Fecha de validación dd/mm/aa Johnny Andrés Ortiz Analista de procesos. Elaboró documentación Validó Fecha documentación

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1 Proceso: Gestión de Servicios Administrativos Subproceso: Gestión Financiera Procedimiento: Manejo Fondo Fijo Reembolsable Elaboró Flujograma Validó Fecha de validación dd/mm/aa Johnny Andrés Ortiz Analista de procesos Unidad de servicios administrativos 02/06/2012 Elaboró documentación Validó Fecha documentación Sara María Cano Sierra Paola Andrea Idárraga Chavarriaga Analistas de procesos 15/07/ DEFINICION 1.1 OBJETIVO Definir las especificaciones para realizar el cubrimiento a través del fondo fijo reembolsable de pagos de menor cuantía que por imprevistos o urgencias que se presenten dentro de la Facultad, siempre y cuando estén contemplados en la resolución que rige su funcionamiento. 1.2 ALCANCE Implica todas las actividades desde que se realiza el desembolso del fondo fijo hasta que se elabora la solicitud de pago para solicitar su reembolso ante la Sección de Presupuesto y la Sección de Tesorería de la. 1.3 DESCRIPCIÓN FONDO FIJO REEMBOLSABLE Son los fondos o cajas auxiliares de manejo de recursos destinados para urgencias, imprevistos o calamidades urgentes e imprescindibles y aquellas que por su monto no ameriten el trámite normal por orden de compra o de contratación. 1. Construir el fondo fijo reembolsable: Al inicio de cada año se realiza el formato Solicitud de Pago por concepto de constitución del fondo fijo, generando así la disponibilidad de recursos. Página 1 de 8

2 2. Solicitar servicio: Se manifiesta la necesidad del servicio o compra de un bien. 3. Verificar disponibilidad del fondo y pertinencia de compra o servicio: Se verifica el saldo disponible del Fondo y que la compra o servicio esté bajo los parámetros de la Resolución Rectoral de 26 de mayo de Cumple los parámetros establecidos? SI: Ir a actividad 5 NO: Ir a actividad 4 4. Asesorar al usuario: Asesora al usuario para que realice la solicitud aplicando los procedimientos definidos para compra o la prestación de un servicio a través de una contratación. Ir al final. 5. Realizar compra: Se procede con la consecución del bien o servicio, según instrucciones de la Secretaria de la Unidad de Servicios Generales. 6. Entregar soportes de la compra o servicio: Realiza la entrega de la factura que soporta la compra del bien o servicio que se canceló con recursos del fondo, verificando que cumpla con especificaciones como nombre del proveedor, Nit o cédula en caso de que sea persona natural, número de factura, valor IVA, dirección, teléfono y anexando fotocopia del RUT. 7. Diligenciar comprobante de egreso por gasto: Se diligencia el formato: Comprobante de egreso de Fondo Fijo Reembolsable, independiente de la cuantía, para constar salida de dinero 8. Organizar soporte y cuadro de gastos: Elabora relación de gastos requerida por la Sección de Presupuesto de la Universidad según F : Planilla de relación de gastos mensual del Fondo Fijo, donde se consolida la información de las facturas y demás soportes de la destinación del fondo. Se realiza retención? SI: Ir a actividad 9 NO: Ir a actividad Realizar consignaciones: Consigna los valores de ReteIVA o Retención en la Fuente a la cuenta de la Universidad. Página 2 de 8

3 10. Diligenciar formato para retenciones: Se diligencia formato: Constancia de Retención en la Fuente y anexa consignaciones correspondientes de Retefuente y/o ReteIVA. 11. Enviar formato a tesorería: Se envía el formato diligenciado a la Sección de Tesorería, para que procedan con la expedición del Comprobante de Ingreso correspondiente. 12. Expedir comprobante de ingreso: Elabora comprobante de ingreso y lo envía a la Facultad. 13. Elaborar solicitud de pago: Se tramita la reposición del fondo a través de la Solicitud de pago, teniendo en cuenta el Fundamento Legal del Fondo Fijo: Resolución de mayo 26 de 2003 y se anexan los soportes (factura, Comprobante de Egreso, Comprobante de Ingreso y la Planilla de relación de gastos mensuales del Fondo Fijo ). 14. Tramitar firmas: Se gestiona la consecución de firmas por parte del Jefe de Servicios Generales y del Decano. 15. Enviar solicitud de pago a presupuestos: Se realiza el envío de la Solicitud de Pago a la Sección de Presupuesto y se deja copia en contabilidad. Se requiere legalizar por fin de año? SI: Ir a actividad 16 NO: Ir a fin 16. Realizar consignaciones: Consigna los valores de ReteIVA o Retención en la Fuente y adicionalmente consigna el valor del saldo disponible en el Fondo, en la cuenta de la Universidad. 17. Diligenciar formatos: Se diligencian los formatos: Constancia de Retención en la Fuente y Remisión de recaudos o consignaciones a Tesorería, anexando las consignaciones correspondientes de Retefuente y/o ReteIVA y del saldo disponible. 18. Enviar formatos a tesorería: Se envían los formatos diligenciados con sus respectivas consignaciones a la Sección de Tesorería, para que procedan con la expedición del Comprobante de Ingreso correspondiente. 19. Elaborar comprobantes de ingreso: Elabora los comprobantes de ingreso respectivos y los envían a la Facultad. Página 3 de 8

4 20. Tramitar legalización del fondo: Se tramita la legalización del fondo a través de la Solicitud de pago, teniendo en cuenta el Fundamento Legal del Fondo Fijo: Resolución de mayo 26 de 2003 y se anexan los soportes (factura, Comprobante de Egreso, Comprobantes de Ingreso y la Planilla de relación de gastos mensuales del Fondo Fijo ). 2. DOCUMENTOS DE APOYO Resolución Rectoral 6562 de Enero 26 de 1996: Creación y Reglamento del Fondo Fijo Reembolsable. Resolución Rectoral de Mayo 26 de 2000: Por medio del cual se establecen normas para Algunos Fondo Fijos Especiales: Que el Decano de la Facultad Nacional de Salud Pública "Héctor Abad Gómez", mediante oficio, solicita la ampliación de la cuantía a tres millones de pesos ($ ), del Fondo Fijo Reembolsable adscrito a la Unidad Ejecutora 8801, Decanatura Facultad Nacional de Salud Pública. Resolución Rectoral de 2007, donde se define el responsable del manejo del Fondo Fijo en la Facultad. ANEXOS Anexo 1. Flujograma Página 4 de 8

5 FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Proceso: Gestión de servicios administrativos subproceso: Gestión financiera Procedimiento: Manejo fondo fijo reembolsable Objetivo del Procedimiento: Responsable: Fecha: Paso Actividad DESCRIPCIÓN Responsables Descripción Manejo Fondo Fijo Reembolsable 1H Constituir el Fondo Fijo Reembolsable Al inicio de cada año se realiza el formato: Solicitud de Pago por concepto de constitución del fondo fijo, generando así la disponibilidad de recursos 2H Solicitar servicio Usuario Se manifiesta la necesidad del servicio o compra de un bien 3H Verificar disponibilidad del Fondo y pertinencia de compra o servicio Se verifica el saldo disponible del Fondo y que la compra o servicio esté bajo los parámetros de la Resolución Rectoral de 26 de mayo de H NO Asesorar al usuario Cumple los parámetros establecidos? SI Asesora al usuario para que realice la solicitud aplicando los procedimientos definidos para compra o la prestación de un servicio a través de una contratación 5H 6H 7H 8H 1 Realizar compra Entregar soportes de la compra o servicio Diligenciar Comprobante Egreso por gasto Organizar soporte y cuadro de gastos Se realiza retención? Usuario Usuario Se procede con la consecución del bien o servicio, según instrucciones de la Secretaria de la Unidad de Servicios Generales Realiza la entrega de la factura que soporta la compra del bien o servicio que se canceló con recursos del fondo, verificando que cumpla con especificaciones como nombre del proveedor, Nit o cédula en caso de que sea persona natural, número de factura, valor IVA, dirección, teléfono y anexando fotocopia del RUT Se diligencia el formato: Comprobante de egreso de Fondo Fijo Reembolsable, independiente de la cuantía, para constar salida de dinero Elabora relación de gastos requerida por la Sección de Presupuesto de la Universidad según Planilla de relación de gastos mensual del Fondo Fijo, donde se consolida la información de las facturas y demás soportes de la destinación del fondo 9H SI Realizar consignaciones Consigna los valores de ReteIVA o Retención en la Fuente a la cuenta de la Universidad 10H NO Diligenciar formato para retenciones Se diligencia formato Constancia de Retención en la Fuente y anexa consignaciones correspondientes de Retefuente y/ o ReteIVA 11H Enviar formato a Tesorería Se envía el formato diligenciado a la Sección de Tesorería, para que procedan con la expedición del Comprobante de Ingreso correspondiente 12H 2 Expedir comprobante de ingreso Elabora comprobante de ingreso y lo envía a la Facultad Página 5 de 8

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7 FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Proceso: Gestión de servicios administrativos subproceso: Gestión financiera Procedimiento: Manejo fondo fijo reembolsable Objetivo del Procedimiento: Responsable: Fecha: Paso Actividad DESCRIPCION Responsables Descripción 2 13H Elaborar solicitud de pago Se tramita la reposición del fondo a través de la Solicitud de pago, teniendo en cuenta el Fundamento Legal del Fondo Fijo: Resolución de mayo 26 de 2003 y se anexan los soportes (factura, Comprobante de Egreso, Comprobante de Ingreso y La Planilla de relación de gastos mensuales del Fondo Fijo ) 14H Tramitar Firmas Se gestiona la consecución de firmas por parte del Jefe de Servicios Generales y del Decano 15H Enviar Solicitud de Pago a Presupuesto Se realiza el envío de la Solicitud de Pago a la Sección de Presupuesto y se deja copia en contabilidad Se requiere legalizar por fin de año? 16H SI Realizar consignaciones Consigna los valores de ReteIVA o Retención en la Fuente y adicionalmente consigna el valor del saldo disponible en el Fondo, en la cuenta de la Universidad 17H Diligenciar formatos Se diligencian los formatos Constancia de Retención en la Fuente y Remisión de recaudos o consignaciones a Tesorería, anexando las consignaciones correspondientes de Retefuente y/o ReteIVA y del saldo disponible 18H 19H NO Enviar formatos a Tesorería Expedir comprobante de ingreso Se envían los formatos diligenciados con sus respectivas consignaciones a la Sección de Tesorería, para que procedan con la expedición del Comprobante de Ingreso correspondiente Elabora los comprobantes de ingreso respectivos y los envían a la Facultad 20H Legalizar Fondo Fijo 21H Elaborar solicitud de pago Se tramita la legalización del fondo a través de la Solicitud de pago, teniendo en cuenta el Fundamento Legal del Fondo Fijo: Resolución de mayo 26 de 2003 y se anexan los soportes (factura, Comprobante de Egreso, Comprobantes de Ingreso y La Planilla de relación de gastos mensuales del Fondo Fijo ) 1 FIN Página 7 de 8

8 Anexo 2. Planilla de relación de gastos mensuales fondo fijo reembolsable Planilla de relación de gastos mensuales de Fondo Fijo Código: F Versión: 1 Fecha: 13/05/2009 Unidad Ejecutora: 8801 Responsable: Cédula de Ciudadanía: Fecha: dd/mm/aaaa NIT o C.C. Beneficiario Teléfono Dirección Descripción Comprobante Egreso Número Factura dd Fecha mm aaaa Código Contable Valor Bruto Valor I.V.A RET IVA RETEFTE % Valor Neto Facultad Nacional de Salud Pública "Héctor Abad Gómez" Página 1 de 1 Página 8 de 8