Nota de Información al cliente FSSC Food Proceso de auditoría

Transcripción

1 Nota de Información al cliente FSSC Food Proceso de auditoría La presente Nota de Información al Cliente explica las principales fases del proceso de certificación y auditoría de Sistemas de Gestión de Seguridad Alimentaria según FSCC El esquema de certificación FSSC pertenece a la Fundación de Certificación de Seguridad Alimentaria sin ánimo de lucro y cubre la norma ISO y las especificaciones técnicas sectoriales para los programas de prerrequisitos (PRPs) como PAS 220/ISO para la fabricación de alimentos, y PAS 223 para Materiales de Envasado de Alimentos, con algunos requisitos adicionales de FSSC. Los requisitos adicionales de FSSC están recogidos en la parte 1, Anexo A1 de los documentos del esquema FSSC. Estos documentos y otra información pueden encontrarse en la web de FSSC. Actualmente la certificación FSSC está disponible para la fabricación o procesado de productos alimenticios e ingredientes, y para la fabricación de materiales de envasado de alimentos. El Board de Stakeholders de FSSC recientemente ha decidió que el sacrificio de animales y los alimentos para animales de compañía se incluyen en el alcance de FSSC.

2 La certificación FSSC es reconocida por la Iniciativa Global de Seguridad Alimentaria (GFSI), pero no ISO y las especificaciones técnicas para los prerrequisitos individualmente. Usted puede elegir el tipo de certificación que necesita en función de sus necesidades o las necesidades de sus clientes. Es preferible realizar una auditoría FSSC combinando una auditoría ISO con una auditoría de la especificación técnica sectorial de los programas de prerrequisitos y una revisión de los requisitos FSSC adicionales. Sin embargo, en casos específicos, es posible realizar una auditoría FSSC adicional a un certificado ISO existente y válido, y si aplica, de la especificación técnica sectorial de los programas de prerrequisitos. Si es así, la certificación ISO (y si aplica de la especificación técnica sectorial de los programas de prerrequisitos) debe ser validada por un auditor que juzge si se cumplen los requisitos FSSC. Podemos ofrecerle un análisis de deficiencias antes de empezar el proceso de certificación para identificar si su sistema se encuentra preparado. Después de cualquier análisis de deficiencias, el proceso de certificación incluye, por lo general, dos visitas a sus instalaciones antes de que podamos recomendar la certificación. Nosotros llamamos a estas dos visitas: Fase 1 (revisión de la documentación y planificación), Fase 2 (auditoría inicial) Una vez que hayamos emitido el certificado, realizaremos visitas de vigilancia para el mantenimiento del mismo. En cada visita, nuestros auditores serán abiertos, le ayudarán y seguirán un enfoque práctico. Antes de visitarles, discutiremos y acordaremos con usted las fechas de la visita, hora de inicio y de finalización, los miembros del equipo auditor, la duración de la visita y qué procesos serán auditados. Los procesos cubiertos por la auditoria deben cumplir con el alcance de FSSC. Realizaremos la visita y emitiremos un informe en el idioma nacional, a no ser que se acuerde de otra forma con usted. Las normas de GFSI y FSSC no permiten el muestreo de sedes. Sin embargo, si dispone de un Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria con más de una sede con procesos similares, podemos ofrecerle una reducción de la duración de la auditoría por cada sede adicional. La reducción en la duración de la auditoría es posible para auditorías que combinen FSSC con otras certificaciones (como ISO 9001, etc.). Contacte con nosotros para más información sobre condiciones en las reducciones. Realización de auditoría Las visitas Fase 1 y Fase 2 cubrirán el cumplimiento y la eficacia del sistema en relación a los requisitos de ISO y la especificación técnica sectorial de los programas de prerrequisitos, y los requisitos FSSC adicionales. Fase 1 de Auditoría El auditor realizará as siguientes actividades: revisión completa de su sistema documental de acuerdo a los criterios de auditoría revisión de los peligros y el análisis de peligros revisión de las fuentes de información que ha utilizado. El auditor incluirá también la revisión de las siguientes áreas específicas: política de Seguridad Alimentaria composición y experiencia de los miembros del Equipo APPCC diagramas de flujo detallados de su proceso de producción minuciosidad de su análisis de peligros y de los informes detallados de su equipo APPCC plan para la validación y verificación de su Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria (SGSA) visión general de la formación de los empleados involucrados en su SGSA involucración de las áreas no relacionadas con producción de su empresa. Página 2 de 6

3 Fase 1 de Auditoría El auditor realizará as siguientes actividades: Entrevistar a la alta dirección para considerar la política de seguridad alimentaria y los objetivos Planificar la auditoria relevante por muestreo de los Puntos Críticos de Controly de los Programas de Prerrequisitos para verificar la minuciosidad su SGSA operacional. El muestreo debe ser representativo de sus grupos de producto y procesos, y de sus peligros físicos, químicos y microbiológicos Asegurar que se han cubierto los PRPs de la especificación técnica de PRPs Nuestro auditor deberá también: Revisar el sistema de monitorización (control y vigilancia) de los PCCs y de los PRPs operacionales elegidos por muestreo Revisar la implicación y formación de los empleados directamente relacionados con el SGSA operacional Observar y realizar seguimiento de peligros potenciales y de puntos críticos (rutas de auditoría) Dependiendo de las observaciones, el seguimiento de rutas de auditoria a través de las áreas no productivas relacionadas, por ejemplo, mantenimiento, ventas, recursos humanos, etc. Proporcionar retroalimentación de los peligros potenciales y los puntos críticos al análisis de peligros Revisar los resultados de la verificación y Mantenimiento del SGSA y su evaluación. Visitas de Mantenimiento LRQA llevará a cabo visitas de Mantenimiento al menos con frecuencia anual, y auditará el cumplimiento continuado y eficacia de su sistema de acuerdo ISO 22000, la especificación técnica de los PRP y de los requisitos FSSC adicionales. Los temas elegidos nos permitirán revisar: procesos de: auditorías internas, la verificación del sistema de seguridad alimentaria y revisión por la dirección. progreso en el cumplimiento de objetivos y mejoras de seguridad alimentaria. procesos de acción correctiva y preventiva incluyendo la satisfacción de cliente y quejas, auditorías externas, y seguimiento de cualquier observación y no conformidades de partes externas Cambios en su sistema y eficacia de su implementación Cómo gestiona los cambios relacionados con las responsabilidades y autoridad del personal principal. Durante las visitas de Mantenimiento, nuestro auditor revisará también: PRPs (por favor, vea los detalles en el checklist de la especificación técnica de PRPs) equipo APPCC Validación identificación de peligros y su análisis PCCs y PRPs operativos evaluados. Presentación del Informe El auditor deberá asegurar que el informe de auditoría es suficientemente detallado para mostrar claramente el nivel de conformidad de su SGSA con el estándar. En el informe, el auditor incluirá detalle suficiente para la descripción de No Conformidades Menores y Mayores para mostrar evidencia de cualquier riesgo para la seguridad alimentaria. LRQA seguirá sus normas de referencia para la categorización y descripción de deficiencias, éstas incluyen: Los temas de las visitas de Mantenimiento serán acordados normalmente con usted en la visita previa. Le confirmaremos los detalles en la reunión de apertura. Página 3 de 6

4 CIN FSSC Proceso de auditoría No-conformidad Mayor - La ausencia de, o el fallo en la implantación y mantenimiento de uno o más elementos del sistema de gestión, o una situación que podría, en base a evidencias objetivas, despertara importantes dudas sobre la gestión para lograr: política, objetivos o compromisos públicos de la organización cumplimiento requisitos reglamentarios aplicables conformidad requisitos del cliente aplicables conformidad criterios de auditoría correspondientes Generalmente, una no conformidad mayor será un fallo en el sistema que: afecta a la eficacia del sistema pone en riesgo la capacidad del sistema de gestión requiere una acción inmediata requiere un análisis inmediato de la causa y una acción correctiva. Nuestro auditor líder acordará con usted el seguimiento. No-conformidad Menor - Un hallazgo indicativo de una debilidad en el sistema implantado y mantenido, que no ha impactado de forma significativa en la capacidad del sistema de gestión o puesto en riesgo el sistema, pero al que se necesita prestar atención para asegurar la futura capacidad del sistema. Generalmente, una no-conformidad menor será una debilidad en un proceso o procedimiento interno; o un hallazgo que si no se controla adecuadamente pudiera provocar que el sistema no fuera efectivo. Requiere una investigación sobre las causas y acciones correctivas. Si se documenta durante una visita cuyo resultado final sea la emisión de un certificado, entonces el auditor les solicitará que indiquen las acciones correctivas que se van a tomar. Este plan de acciones correctivas formará parte de la revisión independiente que se realizará en nuestras oficinas antes de emitir el certificado. Si se documenta durante una visita de mantenimiento, aunque deberán tomar acciones correctivas dentro de un plazo apropiado después de la visita, no será normalmente necesario que nos informen de las acciones a tomar hasta la próxima visita. En ambos casos, durante la siguiente visita el auditor revisará las acciones tomadas y cumplimentará la sección de revisión de acciones correctivas en el documento hallazgos de la auditoría. Rogamos guarden copias de todos los informes de las visitas durante tres años. Excepcionalmente podríamos solicitar nos facilitaran copias de informes anteriores. Si se identificaran temas aislados que deberían ser revisados para evitar la documentación de una noconformidad durante una próxima visita, quedarán registrados en la parte correspondiente del informe. Las sugerencias sobre mejoras que podrían hacerse en el sistema de gestión y que podrían mejorar la eficiencia de los procesos llevados a cabo se incluirán en el: resumen para la dirección, para sugerencias sobre mejoras estratégicas, o a lo largo del informe, para sugerencias sobre mejora relativas a un área en particular. Certificado Emitiremos un certificado después de una auditoria satisfactoria Fase 1 y Fase 2 (es decir, que no haya no conformidades mayores identificadas y se hayan definido planes de acción para cualquier no conformidad menor). Este certificado deberá mostrar: el logo FSSC logo, el nombre y dirección de su organización, sus actividades/procesos, la fecha de la certificación inicial y la fecha de caducidad. El certificado tiene una validez de tres años. Después de tres años llevaremos a cabo una auditoría de recertificación. Un resultado positivo en dicha auditoría dará lugar a una extensión del certificado por tres años más. Página 4 de 6

5 Actualmente, podemos emitir certificados acreditados para la fabricación de alimentos, y no acreditados para la fabricación de materiales de envasado de alimentos. FSSC y GFSI reconocen estos certificados. Base de datos FSSC y sus Tasas FSSC requiere el envío de todos los certificados emitidos. Los utiliza para listar la información sobre las organizaciones certificadas en su web. FSSC nos requiere también cargarle a usted una tasa anual. Debemos entregar esa tasa a FSSC. Renovación del certificado Planificación de la renovación del certificado Las renovaciones del certificado se realizan cada tres años, y se planificarán y acordarán con ustedes durante la visita de mantenimiento previa. El proceso de planificación de renovación de certificado consta de tres etapas: Revisión, Previsión y Planificación. Revisión Incluye revisión de actuaciones anteriores tales como: tendencias de las reclamaciones y otros indicadores de la actividad mejoras en la documentación del sistema proyectos de mejora lecciones aprendidas de las auditorías tendencias de nuestros hallazgos Basándose en la revisión de estas actuaciones anteriores, nuestro auditor identificará cualquier riesgo potencial en el actual sistema de gestión en relación con la implantación satisfactoria de estrategias y objetivos. Previsión El objetivo es alinear nuestras actividades de auditoría con su estrategia y objetivos. El auditor, a través de una conversación con la alta gerencia, tratará de conocer sus expectativas a largo plazo, como por ejemplo, temas estratégicos como riesgos comerciales y operacionales, competencia, cambios en ambiente interno/externo, etc. Nuestro auditor establecerá en la entrevista, si estas expectativas, objetivos y estrategias tendrán un impacto en su sistema de gestión o en las partes interesadas. La fase de previsión servirá para identificar otros temas que pueden ser utilizados en la próxima visita de renovación del certificado y para el siguiente ciclo de tres años. Planificación Durante esta fase de la visita nuestro auditor: identificará cualquier aspecto del sistema que no haya sido revisado durante el ciclo de mantenimiento, y planificará cómo revisarlo utilizará la información obtenida durante la revisión y previsión para sustentar el proceso de planificación si aplica, considerará cómo prestar mejor atención a cualquier de los temas identificados (incluyendo el documento de seguimiento de la mejora) identificará áreas, departamentos, procesos y actividades a auditar acordará con ustede la duración apropiada de cada etapa, de forma proporcional a los riesgos tratará de identificar la mejor utilización de recursos, evitando duplicaciones añadirá el tiempo adecuado para la realización, consolidación y presentación del informe consolidará la información dentro de un plan de visita razonable Nuestro auditor reservará un tiempo para reunirse con los miembros de la gerencia y revisar los registros de todos los departamentos importantes. Visitas de renovación del certificado La visita de renovación del certificado se realiza de forma similar a la auditoría fase 2, e incluye además una revisión de la documentación de su sistema para asegurar se de que: continua siendo adecuado a su empresa, y cumple con los requisitos de certificación y con el ámbito de certificación, incluyendo mejora continua. Página 5 de 6

6 Cambios en su Aprobación Para cualquier ampliación o disminución de su certificado de aprobación, deberá enviar solicitud formal para el cambio. LRQA la revisará para tener en cuenta: ampliaciones o cambios en los requisitos de competencia del equipo auditor ampliaciones o reducciones en los requisitos de duración de la visita Si el cambio solicitado ha significado un cambio mayor o una ampliación de su sistema documentado, realizaremos una visita independiente de revisión de la documentación (Fase 1). La visita de cambio de aprobación se realizará según la metodología aplicada a las visitas de auditoría Fase 2, aunque normalmente no se emitirá un plan de visita formal. Si no es necesario realizar una revisión de la documentación (Fase 1), se dedicará parte del tiempo de la visita para que el auditor líder revise la documentación y acorde un plan para la visita. Las visitas de cambio de aprobación pueden llevarse a cabo como visitas independientes o pueden combinarse con una visita ya acordada (Mantenimiento o Renovación del Certificado). LRQA emitirá un certificado modificado, que tendrá la misma fecha de caducidad que el certificado anterior vigente. Muestreo Es importante recordar que la ausencia de desviaciones en una determinada área de actividad no implica necesariamente la ausencia de éstas. Dado que la auditoría se basa en el empleo de técnicas de muestreo, estadísticamente siempre hay posibilidades de que algún incumplimiento no se identifique durante la auditoría. Rogamos lo tengan en cuenta durante la realización de las auditorías a su sistema de gestión. Confidencialidad Ninguna información obtenida sobre su organización (incluyendo los contenidos de los informes) será revelada a terceros sin su consentimiento (excepto en el caso de ser solicitados por los organismos acreditadores). Información adicional Para obtener más información sobre cómo LRQA puede ayudarle a mejorar resultados y reducir riesgos, puede visitar nuestra página web Únicamente son válidos los certificados que incluyen el logotipo de FSSC. Si se identificaran temas aislados que deberían ser revisados para evitar la documentación una noconformidad durante una próxima visita, quedarán registrados en la parte correspondiente del informe. Se presta especial atención a que la información contenida en esta Nota de Información al Cliente sea lo más precisa posible en el momento de su emisión. Sin embargo, Lloyd s Register LRQA no acepta ninguna responsabilidad por las inexactitudes o cambios en la información. Lloyd s Register y sus variantes son nombres comerciales de Lloyd s Register Group Limited, sus subsidiarios y afiliados. Copyright Lloyd's Register Quality Assurance Limited, A member of the Lloyd s Register group. Página 6 de 6