CENTRO PEDIÁTRICO ELIZABETH SETON. Notificación sobre prácticas de privacidad

Transcripción

1 CENTRO PEDIÁTRICO ELIZABETH SETON Notificación sobre prácticas de privacidad LA PRESENTE NOTIFICACIÓN DESCRIBE DE QUÉ MANERA SE PODRÁ UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA DE SU NIÑO/A Y DE QUÉ MANERA PODRÁ OBTENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN. LE PEDIMOS QUE LA LEA ATENTAMENTE. Respetamos la privacidad de información de salud protegida de su niño/a y nos comprometemos a mantener esa confidencialidad. Este aviso se aplica a toda la información y registros relacionados con la atención de su niño/a que nuestro Centro ha recibido o creado. Se extiende a la información recibida o confeccionada por nuestros empleados, voluntarios y consultores. Este aviso brinda información acerca de los posibles usos y divulgaciones de información protegida sobre la salud de su niño/a. Además, describe los derechos de su niño/a y nuestras obligaciones con respecto a la información de salud protegida de su niño/a. La ley nos obliga a lo siguiente: Mantener la privacidad de la información de salud protegida de su niño/a; Entregarle esta notificación detallada con nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con la información médica protegida de su niño/a; Cumplir los términos de la notificación que se encuentren vigentes en la actualidad; y Enviarle una notificación en caso de que se divulgue la información protegida sobre la salud de su niño/a. I. PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA DE SU NIÑO/A PARA OPERACIONES DE ATENCIÓN MÉDICA, PAGOS Y TRATAMIENTOS. Como parte del proceso de internación, se le solicitará firmar un consentimiento en el que se nos permita utilizar y divulgar la información personal sobre la salud de su niño/a para operaciones de atención médica, pagos y tratamientos. Determinamos que este consentimiento constituye una condición a fin de brindar tratamiento, debido a que los usos y las divulgaciones son esenciales para nuestra capacidad de atención de su niño/a. A continuación se describen los usos y divulgaciones con ejemplos. Para tratamiento: utilizaremos y divulgaremos la información de salud protegida de su niño/a al brindarle tratamiento y servicios. Podemos divulgar información de salud protegida de su niño/a al personal perteneciente al centro y el personal externo que pudieran estar involucrados en la atención de su niño/a, por ejemplo, médicos, enfermeros, asistentes de enfermeros, terapeutas de rehabilitación y consultores. Por ejemplo, la enfermera que cuide a su niño/a le informará al médico cualquier cambio relacionado con el estado de salud de su niño/a. Además, podemos divulgar información de salud protegida a las personas que estarán relacionados con la atención de su niño/a después de que su niño/a este fuera del Centro Pediátrico. Para pagos: podemos utilizar y divulgar información de salud protegida de su niño/a a fin de poder facturar y recibir pagos por el tratamiento y los servicios que reciba su niño/a en el centro. Para facturas y recibir pagos, podemos divulgar la información de salud protegida de su niño/a a una compañía de seguros o de administración de salud, Medicaid, u otro pagador externo. Por ejemplo, podemos comunicarnos con Medicaid o con su plan de seguro médico para confirmar la cobertura de su niño/a o solicitar aprobación previa para un servicio o tratamiento propuesto. Para operaciones de atención médica: podemos utilizar y divulgar información de salud protegida de su niño/a para las operaciones del centro. Estos usos y divulgaciones son necesarios a fin de administrar el centro y controlar nuestra calidad de atención. Por ejemplo, podremos utilizar información de salud protegida para evaluar los servicios de nuestro centro, incluyendo el desempeño de nuestro personal

2 II. PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA ACERCA DE SU NIÑO/A PARA OTROS FINES ESPECÍFICOS Guía de centros: a menos que se oponga, incluiremos cierta información limitada acerca de su niño/a en la guía de nuestro centro. Esa información podrá incluir el nombre de su niño/a, su ubicación en el centro, el estado de salud general y la creencia religiosa de su niño/a. Nuestra guía no incluye información médica específica relacionada con su niño/a. Podemos revelar información en nuestra guía, excepto la creencia religiosa de su niño/a, a aquellas personas que pregunten por su niño/a por su nombre. Podremos proporcionar información de la guía, incluyendo la creencia religiosa de su niño/a, a miembros del clero. Sujetos relacionados con la atención de su niño/a o con el pago de la atención de su niño/a: a menos que se oponga, podemos divulgar la información de salud protegida de su niño/a a un integrante de la familia o a un amigo cercano, incluyendo miembros del clero, y que estuvieran relacionados con la atención de su niño/a. Ayuda en catástrofes: a menos que se oponga, podemos divulgar la información de salud protegida de su niño/a a una organización que brinde asistencia en casos de ayuda en catástrofes. Conforme a la ley: revelaremos información de salud protegida de su niño/a para actividades de salud pública. Estas actividades son las siguientes: reportar información a autoridades gubernamentales o de salud pública a fin de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades, o brindar información relacionada con el abuso o abandono infantil; reportar información a la Agencia de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) relacionada con problemas de productos o efectos adversos de los medicamentos para rastrear los productos en ciertos casos y así permitir que se retiren del mercado o cumplir con otros requisitos de la FDA; notificar a personas que pudieran haber estado expuestas a enfermedades contagiosas o que de otro modo pudieran estar en riesgo de contagio o de expandir una enfermedad o condición médica; o para ciertos propósitos que implican lesiones o enfermedades laborales. Información relacionada con víctimas de abuso, abandono o violencia doméstica: Si creemos que su niño/a ha sido víctima de abuso, abandono o violencia doméstica, podemos utilizar y divulgar la información de salud protegida de su niño/a para notificar a una autoridad pública del gobierno si se requiere o es autorizado por la ley. Actividades de supervisión de salud: podemos divulgar información de salud protegida de su niño/a a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por ley. Estos pueden incluir, por ejemplo, auditorías de gobierno, investigaciones, encuestas, inspecciones y acciones de licencia o procesos legales. Estas actividades son necesarias para la supervisión del gobierno del sistema de salud, pago de gobierno o programas regulatorios y cumplimiento de la leyes de derechos civiles. Procedimientos administrativos y judiciales: podemos divulgar la información de salud protegida de su niño/a en respuesta a órdenes administrativas o judiciales. También podemos divulgar información en respuesta a una citación judicial, solicitud de exhibición de pruebas u otros procesos legales; se hará todo lo posible para comunicarnos con usted acerca de la solicitud o para obtener una orden o acuerdo de protección de la información. Cumplimiento de la ley: podemos divulgar información de salud protegida de su niño/a para ciertos fines de orden público, incluyendo: como lo exige la ley para cumplir con requerimientos de información; - 2 -

3 para cumplir con una orden judicial, orden de allanamiento, citación judicial, emplazamiento, petición de investigación o proceso legal similar; para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida; cuando se solicite información sobre la víctima de un delito si la persona está de acuerdo o en otras circunstancias limitadas; para reportar información acerca de una muerte sospechosa; para proveer información sobre la conducta criminal ocurridas en las instalaciones (el Centro); para reportar información en circunstancias de emergencia sobre un crimen; o cuando sea necesario para identificar o detener a un individuo en relación con un crimen violento o una fuga por custodia legal. Investigación: podemos permitir que la información de salud protegida de los pacientes de nuestro centro se utilice o se divulgue para fines de investigación, siempre que la investigación se adhiera a ciertas protecciones de privacidad. La información de la salud de su niño/a puede ser utilizada para fines de investigación sólo si los aspectos de la privacidad de la investigación han sido revisados y aprobados por una Junta de privacidad especial o Junta de revisión institucional, si el investigador está recopilando información en la preparación de una propuesta de investigación, si la investigación se produce después de la muerte de su niño/a, o si usted autoriza el uso/divulgación. Médicos forenses, examinadores médicos, directores de empresas funerarias, organizaciones de obtención de órganos: podemos revelar la información de salud protegida de su niño/a a un médico forense, examinador médico, director de empresa de la funeraria, o si su niño/a es donante de órganos, a una organización dedicada a la donación de órganos y tejidos. Para evitar una amenaza grave de salud o seguridad: podemos utilizar o divulgar la información personal de salud protegida de su niño/a cuando sea necesario para evitar una amenaza grave de salud o seguridad de su niño/a o la salud y seguridad del público en general o de otra persona. Sin embargo, se divulgará información únicamente a alguien que pueda ayudar a evitar la amenaza. Indemnización laboral: podemos utilizar o divulgar la información personal de salud protegida de su niño/a para cumplir con la legislación relacionada de la indemnización laboral o programas similares. Actividades de seguridad nacional e inteligencia: servicios de protección para el Presidente y otras personas: podemos divulgar información médica protegida a funcionarios federales autorizados que realicen actividades de seguridad nacional e inteligencia o cuando sea necesario para brindar protección al Presidente de los Estados Unidos, a algunas otras personas y jefes de estados extranjeros o para realizar ciertas investigaciones especiales. Actividades de recaudación de fondos: podemos utilizar cierta información de salud protegida para comunicarnos con usted con el propósito de recaudar fondos para el centro y sus operaciones. Por ejemplo, podemos divulgar información de salud protegida a una fundación relacionada con el Centro Pediátrico para que la Fundación pueda comunicarse con usted para recaudar fondos para el centro. De esta manera, únicamente revelaremos información de contacto, tales como el nombre de su niño/a, dirección, número de teléfono y las fechas en las que su niño/a recibió tratamientos o servicios en el Centro Pediátrico. Si usted no desea recibir información de recaudación de fondos, usted tiene derecho de elegir enviando por escrito una solicitud al oficial de privacidad. Recordatorios de citas: podemos utilizar o divulgar información de salud protegida para recordarle acerca de las citas de su niño/a. Alternativas de tratamientos: podemos utilizar o divulgar la información médica protegida para informarle sobre tratamientos alternativos para su niño/a que pudieran ser de su interés

4 Servicios y beneficios relacionados con la salud: podemos utilizar o divulgar la información médica protegida para informarle acerca de los servicios y beneficios relacionados con la salud que pudieran ser de su interés. III. SE LE REQUERIRÁ AUTORIZACIÓN PARA OTROS USOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN MEDICA PROTEGIDA SOBRE LA SALUD El Centro Pediátrico utilizara y divulgara información de salud protegida (excepto como se describe en este aviso o requerida por ley) solamente con su autorización por escrito. No venderemos, utilizaremos o divulgaremos la información médica protegida de su niño/a para fines de publicidad sin su consentimiento por escrito. Usted puede revocar esta autorización para usar o divulgar la información de salud protegida de su niño/a en cualquier momento. Si usted revoca esta autorización, no utilizaremos ni divulgaremos la información de salud protegida de su niño/a excepto en casos donde hemos recibido su autorización. IV. SUS DERECHOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA DE SU NIÑO/A Usted tiene los siguientes derechos relacionados con la información de salud protegida de su niño/a: Derecho a solicitar restricciones: usted tiene derecho a solicitar una restricción en el uso o divulgación de la información de salud protegida de su niño/a. El Centro Pediátrico considerara su petición, pero no estamos obligados a estar de acuerdo a la restricción, excepto en lo siguiente: si usted pide que limitemos el uso o divulgación de información de salud protegida de su niño/a y (a) la divulgación es para un plan de salud para realizar algún pago o el cuidado de la salud (y no con el propósito de realizar un tratamiento) y (b) la protección de información de la salud pertenece exclusivamente a un tema de salud o servicio del cual el medico implicado se le ha pagado de su bolsillo en su totalidad, en tales casos debemos honrar su petición. Si estamos de acuerdo a cualquier restricción en el uso o divulgación de información de salud protegida de su niño/a, nos regiremos por esa restricción excepto en situaciones de emergencia. El Centro Pediátrico no estará obligado a cumplir la restricción del uso o divulgación si esos usos o divulgaciones son requeridos por la ley. Derecho de acceso a la información de salud protegida: usted tiene el derecho de solicitar, en forma verbal o por escrito, registros médicos o facturación de su niño/s u otra información escrita que pudiera utilizar para tomar decisiones relacionadas sobre la atención de su niño/a. Debemos permitir que revise los registros de su niño/a dentro de 24 horas de su solicitud. Si usted solicita copias de los registros, le deberemos proporcionar las copias en un período de tiempo razonable que no exceda los 10 días a partir de dicha solicitud. Podemos cobrar un precio razonable de no más de $0.75 por página por copiar y enviar por correo la información solicitada. Si mantenemos un registro electrónico de salud de su niño/a, entonces usted tiene el derecho, a su discreción, de acceder directamente a la información en forma electrónica o designar a una persona de manera específica, clara y evidente. Para información en formato electrónico, el Centro Pediátrico le cobrará un precio no mayor que los cotos de mano de obra en respuesta a su solicitud. En ciertos casos limitados, podemos denegar su solicitud para inspeccionar o recibir copias. Si se le niega el acceso a la información de salud protegida de su niño/a, en algunos casos usted tiene el derecho de solicitar una revisión de la denegación. Esta revisión será realizada por un médico profesional licenciado designado por el centro que no haya participado en la decisión de la denegación. Derecho a la solicitud de enmienda: usted tiene el derecho de solicitar la posibilidad de modificar la información de salud de su niño/a mantenida por el Centro Pediátrico para siempre y cuando la información este protegida por o para el Centro. Su solicitud deberá hacerse por escrito y deberá indicar la razón de la modificación solicitada

5 Nosotros podemos denegar su solicitud de enmienda, si la información: no fue originada por el Centro; la persona ya no está disponible para actuar conforme a su pedido; la información de salud protegida no es mantenida por o para el Centro; no es la información que usted tiene derecho a acceder; o ya es precisa y completa, según la determinación del Centro. En caso de denegar su solicitud de modificación, le entregaremos por escrito una notificación de denegación explicando las razones de la negación y el derecho de presentar una declaración escrita indicando su desacuerdo con la denegación. Derecho a una contabilidad/listado de divulgaciones: usted tiene el derecho de solicitar una contabilidad/listado en relación a nuestras divulgaciones sobre la información de salud protegida de su niño/a. Esto es un listado de ciertas divulgaciones de la información de salud protegida de su niño/a realizado por el centro u otras personas en nuestra representación, pero no incluye las divulgaciones para tratamiento, pago y operaciones de atención médica o algunas otras excepciones. Para solicitar una contabilidad/listado de las divulgaciones, deberá presentar por escrito una solicitud indicando un período que comience después del 13 de abril de 2003, es decir, dentro de los seis (6) años a partir de la fecha de su solicitud. Incluirá una contabilidad/listado, si así lo solicita: la fecha de divulgación; el nombre de la persona o entidad que recibió la información y su dirección, si se conoce; una breve descripción de la información divulgada; una breve declaración del propósito de la divulgación o una copia de la autorización o solicitud; o cierta información resumida relacionada con varias divulgaciones similares. La primera contabilidad/listado dentro de un período de 12 meses será gratuita; si desea solicitar otra documentación, le cobraremos nuestro precio. Derecho a obtener una copia impresa de esta notificación: usted tiene derecho a obtener una copia impresa de esta notificación, incluso si usted ha aceptado en recibir esta notificación en formato electrónico. Usted puede solicitar una copia de esta notificación en cualquier momento. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: usted tiene el derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted con respecto a asuntos de la salud personal de su niño/a de una cierta manera o en un cierto lugar. Por ejemplo, usted puede solicitar que nos comuniquemos con usted solamente a un cierto número de teléfono. Nos adaptaremos a sus pedidos razonables. Su solicitud de comunicación confidencial deberá presentarse por escrito. Derechos de notificación en caso de incumplimiento: El incumplimiento es la adquisición no autorizada, acceso, uso o la divulgación de la información médica protegida sin garantía. La información de salud protegida sin garantía significa información que sea útil, legible o descifrable a individuos no autorizados. Usted tiene derecho a ser informado en caso de incumplimiento sobre la información de salud protegida sin garantía de su niño/a, a menos que determinemos que existe una baja probabilidad de que la información ha sido permitida. En el caso de un incumplimiento que requiera notificación, el aviso se le enviara tan pronto como sea posible y en ningún caso por más de 60 días después de descubrir el incumplimiento, a menos que se nos pida retrasar dicha notificación por los oficiales funcionarios encargados de la ley

6 V. QUEJAS Si usted considera que han sido violados los derechos de privacidad de su niño/a, usted puede presentar una queja por escrito con el Centro Pediátrico o con la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Para presentar una queja con el Centro, comuníquese con: Deborah More, RHIA Oficial de Privacidad/Supervisora de Registros Médicos Número de teléfono: VI. CAMBIOS A LA PRESENTE NOTIFICACIÓN Modificaremos y distribuiremos esta notificación inmediatamente que haya un cambio sustancial de los usos o divulgaciones, sus derechos individuales, nuestras obligaciones legales y otras prácticas de privacidad incluidas en esta notificación. Nos reservamos el derecho de cambiar esta notificación y establecer las disposiciones de la notificación revisadas o nuevas efectivas para toda información médica protegida ya recibida y mantenida por el Centro, así como toda la información de salud médica protegida que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia de la notificación actual en el Centro. Además, se le enviará una copia de la notificación modificada a todos los residentes y representantes autorizados por correo. VII. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN Si tiene alguna pregunta relacionada a esta notificación o si desea más información sobre los derechos de privacidad de su niño/a, por favor comuníquese con: Deborah More, RHIA Oficial de Privacidad/Supervisora de Registros Médicos Número de teléfono: Fecha de entrada en vigencia: 03/02/03, Rev. 09/05, Rev. 11/4/08, Rev. 05/09, Rev. 01/10, 5/11, Rev.6/