el icono en la pantalla se mostraran los registros de los expedientes abiertos para efectuar las Informática Mue 02/06/12 1

2 reclamaciones. Pulsando doble clic se accede directamente a este expediente Pulsando el icono obtendremos un listado de los registros de la pantalla activa que tengamos en este momento. Pulsando el icono obtendremos el listado en pantalla de los expedientes ya resueltos y que están en nuestro histórico para posibles consultas o por si es necesario reactivarlo nuevamente. Pulsando doble clic en el registro deseado se accede directamente a la ficha del expediente histórico de esta reclamación. Informática Mue 02/06/12 2

3 En la pantalla principal se presentan los diferentes Menús que componen la aplicación y que quedan comentados en FICHEROS FICHA CLIENTE En esta ficha serán registrados todos los datos referentes al cliente que vamos a tratar. Esta ficha ha sido pensada, para que además de almacenar los datos necesarios para la operatoria de las demás opciones de la aplicación, refleje su situación económica simplemente accediendo a esta opción. Código La opción esta programada para que la codificación de los clientes se efectúe de forma automática, tomando el mismo código del propietario de Alquiler o de la finca de Comunidad, por el cual se inicia una reclamación Si pulsamos TAB en este campo, aparece la pantalla de selección de la ficha, con las que existen registradas. Si no se acepta ninguna, en este caso se considera que es una ficha nueva, y aparecen los botones de Alquileres y Comunidades para poder elegir el código del cliente, perteneciente a estos procesos Cuando se pulse el botón de Alquileres, hay que indicar un código de propietario, y al ser localizo, se complementaran todos los datos de la ficha, que estén disponibles desde la ficha de propietarios de Alquileres La forma de Pago será indicada de forma automática como 01 que indica que el cargo final debe hacerse en la finca propiedad del cliente En el campo Cargo en Finca, hay que indicarlo manual, pulsando TAB en este campo y nos aparecerán las fincas de las cuales es propietario el cliente, y se podrá elegir la que se desee que tenga el gasto, o que le corresponda por la reclamación de un inquilino El código en este caso será registrado como 1-(código del propietario), con lo cual quedara asociada esta ficha de Informática Mue 02/06/12 3

4 cliente, con la que le corresponde en Alquileres Cuando se pulse el botón de Comunidades, hay que indicar el código de la finca y serán localizados los datos que se disponen en la ficha de la comunidad. Los datos de teléfonos serán localizados los del Presidente de la Comunidad y en el primer campo de Contactos aparecerá el nombre del Presidente, así como su teléfono y cargo, por defecto. Estos datos pueden ser variados manualmente, si la situación es otra. La forma de Pago será indicada de forma automática como 01 que indica que el cargo final debe hacerse en la cuenta de la Comunidad En el campo Cargo en Finca, de forma automática, ya aparecerá el código de la finca a la que debe cargarse el gasto que se ocasione Para el caso de indicar los datos de forma manual, debe seguir las siguientes pautas Nombre Debido al acceso alfabético, que tiene esta ficha, es recomendable colocar los nombres, siempre por el primer apellido, a efectos de facilitar su posterior búsqueda. Asimismo es recomendable, poner los nombres siempre en mayúsculas, ya que los accesos en el fichero, no son colocados en el mismo orden cuando el mismo nombre pueda estar colocado en letras mayúsculas o en minúsculas. Población Indicar la población de la dirección del cliente. Se dispone de 30 dígitos, que podrán ser alfanuméricos. No debe indicarse el distrito de la provincia, a la que corresponde la población. Distrito Indicar el número asignado de distrito postal a la calle y población que estamos tratando. Una vez indicado el dato, que será numérico y de cinco cifras, el programa buscara en el fichero de Provincias del Tratamiento Descripciones de Procesos Comunes, el nombre de la que le corresponde y se impresionará a continuación del código indicado. Idioma Deberá indicarse el código del idioma con el cual, se debe mantener la correspondencia con este cliente. 1 Castellano 2 Catalán Forma pago Indicar la forma de pago a la que se desea asignar los recibos de este cliente. Las formas de pago son explicadas en este campo que tiene ventana de Ayuda pulsando TAB % IRPF Si el cliente debe efectuar retención sobre los honorarios de las minutas presentadas, debe indicarse el % en esta casilla. En caso contrario se indicara 0 Expediente Interno Este dato es meramente informativo, ya que un cliente puede tener con el tiempo, varios expediente de gestión de reclamación. Si se asigna el código del expediente en este campo, al efectuar la consulta de la ficha del cliente, podremos saber que expediente tiene en este momento en gestión. Contactos con el cliente Teléfono-Cargo En estos campos pueden ser indicados los nombres de las personas a las que se deben dirigir para cualquier gestión relacionada con el cliente. La ventana al pie de pantalla, nos muestra la situación de recibos de la cartera del cliente, pulsando el icono y si pulsamos el icono obtendremos la información de los expedientes que tiene en cartera, tanto activos como Informática Mue 02/06/12 4

5 cerrados. Pulsando clic sobre la línea del registro de un expediente, nos parece una ventana de mensaje, indicando el motivo de la demanda efectuada en este expediente, que son las tres líneas que se registran en la creación del expediente El icono abrirá una nueva pantalla para que el usuario pueda efectuar registros de notas y comentarios a nivel interno de la empresa, sobre el cliente Las líneas de los registros se numeran automáticamente, pulsado TAB en el campo de texto situado debajo la columna de numero Cuando se efectúen registros de anotaciones, en la pantalla del cliente, sera activado el control Hay Notas El icono da acceso al Archivo Virtual que dispone este ficha Los documentos podrán ser guardado en extensión PDF, DOC, HTLM y deben de guardarlos en una carpeta dentro del directorio \CETMUE\ARCHIVO que se llame MC(Código Cliente) por ejemplo si tenemos el cliente 001 de Alquileres que será debemos crear la carpeta MC1-001, si el cliente fuera la Comunidad 009, la carpeta seria MC2-009 Para registrar correctamente los ficheros en estas carpetas, se seguirá la misma pauta que en todo el Archivo Virtual, o sea el Código inicial, tres letras o dígitos de la clave de identificación del documento y la fecha. De esta forma será fácil la identificación de todos los documentos. Por ejemplo si guardamos copia del documento de poderes notariales de la comunidad 009, el dato seria MC2-009POD PDF y de esta forma nos parecerá la descripción y fecha del documento que hemos registrado. La operatoria de la pantalla del Archivo Virtual, es la misma que en los demás procesos de nuestra aplicación. Informática Mue 02/06/12 5

6 FICHA ENTIDADES GESTORAS En esta ficha serán registrados todos los datos referentes a abogados o procuradores a los cuales se les encomienda la gestión de la demanda De esta forma al crear el expediente de la demanda esta ficha quedara enlazada y en cualquier momento se tendrá constancia de todos los expedientes que esta gestionando el titular de la ficha En la parte derecha de la pantalla, encontramos un icono que nos permite eliminar registros de expedientes que aparecen en pantalla, que por antiguos ya no deseamos mantener. Si en los campos Eliminar desde --- a --- indicamos las fechas limites que deseamos suprimir, estos registros ya desaparecen de la cartera del Letrado o Procurador. Informática Mue 02/06/12 6

7 . FICHA DE EXPEDIENTES Una vez que tenemos creada la ficha de in cliente, ya podemos crear las fichas de los expedientes que se precisen y ser relacionados con este cliente. Para la apertura de un nuevo expediente el proceso sera el siguiente: Expediente numero Este dato debe ser de cinco números. La opción esta programada para que la codificación de los expedientes se efectúe de forma automática, y es el modo más recomendable pata registrar nuevas fichas Cuando la ficha ya exista, indicando el código de expediente, aparecerán los datos en pantalla, cuando se desea un expediente nuevo, pulsando TAB aparecerá el nuevo código. Este dato es controlado en la ficha de Tratamiento Numeraciones, del Menú de Proceses Comunes, como podemos ver en la pantalla que adjuntamos al final de este apartado El código de Gestión, es un dato informativo que define que tipo de demanda se esta interponiendo, ya que en Alquileres puede ser de Desahucio por falta de pago y en Comunidades una reclamación de deudas de un propietario. Estas descripciones deben ser registradas por el usuario en la pantalla de Procesos Comunes Tratamiento de Descripciones, como se puede ver al final de este apartado Informática Mue 02/06/12 7

8 Código Cliente En este campo hay que indicar quien es el cliente que provoca el expediente. Si pulsamos TAB aparecerá la ventana de ayuda con los códigos y nombres de todos los clientes y podrá seleccionar el cliente que busca. Si pulsa el botón Cancel, con lo cual no seleccionamos ninguno, se entenderá que creamos un cliente nuevo. En este caso hay necesidad de acudir primero a la ficha de cliente. Fecha de Inicio Debe indicarse en formato DDMMAAAA, la fecha en que se inicia el expediente. automáticamente en la fecha cierre, se impresionará En Activo Esta fecha será cambiada, cuando a través del proceso se cierre el expediente para la confección de la minuta. Fecha Agenda Debe indicarse en formato DDMMAAAA, la fecha en que debe realizarse la próxima intervención de este expediente Este dato será actualizado cada vez que se efectúe un registro en la pantalla de Registro de Agenda Juzgado Debe indicarse el código del Juzgado que lleva este juicio de la demanda. Este dato tiene que ser registrado por el usuario en el Tratamiento de Descripciones de Procesos Comunes, como puede verse en la pantalla que se adjunta al final de este apartado Contrario Debe indicarse el nombre del demandado principal. Pulsando el icono se abre una sub-pantalla que permite efectuar el registro de los datos del demandado, incluso de varios si la demanda se efectúa a mas de una persona simultáneamente En esta pantalla al pulsar TAB en el campo siguiente al numero de expediente, aparecerá 00 como demandado principal, si se pulsa 01, 02, podrán ser registrados todos los datos de las personas demandadas en este expediente Informática Mue 02/06/12 8

9 En esta ficha deben de registrarse los datos del demandado, así como los datos de su abogado y procurar si se conocen, a fin de tener toda la información controlada en este proceso. Para cumplimentar los datos del demandado, cuando sea un propietario de la finca o un inquilino por falta de pago, pulsando TAB en el campo Nombre, se nos abrirá una pantalla de ayuda, con todos los componentes de la finca que se esta tratando Al elegir el propietario sus datos serán cumplimentados automáticamente en la pantalla El nombre del primer demandado, será registrado de forma automática en la ficha del expediente y si este nombre corresponde a una ficha de Alquileres o Comunidades, quedara registrado su código de forma automática. Cuando la ficha de expediente contenga un código de inquilino de Alquileres o propietario de Comunidades, este código tendrá enlace directo con los registros de Alquileres Comunidades o Contabilidad, para que tanto los pagos realizados como los cobros sean tenidos en cuenta para controlarlos en la situación económica del expediente y de esta forma tener siempre la información correcta. Los cobros serán tenidos en cuenta por el código de la ficha en el expediente, que mientras el mismo este en Activo, el enlace será efectivo. Los pagos deberían ser tenidos en cuenta, siempre que su código sea entre el 924 al 929. (ver manual Procesos Comu7nes actualizado) Estos códigos al ser usados comprobaran si el propietario tiene un expediente abierto en el proceso de Morosidad, y se indicara en pantalla el código del mismo, para solicitar autorización al usuario para su repercusión. Esta función presentara todos los expedientes que pudiera tener abiertos el cliente, siempre que el expediente este en Activo Abogado Debe indicarse el codeo del Abogado registrado en las fichas de Entidades Gestoras Procurador Debe indicarse el codeo del Procurador registrado en las fichas de Entidades Gestoras Demanda Puede indicarse el importe total de la cantidad que se reclama, para tener siempre conocimiento de la misma, pero este dato será modificado para indicar el total de los recibos que se van añadiendo al expediente a través de la opción de Registro Informática Mue 02/06/12 9

10 Cobros y Pagos, desde la que cada mes debe actualizarse la situación de los recibos Los campos económicos que no están accesibles a modificación, nos indicaran siempre la situación económica de este expediente a través de la información registrada en el Registro de Cobros y Pagos. En esta versión, este fichero económico esta internamente ligada la los registros de Cobros y Pagos de Alquileres y Comunidades, así como a los registros de Contabilidad, de tal manera que cuando se cobre un recibo que corresponda a este código y si el expediente esta en Activo, este movimiento será reflejado en el historial económico del mismo para que al efectuar una consulta del expediente, se tenga la situación real en todo momento. Detalle Solicitud gestión: Las tres líneas del recuadro, admiten explicación sobre la solicitud de la gestión del cliente y así tener una referencia del motivo de la demanda Una vez introducido los datos, puede imprimir esta pantalla, como carátula inicial al expediente abierto, pulsando el icono de la impresora. Cuando el expediente solicitado exista, será impresionada su situación económica, indicando los totales de cobros y pagos que tiene registrados. Así como el importe de Gastos extras, que se ocasionan durante la gestión del mismo y que no se cargan realmente en la demanda, como por ejemplo, desplazamientos, fotocopias, libros, etc.. Si pulsamos el icono accederemos a una pantalla que nos permite registrar todos los pasos que se efectúan en la gestión del expediente, El tratamiento de esta pantalla es de escritura directa, en el campo Seguimiento El icono da acceso al Archivo Virtual que dispone este ficha Los documentos podrán ser guardado en extensión PDF, DOC, HTLM y deben de guardarlos en una carpeta dentro del directorio \CETMUE\ARCHIVO que se llame ME(Código expediente) por ejemplo si tenemos el expediente ME00007, Informática Mue 02/06/12 10

11 Para registrar correctamente los ficheros en estas carpetas, se seguirá la misma pauta que en todo el Archivo Virtual, o sea el Código inicial, tres letras o dígitos de la clave de identificación del documento y la fecha. De esta forma será fácil la identificación de todos los documentos. Por ejemplo si guardamos copia del documento de poderes notariales del expediente 00007, el dato seria ME00007POD PDF y de esta forma nos aparecerá la descripción y fecha del documento que hemos registrado. La operatoria de la pantalla del Archivo Virtual, es la misma que en los demás procesos de nuestra aplicación. Pantallas de registro descripciones y numeraciones del proceso, antes citadas Informática Mue 02/06/12 11

12 LISTADO DE EXPEDIENTES Esta opción permite efectuar dos listados de los expedientes. El primero de ellos, el Activo, solamente listará los expedientes que todavía no han sido facturados. Esta opción es importante, porque la facturación de los expedientes, solamente se realiza, cuando se ha registrado la instrucción de cierre de la misma, y es posible que antes de la facturación, el usuario desee saber de los expedientes que dispone, si hay alguno para poder facturar que deba registrarle la señal de cierre. El segundo listado, solamente imprimirá los expedientes que han sido facturados y están en situación de cerrados actualmente. En ambos casos, los datos serán los mismos: Código expediente, código cliente, nombre del cliente, DNI o CIF del cliente, actividad del Expediente, fecha del mismo, y fecha cierre en los cerrados, en los activos la última columna no será impresa. Informática Mue 02/06/12 12

13 CONSULTA DE EXPEDIENTES Esta opción permite efectuar una selección de los expedientes que precisamos consultar En pantalla nos aparecen los expedientes que reúnen las condiciones de la selección que se efectúe por parte del usuario, indicando en los campos de la parte inferior de la pantalla, los datos que precisa para localizar el expediente que se busca, La opción también permite la impresión del resultado de la selección que aparece en pantalla REGISTROS REGISTRO DE AGENDA Esta opción permite llevar el control de la agenda de los juicios y tramites que hay que realizar para cada expediente activo Hay que indicar el código del Expediente, con lo cual nos tiene que aparecer el dato del cliente que lo provoca Indicar el Agente que tiene que realizar la gestión, la fecha de la misma y la hora Cuando esta gestión ocasiona algún gasto menor de gestión, como fotocopias, viajes, etc. se puede indicar el importe que se valora para información general En Solicitud, hay que indicar un titulo significativo de la gestión, que aparecerá en la pantalla, y en la parte inferior se puede indicar un texto que sea conveniente con la gestión que se tiene que realizar En solución ase puede indicar si se desea el resultado de la gestión. Este será un dato totalmente informativo solamente Cuando en la línea del código de expediente, en su campo final, se puede indicar la situación actual del expediente, Este dato será tenido en cuenta en las pantallas de expedientes Informática Mue 02/06/12 13

14 REGISTRO INFORMES GESTIONES Informática Mue 02/06/12 14

15 Esta opción permite llevar el control de las gestiones que se realizan durante la vigencia del expediente, con anotaciones breves y esquemáticas. Cuando se indica el código del expediente nos debe aparecer la información que dispone ya registrada Las tres primeras líneas son siempre, las anotaciones que se han hecho al iniciar el expediente, y a partir de aquí se pueden efectuar las 996 anotaciones mas Cada línea puede tiene capacidad para indicar un coste del servicio que se ha hecho. Entendemos como coste, la partida que posiblemente no es cargo sobre la finca directamente, y que sirva para valorar el coste total de la reclamación, para el cliente Este importe que se registra en esta pantalla, tiene efectos en la ficha del expediente, como Gastos Extras REGISTRO COBROS Y PAGOS Esta pantalla se utiliza para ir controlando los gastos reales de este expediente, como pagos al Abogado, al Procurador, peritajes, etc. y también permite registrar partidas de cobro, por si se efectúa alguna partida a cuenta, por parte de la demandada- La operatoria de esta opción, es la habitual de las opciones de Registros de Cobros y Pagos de nuestra aplicación. La única salvedad es que los pagos deben indicarse en el grupo 01 y los cobros en el grupo 02 Estos importes son registrados y controlados en la ficha del expediente, para que ante cualquier consulta, podamos saber la situacibn actual del mismo y tanto a nivel de gestión, como económica En esta versión se ha creado el Grupo 00 que permite efectuar el registro de los recibos pendientes, o sea los que se están reclamando en la demanda y que serán anotados en la columna final, sin influir en el saldo económico. Cuando el usuario, cada mes efectúe un repaso de la situación de sus expedientes, deberá de incluir el nuevo recibo que se ha emitido, para tener el total de la demanda actualizado. Cuando se solicite el grupo mediante la tecla TAB aparecerá una nueva opción con el código 00, para controlar estos registros Informática Mue 02/06/12 15

16 Si cuando se efectúan cobros por Alquileres o Comunidades o Contabilidad de este demandado, los recibos también serán tenidos en cuenta en este fichero, para ser visualizados con el extracto de esta pantalla También aparecerá disponible el grupo 03 que controla la solicitad de provisión de fondos del letrado que lleva el caso, y que este importe se reflejara en la ficha de Entidades Gestoras correspondiente, sin que modifique la situación económica del expediente, ya que se trata de una solicitud de fondos. En esta pantalla deben tenerse en cuenta los puntos siguientes: Cuando un expediente se cierre, debe indicarse el código de expediente, la fecha del cierre, el Grupo 01 y el concepto contable 999 Este registro dará por cerrado el expediente Cuando estamos tratando con las provisiones de fondos del abogado, hay que efectuar el registro al grupo 01 indicando que es un pago, pero con el concepto contable 959 Si deseamos tener control de las provisiones que nos solicita el abogado, y no vamos a liquidarlo por el total, debe efectuar el registro indicando el grupo 03 y en este caso se controlará la solicitud de la provisión de todos desde la ficha de entidades gestoras. Informática Mue 02/06/12 16